Combinación de usuarios

APPLIES TO

  • Smartsheet
  • Enterprise

RELATED CAPABILITIES

Who can use this capability?

Licensed System Administrators can use the User Merge feature

La función Combinación de usuarios permite que los administradores del sistema de planes Empresariales y Premier combinen usuarios entre sí para eliminar entradas duplicadas y fusionar dos perfiles de usuarios en uno. Esta función es muy valiosa para las organizaciones que tienen varias direcciones de correo electrónico por empleado.

En este tema, repasaremos las prácticas recomendadas sobre el uso de la función Combinación de usuarios de manera efectiva, incluido cómo navegar y acceder a la función Combinación de usuarios, y cómo estructurar y cargar correctamente archivos en formato CSV para combinar varios usuarios de Smartsheet juntos al mismo tiempo.

Centro de administración: Combinar cuentas con la función Combinación de usuarios

APPLIES TO

  • Smartsheet
  • Enterprise

RELATED CAPABILITIES

Who can use this capability?

Los administradores del sistema con licencia pueden usar la función de Combinación de usuarios

Mediante la función Combinación de usuarios, puede actualizar las direcciones de correo electrónico en forma masiva o combinar dos cuentas de usuario en una sola. La combinación de cuentas de usuario transfiere automáticamente todas las hojas, los informes, los paneles, los espacios de trabajo y la información compartida de dos cuentas a una sola.

Puede usar Combinación de usuarios para las siguientes situaciones:

  • Combinar dos cuentas de usuario de su organización que pertenecen a la misma persona. Es posible que una de estas dos cuentas se haya creado debido a un cambio de correo electrónico o un cambio de dominio de correo electrónico.
  • Actualizar la dirección de correo electrónico principal de los usuarios de su organización siempre que la dirección de correo electrónico no esté ya asociada a un usuario ajeno a su organización.
    Si una dirección de correo electrónico introducida ya existe como su propia cuenta de usuario de Smartsheet, esa cuenta de usuario debe ser miembro de su organización.
  • Actualizar los dominios de correo electrónico de los usuarios de su organización. La actualización de dominio podría generar una combinación, adquisición, disolución, creación de marca o consolidación.

Antes de comenzar

Validar y activar todos los dominios

Antes de poder utilizar la función Combinación de usuarios, debe validar y activar todos los dominios de correo electrónico asociados a las direcciones de correo electrónico que desea combinar.

La combinación de usuarios requiere la validación y activación de los dominios, pero la función de aprovisionamiento automático de usuarios (UAP) puede desactivarse.

Si ya existe una cuenta de usuario para una dirección de correo electrónico introducida, esa cuenta de usuario debe ser un miembro de su organización en su lista de usuarios.

La cuenta de usuario puede existir y no figurar en la Administración de usuarios si se ha eliminado de la cuenta o se ha compartido con una hoja. Para combinar a este usuario, invítelo a su cuenta. Debe aceptar la invitación para que se lo agregue a su organización como miembro activo.

Eliminar roles de aplicaciones premium

Si alguna de las cuentas que desea combinar tiene activados los roles de la aplicación premium, elimine primero estos permisos antes de combinar las cuentas. Puede volver a asignar roles de aplicaciones premium una vez combinadas las cuentas.

Descargar y configurar la plantilla de Combinación de usuarios

  1. Inicie sesión en el Centro de administración en https://admin.smartsheet.com con las credenciales vigentes de su cuenta de Smartsheet.
  2. Seleccione Más acciones > Combinar usuarios.

    Combinar usuarios
  3. Para descargar el archivo de la plantilla, seleccione Descargar. 
    Utilizará la plantilla para la combinación de usuarios. Descarga de Combinación de usuarios
  4. En la plantilla descargada, introduzca lo siguiente:
    • En Dirección de correo electrónico de inicio de sesión actual, introduzca las direcciones de correo electrónico de las cuentas correspondientes que deben combinarse y cerrarse.
    • En la columna Dirección de correo electrónico de inicio de sesión de reemplazo, introduzca las direcciones principales de correo electrónico de las cuentas que quiere conservar.

      Correo electrónico de combinación de usuarios
  5. Guarde el archivo completado y conserve el formato CSV.

Asegúrese de que las direcciones de correo electrónico de cada par pertenezcan a la misma persona.

Puede especificar hasta 500 pares de direcciones de correo electrónico en un archivo. Si tiene que actualizar más de 500 pares de direcciones de correo electrónico, tendrá que cargar archivos de combinación adicionales.

Si una dirección de correo electrónico introducida ya existe como su propia cuenta de usuario de Smartsheet, esa cuenta de usuario debe ser miembro de su organización.


Después de la combinación, la dirección de correo electrónico principal de la cuenta mantenida será el valor de la columna Dirección de correo electrónico de inicio de sesión de reemplazo. El valor de la columna Dirección de correo electrónico de inicio de sesión actual se conservará como una dirección de correo electrónico alternativa en la cuenta.

Obtener una vista previa y aplicar la combinación

  1. Inicie sesión en el Centro de administración en https://admin.smartsheet.com con las credenciales vigentes de su cuenta de Smartsheet.
  2. En la página Administración de usuarios, seleccione Más acciones > Combinar usuarios.
  3. Cargue el archivo actualizado y, a continuación, seleccione Vista previa de la combinación.Vista previa de la combinación

    La opción Vista previa de la combinación validará las direcciones de correo electrónico para detectar posibles problemas, como direcciones de correo electrónico no válidas, entradas duplicadas, dominios no validados, etc. Las entradas que no estén Listas para la combinación no se aplicarán, y se mostrará una solución ejecutable en la columna Recomendación.

    Pantalla de Vista previa de la combinación

  4. Cuando esté listo, seleccione Aplicar combinación.

    Verá un mensaje de confirmación que indica que el proceso de Combinación de usuarios está en curso.

    Confirmación de la combinación
  5. Cuando el proceso de Combinación de usuarios haya finalizado, los usuarios afectados recibirán un correo electrónico de confirmación que les notificará los cambios.

    Usted también recibirá un correo electrónico con un enlace a un informe de los resultados de la Combinación de usuarios. Los resultados de la Combinación de usuarios incluyen la siguiente información:

    • Dirección de correo electrónico de inicio de sesión actual es la dirección de correo electrónico que se combinó.
    • Dirección de correo electrónico de inicio de sesión de reemplazo es la dirección de correo electrónico que se conservó.
    • Resultado muestra si la combinación se realizó correctamente para un usuario determinado.
    • Las métricas muestran diferentes roles, elementos de propiedad, elementos compartidos y membresías de grupo para la cuenta retenida.

Resumen de la combinación de usuarios

Eso es todo. Ha completado el proceso de Combinación de usuarios.

Elementos incluidos en la Combinación de usuarios

En el proceso de Combinación de usuarios, Smartsheet sigue esta lógica:

  1. Si un usuario tiene cuentas con y sin licencia, Smartsheet cierra la cuenta sin licencia. 
    • Smartsheet transfiere todos los activos de la cuenta sin licencia a la cuenta con licencia.
  2. Si un usuario tiene dos cuentas con licencia, Smartsheet conserva la cuenta más antigua y cierra la nueva.

Al finalizar, Smartsheet transfiere los siguientes elementos de la cuenta cerrada a la cuenta conservada:

  • Todas las hojas, los informes, los espacios de trabajo y los paneles que se comparten con el usuario o que son de su propiedad
  • Grupos cuyo propietario es el usuario
  • Membresías del grupo
  • Roles (por ejemplo, usuario con licencia, administrador de grupo, administrador del sistema, visor de recursos, etc.)
  • Direcciones de correo electrónico alternativas
  • Información del perfil

En el proceso de Combinación de usuarios, el sistema mueve los elementos del espacio de trabajo a la carpeta Transferido desde.

Aspectos a tener en cuenta

Smartsheet solicita a un usuario que no es de Smartsheet que cree una cuenta si ha recibido lo siguiente:

  • Una invitación para editar o ver un elemento de Smartsheet
  • Una alerta de un flujo de trabajo de automatización u otros desencadenadores

Para evitar que se pierdan los flujos de trabajo del conector y los tokens de la API cuando se combinen las cuentas, asegúrese de lo siguiente:

  • La cuenta que desea conservar tiene licencia
  • La cuenta que desea cerrar no tiene licencia

Elementos no incluidos en la Combinación de usuarios

  • Flujos de trabajo de automatización
  • Contactos
  • Conectores
  • Favoritos
  • Tokens de API*

*Los tokens de la API se utilizan para las integraciones y las aplicaciones premium, como Control Center y la aplicación Calendar. Es posible que los usuarios tengan que volver a autenticar estas aplicaciones para poder utilizarlas.

Deshacer la Combinación de usuarios

Si tiene problemas con la Combinación de usuarios o necesita deshacerla para alguna cuenta, resalte las filas que desea deshacer en el archivo de Combinación de usuarios y, a continuación, comuníquese con el Soporte de Smartsheet. Adjunte el archivo de Combinación de usuarios a la solicitud de soporte.

El Soporte de Smartsheet se comunicará con usted para confirmar la solicitud antes de proceder con los cambios.

Solo se pueden deshacer Combinaciones de usuarios que se completaron en los últimos siete días.

La acción de deshacer no devolverá por completo las cuentas de usuario a su estado original previo a la combinación. Solo se restablecerán los elementos que se hayan combinado. Los usuarios deberán volver a autenticar las aplicaciones premium, solucionar los flujos de trabajo automatizados o realizar alguna otra acción.