Los permisos definen cómo trabaja cada usuario con Smartsheet. Obtenga más información sobre los tipos de usuario basados en permisos, los tipos de acceso de administrador y mucho más.
USM Content
En el Modelo de suscripción de usuarios, se asignan tipos de usuario de forma automática según el uso compartido que tengan en elementos básicos en Smartsheet. Los tipos de usuario determinan si usted debe pagar por ellos o no.
Como administrador del sistema, comprender los tipos de usuario es clave para gestionar el acceso, minimizar los costos y afrontar con confianza los períodos de conciliación. Puede cambiar el tipo de usuario de una persona para limitar su acceso. Si esta necesita un nivel de acceso más alto, debe solicitarlo en el elemento.
Descripción general de los tipos de usuario
Tipo de usuario | Descripción | ¿Quiénes pueden tener este tipo? |
|---|---|---|
Miembro | Un usuario pago con acceso completo a las funciones de Smartsheet | Usuarios internos o externos |
Miembro provisional | Un tipo de usuario temporal con acceso completo, pendiente de revisión durante la conciliación | Usuarios internos o externos |
Observador | Un usuario con acceso de solo lectura | Usuarios internos o externos |
Invitado | Un usuario externo con acceso limitado (Editor o Autor del comentario) | Solo usuarios externos (plan de Negocios o Empresarial) |
Los Miembros provisionales pasan automáticamente a ser Miembros pagos en la fecha de corrección, a menos que usted los cambie a una versión inferior durante el proceso de conciliación.
Usuarios internos vs. usuarios externos
Los usuarios son internos o externos según su dominio de correo electrónico:
- Usuario interno: Tiene una dirección de correo electrónico que pertenece a un dominio asociado a su plan de Smartsheet.
- Usuario externo: Tiene una dirección de correo electrónico que no pertenece a ningún dominio asociado a su plan de Smartsheet.
Si no sabe con seguridad qué dominios están asociados a su plan, comuníquese con el equipo de Soporte a través del Portal de Soporte de Smartsheet para obtener ayuda.
Tipo de usuario | Usuario interno | Usuario externo |
|---|---|---|
Miembro | Se puede asignar en cualquier momento | Se puede asignar en cualquier momento |
Miembro provisional | Desencadenado por permisos de Autor del comentario y superiores | Desencadenado por permisos de Administrador |
Observador | Desencadenado por uso compartido de solo lectura | Desencadenado por uso compartido de solo lectura |
Invitado | No aplicable | Desencadenado por acceso de Editor o Autor del comentario |
El tipo de usuario Invitado no está disponible en los planes Pro. Todo usuario externo que tenga permisos de Editor o Autor del comentario en un elemento de un plan Pro se considera Miembro provisional.
Asignaciones de tipos de usuario
Cuando comparte un elemento básico con un nuevo usuario, Smartsheet asigna automáticamente un tipo de usuario en función del nivel de permiso seleccionado.
Caso de uso compartido | Tipo de usuario resultante |
|---|---|
Usuario interno con permisos de Observador | Observador |
Usuario interno con permisos de Autor del comentario o superiores | Miembro provisional |
Usuario externo con permisos de Observador | Observador |
Usuario externo con permisos de Editor o Autor del comentario (plan de Negocios o Empresarial) | Invitado |
Usuario externo con permisos de Editor o Autor del comentario (plan Pro) | Miembro provisional |
Usuario externo con permisos de Administrador (plan de Negocios o Empresarial) | Miembro provisional |
¿Puedo cambiar los tipos de usuario?
Sí. Los administradores del sistema pueden hacer lo siguiente:
- Cambiar un miembro o miembro provisional a Observador o Invitado, o bien eliminar su acceso
- Desactivar usuarios que ya no necesitan acceso a Smartsheet
Los usuarios pueden actualizarse a un tipo de usuario diferente cuando tienen acceso a elementos básicos con permisos de Autor del comentario o superiores.
También puede editar un usuario desde la página Administración de usuarios en el Centro de administración.
Para ver cómo están asignados actualmente los tipos de usuario en su plan, descargue el informe de tipos de usuario del Centro de administración. Allí puede ver todos los tipos de usuario, los correos electrónicos y los estados interno y externo, lo que resulta útil a la hora de revisar el acceso o prepararse para la conciliación.
Para obtener más información sobre cómo administrar tipos de usuarios, consulte el artículo Administrar usuarios en el Modelo de suscripción de usuarios.
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En el Modelo de colaboradores heredados, los tipos de usuario y los niveles de acceso se basan en si a la persona se le asignó una licencia y en cómo se comparten los elementos de Smartsheet con ella. En este modelo, se utilizan las licencias directamente para determinar si un usuario tiene acceso total o si se lo considera un usuario gratuito.
| Tipo de usuario | Descripción |
|---|---|
| Usuario con licencia | Un usuario interno o externo con acceso pago y funciones completas de Smartsheet |
| Administrador o Editor sin licencia | Un usuario interno con permisos de Administrador o Editor, pero sin licencia y sin la capacidad de crear elementos de Smartsheet O bien Un usuario externo con permisos de Administrador (en al menos un elemento), pero sin licencia y sin la capacidad de crear elementos de Smartsheet |
| Observador | Un usuario con acceso de solo lectura y sin licencia |
| Invitado | Un usuario externo con acceso de Editor o Autor del comentario y sin licencia |
| Administrador del sistema * | Un tipo de administrador del plan que administra usuarios, la configuración de la cuenta, políticas de seguridad y licencias |
| Administrador de recursos del plan | Un tipo de administrador del plan que gestiona las solicitudes de acceso a los elementos sin un Propietario o Administrador |
| Administrador de grupo | Un tipo de administrador del plan que puede crear y administrar grupos de usuarios mediante las listas de contactos de Smartsheet |
* Un solo administrador del sistema puede ser el administrador principal del sistema para un solo plan a la vez. Si bien un administrador del sistema puede designarse como administrador principal del sistema para dos planes diferentes en las instancias de la UE y EE. UU., no puede ser el administrador principal del sistema para dos planes dentro de la misma instancia.
Cómo se asignan los tipos de usuario
Los tipos de usuario en el Modelo de colaboradores heredados se basan principalmente en si la persona tiene una licencia. Si la persona no tiene una licencia, el tipo de usuario se determina según los permisos que se le otorgan en los elementos compartidos (p. ej., Observador, Editor, Administrador) y según su condición de usuario interno o externo del plan.
Piense en ello de la siguiente manera:
- Las licencias determinan si el usuario es pago o no.
- Los permisos determinan lo que el usuario puede hacer.
- El tipo de usuario es el resultado de ambas condiciones anteriores.
Para obtener más información sobre los niveles de permiso y lo que permiten, consulte el artículo Permisos de uso compartido en hojas, informes o espacios de trabajo.
Los administradores del sistema pueden administrar las licencias en la página Administración de usuarios en el Centro de administración.
Usuarios internos vs. usuarios externos
Los usuarios son internos o externos según su dominio de correo electrónico:
- Usuarios internos: Tienen direcciones de correo electrónico que coinciden con los dominios de su organización.
- Usuarios externos: Tienen direcciones de correo electrónico que no coinciden con los dominios de su organización.
Tipos de usuarios gratuitos
Los usuarios gratuitos son usuarios sin licencia. Pueden colaborar en su plan sin tener acceso pago. Entre ellos, podemos mencionar los siguientes:
- Observadores
- Invitados
- Editores o Administradores sin licencia
Tipos de usuarios adicionales
Algunos planes de Smartsheet incluyen tipos de usuarios especializados para características avanzadas:
Visores de recursos: Realizan un seguimiento de la asignación de los proyectos en Legacy Resource Management. Requieren una licencia de un plan de Negocios o Empresarial. Obtenga más información sobre los Visores de recursos.
Usuarios de conectores: Si su organización utiliza conectores de aplicación premium de Smartsheet (como Salesforce o Jira), consulte Tipos de usuario específicos de conectores de aplicación premium para obtener más información.
Los nuevos planes que utilizan Resource Management de Smartsheet no incluyen funciones de Visor de recursos.