Crear una copia de seguridad de sus datos

Hay diferentes maneras de realizar una copia de seguridad de sus datos en Smartsheet. Repase las opciones en esta sección.

Siga estos pasos para realizar una copia de seguridad.

Realizar copias de seguridad de sus datos

Smartsheet funciona en un 100 % en la nube: las hojas que usted crea se almacenan en nuestros servidores. Para realizar una copia de seguridad de los datos y guardarlos en su computadora, puede solicitar una copia de seguridad (solo para usuarios con licencia) o descargarlos en diversos formatos. Si usted tiene una cuenta de Equipo o Enterprise, también puede programar copias de seguridad periódicas en su directorio de hojas de nivel superior, o en cualquier espacio de trabajo de su propiedad o respecto del cual usted posee derechos de administrador.

Las copias de seguridad son carpetas ZIP que contienen un archivo de Excel (.xls) de cada hoja que haya solicitado (las plantillas y los informes no se incluyen en la copia de seguridad), y también una carpeta para imágenes agregadas a la cuadrícula. Las copias de seguridad también pueden incluir adjuntos, que no se incluyen en las descargas. Después de solicitar la copia de seguridad, puede verla o descargarla directamente desde Smartsheet.

NOTA: Si tiene Jerarquía en la hoja (relación de tareas primarias-secundarias), las filas también se agruparán en el informe de Excel. Haga clic en el ícono + a la izquierda de los números de fila de Excel para expandir las filas primarias contraídas. Tal vez también necesite volver a aplicar el ajuste de palabras y otros formatos aplicados en Smartsheet.

 Consulte nuestros Consejos de soporte técnico en el blog de Smartsheet:Cómo organizar las tareas completadas, no elimine su hoja; archívela

Solicitar una copia de seguridad

  1. Si es un usuario con licencia de cualquier cuenta paga o de prueba, haga clic en la ficha Inicio en la parte superior.

  2. Busque en la barra lateral izquierda y haga clic en el nombre de la carpeta o del espacio de trabajo donde está ubicada la hoja para la que desea crear una copia de seguridad. Las subcarpetas, las hojas, los informes y las plantillas que contiene se mostrarán en la mitad de la pantalla.


    NOTA: Si la carpeta o el espacio de trabajo no contienen hojas, la opción para Solicitar copia de seguridad aparecerá en gris.

  3. Haga clic con el botón derecho ([Control] + clic para los usuarios de Mac) en el nombre de cualquier hoja, carpeta o espacio de trabajo y seleccione Solicitar copia de seguridad. Aparecerá el formulario Solicitar copia de seguridad.

  4. Seleccione si desea incluir los adjuntos o recibir un correo electrónico al finalizar.
  5. Haga clic en Aceptar. Durante la hora siguiente, se adjuntará un archivo ZIP a la hoja, a la carpeta o al espacio de trabajo, que incluirá un archivo Excel con la información seleccionada.

NOTA: Puede realizar una copia de seguridad de cada hoja y espacio de trabajo cada 24 horas.
 
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Programar copias de seguridad semanales

Los usuarios con licencia en planes de Equipo y Enterprise pueden programar copias de seguridad semanales en su directorio Hojas y en cualquier espacio de trabajo que sea de su propiedad o del que tengan acceso como administrador. Estas copias de seguridad proporcionan contenido en un formato de archivo ZIP, con datos de hojas individuales almacenados en un formato de libro de trabajo de Excel (las discusiones estarán en la hoja dos del libro de trabajo).
 
  1. Asegúrese de ser un usuario con licencia en un plan de Equipo o Enterprise. Si programa una copia de seguridad en un espacio de trabajo, asegúrese de ser su propietario o de tener acceso a este como administrador.

  2. Haga clic en la ficha Inicio en la parte superior.

  3. Busque en la barra lateral izquierda y haga clic con el botón derecho en el directorio Hojas o en el nombre del espacio de trabajo de su propiedad o sobre el cual tiene derechos de administrador y seleccione Programar copia de seguridad periódica. Aparecerá el formulario Programar copia de seguridad periódica.


    NOTA: Si el espacio de trabajo no contiene hojas, la opción para Programar copia de seguridad periódica aparecerá en gris. La opción no está disponible para hojas o subcarpetas individuales.

  4. Seleccione Activar.

  5. Seleccione si desea incluir los adjuntos o recibir un correo electrónico al finalizar. Si realiza una copia de seguridad de un espacio de trabajo, el correo electrónico se enviará al propietario del espacio de trabajo únicamente.

  6. Haga clic en Aceptar.

  7. Smartsheet genera automáticamente copias de seguridad semanales entre sábado y lunes, que luego estarán disponibles para usted.

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Ver y descargar las solicitudes de copia de seguridad recientes

Luego de solicitar una copia de seguridad, siga las instrucciones a continuación para acceder a ella dentro de Smartsheet:
  1. Haga clic en la ficha Inicio en la parte superior.

  2. Busque en la barra lateral izquierda y haga clic derecho en la carpeta o en el espacio de trabajo donde se creó una copia de seguridad y seleccione Solicitar copia de seguridad o Programar copia de seguridad periódica. Aparecerá el formulario Copia de respaldo.

  3. Haga clic en Ver copias de seguridad recientes.

  4. Para comenzar la descarga, seleccione Descargar copia de seguridad o haga clic en la flecha desplegable que está junto a la copia de seguridad.

    NOTA: Las copias de seguridad están disponibles para descargar durante cuatro semanas después de la fecha de proceso.

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