Visão geral: compartilhar planilhas e relatórios

Adicione colaboradores a uma planilha ou a um relatório. Os colaboradores com quem você compartilha o arquivo podem ou não fazer parte da organização. Você pode compartilhar itens do Smartsheet com usuários que não têm uma conta do Smartsheet. No entanto, sem uma conta, talvez eles não tenham acesso a todos os recursos do Smartsheet. 

Dicas para compartilhar itens do Smartsheet

• Quer compartilhar itens individuais, um por vez, com algumas pessoas? Siga as instruções de compartilhamento neste artigo. 
• Quer compartilhar um ou mais itens com um grupo de pessoas? Use uma área de trabalho e compartilhe essa área com os colegas.
• Quer compartilhar um painel? Confira o artigo Compartilhar um painel. 

Níveis de permissão e compartilhamento

Quando você compartilha um item com uma pessoa, ela precisa fazer login no Smartsheet para acessá-lo. As ações que ela pode executar no arquivo dependem das permissões que você concedeu. Você pode adicionar colaboradores nas seguintes funções:

• Administrador
• Editor - pode compartilhar
• Editor - não pode compartilhar
• Comentarista
• Visualizador

Você pode parar o compartilhamento de um item ou alterar o nível de permissões de um colaborador a qualquer momento.

Para compartilhar uma planilha ou um relatório

1. Abra o formulário Compartilhamento de planilha ou Compartilhamento de relatório. Você pode fazer isso de duas maneiras:
   • Na barra de menus, selecione Arquivo > Menu.
   • Na parte superior direita da tela, selecione Compartilhar.
2. Na seção Convidar colaboradores do formulário Compartilhamento, digite o endereço de e-mail do usuário ou do grupo. 
   • Se quiser usar o formulário Selecionar contatos, selecione .
3. Depois de selecionar os colaboradores, selecione Compartilhar relatório.

Ao compartilhar relatórios, compartilhe as planilhas de origem 

Se você identificar que um relatório aparece diferente para você e para a pessoa com quem o compartilhou (se houver informações faltando ou em branco), é possível que você não tenha compartilhado todas as planilhas de origem com essa pessoa.

Para fins de segurança, o compartilhamento de relatório não concede acesso automático a planilhas não compartilhadas. Por exemplo, é possível compartilhar um relatório que se baseia em três planilhas com um colaborador que tem acesso somente a uma delas. Ao abrir o relatório, o colaborador verá somente as linhas que foram puxadas da planilha que foi compartilhada com ele. Se nenhuma planilha for compartilhada com o colaborador, ele verá uma versão em branco do relatório.

Quer compartilhar um relatório com uma pessoa sem acesso às planilhas de origem?

Você pode fazer o seguinte:

• Publicar o relatório e compartilhar o link
• Inserir o relatório como widget em um painel

Quem pode controlar o acesso de compartilhamento de usuários

Há dois tipos de usuários que podem remover o acesso de um usuário a itens do Smartsheet compartilhados com ele: 

• No Centro de administração, os administradores de sistema podem impedir que um usuário compartilhe itens que pertencem a usuários licenciados da conta. 
• Os administradores de grupo podem remover um membro do grupo e de todos os itens que estão compartilhados com esse grupo.