El plan Empresarial permite crear una pantalla de bienvenida personalizada para compartir instrucciones y mensajes con sus usuarios cuando inician sesión en Smartsheet.
Crear un mensaje de bienvenida personalizado, una página de ayuda o una pantalla de cambio de categoría (solo plan Empresarial)
Existen múltiples formas de crear contenido personalizado para ayudar a su equipo a ponerse al día en el uso de Smartsheet:
- Una pantalla de bienvenida que muestra un mensaje a los usuarios la primera vez que inician sesión
- Una pantalla de ayuda para guiar a los miembros del equipo sobre el uso de Smartsheet
- Una pantalla de cambio de categoría para ayudar a los usuarios con el proceso de incorporación
Crear una pantalla de bienvenida personalizada
La pantalla de bienvenida se mostrará a todos los nuevos usuarios que usted invite al plan Empresarial a través de la función Administración de usuarios la primera vez que inicien sesión en Smartsheet y a los usuarios existentes la próxima vez que inicien sesión. Puede utilizar la pantalla de bienvenida para mostrar los términos y condiciones internos a sus usuarios, y exigirles que acepten los términos antes de continuar.
NOTA: Para aceptar los términos y condiciones, los usuarios deben usar Smartsheet en un navegador de computadora, en contraposición a la aplicación para dispositivos móviles o un navegador para dispositivos móviles. Entonces podrán utilizar la aplicación para dispositivos móviles con normalidad después de aceptar los términos y condiciones desde un navegador de computadora.
- En la esquina inferior izquierda de Smartsheet, haga clic en Cuenta > Información del plan y de facturación > Configuración de la cuenta.
Aparecerá el formulario Configuración de la cuenta.
NOTA: Esta función solo se encuentra disponible para los administradores del sistema. Si es administrador del sistema y no encuentra la opción Configuración de la cuenta en el formulario de Administración de la cuenta, comuníquese con nuestro equipo de soporte para obtener ayuda. - Haga clic en Editar debajo de la pantalla de bienvenida personalizada.
Aparecerá el formulario Pantalla de bienvenida personalizada.
- Seleccione la casilla Contenido personalizado habilitado para activar la configuración para los usuarios.
- Introduzca la URL segura (https://) donde se encuentra su contenido personalizado.
NOTA: No se admiten enlaces (http://) sin seguridad y enlaces a archivos internos. El enlace debe ser accesible desde la Web.
- Si lo desea, seleccione la casilla Pedirle al usuario que haga clic en Aceptar. Cuando se seleccione esta opción, los usuarios deberán marcar una casilla que indique que han leído y comprendido la información de la pantalla de bienvenida antes de poder continuar en Smartsheet.
CONSEJO: Puede descargar la lista de usuarios de la pantalla Administración de usuarios para determinar qué usuarios han aceptado las condiciones.
- Haga clic en Restablecer para mostrar la pantalla de bienvenida a todos los usuarios la próxima vez que inicien sesión, independientemente de que hayan consultado versiones anteriores en el pasado.
- Haga clic en el botón Vista previa para obtener una vista previa de cómo aparecerá la pantalla de bienvenida.
- Haga clic en Aceptar para guardar los cambios.
Personalizar una pantalla de ayuda interna
La pantalla de ayuda interna aparecerá como una opción en la lista desplegable cada vez que un usuario de la cuenta Empresarial haga clic en Ayuda en la esquina inferior izquierda de Smartsheet. Puede utilizar la pantalla de ayuda para indicar a los usuarios qué hojas son relevantes para qué equipos, cómo participar en un flujo de trabajo o a quién contactar para obtener ayuda.
- Haga clic en Cuenta en la esquina inferior izquierda > Administración de la cuenta > Configuración de la cuenta. Aparecerá el formulario Configuración de la cuenta: NOTA: Esta función solo se encuentra disponible para los administradores del sistema. Si es administrador del sistema y no encuentra la opción Configuración de la cuenta en el formulario de Administración de la cuenta, comuníquese con nuestro equipo de soporte para obtener ayuda.
- Haga clic en el botón Editar ubicado debajo de la Pantalla de ayuda personalizada.
Aparecerá el formulario Pantalla de ayuda personalizada.
- Seleccione la casilla Enlace de ayuda personalizada de recursos habilitado para activar la configuración para los usuarios.
- En el campo Texto del enlace de ayuda, introduzca el nombre o una breve descripción de la pantalla de ayuda. El texto aparecerá en la lista desplegable cuando los usuarios hagan clic en Ayuda en la esquina inferior izquierda.
- Introduzca la URL donde se encuentra su contenido de ayuda. El enlace debe ser accesible desde la Web.
- Seleccione si desea Ejecutar en una nueva ficha del navegador. Si no está seleccionado, el contenido personalizado se mostrará en un iFrame que aparecerá como ventana emergente en la interfaz de Smartsheet. Si está seleccionado, se abrirá una nueva ficha del navegador y se mostrará el contenido.
NOTA: La opción Ejecutar en una nueva ficha del navegador debe estar seleccionada al utilizar una URL no segura (http://). - Haga clic en el botón Vista previa para obtener una vista previa de cómo aparecerá la pantalla de cambio de categoría.
- Haga clic en Aceptar para guardar los cambios.
Crear una pantalla de cambio de categoría personalizada
La pantalla de cambio de categoría personalizada aparecerá cada vez que un usuario sin licencia de su cuenta realice alguna acción que solo esté disponible para usuarios con licencia (por ejemplo, si se intenta crear una nueva hoja). Cuando esto suceda, Smartsheet le mostrará al usuario sin licencia el siguiente mensaje:
De forma predeterminada, al hacer clic en Solicitar una licencia, aparecerá una ventana que mostrará la dirección de correo electrónico del contacto principal de la cuenta, de modo que el usuario pueda ponerse en contacto y solicitar una licencia.Puede personalizar la pantalla de cambio de categoría para que muestre una página interna en la que se solicite/proporcione más información sobre cómo debe proceder el usuario con su solicitud, o un formulario que recopile más información sobre las necesidades de Smartsheet del usuario para ayudarle a determinar si debe o no proporcionarle una licencia.
- Haga clic en Cuenta en la esquina inferior izquierda > Administración de la cuenta > Configuración de la cuenta. Aparecerá el formulario Configuración de la cuenta:
NOTA: Esta función solo se encuentra disponible para los administradores del sistema. Si es administrador del sistema y no encuentra la opción Configuración de la cuenta en el formulario de Administración de la cuenta, comuníquese con nuestro equipo de soporte para obtener ayuda.
- Haga clic en el botón Editar ubicado debajo de la Pantalla de cambio de categoría personalizada.
Aparecerá el formulario Pantalla de cambio de categoría personalizada.
- Seleccione la casilla Pantalla de cambio de categoría personalizada habilitada para activar la configuración para los usuarios.
- Introduzca la URL donde se encuentra su contenido personalizado. El enlace debe ser accesible desde la Web.
- Seleccione si desea Ejecutar en una nueva ficha del navegador. Si no está seleccionado, el contenido personalizado se mostrará en un iFrame que aparecerá como ventana emergente en la interfaz de Smartsheet. Si está seleccionado, se abrirá una nueva ficha del navegador y se mostrará el contenido.
NOTA: La opción Ejecutar en una nueva ficha del navegador debe estar seleccionada al utilizar una URL no segura (http://).
- Haga clic en el botón Vista previa para obtener una vista previa de cómo aparecerá la pantalla de cambio de categoría.
- Haga clic en Aceptar para guardar los cambios.