Cómo eliminar a alguien de una cuenta

Un administrador del sistema en un plan de múltiples usuarios puede eliminar a una persona de su cuenta siguiendo estos pasos:

  1. Abra el formulario Administración de usuarios haciendo clic en Cuenta > Administración de usuarios (o bien, haga clic aquí).
  2. Haga clic con el botón secundario en la dirección de correo electrónico de la persona que quiere eliminar y seleccione Eliminar usuario.

    NOTA: No puede eliminarse a usted mismo de una cuenta, aún cuando sea administrador del sistema. Si es administrador del sistema y quiere eliminarse de una cuenta, póngase en contacto con otro administrador del sistema.
     
  3. Marque o quite la marca de verificación de las casillas de verificación opcionales asociadas con el acceso compartido y los elementos de propiedad. (En la sección de abajo, encontrará información detallada sobre estas casillas de verificación opcionales).
     
  4. Para confirmar que le gustaría eliminarlos, haga clic en Aceptar.

De esta manera, quitará la dirección de correo electrónico de la cuenta. El usuario podrá seguir iniciando sesión en Smartsheet como colaborador gratuito, pero ya no estará asociado con su cuenta.

Cuando se elimina a alguien, el acceso del que disponen al uso compartido de las hojas de propiedad de otros usuarios con licencia de la cuenta y a los elementos que son de su propiedad puede eliminarse en función de las casillas de verificación opcionales marcadas (en la sección de abajo, se ofrecen más detalles sobre estas opciones). Una vez que se ha completado el proceso, no puede deshacerse ni revertirse. Para restablecer el acceso una vez que se los ha eliminado, será necesario realizar un proceso manual por medio del uso compartido y la transferencia de la propiedad.

Opciones a su disposición en el momento de la eliminación

Cuando se elimina a alguien de una cuenta, usted (como administrador del sistema) puede realizar dos acciones para asumir el control sobre qué tipo de acceso conserva el usuario una vez que se lo ha eliminado:

Eliminar al usuario del acceso de uso compartido: elimina al usuario del uso compartido de todos los elementos de Smartsheet de propiedad de otras personas de la cuenta.

Transferir hojas de propiedad a otros usuarios: con esta opción, puede seleccionar un nuevo propietario para todos los elementos de Smartsheet de la persona eliminada (hojas, informes, paneles).

A continuación, se mencionan algunos puntos clave respecto de esta opción:

  • Todo elemento que sea propiedad de la persona eliminada y que no se transfiera de manera automática quedará bloqueado en modo de solo lectura y se lo eliminará por completo una vez transcurridos 30 días.
  • El nuevo propietario verá las hojas, los informes y los paneles transferidos en la sección Inicio, en el panel de la izquierda, en una carpeta llamada Transferido desde [dirección de correo electrónico del propietario anterior].
  • El resto de los colaboradores compartidos (si los hubiera) continuará siendo compartido y mantendrá su nivel de permiso compartido.

Por qué querría que conserven el acceso y la propiedad (quitar la marca de las opciones)

Si su empresa tiene más de una cuenta, podrá requerir de la asistencia de un administrador del sistema en lo que respecta al proceso de mover a alguien de una cuenta a otra y, al mismo tiempo, permitirle conservar el acceso y la propiedad a los elementos de Smartsheet que precisa usar.

  1. Si quiere que esa persona conserve el acceso de uso compartido y las hojas que, actualmente, son de su propiedad, deberá quitar la marca de verificación en ambas casillas de verificación opcionales.
     
  2. Haga clic en Aceptar.

Por qué querría que eliminar el acceso al uso compartido y la propiedad (marcar las opciones)

Es posible que un administrador del sistema precise eliminar a alguien y asegurarse de que deje de tener acceso a la información de propiedad de la cuenta.

  1. Si quiere eliminar el acceso de uso compartido de esa persona y transferir las hojas de propiedad a otro usuario con licencia, deberá marcar ambas casillas de verificación opcionales y seleccionar el destinatario de las hojas.
     
  2. Haga clic en la opción seleccionar nuevo propietario y elija a otro usuario con licencia en la cuenta, quien recibirá la propiedad sobre las hojas.
  3. Haga clic en Aceptar.

    Transferir a Sally Smart

     
  4. Luego de confirmar que el nuevo destinatario se encuentre incluido en el campo Transferir propiedad a, haga clic en Aceptar.

NOTAS:

  • Si es administrador de grupo, también verá la opción Transferir propiedad de grupo a y podrá transferir la propiedad de sus grupos a otros administradores de grupo de la cuenta. No podrá eliminar al usuario hasta que se transfiera la propiedad de sus grupos.
  • No puede eliminarse a usted mismo de una cuenta, aún cuando sea administrador del sistema. Si es administrador del sistema y desea que lo eliminen de una cuenta, comuníquese con otro administrador del sistema (o promueva a alguien a administrador del sistema) y ellos podrán eliminarlo siguiendo las instrucciones que se mencionan a continuación.