Administración de la cuenta en curso

Repase las prácticas recomendadas para eliminar usuarios de su cuenta, consolidar varios planes, conectarse a la API de Smartsheet y mantenerse al día con los lanzamientos de productos y las novedades de soporte.

Administrar usuario en un Plan de múltiples usuarios

Un Administrador del sistema puede administrar a los usuarios asociados a su cuenta. Por ejemplo, un Administrador del sistema puede realizar lo siguiente: 

Para comenzar a administrar usuarios, abra el formulario Administración de usuarios. Para ello, haga clic en Cuenta > Administración de usuarios (o haga clic aquí).

Formulario de administración de cuentas

NOTA: Esta función no está disponible para los tipos de planes de único usuario. ¿No está seguro de qué tipo de plan tiene? Consulte Identificar su plan y tipo de usuario de Smartsheet.


Agregar usuarios

Cualquier Administrador del sistema puede invitar a usuarios a la cuenta para que administren el acceso a Smartsheet. Como Administrador del sistema, puede invitar a personas que nunca hayan usado Smartsheet, a quienes tengan cuentas preexistentes, a propietarios de otros planes de Smartsheet y a Administradores del sistema de planes Ejecutivos (o de planes antiguos como los Avanzados o los de Equipo) para consolidarlos en su cuenta.

IMPORTANTE: Si invita a una persona que ya es parte de otra cuenta de Smartsheet, el Administrador del sistema de dicha cuenta deberá primero eliminar a esa persona de la cuenta antes de que usted pueda invitarla correctamente a su cuenta.

Agregar un usuario a la vez 

  1. Abra el formulario Administración de usuarios. Para ello, haga clic en Cuenta > Administración de usuarios (o bien, haga clic aquí).
  2. Haga clic en el botón Agregar usuario.
  3. Escriba la dirección de correo electrónico principal o alternativa del usuario (obligatorio) y el nombre (opcional).
  4. Elija si desea que el usuario sea Usuario con licencia (creador/propietario de la hoja), Observador de recursos o Administrador del sistema.

    Obtenga más información sobre los tipos de usuarios de Smartsheet.

    NOTA: El usuario no necesita ser un usuario con licencia para ser Administrador del sistema, pero sí debe ser un usuario con licencia para ser observador de recursos o administrador de grupo.
     
  5. Haga clic en Aceptar.

El usuario recibirá un correo electrónico de confirmación que incluirá el botón Aceptar; deberá hacer clic en dicho botón para incorporarse a la cuenta de Equipo o Enterprise.

Agregar múltiples usuarios a la vez

Para agregar múltiples usuarios a la vez, primero debe crear un archivo de valores separados por coma (CSV) que incluya los nombres y las direcciones de correo electrónico que quiera utilizar. Una vez que haya hecho esto, puede importar la lista a través del formulario de Administración de usuarios.

  1. Cree un archivo CSV con el nombre, el apellido y las direcciones de correo electrónico de los usuarios que quiera agregar. 

    Confirme que el archivo CSV tenga configurados los siguientes valores en la primera fila:
    Nombre, Apellido, Correo Electrónico

    Debajo de los nombres de columna correspondientes, enumere los nombres y las direcciones de correo electrónico (solo las direcciones de correo electrónico principales pueden usarse con esta opción) de los miembros del equipo que desea agregar a la cuenta.

    NOTA: Si el archivo CSV incluye las direcciones de correo electrónico de personas que ya se han agregado al plan, no se volverán a agregar.
     
  2. Abra el formulario Administración de usuarios. Para ello, haga clic en Cuenta > Administración de usuarios (o bien, haga clic aquí).
  3. En el formulario Administración de usuarios, haga clic en el botón Importar nuevos usuarios.
  4. Haga clic en Seleccionar para ubicar el archivo CSV en su computadora.
  5. Seleccione las funciones para los usuarios que está importando.

    Puede optar entre usuarios con licencia, administradores del sistema, administradores de grupo u observadores de recursos (obtenga más información sobre los tipos de usuarios de Smartsheet). Todos los usuarios que estén incluidos en el archivo CSV heredarán las funciones seleccionadas. Si lo necesita, puede editar las funciones de los usuarios individuales después de agregarlos a la cuenta.
     
  6. Haga clic en el botón Importar.

Se enviará de inmediato un correo electrónico de confirmación a todas las direcciones de correo electrónico mencionadas en el archivo CSV. Los destinatarios deben hacer clic en el botón Aceptar, incluido en el correo electrónico, para que se los incorpore a la cuenta de Equipo o Negocios.

NOTA: Las hojas creadas o compartidas con el usuario seguirán estando disponibles incluso después de que acepten su invitación para unirse a la cuenta.

Agregar usuarios a la cuenta también le permitirá a usted, y a todos los individuos incluidos en la pantalla Administración de usuarios, asignar filas de tareas al usuario desde la columna de la lista de contactos.

Los usuarios con licencia que invite heredarán la configuración de color y el logotipo de su cuenta de Smartsheet, excepto que ya hayan configurado su propia marca personalizada en Smartsheet. Esto ayuda a facilitar la coherencia de la marca entre las hojas.

CONSEJO: De manera predeterminada, en la pantalla aparecerán Todos los usuarios del equipo. Puede filtrar la lista por tipo de usuario (con licencia, sin licencia, administrador, no administrador, observador de recursos, etc.) mediante la lista desplegable, ubicada en la parte superior. También puede escribir en el campo de texto para buscar los usuarios por nombre o por dirección de correo electrónico.

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Incorporar cuentas pagas

Si es Administrador del sistema y quiere incorporar dos cuentas, puede seguir los pasos mencionados arriba para invitar a un Propietario de cuenta (planes antiguos Básico o Avanzado) o a un Administrador del sistema (planes antiguos de Equipo o Negocios) que tengan una suscripción paga existente para que se unan a su plan. De esta manera, se fusionarán los dos planes.

NOTA: No puede enviar una invitación a un Administrador del sistema del plan Enterprise (póngase en contacto con nuestro equipo de compras para obtener ayuda sobre cómo fusionar los planes Enterprise) ni a otra persona de una cuenta que no sea Administrador del sistema.

Si el Propietario o el Administrador del sistema aceptan la invitación, le contamos qué sucederá a continuación:

  • Su cuenta tomará posesión de las cuentas de ellos y la configuración de la cuenta que usted defina anulará la configuración de la cuenta de dichos usuarios.
  • Se agregarán a su plan todos los usuarios configurados en la cuenta invitada.

    NOTA: Deberá tener suficientes licencias disponibles para incluir a los usuarios del equipo invitado. Si no cuenta con licencias suficientes disponibles para incorporar a los usuarios al plan invitado, Smartsheet le enviará una alerta y tendrá la oportunidad de cambiar su cuenta a una categoría superior para incluir licencias adicionales. Luego, puede volver a enviar la invitación.

Puede optar por ofrecer acceso como Administrador del sistema al Administrador del sistema que invite.

Para obtener más información sobre la manera en que se verá afectado el acceso del equipo invitado, lea nuestro artículo Cómo incorporarse a una cuenta de Equipo, Negocio o Enterprise.

IMPORTANTE: Si invita a alguien a unirse a un plan, y el plan existente de dicha persona tiene más funciones que el plan al que lo está invitando (por ejemplo, si usted tiene un plan antiguo de Equipo e invita al Administrador del sistema de un plan de Negocios a unirse a su plan), sepa que la cuenta solo tendrá las funciones disponibles en su plan.

Para obtener más información sobre las funciones incluidas en cada uno de los planes, consulte la página Precios de Smartsheet.


Editar las propiedades de cuentas existentes de usuarios

Un Administrador del sistema puede modificar ciertos atributos de los usuarios de la cuenta que afectarán lo que pueden, y no pueden, hacer.  Por ejemplo, el Administrador del sistema puede otorgar o revocar la licencia de un usuario, o habilitar o deshabilitar los siguientes tipos de usuarios:

  • Administrador del sistema
  • Administrador de grupo
  • Observador de recursos

Puede implementar estos cambios de a uno a la vez a través del formulario Administración de usuarios, o en forma grupal, a través de Actualización masiva. Si edita atributos de a un usuario a la vez, además de los atributos mencionados, también podrá modificar el nombre y el apellido de un usuario, y administrar las direcciones de correo electrónico que usa en Smartsheet.

Editar las propiedades de a un usuario a la vez

Puede modificar los atributos en el formulario Administración de usuarios. Para abrir el formulario Administración de usuarios:

  1. Haga clic en Cuenta > Administración de usuarios (o bien, haga clic aquí).
  2. Haga clic con el botón derecho del mouse en la dirección de correo electrónico del usuario y seleccione Editar usuario.

NOTA: Si el usuario no aceptó la invitación para unirse a la cuenta (su estado es Invitado), no podrá editar el nombre o las direcciones de correo electrónico alternativas. Puede editar estas propiedades únicamente si el usuario aceptó la invitación a la cuenta.

Editar propiedades del usuario en forma masiva

Utilice la función Actualizar usuarios en forma masiva para modificar los tipos de usuarios de usuarios múltiples en su plan, todo al mismo tiempo. Para hacerlo, descargue una Lista de usuarios en formato de archivo .csv, implemente los cambios necesarios a los valores en la Lista de usuarios y, luego, vuelva a cargar la lista en Smartsheet.

NOTA: Este método de edición le permite revocar licencias de usuarios. De esta manera, las hojas de los usuarios pasarán a ser de solo lectura sin aviso a los colaboradores. Tal vez, sea necesario transferir hojas de los usuarios luego de revocar sus licencias. Para ello, deben seguirse los pasos mencionados en la sección Otras acciones para administrar cuentas de usuarios de este artículo.

Para actualizar usuarios en forma masiva:

  1. Seleccione Cuenta > Administración de usuarios:
  2. Haga clic en Más acciones > Actualizar usuarios en forma masiva.

    usuarios masivos


    Aparecerá el formulario Actualizar usuarios en forma masiva.
     
  3. Siga los pasos que se mencionan en la ventana Actualización masiva para implementar cambios en los atributos de los usuarios. Edite los valores en el archivo .csv a TRUE (VERDADERO) para otorgarles el tipo de usuario correspondiente, o a FALSE (FALSO) para revocar dicho tipo de usuario.

    archivo csv
     

NOTA: No es posible utilizar la función Actualización masiva para editar el tipo de usuario para aquellos usuarios cuyo estado sea Invitado. Puede editar estas propiedades únicamente si el usuario aceptó la invitación a la cuenta.

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Quitar usuarios

El Administrador del sistema puede eliminar a cualquier usuario de la cuenta:

  1. Abra el formulario Administración de usuarios. Para ello, haga clic en Cuenta > Administración de usuarios (o bien, haga clic aquí).

  2. Haga clic con el botón derecho del mouse en la dirección de correo electrónico del usuario y seleccione Eliminar usuario.

    De esta manera, quitará la dirección de correo electrónico del usuario de la cuenta. El usuario podrá seguir iniciando sesión en Smartsheet como colaborador gratuito, pero su cuenta no estará más asociada con su cuenta.

  3. (Opcional) Marque la casilla de verificación Quitar acceso compartido del usuario; esto le quitará al usuario la posibilidad de compartir todas las hojas que son propiedad de otros usuarios con licencia en la cuenta.

  4. (Opcional) Si el usuario es propietario de hojas, marque la casilla de verificación Transferir hojas propias a otro usuario. Luego, haga clic en seleccionar propietario nuevo para elegir el usuario al que desea transferir las hojas. Las hojas que no sean transferidas se bloquearán en el modo de solo lectura y se eliminarán luego de 90 días.

    NOTA: Si el usuario es un administrador de grupo, la opción se verá como Transferir la propiedad de las hojas y los grupos y podrá seleccionar de una lista de otros administradores de grupo de la cuenta. No podrá eliminar el usuario hasta que se transfiera la propiedad de sus grupos.

  5. Haga clic en Aceptar.

NOTA: No puede eliminarse a usted mismo de una cuenta, incluso si es Administrador del sistema. Si es Administrador del sistema y desea que lo eliminen de una cuenta, comuníquese con otro administrador del sistema (o promueva a un usuario existente a Administrador del sistema) y ellos podrán eliminarlo con las instrucciones que se mencionan arriba.

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Otras acciones para administrar las cuentas de usuario

Usuarios individuales

Para tener acceso a opciones adicionales para administrar cuentas, haga clic con el botón derecho del mouse en la dirección de correo electrónico de un usuario en el formulario o haga clic en el botón Más acciones en la parte superior. Entre las acciones que puede realizar, se encuentran las siguientes:

  • Enviar correo electrónico de invitación: le permite reenviar el vínculo de invitación al usuario.
  • Enviar correo electrónico de restablecimiento de contraseña: le permite generar un vínculo de restablecimiento de contraseña y enviarlo a la dirección de correo electrónico.
  • Descargar el informe de acceso de la hoja de usuario: le permite generar un archivo en Excel con los nombres de las hojas a las que puede acceder el usuario.
  • Transferir hojas propias a otro usuario: le permite transferir hojas a otro usuario con licencia de la cuenta.
  • Transferir grupos propios a otro usuario: le permite transferir grupos a otro administrador de grupos de la cuenta.
  • Quitar acceso compartido del usuario: le permite evitar que el usuario comparta todas las hojas que son propiedad de los usuarios con licencia de la cuenta.
  • Ver membresía de los grupos: le permite ver una lista de los grupos de los cuales el usuario es miembro.
  • Quitar de todos los grupos: le permite eliminar al usuario de todos los grupos que son propiedad de los usuarios en la cuenta. Si se elimina a un miembro de un grupo, también se lo eliminará de las hojas compartidas con ese grupo.

Todas las cuentas de usuarios

Haga clic en el botón Más acciones, ubicado en la parte superior del formulario, para ver las opciones para administrar todas las cuentas:

  • Descargar informe de acceso a hojas: se genera un archivo Excel en el que se mencionan los nombres de todas las hojas de propiedad de usuarios con licencia de la cuenta, el nombre del espacio de trabajo en el que están guardadas las hojas (en caso de que corresponda), los colaboradores con uso compartido de cada una de las hojas y la marca de tiempo de la última modificación.
  • Quitar correo electrónico del uso compartido: le permite evitar que una dirección de correo electrónico específica comparta todas las hojas que son propiedad de los usuarios de la cuenta.
  • Descargar lista de usuarios: le permite generar un archivo Excel con la lista de todos los miembros (Invitados y Activos) de la cuenta, sus direcciones de correo electrónico alternativas (si corresponde), sus niveles de acceso (administrador de sistema, administrador de grupo, observador de recursos, etc.), la cantidad de hojas de la que es propietario y el horario de inicio de sesión por última vez en Smartsheet (si ocurrió en los últimos seis meses).
     

NOTA: Las organizaciones con más de 200 usuarios recibirán, en cambio, un correo electrónico con un enlace para descargar el informe de acceso a la hoja.

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