Custom Help Screens

Enterprise and Premier plans can create a custom welcome screen to share instructions and messages with your users when they login to Smartsheet.

Personalizar el mensaje de bienvenida y la pantalla de cambio a categoría superior (suscripción Enterprise, únicamente)

Los administradores de sistemas de los planes Enterprise tienen la opción de mostrar el contenido personalizado a los usuarios que invitan a su cuenta de Smartsheet. Puede personalizar una pantalla de bienvenida para mostrar un mensaje a los usuarios la primera vez que inician sesión, una pantalla de ayuda para orientar a los miembros del equipo e indicarles cómo trabajar en Smartsheet y una pantalla de cambio de categoría para asistir a los usuarios en el proceso de integración.
 

Cómo personalizar la pantalla de bienvenida

La pantalla de bienvenida se mostrará a los nuevos usuarios que usted invite al plan Enterprise a través de la funcionalidad Administración de usuarios la primera vez que inicien sesión en Smartsheet y a los usuarios existentes la próxima vez que inicien sesión. Puede usar la pantalla de bienvenida para mostrar los términos y las condiciones internos a sus usuarios, y pedirles que “acepten” los términos antes de continuar.
  1. Haga clic en Cuenta en el extremo superior izquierdo > Administrador de cuenta > Configuración de la cuenta. Aparecerá el formulario Configuración de la cuenta
    :
    NOTA: esta funcionalidad está disponible solamente para los administradores de sistemas. Si usted es Administrador del sistema y no encuentra la opción Configuración de la cuenta en el formulario de Administración de cuenta, comuníquese con [email protected] para obtener ayuda.

  2. Haga clic en el botón Editar ubicado debajo de la Pantalla de bienvenida personalizada. Aparece el formulario Pantalla de bienvenida personalizada:

  3. Seleccione la casilla Contenido personalizado habilitado para activar la configuración para los usuarios.

  4. Ingrese la dirección URL segura (https://) que incluye el contenido personalizado. No se admiten enlaces (http://) sin seguridad y enlaces a archivos internos. Debe ser posible acceder al enlace a través de la web.

  5. Seleccione la casilla Pedirle al usuario que haga clic en Aceptar si lo desea. Cuando se selecciona esta opción, los usuarios deben marcar una casilla que indica que han leído y comprenden la información incluida en la pantalla de inicio antes de que puedan continuar con Smartsheet.
    SUGERENCIA: puede descargar la lista de usuarios de la pantalla Administración de usuarios para definir qué usuarios aceptaron los términos.

  6. Haga clic en Restablecer para mostrar la pantalla de bienvenida a todos los usuarios la próxima vez que inicien sesión, independientemente de que hayan consultado versiones anteriores en el pasado.

  7. Haga clic en el botón Vista previa para ver cómo aparecerá la pantalla de bienvenida.

  8. Haga clic en Aceptar para guardar los cambios.
 
 

Personalizar la pantalla de ayuda interna

La pantalla de ayuda interna aparecerá como opción en la lista desplegable cada vez que un usuario de la cuenta Enterprise haga clic en Ayuda en el extremo superior izquierdo de Smartsheet. Puede utilizar la pantalla de ayuda para mostrarles a los usuarios qué hojas son relevantes para qué equipos, cómo participar en un flujo de trabajo o con quiénes comunicarse para obtener ayuda.
  1. Haga clic en Cuenta en el extremo superior izquierdo > Administrador de cuenta > Configuración de la cuenta. Aparecerá el formulario Configuración de la cuenta:

    NOTA: esta funcionalidad está disponible solamente para los administradores de sistemas. Si usted es Administrador del sistema y no encuentra la opción Configuración de la cuenta en el formulario de Administración de cuenta, comuníquese con [email protected] para obtener ayuda.

  2. Haga clic en el botón Editar ubicado debajo de la Pantalla de ayuda personalizada. Aparece el formulario Pantalla de ayuda personalizada:

  3. Seleccione la casilla Enlace de ayuda personalizada de recursos habilitado para activar la configuración para los usuarios.

  4. En el campo Texto del enlace de ayuda, ingrese el nombre o una breve descripción de la pantalla de ayuda. El texto aparecerá en la lista desplegable cuando los usuarios hagan clic en Ayuda, ubicada en el extremo superior izquierdo.

  5. Ingrese la dirección URL que incluye el contenido de ayuda. Debe ser posible acceder al enlace a través de la web.

  6. Seleccione si desea ejecutar en una nueva ficha del navegador. Si no está seleccionado, el contenido personalizado se mostrará en un iFrame que aparecerá como ventana emergente en la interfaz de Smartsheet. Si está seleccionado, se abrirá una nueva ficha del navegador y se mostrará el contenido.

    NOTA: La opción Ejecutar en una nueva ficha del navegador debe estar seleccionada al utilizar una URL no segura (http://).

  7. Haga clic en el botón Vista previa para ver cómo aparecerá la pantalla de cambio de categoría.

  8. Haga clic en Aceptar para guardar los cambios.

 

Cómo personalizar la pantalla de cambio de categoría

La pantalla de cambio de categoría personalizada aparecerá cada vez que un usuario sin licencia de su cuenta realice alguna acción que solo esté disponible para usuarios con licencia (por ejemplo, si intentan crear una nueva hoja). Cuando esto suceda, Smartsheet le mostrará al usuario sin licencia el siguiente mensaje:



De forma predeterminada, al hacer clic en Opciones de cambio de categoría, aparecerá una ventana emergente que mostrará la dirección de correo electrónico del contacto principal de la cuenta, para que el usuario pueda comunicarse con él y solicitarle una licencia. La pantalla de cambio de categoría personalizada reemplazará a esta ventana emergente. Puede usar la pantalla de cambio de categoría para mostrar una página interna en la que se proporcione/solicite más información sobre cómo debería proceder el usuario con su solicitud; o bien un formulario web que recopile más información acerca de las necesidades de Smartsheet del usuario y que lo ayude a decidir si debe otorgarles una licencia o no.
  1. Haga clic en Cuenta en el extremo superior izquierdo > Administrador de cuenta > Configuración de la cuenta. Aparecerá el formulario Configuración de la cuenta
    :
    NOTA: esta funcionalidad está disponible solamente para los administradores de sistemas. Si usted es Administrador del sistema y no encuentra la opción Configuración de la cuenta en el formulario de Administración de cuenta, comuníquese con [email protected] para obtener ayuda.

  2. Haga clic en el botón Editar ubicado debajo de la Pantalla de cambio de categoría personalizada. Aparece el formulario Pantalla de cambio de categoría personalizada:

  3. Seleccione la casilla Pantalla de cambio de categoría personalizada habilitada para activar la configuración para los usuarios.

  4. Ingrese la dirección URL que incluye el contenido personalizado. Debe ser posible acceder al enlace a través de la web.

  5. Seleccione si desea ejecutar en una nueva ficha del navegador. Si no está seleccionado, el contenido personalizado se mostrará en un iFrame que aparecerá como ventana emergente en la interfaz de Smartsheet. Si está seleccionado, se abrirá una nueva ficha del navegador y se mostrará el contenido.

    NOTA: La opción Ejecutar en una nueva ficha del navegador debe estar seleccionada al utilizar una URL no segura (http://).

  6. Haga clic en el botón Vista previa para ver cómo aparecerá la pantalla de cambio de categoría.

  7. Haga clic en Aceptar para guardar los cambios.
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