Tipos de usuarios y permisos

El tipo de usuario y el nivel de permiso impactan en la manera en que interactúa con Smartsheet.

Obtenga información acerca de los tipos de usuarios de Smartsheet.

Tipos de usuarios a nivel de la cuenta para planes de usuarios múltiples

El tipo de usuario designa lo que puede y no puede hacer con su cuenta de Smartsheet.

NOTA: Su tipo de usuario NO se encuentra relacionado con el acceso que tiene a las hojas. Su nivel de permiso para compartir (Visor, Editor o Administrador) designa lo que puede y no puede hacer en una hoja y puede variar de una hoja a otra. Para obtener más información sobre los niveles de permiso del uso compartido, consulte Niveles de permiso de uso compartido.

Estas funciones no están disponibles para tipos de planes de usuario único. ¿No sabe con certeza qué tipo de plan tiene? Consulte Cómo identificar su plan y tipo de usuario de Smartsheet.

Smartsheet tiene los siguientes tipos de usuarios:

También existen tipos de usuarios específicos para las aplicaciones premium Conectores Jira para Smartsheet y Conectores de Salesforce para Smartsheet.

Conector Jira para Smartsheet:

Conector de Salesforce para Smartsheet:


Administrador del sistema

La función de Administrador del sistema ha sido pensada para administrar los usuarios y ajustar las configuraciones de todos aquellos que pertenecen a la cuenta.

Para obtener información más detallada, consulte el artículo de ayuda Cómo administrar usuarios en un plan de múltiples usuarios.

NO es necesario que el Administrador del sistema tenga licencia.


Administrador de grupo

Los Administradores del grupo pueden crear y administrar grupos (para obtener más información sobre los grupos, consulte:Crear y administrar grupos de contactos de Smartsheet) en base a los contactos incluidos en la Lista de contactos de Smartsheet (consulte el artículo Lista de contactos para obtener más información). Cualquier persona de la cuenta puede compartir y enviar información a los grupos creados por el administrador.

El Administrador de grupo también debe tener licencia.


Visor de recursos

Los visores de recursos pueden llevar un registro del porcentaje de asignación de todos aquellos que forman parte de la cuenta y en relación con todas las hojas. Un visor de recursos debe tener una licencia en una cuenta de Negocios o Empresarial. (Para obtener más información sobre esta función, consulte el artículo de ayuda Vistas del recurso).

Si bien es necesario tener licencia para ser Visor de recursos, éste puede realizar un seguimiento a cualquier persona que tenga una cuenta (tanto usuarios con licencia como sin licencia).


Usuario con licencia

La cantidad de usuarios con licencia disponibles en su cuenta varía en función del tipo de cuenta:

  • Un cuenta individual tiene un solo usuario con licencia: el usuario con licencia es el propietario de la cuenta.
  • Una cuenta de Negocios o Empresarial puede incluir varios usuarios con licencia. Los Administradores del sistema pueden asignar licencias desde el formulario Administración de usuarios.
  • Si se encuentra participando de una prueba gratis de 30 días, también se lo considera un usuario con licencia.

 

Para las capacidades que implican crear, ser propietario, administrar o conducir un proceso, programa o proyecto en Smartsheet, se requiere de una licencia paga. Por ejemplo, es necesario tener licencia para lo siguiente:

  • Crear y ser propietario de hojas y plantillas (la cantidad de hojas que pueda crear dependerá del tipo de plan que tenga)
  • Crear, ser propietario y administrar informes
  • Crear espacios de trabajo
  • Publicar hojas, informes y paneles
  • Insertar y eliminar columnas*
  • Cambiar las propiedades de las columnas*
  • Mostrar/ocultar columnas*
  • Crear/modificar formularios*
  • Bloquear columnas y filas*
  • Crear y editar solicitudes de actualización, acciones automatizadas y flujos de trabajo
  • Crear recordatorios a nivel de la hoja y recordatorios de filas para otros usuarios
  • Solicitar copias de seguridad de las hojas
  • Obtener acceso como Visor de recursos o Administrador de grupo en una cuenta Empresarial o de Negocios
  • Ver el Registro de actividad
  • Crear, eliminar y editar filtros compartidos
  • Crear reglas de formato condicional
  • Enviar filas
  • Editar la configuración del proyecto

* Estas actividades requieren de permisos de uso compartido de nivel de Propietario o Administrador en relación con la hoja.

 


Usuario gratuito

Los usuarios gratuitos (usuarios sin licencia y colaboradores gratuitos) son participantes fundamentales en lo que respecta a la colaboración en el trabajo que administra en Smartsheet.Los usuarios gratuitos pueden visualizar, editar y actualizar hojas e informes en la plataforma. (Para crear, ser propietario, administrar o conducir un proceso, programa o proyecto en Smartsheet, se requiere de una licencia paga).

Si a un usuario gratuito se le otorga uso compartido a una hoja como administrador, no podrá crear ni administrar formularios en la hoja o insertar, volver a nombrar, eliminar, mostrar/ocultar, mover o cambiar las propiedades de las columnas. Estas funciones están disponibles exclusivamente para el propietario de la hoja y los usuarios con licencia y con permiso de uso compartido de administrador.

Usuario sin licencia

Los usuarios sin licencia forman parte de las cuentas de Negocios o Empresarial, pero no pueden crear hojas ni ser propietarios de ellas. Los usuarios sin licencia no se toman en cuenta en el límite de usuarios de la cuenta.

Los visores de recursos pueden realizar un seguimiento de las tareas asignadas a estos usuarios y los administradores de sistemas pueden administrar sus cuentas tal como se menciona arriba. Los usuarios sin licencia pueden acceder a hojas de uso compartido como Visores (solo lectura), Editores (editar datos de celdas) o Administradores (administrar la hoja) e, incluso, pueden volver a compartirlas en función del nivel de acceso de uso compartido que se les haya asignado.

Para agregar a un usuario sin licencia a una cuenta de Negocios o Empresarial, quite la marca de verificación de la casilla Usuario con licencia al enviar la invitación. Obtenga más información sobre Cómo administrar usuarios en un plan de múltiples usuarios.

Colaborador gratuito

Los colaboradores gratuitos pueden recibir una invitación para compartir cualquier cantidad de hojas, pero no pueden crear hojas propias. Pueden acceder a hojas de uso compartido como Visores (solo lectura), Editores (editar datos de celdas) o Administradores (administrar la hoja) e, incluso, pueden volver a compartirlas en función del nivel de acceso de uso compartido que se les haya asignado.


Tipos de usuarios específicos de Connector

Si su organización compró Smartsheet for Jira o Conectores de Salesforce para Smartsheet, los Administradores del sistema pueden controlar quién tiene acceso al Connector correspondiente.

Estos tipos de usuarios se encuentran disponibles únicamente para las personas que compraron Conector de Salesforce o Jira. (Para obtener más información sobre Connectors, haga clic aquí).

Tipos de usuarios de Smartsheet for Jira

Los Administradores del sistema de Smartsheet pueden controlar qué nivel de acceso tiene una persona al Conector Jira para Smartsheet, si es que lo tiene. Consulte la sección Smartsheet for Jira para obtener más información sobre Connector.

Debe ser un usuario con licencia en Smartsheet y tener una cuenta de Jira para usar el Conector Jira para Smartsheet

Administrador de Conector Jira

Los Administradores de Conector Jira han recibido una designación por parte del Administrador del sistema de Smartsheet para instalar y configurar Smartsheet for Jira.

El Administrador de Conector Jira puede:

  • configurar Smartsheet for Jira al conectar el host de Jira con Smartsheet, suponiendo que usted también sea administrador en la aplicación de Jira (consulte el artículo sobre Smartsheet for Jira Connector para obtener más información);
  • designar a otras personas incluidas en la cuenta de Smartsheet como usuarios de Jira;
  • aportar soluciones para los flujos de trabajo creados por usuarios de Jira por medio de la desactivación.

Usuario de Conector Jira

Los usuarios del Conector Jira para Smartsheet pueden crear flujos de trabajo con Smartsheet for Jira que permitan sincronizar la información entre las dos aplicaciones.

Consulte el artículo Conector Jira para Smartsheet: cómo crear y editar flujos de trabajo de sincronización para obtener más información sobre la creación de flujos de trabajo con este Connector.


Tipos de usuarios de Smartsheet for Salesforce

Los Administradores del sistema de Smartsheet pueden controlar qué nivel de acceso tiene una persona al Conector de Salesforce para Smartsheet, si es que lo tiene. Consulte la sección Smartsheet for Salesforce para obtener más información sobre el Conector.

Debe ser un usuario con licencia en Smartsheet y tener una cuenta de Salesforce para usar el Conector de Salesforce para Smartsheet.

Administrador de Conector de Salesforce

Los administradores de Conector de Salesforce han recibido una designación por parte del Administrador del sistema de Smartsheet para configurar el Conector.

Como Administrador de Conector de Salesforce, usted puede:

  • configurar Smartsheet for Salesforce al conectar su host de Salesforce con Smartsheet (debe ser también administrador en Salesforce) (consulte el artículo Conector de Salesforce para Smartsheet: configuración de administradores) para obtener más información);
  • designar a otras personas incluidas en la cuenta de Smartsheet como usuarios de Conector de Salesforce;
  • aportar soluciones para los flujos de trabajo creados por usuarios de Conector de Salesforce por medio de la desactivación.

Usuario de Conector de Salesforce

Los usuarios de Conector de Salesforce para Smartsheet for Salesforce pueden crear flujos de trabajo con el Conector de Salesforce que permitan sincronizar la información entre las dos aplicaciones.

Consulte el artículo Conector de Salesforce para Smartsheet: cómo sincronizar los datos con Salesforce para obtener más información sobre la creación de flujos de trabajo con este Conector.

Obtenga información acerca de los permisos de uso compartido de Smartsheet

Niveles de permiso de uso compartido

Cuando comparte una hoja con alguien, puede especificar el nivel de permiso de uso compartido con acceso de nivel de Visor, Editor o Administrador a ella. El nivel de permiso determina las funciones disponibles para el colaborador en relación con el elemento que se comparte (por ejemplo, una hoja, un informe o un espacio de trabajo). Si crea un elemento, es el Propietario de dicho elemento.

En este artículo:

Si busca información sobre los niveles de permiso de uso compartido para compartir un panel, consulte el artículo Cómo compartir un panel de Smartsheet.

El nivel de permiso de uso compartido en una hoja no está relacionado con el tipo de cuenta de usuario. Por ejemplo, es posible ser administrador del sistema en una cuenta de múltiples usuarios con tan solo acceso de uso compartido de nivel de Visor a una hoja específica. O bien, puede ser un colaborador gratuito con acceso de uso compartido de nivel de administrador respecto de una hoja.

Para obtener más información sobre las diferencias entre los tipos de permisos y de cuentas de usuario, consulte la guía visual Infografía: explicación de los tipos de usuario y permisos de uso compartido, o bien, lea nuestro artículo de ayuda sobre los Tipos de usuarios.

Algunas de las funciones mencionadas aquí se encuentran disponibles solo para clientes con licencia.¿No sabe si tiene licencia? Consulte Cómo identificar su plan y tipo de usuario de Smartsheet.


Niveles de permiso de uso compartido en las hojas

Administración de la hoja

Opciones disponibles Visor Editor Administrador Propietario
Ve todos los datos de la hoja, incluidos los comentarios
Edita filas y columnas no bloqueadas en una hoja No
Edita celdas en columnas/filas bloqueadas No No
Inserta filas No

Inserta y elimina columnas, y les modifica el nombre, cambia las propiedades de las columnas*

Más información >

No No
Mueve columnas dentro de una hoja* No No

Muestra/oculta columnas*

Más información >

No No
Mueve filas dentro de una hoja No
Mueve filas a otra hoja

Más información >
No

Bloquea/desbloquea columnas y filas*

Más información >

No No
Elimina filas no bloqueadas No

Edita las reglas de formato condicional*

Más información >

No No
Habilita o deshabilita la función Resaltar cambios en una hoja o un informe No

Exportar una hoja o un informe

Más información >

Ordena filas no bloqueadas e inmoviliza columnas sin guardar
Ordena filas bloqueadas No No
Guarda cambios luego de ordenar filas o inmovilizar columnas No
Agrega nuevos adjuntos y comentarios en una hoja o un informe No
Descarga adjuntos en una hoja o un informe
Filtra datos en las hojas con el "Filtro sin nombre"
Nombra filtros para guardarlos No
Aplica filtros guardados (no disponible en tipos de plan de usuario único)
Crea, edita y elimina filtros compartidos (no disponible en tipos de plan de usuario único)* No No

Use el comando Guardar como nuevo para guardar la hoja como una hoja nueva*

Más información >

Guardar una hoja como plantilla*

Más información >

Cambia el nombre de una hoja o un informe

Más información >

No No No

Elimina una hoja o un informe/restablece una hoja o un informe eliminados

Más información >

No No No

NOTA: Cualquier colaborador con acceso de administrador al espacio de trabajo también tendrá la capacidad de eliminar y volver a asignar un nombre a las hojas que contiene. Si se elimina una hoja de un espacio de trabajo, puede recuperarse durante 30 días de la carpeta Elementos eliminados del propietario de la hoja y del administrador.

*Solo disponible para usuarios con licencia

Colaboración

Opciones disponibles Visor Editor Administrador Propietario
Comparte una hoja o un informe No
Cambia los permisos de uso compartido de otros colaboradores (por ejemplo, de editor a administrador) No No

Envía una hoja o un informe por correo electrónico a sí mismo u otras personas

Más información>

Envía filas por correo electrónico a sí mismo u otras personas*

Publica una hoja o un informe (solo para cuentas de Negocios o Empresarial)*

Más información >

No No

Crea y administra formularios*

Más información >

No No
Envía y edita solicitudes de actualización* No

*Solo disponible para usuarios con licencia

Automatización

Opciones disponibles Visor Editor Administrador Propietario
Crea y edita sus propios recordatorios a nivel de la fila
Crea y edita recordatorios a nivel de la hoja para sí mismo u otras personas* No No

Crea y edita flujos de trabajo automatizados (por ejemplo, notificaciones, solicitudes de aprobación y solicitudes de actualización automatizadas)*

(Puede deshabilitar o eliminar flujos de trabajo automatizados para sí mismo)

No No

*Solo disponible para usuarios con licencia

Gestión de proyectos

Opciones disponibles Visor Editor Administrador Propietario

Habilita dependencias en una hoja del proyecto*

Más información >

No No
Edita la configuración de las dependencias* No No

*Solo disponible para usuarios con licencia

Informes

Opciones disponibles Visor Editor Administrador Propietario
Visualiza los datos del informe de todas las columnas, incluidos los comentarios (si el usuario también tiene uso compartido de las hojas de origen subyacentes)
Actualiza y ejecuta el informe para actualizar su contenido
Edita filas y columnas no bloqueadas (si el usuario también tiene permiso de edición en las hojas de origen) No
Inmoviliza columnas No
Modifica el criterio del Generador de informes* No No
Ordena el informe No No
Reacomoda columnas No No
Agrega y elimina columnas* No No

*Solo disponible para usuarios con licencia

Informes en los espacios de trabajo

Cualquier persona con permiso de administrador a un espacio de trabajo también tendrá la capacidad de eliminar y volver a asignar un nombre al informe que contiene. Si se elimina un informe de un espacio de trabajo puede recuperarse durante 30 días de la carpeta Elementos eliminados del propietario de la hoja y del administrador.