Combinación de usuarios

La función Combinación de usuarios permite que los administradores del sistema de planes Empresariales y Premier combinen usuarios entre sí para eliminar entradas duplicadas y fusionar dos perfiles de usuarios en uno. Esta función es muy valiosa para las organizaciones que tienen varias direcciones de correo electrónico por empleado.

En este tema, repasaremos las prácticas recomendadas sobre el uso de la función Combinación de usuarios de manera efectiva, incluido cómo navegar y acceder a la función Combinación de usuarios, y cómo estructurar y cargar correctamente archivos en formato CSV para combinar varios usuarios de Smartsheet juntos al mismo tiempo.

Centro de administración: Combinar cuentas con la función Combinación de usuarios

Con Combinación de usuarios, puede actualizar direcciones de correo electrónico en forma masiva o combinar dos cuentas de usuario en una. La combinación de cuentas de usuario transfiere automáticamente todas las hojas, los informes, los paneles, los espacios de trabajo y la información compartida de dos cuentas a una.

Puede usar Combinación de usuarios para las siguientes situaciones:

  • Combinar dos cuentas de usuario de su organización que pertenecen a la misma persona. Es posible que una de estas dos cuentas se haya creado debido a un cambio de correo electrónico o un cambio de dominio de correo electrónico.
  • Actualizar la dirección de correo electrónico principal de los usuarios de su organización siempre y cuando la dirección de correo electrónico no esté asociada con un usuario fuera de su organización. (Es decir, si una dirección de correo electrónico ingresada ya existe como cuenta de usuario de Smartsheet, esa cuenta de usuario debe ser un miembro de su organización).
  • Actualizar los dominios de correo electrónico de los usuarios de su organización. La actualización de dominio podría generar una combinación, adquisición, disolución, creación de marca o consolidación.

Antes de comenzar: Validar y activar dominios

Antes de usar Combinación de usuarios, debe validar y activar los dominios de correo electrónico asociados con las direcciones de correo electrónico que desea combinar.

Combinación de usuarios requiere de la validación y activación de dominios. Sin embargo, es posible deshabilitar UAP.

Si ya existe una cuenta de usuario para una dirección de correo electrónico ingresada, dicha cuenta de usuario debe ser un miembro de su organización incluido en la Lista de usuarios.

Puede ocurrir que la cuenta de usuario exista y no esté incluida en Administración de usuarios en caso de que se los haya eliminado de la cuenta u otorgado uso compartido de una hoja.

Para obtener más información sobre la validación de dominios, consulte Cómo agregar usuarios a una cuenta Empresarial de manera automática con la función de Aprovisionamiento automático de usuarios.

Descargar y configurar la plantilla de Combinación de usuarios

  1. Inicie sesión en el Centro de administración en https://admin.smartsheet.com usando las credenciales vigentes de su cuenta de Smartsheet.
  2. En la página Administración de usuarios, seleccione Más acciones > Combinar usuarios.

    Combinar usuarios
  3. En la ventana Combinar usuarios, haga clic en Descargar para descargar el archivo de la plantilla (lo usará para la combinación).Descargar Combinación de usuarios
  4. En la plantilla descargada, introduzca lo siguiente:
    • En la columna Dirección de correo electrónico actual para el inicio de sesión, introduzca las direcciones de correo electrónico de las cuentas correspondientes que deberían combinarse y cerrarse.
    • En la columna Dirección de correo electrónico de reemplazo para el inicio de sesión, introduzca las direcciones principales de correo electrónico de las cuentas que quiere conservar.

      Correo electrónico de combinación de usuarios
  5. Guarde el archivo completado y conserve el formato CSV.

Le recomendamos que se asegure de que las direcciones de correo electrónico de cada par pertenezcan a la misma persona.

Puede especificar hasta 500 pares de direcciones de correo electrónico en un archivo. Si debe actualizar más de 500 pares de direcciones de correo electrónico, deberá cargar otros archivos de combinación.

Si una dirección de correo electrónico ingresada ya existe como cuenta de usuario de Smartsheet, esa cuenta de usuario debe ser un miembro de su organización.

Después de la combinación, la dirección de correo electrónico principal de la cuenta retenida será el valor que aparece en la columna Dirección de correo electrónico de reemplazo para el inicio de sesión y el valor de la columna Dirección de correo electrónico actual para el inicio de sesión se conservará como una dirección de correo electrónico alternativa en la cuenta. 

Obtener una vista previa y aplicar la combinación

  1. Inicie sesión en el Centro de administración en https://admin.smartsheet.com usando las credenciales vigentes de su cuenta de Smartsheet.
  2. En la página Administración de usuarios, seleccione Más acciones > Combinar usuarios.
  3. En la ventana Combinar usuarios, cargue el archivo actualizado y, luego, seleccione Vista previa de la combinación.Vista previa de la combinación

    La opción Vista previa de la combinación validará las direcciones de correo electrónico en busca de posibles problemas, como direcciones de correo electrónico no válidas, entradas duplicadas, dominios no validados y mucho más. Las entradas que no están Listas para la combinación no se aplicarán, y se mostrará una solución en la columna Recomendación.

    Pantalla de Vista previa de la combinación

  4. Seleccione Aplicar combinación cuando esté listo.

    Verá un mensaje de confirmación en el que se indica que la Combinación de usuarios está en curso.

    Confirmación de combinación
  5. Cuando se completa la Combinación de usuarios, los usuarios afectados reciben un correo electrónico de confirmación en el que se notifican los cambios.

    Usted también recibirá un correo electrónico con un enlace a un informe en el que se muestran los resultados de la Combinación de usuarios. Los resultados de la Combinación de usuarios incluyen la siguiente información:
    • Dirección de correo electrónico actual para el inicio de sesión es la dirección de correo electrónico que se combinó.
    • Dirección de correo electrónico de reemplazo para el inicio de sesión es la dirección de correo electrónico que se conservó.
    • Resultado muestra si la combinación se realizó correctamente para un usuario determinado.
    • Las métricas muestran diferentes roles, elementos de propiedad, elementos compartidos y membresías de grupo para la cuenta retenida.

Resumen de la combinación de usuarios

Listo. Completó la Combinación de usuarios.

Elementos incluidos en la Combinación de usuarios

Tras finalizar, se combinan los siguientes elementos de la cuenta cerrada en la cuenta retenida:

  • Todas las hojas, los informes, los espacios de trabajo y los paneles que se comparten con el usuario o que son propiedad del usuario.
  • Grupos cuyo propietario es el usuario
  • Membresías del grupo
  • Roles (usuario con licencia, administrador del grupo, administrador del sistema, visor de recursos, etc.)
  • Direcciones de correo electrónico alternativas
  • Información del perfil

Todos los demás elementos se excluyen de la combinación.

Los elementos que no se combinan incluyen (entre otros):

  • Flujos de trabajo de automatización
  • Contactos
  • Conectores
  • Favoritos
  • Tokens de API*

*Dado que los tokens de API se utilizan para integraciones y aplicaciones premium como Control Center y la aplicación de Calendario, es posible que los usuarios necesiten volver a autenticarse en estas aplicaciones.

Deshacer la combinación de usuarios

Si experimenta problemas o necesita deshacer la Combinación de usuarios para cualquier cuenta, resalte las filas que desea deshacer en el archivo de Combinación de usuarios y, luego, comuníquese con Soporte de Smartsheet. Adjunte el archivo de Combinación de usuarios a la solicitud de soporte.

El Soporte de Smartsheet se comunicará con usted para confirmar la solicitud antes de proceder con los cambios.

Solo se pueden deshacer Combinaciones de usuarios que se completaron en los últimos siete días.

La acción de deshacer no devolverá por completo las cuentas de usuario a su estado original previo a la combinación. Solo se restablecerán los elementos que se hayan combinado. Los usuarios deberán volver a autenticar las aplicaciones premium, solucionar los flujos de trabajo automatizados o realizar alguna otra acción.