Los permisos definen cómo trabaja cada usuario con Smartsheet. Obtenga más información sobre los tipos de puestos (tipos de usuario en el modelo heredado), los tipos de acceso de administrador y mucho más.
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Tipos de puestos
Para comprender los tipos de puestos y cómo funcionan, consulte Modelo de usuario y membresía provisional.
¿Puedo cambiar los tipos de puestos?
Sí. Los administradores del sistema pueden hacer lo siguiente:
- Cambiar a una versión inferior a un miembro o miembro provisional para que pase a ser Observador, Invitado o eliminar su acceso.
- Desactivar usuarios que ya no necesitan acceso a Smartsheet.
- Cambiar a un usuario a una versión superior para que pase a ser Miembro en cualquier momento.
Consulte el artículo Administrar usuarios para obtener más información.
También puede editar un usuario desde la página Roles e informes de usuarios en el Centro de Administración.
Para ver cómo se asignan actualmente los tipos de puestos en su plan, descargue el informe de tipos de puestos desde el Centro de administración. Se muestra el tipo de puesto de cada usuario, el correo electrónico y el estado interno frente al externo, lo que resulta útil al momento de revisar el acceso o prepararse para el período de revisión.
Cuentas de usuario administrador
| Función | Descripción |
|---|---|
| Administrador del sistema | Un tipo de administrador del plan que administra usuarios, configuraciones a nivel de la cuenta, políticas de seguridad y licencias |
| Administrador de recursos del plan | Un tipo de administrador del plan que gestiona las solicitudes de acceso a los elementos sin un propietario o administrador |
| Administrador de grupo | Un tipo de administrador de plan que puede crear y administrar grupos de usuarios a partir de listas de contactos de Smartsheet |
Tipos de puestos gratuitos
- En los planes de Negocios y Empresarial, los usuarios e invitados son gratuitos.
- En los planes Pro, los observadores son gratuitos.
Tipos de usuario adicionales
Algunos planes de Smartsheet incluyen tipos de usuario especializados para funciones avanzadas:
- Visores de recursos: Realizan un seguimiento de la asignación de los proyectos en Legacy Resource Management. Requiere una licencia en un plan de Negocios o Empresarial. Obtenga más información sobre los visores de recursos.
- Usuarios de conectores: Si su organización utiliza un conector de Smartsheet (como Salesforce o Jira), consulte Tipos de usuario del conector para obtener más información.
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Tipos de usuario
En el modelo heredado, los tipos de usuarios y los niveles de acceso se basan en si a alguien se le asignó una licencia y en cómo se comparten los elementos de Smartsheet. En este modelo, se utilizan las licencias directamente para determinar si un usuario tiene acceso total o si se lo considera un usuario gratuito.
| Tipo de usuario | Descripción |
|---|---|
| Usuario con licencia | Un usuario interno o externo con acceso pago y funciones completas de Smartsheet. |
| Administrador o editor sin licencia | Un usuario interno con permisos de administrador o editor, pero sin licencia y sin la capacidad de crear elementos de Smartsheet O bien Un usuario externo con permisos de administrador (en al menos un elemento), pero sin licencia y sin la capacidad de crear elementos de Smartsheet |
| Observador | Un usuario con acceso de solo lectura y sin licencia |
| Invitado | Un usuario externo con acceso de editor o autor del comentario y sin licencia |
| Administrador del sistema * | Un tipo de administrador del plan que administra usuarios, configuraciones a nivel de la cuenta, políticas de seguridad y licencias |
| Administrador de recursos del plan | Un tipo de administrador del plan que gestiona las solicitudes de acceso a los elementos sin un propietario o administrador |
| Administrador de grupo | Un tipo de administrador de plan que puede crear y administrar grupos de usuarios utilizando listas de contactos de Smartsheet |
* Un solo administrador del sistema puede ser el administrador principal del sistema para un solo plan a la vez. Si bien un administrador del sistema puede designarse como administrador principal del sistema para dos planes diferentes en las instancias de la UE y EE. UU., no puede ser el administrador principal del sistema para dos planes dentro de la misma instancia.
Cómo se asignan los tipos de usuario
Los tipos de usuarios en el modelo heredado se basan principalmente en si la persona tiene una licencia. Si la persona no tiene una licencia, el tipo de usuario se determina según los permisos que se le otorgan en los elementos compartidos (p. ej., observador, editor, administrador) y según su condición de usuario interno o externo del plan.
Piense en ello de la siguiente manera:
- Las licencias afectan si se paga a alguien
- Los permisos afectan lo que pueden hacer
- El tipo de usuario es el resultado de ambos
Para obtener más información sobre los niveles de permisos y lo que permiten, consulte “Permisos de uso compartido en hojas, informes o espacios de trabajo”.
Los administradores del sistema pueden administrar las licencias en la página Administración de usuarios en el Centro de administración.
Usuarios internos y externos
Los usuarios son internos o externos según su dominio de correo electrónico:
- Usuarios internos: Tienen direcciones de correo electrónico que coinciden con los dominios de su organización.
- Usuarios externos: Tienen direcciones de correo electrónico que no coinciden con los dominios de su organización.
Tipos de usuarios gratuitos
Los usuarios gratuitos son usuarios sin licencia. Pueden colaborar en su plan sin que se les asigne acceso pago. Incluyen lo siguiente:
- Observadores
- Invitados
- Administradores y editores sin licencia
Tipos de usuario adicionales
Algunos planes de Smartsheet incluyen tipos de usuario especializados para funciones avanzadas:
Visores de recursos: Realizan un seguimiento de la asignación de los proyectos en Legacy Resource Management. Requiere una licencia en un plan de Negocios o Empresarial. Obtenga más información sobre los visores de recursos.
Usuarios de conectores: Si su organización utiliza un Conector de aplicación premium de Smartsheet (como Salesforce o Jira), consulte Tipos de usuarios de conectores para obtener más información.
Los nuevos planes que utilizan Resource Management de Smartsheet no incluyen funciones de Visor de recursos.