Smartsheet tiene seis tipos de usuario: Administradores del sistema, Administradores del grupo, Observadores de recursos, Usuarios con licenciaUsuarios sin licencia y Colaboradores gratuitos.
Su tipo de usuario no se relaciona con el acceso a las hojas que tiene. Designa lo que puede y no puede hacer con su cuenta de Smartsheet. Su nivel de permiso para compartir (observador, editor o administrador) designa lo que puede y no puede hacer en una hoja, y puede variar de una hoja a otra.
Mire nuestro video sobre Cómo administrar su cuenta de Smartsheet para obtener más información sobre las funcionalidades disponibles para administradores de sistemas.
Los administradores del sistema están designados para administrar usuarios en cuentas de Equipo o Enterprise. En el formulario Administración de usuarios, también pueden transferir la propiedad de hojas en forma masiva, generar informes de acceso a hojas, quitar un usuario del uso compartido de hojas que son propiedad de los usuarios con licencia dentro de la cuenta y descargar una lista de usuarios. Haga clic en Cuenta > Administración de la cuenta > Administración de usuarios para ver estas opciones. También pueden ver la actividad de inicio de sesión de los usuarios al hacer clic en Cuenta > Administración de la cuenta > Historial de inicio de sesión.
Los administradores de sistemas pueden habilitar/deshabilitar la Publicación para usuarios en la cuenta y establecer días no laborables predeterminados para hojas creadas. Haga clic en Cuenta > Administración de la cuenta > Configuración de la cuenta para ver estas opciones.
NOTA: No es necesario que los administradores del sistema sean usuarios con licencia. Obtenga más información sobre cómo asignar tipos de usuario.
NOTA: Si bien es necesario tener licencia para ser observador de recursos, este puede realizar un seguimiento a cualquier persona que tenga una cuenta de Equipo (tanto usuarios con licencia como sin licencia).
Es necesario tener licencia para lo siguiente:
Si tiene una cuenta de Equipo o Enterprise, los usuarios con licencia cuentan en el límite de usuarios. Pueden compartirles cualquier cantidad de hojas, pero solo pueden crear una cierta cantidad, según el tipo de plan pago de Smartsheet.
Para agregar a un usuario sin licencia a una cuenta de Equipo o Enterprise, quite la marca de verificación de la casilla Usuario con licencia al enviar la invitación. Obtenga más información sobre Cómo administrar usuarios en una cuenta de Equipo o Enterprise.
NOTA: Si a un usuario sin licencia se le otorga uso compartido a una hoja como administrador, no podrá crear ni administrar formularios web en la hoja o insertar, cambiar nombre, eliminar, mostrar/ocultar, mover o cambiar las propiedades de las columnas. Estas funciones están disponibles exclusivamente para los propietarios de las hojas y los usuarios con licencia y con permiso de uso compartido de administrador.
NOTA: Si a un colaborador gratuito se le otorga uso compartido a una hoja como administrador, no podrá crear ni administrar formularios web en la hoja o insertar, cambiar nombre, eliminar, mostrar/ocultar, mover o cambiar las propiedades de las columnas. Estas funciones están disponibles exclusivamente para los propietarios de las hojas y los usuarios con licencia y con permiso de uso compartido de administrador.
Su tipo de usuario no se relaciona con el acceso a las hojas que tiene. Designa lo que puede y no puede hacer con su cuenta de Smartsheet. Su nivel de permiso para compartir (observador, editor o administrador) designa lo que puede y no puede hacer en una hoja, y puede variar de una hoja a otra.
Administradores de sistemas (solo para planes de Equipo y Enterprise)
Los administradores del sistema están designados para administrar usuarios en cuentas de Equipo o Enterprise. En el formulario Administración de usuarios, también pueden transferir la propiedad de hojas en forma masiva, generar informes de acceso a hojas, quitar un usuario del uso compartido de hojas que son propiedad de los usuarios con licencia dentro de la cuenta y descargar una lista de usuarios. Haga clic en Cuenta > Administración de la cuenta > Administración de usuarios para ver estas opciones. También pueden ver la actividad de inicio de sesión de los usuarios al hacer clic en Cuenta > Administración de la cuenta > Historial de inicio de sesión.
Los administradores de sistemas pueden habilitar/deshabilitar la Publicación para usuarios en la cuenta y establecer días no laborables predeterminados para hojas creadas. Haga clic en Cuenta > Administración de la cuenta > Configuración de la cuenta para ver estas opciones.
NOTA: No es necesario que los administradores del sistema sean usuarios con licencia. Obtenga más información sobre cómo asignar tipos de usuario.
Administradores de grupo (Solo plan de Equipo/Enterprise)
Los administradores de grupo pueden crear y administrar grupos según los contactos de su Lista de contactos de Smartsheet. Un administrador de grupo debe tener una licencia de usuario en una cuenta de Equipo o Enterprise. Cualquier persona de la cuenta de Equipo puede compartir y enviar información a los grupos creados por el administrador.Observadores de recursos (solo para planes de Equipo y Enterprise)
Los observadores de recursos pueden acceder a las Vistas de recursos para registrar cómo se asignan los usuarios con licencia y sin licencia a las tareas en las hojas. Un observador de recursos debe tener una licencia de usuario en una cuenta de Equipo o Enterprise.NOTA: Si bien es necesario tener licencia para ser observador de recursos, este puede realizar un seguimiento a cualquier persona que tenga una cuenta de Equipo (tanto usuarios con licencia como sin licencia).
Usuarios con licencia
El titular de una cuenta Básica (o Avanzada de legado) se considera usuario con licencia. En una cuenta de Equipo o Enterprise, los administradores del sistema pueden asignar licencias a varios usuarios por medio del formulario Administración de usuarios. La funcionalidad Usuario con licencia también se encuentra disponible para usuarios que participan del período de prueba gratuita de 30 días.Es necesario tener licencia para lo siguiente:
- crear y ser propietario de hojas y plantillas;
- crear y ser propietario de informes (no disponible en el plan Básico);
- insertar y eliminar columnas (también es necesario ser propietario de la hoja o tener acceso de administrador a ella);
- modificar las propiedades de las columnas (también es necesario ser propietario de la hoja o tener acceso de administrador a ella);
- ocultar/mostrar columnas (también es necesario ser propietario de la hoja o tener acceso de administrador a ella);
- crear y modificar formularios web (también es necesario ser propietario de la hoja o tener acceso de administrador a ella);
- solicitar copias de seguridad de las hojas;
- obtener acceso como observador de recursos o administrador del grupo en un plan de Equipo o Enterprise.
Si tiene una cuenta de Equipo o Enterprise, los usuarios con licencia cuentan en el límite de usuarios. Pueden compartirles cualquier cantidad de hojas, pero solo pueden crear una cierta cantidad, según el tipo de plan pago de Smartsheet.
Usuarios sin licencia (solo para planes de Equipo o Enterprise)
Los usuarios sin licencia forman parte de las cuentas de Equipo o Enterprise, pero no pueden crear hojas ni ser propietarios de ellas. No se toman en cuenta en el límite de usuarios de la cuenta. Los observadores de recursos pueden realizar un seguimiento de las tareas asignadas a estos usuarios y los administradores de sistemas pueden administrar sus cuentas tal como se menciona arriba. Los usuarios sin licencia pueden acceder a hojas de uso compartido como observadores (solo lectura), editores (editar datos de celdas) o administradores (administrar la hoja), e incluso, pueden volver a compartirlas en función del nivel de acceso de uso compartido que se les haya asignado.Para agregar a un usuario sin licencia a una cuenta de Equipo o Enterprise, quite la marca de verificación de la casilla Usuario con licencia al enviar la invitación. Obtenga más información sobre Cómo administrar usuarios en una cuenta de Equipo o Enterprise.
NOTA: Si a un usuario sin licencia se le otorga uso compartido a una hoja como administrador, no podrá crear ni administrar formularios web en la hoja o insertar, cambiar nombre, eliminar, mostrar/ocultar, mover o cambiar las propiedades de las columnas. Estas funciones están disponibles exclusivamente para los propietarios de las hojas y los usuarios con licencia y con permiso de uso compartido de administrador.
Colaboradores gratuitos
Los colaboradores gratuitos pueden recibir una invitación para compartir cualquier cantidad de hojas, pero no pueden crear hojas propias. Pueden acceder a hojas compartidas como Observadores (solo lectura), Editores (editar datos de celdas) o Administradores (administración de la hoja) e incluso pueden volver a compartirla en función del nivel de acceso de uso compartido que se les haya asignado.NOTA: Si a un colaborador gratuito se le otorga uso compartido a una hoja como administrador, no podrá crear ni administrar formularios web en la hoja o insertar, cambiar nombre, eliminar, mostrar/ocultar, mover o cambiar las propiedades de las columnas. Estas funciones están disponibles exclusivamente para los propietarios de las hojas y los usuarios con licencia y con permiso de uso compartido de administrador.