FAQ: Formulários do Smartsheet

Proprietários ou administradores licenciados de planilhas podem criar formulários.

Você pode criar formulários com um teste do Smartsheet, mas não pode compartilhá-los.

Os planos Empresa e Executivo têm opções adicionais de branding e segurança. 

Dependendo das configurações de segurança do formulário, qualquer pessoa pode preencher um formulário. As pessoas que enviam formulários não precisam de uma licença ou um login do Smartsheet. 
 
Alguns recursos de formulários, como envio off-line, escaneamento de código de barras e geolocalização, estão disponíveis apenas pelo aplicativo móvel Smartsheet. Os usuários que fazem envios não precisam de licença, mas precisam criar um login do Smartsheet para usar o aplicativo.

Se você quiser limitar ainda mais quem pode preencher um formulário, tente aplicar uma das seguintes opções:

• Adicione uma coluna de Senha do formulário à planilha, torne esse campo o primeiro campo do formulário e adicione lógica condicional para que seja necessário inserir a senha correta para ver o restante das perguntas no formulário.
• Incorpore o formulário a um painel em um widget de conteúdo web e compartilhe esse painel com os colaboradores desejados.
• Peça ajuda ao departamento de TI para incorporar o formulário a uma página da web que já restrinja o acesso.

Apenas administradores ou proprietários podem fazer alterações nos formulários. 

Todos os colaboradores com acesso compartilhado da planilha em que o formulário foi criado podem acessar a aba de formulários na planilha.
 
Todas as pessoas com acesso compartilhado à planilha podem acessar o link do formulário e compartilhá-lo com outras pessoas.

• Ordene os campos de forma que faça sentido e remova os campos que não precisam de dados. 
• Adicione categorias ou instruções de campo específicas ao formulário para que as pessoas saibam exatamente quais informações fornecer. 
• Inclua a validação para ajudar a pessoa a fornecer os dados corretos.
• Considere usar valores padrão ou parâmetros de consulta para pré-popular determinados campos.
• Use lógica condicional para controlar quando exibir um campo.

Se quiser exibir valores suspensos específicos com base no valor de outro campo, crie uma coluna diferente para cada conjunto de valores suspensos.

• ​​​​Marque um campo como obrigatório se não quiser que alguém envie o formulário sem fornecer um valor.
• Garanta a coleta de dados consistentes restringindo as entradas nos campos (menus suspensos/datas/caixas de verificação) ou adicionando a validação de dados.
• Você pode ter mais de um formulário em uma planilha. Isso é útil se você quiser uma mensagem diferente para cada público, mas quiser coletar os dados em um só lugar. 
• Use a lógica condicional e/ou os parâmetros de consulta para reutilizar o mesmo formulário em cenários diferentes. 
• Para coletar dados sem que o usuário do formulário os veja ou altere, adicione um valor padrão ou preencha o formulário com um parâmetro de consulta e oculte o campo.

Se você tem um plano Executivo ou superior, pode usar o logotipo, as cores e a iconografia da sua marca para personalizar um formulário. Consulte Personalizar a aparência de um formulário.

Adicione uma coluna do sistema Data de criação à planilha para capturar automaticamente quando o formulário for preenchido e uma nova linha for criada.

Os envios de formulário são anônimos por padrão. Para capturar quem está preenchendo o formulário, crie uma coluna Contato (sem valores preenchidos), torne-a obrigatória e adicione uma validação de dados por e-mail.
 
Você também pode adicionar uma coluna do sistema Criado por à planilha e alterar a segurança do formulário para exigir que o login do Smartsheet capture automaticamente quem preenche o formulário. Não é possível capturar retroativamente quem preencheu o formulário antes de alterar essa configuração de segurança.
 

Lembre-se: os usuários que fazem login no Smartsheet para preencher o formulário não precisam fazer parte do plano do Smartsheet da sua organização nem ter uma licença.

Mesmo que você exija um login para preencher o formulário, os colaboradores não terão acesso aos dados enviados na planilha subjacente, a menos que eles também tenha acesso à planilha.

Os fluxos de trabalho automatizados podem enviar e-mails a contatos na sua planilha em momentos específicos, como quando um envio de formulário cria uma linha na planilha ou quando informações adicionais são necessárias com base no que foi enviado. 
 
Para usar um fluxo de trabalho de notificação ou solicitação com um formulário, colete o endereço de e-mail da pessoa que preencheu o formulário como valor de contato durante o envio. 
 
Você pode coletar esses dados de duas formas:

1. Configure uma coluna Contato e peça ao usuário que informe o endereço de e-mail dele com validação por e-mail.
2. Adicione uma coluna do sistema Criado por à planilha e altere a segurança do formulário para exigir que o usuário faça login. 
    

Se você não conceder acesso à planilha para a pessoa que envia o formulário, precisará configurar as permissões de automação como irrestritas. 

Para incluir um ID exclusivo nos e-mails, adicione uma coluna Numeração automática à planilha e inclua-o nos e-mails automatizados.
 

Esse recurso não se limita aos e-mails.

Linhas recém-criadas de formulários podem acionar fluxos de trabalho automatizados para designar automaticamente proprietários a tarefas, mover ou copiar linhas para outras planilhas, iniciar um ciclo de aprovação, gerar automaticamente um documento e muito mais. Consulte: Blocos de ação: especifique qual tipo de automação é acionada.

As fórmulas na planilha subjacente podem preencher dados adicionais na mesma linha que um envio de formulário. Para que a fórmula possa fazer cálculos na linha da planilha, primeiro o formulário precisa ser enviado. 
 
Por exemplo, o formulário indica funcionários a um prêmio. Um dos campos é um contato a ser indicado. Os usuários que enviam o formulário podem não conhecer o gerente da pessoa indicada, mas você precisará dessa informação quando for a hora de escolher um vencedor. 
 
Nesse caso, você poderia ter outra planilha de referência com todos os funcionários listados em uma coluna e os gerentes deles listados em uma segunda coluna. Assim, você poderia usar uma combinação INDEX(MATCH como uma fórmula de coluna para retornar automaticamente o gerente na planilha. 

1. Escolha se os novos envios de formulário são adicionados à parte superior ou inferior da planilha na guia Configurações. Consulte: gerenciar opções de exibição e envio de formulários. 
2. Crie um relatório de linhas usando a planilha de envio de formulário como origem. Você pode trabalhar diretamente no relatório e usar a planilha como repositório de dados.  
   
   No relatório, você pode agrupar os envios de formulário relacionados ou usar o recurso de classificação, garantindo que as novas linhas apareçam automaticamente na ordem de classificação ou no grupamento certo. 

Nenhum acesso aos dados
Ajuste as configurações do formulário: por padrão, o formulário permite que as pessoas enviem cópias a si mesmas em uma resposta. Os usuários podem marcar essa caixa e o e-mail deles para receber uma cópia do que enviaram, além das perguntas do formulário. Como criador do formulário, você pode desativar esse recurso. Consulte: Gerenciar opções de exibição e envio de formulários. 

Acesso somente de visualização a dados específicos
Publique um relatório de linhas: crie um relatório de linhas e limite quais colunas e linhas os usuários podem visualizar.
 
Acesso de editor a dados específicos
Solicitações de atualização: você pode definir um fluxo de trabalho de solicitações de atualização para solicitar alterações em uma linha após o envio inicial do formulário. É uma boa forma de colaborar com pessoas que não devem ter acesso à planilha. 
 
Dynamic View: se você tem uma preocupação de segurança com as linhas ou colunas, configure o Dynamic View. 
 
Relatório de linhas em um WorkApp: você pode incluir relatórios em um WorkApp sem que os colaboradores precisem acessar a planilha subjacente. 
 
Acesso a todos os dados
Compartilhe a planilha de onde os envios de formulário estão sendo coletados ou publique a planilha para usuários que não têm uma conta do Smartsheet.