Compartilhe planilhas, relatórios e painéis de controle

Comece a colaborar com outras pessoas compartilhando um item do Smartsheet (planilha, relatório ou painel) ou confirmando uma solicitação de compartilhamento de alguém da sua equipe.

O melhor método para compartilhamento dependerá do número de itens que deseja compartilhar e com quantas pessoas será feito o compartilhamento:

Para obter um guia visual sobre compartilhamento no Smartsheet, consulte o artigo Infográfico: Tipos de usuário e permissões de compartilhamento explicadas.

Neste artigo

DICA: depois que seus itens forem compartilhados, você poderá aprender algumas práticas recomendadas aqui: mais sobre o que esperar aqui: Trabalhar com várias pessoas em uma planilha ao mesmo tempo.


Visão geral dos níveis de permissão e compartilhamento

Quando você compartilha um item com alguém, essa pessoa precisará fazer login no Smartsheet para acessá-lo. Você controla o nível de acesso de uma pessoa por meio do nível de permissão de compartilhamento escolhido - Visualizador, Editor ou Admin. Você pode interromper o compartilhamento de um item ou alterar o nível de permissão de um colaborador a qualquer momento.

Compartilhar relatórios: você também deve compartilhar planilhas de origem. 

Se você achar que um relatório aparece para você diferente da forma como aparece para alguém com quem o compartilhou (falta informações ou está em branco), talvez você não tenha compartilhado todas as planilhas de origem com essa pessoa. 

Por motivos de segurança, nenhum relatório oferecerá acesso para planilhas que ainda não tiverem sido compartilhadas com um usuário. Por exemplo, você pode compartilhar um relatório que aparece em três planilhas com um usuário que só possui acesso a uma delas. Quando o colaborador abrir o relatório, verá somente as linhas que forem puxadas da única planilha compartilhada com ele. Se nenhuma planilha tiver sido compartilhada com o colaborador, ele verá uma versão em branco do relatório.

DICAS:

  • Se desejar compartilhar um relatório com alguma pessoa que não tem acesso às planilhas de origem, você pode publicar o relatório e compartilhar o link. Para obter mais informações sobre publicação, consulte Publicar uma planilha, relatório ou painel.
  • Você também pode inserir o relatório como um widget em um painel. Para obter mais informações sobre o widget Report, confira o artigo Tipos de widget para painéis do Smartsheet.

Controles de compartilhamento de Admin de sistema e Admin de grupo

Um Admin de sistema pode remover um usuário do compartilhamento de itens pertencentes aos usuários licenciados da conta. Para obter mais informações, consulte o artigo Gerenciando usuários em um plano multiusuários.

Um Admin de grupo pode remover um membro de um grupo para também removê-lo de todos os itens compartilhados com aquele grupo. Para obter mais informações, consulte o artigo Gerencie e use grupos de contato no Smartsheet.


Compartilhar um item do Smartsheet

O compartilhamento com o Proprietário, Admin, e Editor, permite que pessoas compartilhem permissões e possam compartilhar itens do Smartsheet.

NOTA: se o item estiver localizado em uma área de trabalho, você pode compartilhar somente ele ou a área de trabalho inteira. Para obter mais informações, consulte a seção Compartilhando um item a partir de uma área de trabalho deste artigo.

  1. Clique no botão Compartilhar na parte superior da janela

    share-button
    Se você não vê o botão Compartilhar, clique no ícone de seta para baixo, no canto superior direito da janela do Smartsheet.
    show-menu-bar-sharing
    O formulário de compartilhamento será exibido. Se o item não estiver compartilhado com alguma pessoa, você verá as Informações de convite.
    Formulário de compartilhamento de planilha

    Caso a planilha já tenha sido compartilhada com outros colaboradores, você verá por padrão uma lista de Colaboradores existentes. (Você sempre poderá clicar em Informações de convite se as desejar visualizar).
    Janela de compartilhamento

    DICA: todos os colaboradores que fazem parte do compartilhamento podem usar o link seguro da planilha para abri-la diretamente — considere a possibilidade de adicionar o link aos seus favoritos para agilizar o acesso ao item. Ao utilizar o link, você precisará fazer login no Smartsheet (caso já não o tenha feito) para acessar a planilha.

  2. No campo Convidar colaboradores, na parte superior, digite os endereços de e-mail das pessoas ou dos grupos com quem deseja compartilhar a planilha. Separe os endereços de e-mail com uma vírgula ou um ponto-e-vírgula.
  3. Selecione um nível para Permissões. Para uma análise detalhada sobre os recursos disponíveis em cada nível de permissão, confira o artigo Níveis de permissão de compartilhamento.
  4. Clique em Compartilhar.

O item será compartilhado com os colaboradores, que receberão uma notificação, caso você tenha optado por enviá-la. O formulário de Compartilhamento será atualizado para exibir a lista de colaboradores com quem a planilha foi compartilhada, inclusive aqueles que você acabou de adicionar.

DICA: você pode garantir que um colaborador esteja olhando para um item com a mesma visualização e com os filtros aplicados enviando a URL da barra de endereço do navegador. (Saiba mais sobre as visualizações.)

Mais opções de compartilhamento

Se você quiser colaborar ou compartilhar dados sem fazer compartilhamento direto dos seus itens do Smartsheet com pessoas, poderá usar uma das seguintes opções:

  • Publicar—Se você quiser compartilhar itens do Smartsheet com pessoas que não têm contas do Smartsheet, envie-lhes um link de publicação. Os itens publicados do Smartsheet são dinâmicos, portanto, os dados estão sempre atualizados. Consulte Publicar uma planilha, relatório ou painel para obter mais informações sobre publicação.
  • Enviar como anexo—se você quiser compartilhar um arquivo Excel ou PDF estático de um item do Smartsheet, poderá enviá-lo por e-mail como um anexo usando o recurso Enviar como anexo. Você também pode enviar dados de linha específicos para outras pessoas, o que pode ser útil se eles quiserem informações sobre uma tarefa específica ou grupo de linhas em uma planilha grande. Para saber mais, consulte Informações da planilha de compartilhamento no e-mail.
  • Usar um formulário—se você quiser coletar informações das pessoas, use um formulário. Os formulários permitem que as pessoas adicionem novas linhas à sua planilha com base nos envios de formulários sem acesso direto ao compartilhamento. Para obter mais informações, consulte Coletar informações com um formulário.
  • Use Alertas e Ações—Se você precisar compartilhar dados específicos para notificar automaticamente as pessoas sobre alterações em suas planilhas, enviar lembretes para datas de vencimento ou solicitar atualizações ou aprovações automáticas, use Alertas e Ações. Informações sobre alertas e ações podem ser encontradas em nosso artigo de ajuda, Automatizar processos de trabalho com alertas e ações.

Compartilhar um item a partir de uma área de trabalho

Quando uma planilha, um relatório ou um painel de controle existe em uma área de trabalho, ele fica disponível para qualquer pessoa que tenha permissões de compartilhamento naquela área de trabalho. Mesmo quando está em uma área de trabalho, um item pode ser compartilhado em nível de item, para que as pessoas que não tiverem acesso à área de trabalho possam ter acesso ao item.

Você precisa ter permissões de proprietário, admin ou editor para poder compartilhar permissões para o item para poder compartilhá-lo. (Da mesma forma, para compartilhar uma área de trabalho, você precisará ter permissões de Proprietário, Admin ou Editor - pode compartilhar permissões para a área de trabalho.)

Veja como é possível permitir que alguém acesse um item que está localizado dentro de uma área de trabalho:

  1. Clique no ícone Menu no canto superior esquerdo da janela do Smartsheet para abrir o painel esquerdo.
  2. Em Home > áreas de trabalho, clique na área de trabalho onde o item reside.
  3. Clique com o botão direito do mouse sobre o nome do item, depois clique em Compartilhar para abrir o formulário Compartilhamento.
  4. Clique na caixa Convidar colaboradores e digite ou selecione contatos.

    Você verá que a planilha, o relatório ou o painel de controle está em um texto da área de trabalho. Se você tiver permissões para a área de trabalho, você também verá o nome da área de trabalho.

    Formulário de compartilhamento de planilhas; esta planilha está em uma área de trabalho circundada
     
  5. Para compartilhar somente o item, clique em Compartilhar. Para compartilhar a área de trabalho, clique em Compartilhar área de trabalho.

Quando itens e áreas de trabalho forem compartilhados, você veráImagem de compartilhamento de área de trabalho o ícone Compartilhado com a planilha, o relatório ou o painel de controle pela área de trabalho e o Ícone compartilhado somente com a planilhaícone Compartilhado somente com a planilha, o relatório ou o painel de controle próximo aos níveis de permissão na seção Colaboradores do formulário de compartilhamento. Esses ícones podem ajudá-lo a distinguir de que forma o item foi compartilhado com os diversos colaboradores.


Definir uma visualização de compartilhamento padrão

Se você for o proprietário da planilha ou tiver permissões de compartilhamento no nível de administrador, poderá garantir que todos os usuários compartilhados na sua planilha vejam a planilha conforme pretendido, aplicando uma visualização e um filtro padrão. Defina uma exibição padrão, por exemplo, para colaboradores recém inseridos no compartilhamento abrirem uma planilha diretamente na exibição de cartões, com um filtro aplicado para mostrar apenas as tarefas com alta prioridade.

NOTA: você precisará criar um filtro salvo antes de definir um filtro padrão. Para obter mais informações sobre a criação de filtros, consulte o nosso artigo intitulado Usando filtros para mostrar ou ocultar dados de planilha.

Para definir uma exibição padrão na sua planilha:

  1. Clique no botão Compartilhar, na parte superior do item, para exibir a janela de Compartilhamento.
    Janela de compartilhamento
  2. Selecione Colaboradores para exibir a lista de usuários do Smartsheet que, no momento, fazem parte do compartilhamento da planilha.
     
  3. À direita da Exibição padrão, selecione Editar.

    O formulário de exibição padrão será exibido.

    exibição padrão
     
  4. Em Exibição, selecione Visualização em grade, Visualização de Gantt ou Visualização de calendário. Você também pode selecionar um filtro padrão e raias de visualização de cartão, se desejar.

    NOTA: você precisará criar um filtro compartilhado antes de poder definir um filtro padrão. Para obter mais informações sobre a criação de filtros, consulte o nosso artigo intitulado Usando filtros para mostrar ou ocultar dados de planilha.
     
  5. Clique em Salvar.

DICA: você pode garantir que um colaborador esteja olhando para um item com a mesma visualização e com os filtros aplicados enviando o URL da barra de endereço do navegador. (Saiba mais sobre as visualizações.)


Remover um colaborador ou alterar os níveis de permissão

O proprietário e os colaboradores do item com acesso de admin podem remover outras pessoas ou alterar seus níveis de permissão. Quando convidado, o editor também poderá ter essa capacidade, caso lhe tenha sido concedida a permissão para compartilhar o item.

  1. Clique no botão Compartilhar na parte superior da janela

    Se você não vê o botão Compartilhar, clique no ícone de seta para baixo, no canto superior direito da janela do Smartsheet.
    show-menu-bar-sharing

  2. No formulário de compartilhamento, passe o mouse sobre o nome do colaborador que deseja remover ou alterar para destacar a linha e realizar uma das opções a seguir:
    • Alterar permissões: selecione um novo nível de permissão na lista suspensa. Observe que você não poderá conceder a outro colaborador um nível de acesso superior ao seu (por exemplo, alguém com permissões a nível de editor não poderá promover outra pessoa com permissões a nível de editor e lhe conceder acesso a nível de admin).
    • Remover do compartilhamento: clique no X na extremidade direita da linha de nível de permissão.

      A pessoa não terá mais acesso ao item. Se você interromper o compartilhamento com alguma pessoa quando ela estiver visualizando o item, uma mensagem de erro será exibida da próxima vez que ela tentar salvar ou atualizar o item.

      NOTA: se você vir o ícone Imagem de compartilhamento de área de trabalhoCompartilhado pela área de trabalho ao lado do nível de permissão de um colaborador, isso significa que o colaborador tem acesso ao item por meio de uma área de trabalho. Clicar no X removerá as permissões do colaborador da área de trabalho. Para obter mais informações sobre como compartilhar uma área de trabalho, consulte Compartilhamento de áreas de trabalho.

      Na seção Colaboradores, observe Imagem de compartilhamento de área de trabalhoo íconeÍcone de compartilhado somente com a planilhaCompartilhado pela área de trabalho ou o ícone Compartilhado somentecom... próximo aos níveis de permissão. Eles o ajudarão a distinguir de que forma o item foi compartilhado com os diversos colaboradores.

Solicitação de compartilhamento

Em alguns casos, você pode tentar abrir um item e ver uma mensagem "você não conseguiu abrir... porque não está compartilhado com você".



As razões mais comuns para essa mensagem são:

  • Um link de compartilhamento foi encaminhado para você, mas seu endereço de e-mail não está compartilhado no item
  • Você está conectado ao Smartsheet com um endereço de e-mail diferente daquele para o qual o e-mail foi enviado
  • O proprietário do item ou outro colaborador removeu você do compartilhamento
  • O item foi excluído desde então

Se desejar acessar uma planilha, um relatório, um painel de controle ou uma área de trabalho que não esteja compartilhada com o seu endereço de e-mail, clique no botão Solicitar acesso ao proprietário, na mensagem. Isso enviará um e-mail ao proprietário do item ou da área de trabalho com um link de confirmação em que ele poderá clicar para selecionar um nível de permissão de compartilhamento para o seu endereço de e-mail. Quando o proprietário do item ou da área de trabalho tiver concluído esse processo, você poderá acessar o item (seja por meio do link recebido, seja pela planilha localizada diretamente no Smartsheet).

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