Configuración

Los administradores del sistema están diseñados para administrar usuarios y configurar los ajustes para todas las personas de la cuenta. Utilice esta pista de aprendizaje para aprender a configurar los ajustes globales, y agregar y administrar usuarios dentro de su cuenta de múltiples usuarios.

Repase la configuración global de la cuenta

Administrar la configuración global de la cuenta

Si es un administrador del sistema en un plan de usuarios múltiples, puede utilizar la ventana de Administración de la cuenta para regular las funciones para todos los usuarios de Smartsheet en su organización.

  1. Seleccione Cuenta (en el extremo superior derecho de la ventana de Smartsheet) > Administrador de la cuenta> Configuración de la cuenta

    administrador de la cuenta
  2. Para cambiar las configuraciones, haga clic en el enlace Editar ubicado junto a la función u opción que desea modificar.

Las siguientes secciones de este artículo incluyen detalles específicos acerca de las funciones y opciones que puede regular.

NOTA: Las opciones que se muestran en la Configuración de la cuenta variarán según el tipo de cuenta que tenga. Estas funciones no están disponibles para tipos de planes de un único usuario. (¿No está seguro de que tipo de plan tiene? Consulte Identificar su plan y tipo de usuario de Smartsheet).


Funciones que se pueden modificar a nivel global para todos los planes de usuarios múltiples.

Detección de cuentas

Elija si los usuarios sin licencia de Smartsheet de su organización (colaboradores gratuitos o individuos que utilizan una versión de prueba) pueden ver qué cuentas de Smartsheet de su organización están a su disposición. Si esta opción se encuentra habilitada, los individuos de su organización pueden ponerse en contacto con usted para solicitar una licencia directamente. Para obtener más información, consulte el artículo Cómo unirse a un plan existente de Smartsheet en su organización.

Configuración de permisos de alertas

Regule quiénes pueden recibir notificaciones según su relación con su organización y si cuentan con acceso a la hoja de donde provienen las notificaciones. Las opciones están organizadas de las Más restrictivas (solo usuarios con uso compartido de la hoja) a las Menos restrictivas (cualquier dirección de correo electrónico o integración de terceros, como Slack).

NOTA: Si restringe los permisos de alertas a nivel de la cuenta, las hojas existentes que sean menos restrictivas incorporarán automáticamente los permisos restringidos. No obstante, si los permisos de alertas son menos restrictivos a nivel de la cuenta, deberá ajustar la configuración existente del Permiso de Alertas y Acciones de la hoja manualmente. Consulte Regule quiénes pueden recibir notificaciones desde su hoja para obtener más información.

Configuración del color y personalización del logotipo de la marca

Puede aplicar la Marca personalizada estricta de la cuenta para todas las personas que forman parte de su plan. Luego de definir los colores personalizados y la personalización del logotipo de la marca de su organización, puede controlar si desea o no que el resto de las personas de la cuenta los anulen con sus propias configuraciones de colores.

NOTAS:

  • Debe ser un usuario con licencia de Smartsheet para cambiar las configuraciones de color y los logotipos.
  • Los cambios en las configuraciones de color y en el logotipo de la cuenta se aplicarán a cualquier hoja, informe y tablero que no se encuentren en el espacio de trabajo. Los espacios de trabajo y los elementos creados previamente no se modificarán. Los nuevos espacios de trabajo que se creen de allí en adelante heredarán la nueva configuración de color y logotipo. Consulte el artículo Cree y personalice su espacio de trabajo para obtener más información sobre cómo modificar la configuración de color y el logotipo del espacio de trabajo.

Consulte el artículo Ubicación del logotipo, tipos de archivos compatibles y redimensionamiento para obtener información detallada sobre la visibilidad del logotipo y las restricciones.

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Administración de recursos

Quite la marca de verificación de esta opción para eliminar las opciones de Administración de recursos de la Configuración del proyecto de todas las hojas propiedad de los usuarios con licencia de su cuenta. (Tenga en cuenta que también se eliminará la opción Vistas de recursos de la página Inicio). Para obtener más información sobre esta función, consulte Administración y asignación de recursos

Visibilidad del perfil

Las tarjetas del perfil personal aparecen al posarse sobre el nombre o la dirección de correo electrónico de una persona en las siguientes ubicaciones: columnas de lista de contactos, formulario de Uso compartido, al ver comentarios, en la Vista de tarjeta y en los contactos de Smartsheet. Haga clic en Editar para controlar el nivel de detalle del perfil (mostrar fotografía, mostrar detalles) que ven las personas de su organización y ajenas a su organización. Consulte Administrar perfiles personales en Smartsheet para obtener más información.

Opciones de publicación

Al quitar la marca de verificación de una opción y desactivar la función de publicación, el botón Publicar ya no aparecerá en el panel derecho para las hojas y los informes.

  • Habilitar publicación de la hoja: Al quitar la marca de verificación de esta opción, las hojas ya publicadas se retirarán de la publicación de inmediato. También puede controlar si todos pueden visualizar las hojas o únicamente los usuarios de su propia cuenta. Para obtener más información acerca de esta función, consulte Publicación de hojas.
  • Habilitar publicación de informes: Al quitar la marca de verificación de esta opción, los informes ya publicados se retirarán de la publicación de inmediato. También puede controlar qué informes pueden visualizar todos o solo los usuarios de su propia cuenta. Para obtener más información, consulte Publicación de informes.
  • Habilitar publicación de iCal (Calendario): Al quitar la marca de verificación de esta opción, eliminará la capacidad para publicar una vista de calendario de la hoja en formato iCal. Los calendarios ya publicados se retirarán de la publicación de inmediato. Para obtener más información sobre esta función, consulte Publicar un calendario de Smartsheet en formato iCal. 

Días laborables

Haga clic en la opción Editar, ubicada junto a este encabezado, para configurar la extensión de los días laborales y, también, para definir los días no laborales y festivos, a los efectos de programar sus proyectos. La selección se aplicará a todas las hojas nuevas creadas por usuarios con licencia en la cuenta. Las hojas de proyectos existentes no se verán afectadas por los cambios. Para obtener más información sobre la manera en que estas configuraciones afectan la programación de proyectos, consulte nuestro artículo Cómo designar días laborales, no laborales y festivos en una hoja del proyecto.

Funciones que pueden modificarse a nivel global para planes Enterprise solamente

Pantalla de ayuda personalizada

Agregue un enlace al menú que aparece cuando los usuarios hacen clic en la opción Ayuda , ubicada en el extremo superior derecho de Smartsheet. Puede usar la pantalla de ayuda para indicarles a los usuarios qué hojas son relevantes para cada uno de los miembros del plan, cómo participar de un flujo de trabajo o con quién ponerse en contacto para obtener ayuda. Para obtener más información, consulte Pantalla de ayuda personalizada

Pantalla de cambio de categoría personalizada

Muestra una página personalizada a los usuarios sin licencia de su cuenta de Smartsheet que necesitan solicitar una licencia. Use la pantalla de cambio de categoría para mostrar una página interna en la que se proporciona más información sobre cómo debería proceder el usuario con su solicitud o un formulario (para obtener más información sobre los formularios de Smartsheet, haga clic aquí) que recopile más información acerca de las necesidades de Smartsheet del usuario y que lo ayude a decidir si debe otorgarle una licencia o no. Para obtener más información, consulte Pantalla personalizada de cambio a categoría superior. 

Pantalla personalizada de bienvenida

Muestre una página personalizada a los usuarios de la cuenta de Smartsheet la próxima vez que inicien sesión. Utilice la pantalla de bienvenida para mostrar los términos y las condiciones internos a sus usuarios; por ejemplo, puede pedirles que acepten los términos de uso antes de continuar u ofrecerles instrucciones para ayudarlos a navegar por Smartsheet.

Para obtener más información, consulte Pantalla de bienvenida personalizada.

Opciones de archivos adjuntos

Haga clic en Editar para controlar si los miembros del plan pueden cargar archivos desde sus computadoras o servicios de almacenamiento de terceros en la nube, como Google Drive, OneDrive, Box, Dropbox, Evernote o Egnyte. Para obtener más información sobre cómo cargar archivos adjuntos, consulte Cómo cargar archivos adjuntos.

Imágenes en una cuadrícula

Quite la marca de verificación de esta opción para eliminar la capacidad de agregar imágenes a las celdas de hojas de propiedad de usuarios con licencia de su cuenta Enterprise. No se eliminarán las imágenes existentes agregadas previamente a las celdas. Para obtener más información sobre esta función, consulte Cómo agregar imágenes a la vista de cuadrícula