Compartilhar planilhas, relatórios e painéis

Comece a colaborar com as outras pessoas compartilhando um item do Smartsheet (planilha, relatório ou painel) ou confirmando uma solicitação de compartilhamento de alguém da sua equipe.

O melhor método a ser usado para compartilhar dependerá do número de itens que você deseja compartilhar e do número de pessoas com quem deseja compartilhar:

Para um guia visual sobre o compartilhamento no Smartsheet, confira o Infográfico: Explicação sobre tipos de usuário e permissões de compartilhamento.

Neste artigo

Depois que seus itens forem compartilhados, você poderá aprender algumas práticas recomendadas aqui: mais sobre o que esperar aqui:Trabalhar com várias pessoas em uma planilha ao mesmo tempo.


Visão geral dos níveis de permissão e compartilhamento

Quando você compartilha um item com alguém, essa pessoa precisa fazer login no Smartsheet para acessá-lo. Você controlará o nível de acesso que uma pessoa tem por meio do nível de permissão de compartilhamento escolhido para ela - Visualizador, Editor ou Admin. Você poderá deixar de compartilhar um item ou alterar o nível de permissões de um colaborador a qualquer momento.

Compartilhar relatórios: Você também deve compartilhar as planilhas de origem

Se você identificar que a aparência de um relatório é diferente para você e alguém com quem você o compartilhou - se houver informações ausentes ou em branco, por exemplo - talvez você não tenha compartilhado todas as planilhas de origem com essa pessoa.

Por motivos de segurança, nenhum relatório oferecerá acesso a planilhas que ainda não tenham sido compartilhadas com o usuário em questão. Por exemplo, você poderá compartilhar um relatório que se baseia em três planilhas com um usuário que só possui acesso a uma delas. Quando o colaborador abrir o relatório, verá somente as linhas puxadas da planilha que está compartilhada com ele. Se nenhuma planilha houver sido compartilhada com o colaborador, ele verá uma versão em branco do relatório.

  • Se você quiser compartilhar um relatório com alguém que não tem acesso às planilhas de origem, você poderá publicar o relatório e compartilhar o link. Para obter mais informações sobre publicação, confira Publicar uma planilha, um relatório ou um painel.
  • Você também poderá inserir o relatório como um widget em um painel. Para obter mais informações sobre o widget de Relatórios, confira o artigo Tipos de widget para painéis do Smartsheet.

Controles de compartilhamento do administrador de sistema e do administrador de grupo

Um administrador de sistema poderá remover um usuário do compartilhamento de itens pertencentes a usuários licenciados da conta. Para obter mais informações, confira Gerenciar usuários em um plano multiusuário.

Um administrador de grupo poderá remover um membro de um grupo para também removê-lo de todos os itens compartilhados com esse grupo. Para obter mais informações, confira Gerenciar e usar grupos de contatos do Smartsheet.


Compartilhar um item do Smartsheet

As pessoas com quem o item foi compartilhado com permissões de Proprietário, Admin, e Administrador e Editor - Pode Compartilhar têm a capacidade de compartilhar os itens do Smartsheet.

Se o item estiver localizado em uma área de trabalho, você poderá compartilhá-lo individualmente ou compartilhar a área de trabalho inteira. Para obter mais informações, consulte a seção Compartilhando um item a partir de uma área de trabalho, mais adiante neste artigo.

  1. Clique no botão Compartilhar, na parte superior do item.

    botão compartilhar
    
 Se você não vir o botão Compartilhar, clique no ícone de seta para baixo, no canto superior direito da janela do Smartsheet.
    mostrar barra de menu de compartilhamento
    
 O formulário de compartilhamento será exibido.Se o item não houver sido compartilhado com ninguém, você verá os Detalhes de convite.
    Formulário de compartilhamento de planilha

    
 Se houver outras pessoas que fazem parte do compartilhamento, será exibida por padrão uma lista de Colaboradores existentes. (Você pode clicar em Detalhes do convite, caso deseje visualizar essas informações.)
    Janela de compartilhamento

    DICA: Todos os colaboradores com quem a planilha houver sido compartilhada poderão utilizar o link de planilha seguro para abri-la diretamente - considere a possibilidade de adicionar o link aos seus favoritos para ter acesso rápido ao item. Ao utilizar o link, será solicitado que você faça login no Smartsheet (caso já não o tenha feito) para acessar a planilha.

  2. Na caixa de seleção Convidar colaboradores, na parte superior, digite os endereços de e-mail dos indivíduos ou grupos com quem deseja compartilhar o item. Separe os endereços de e-mail com uma vírgula ou um ponto-e-vírgula.
  3. Selecione um nível de Permissões.Para uma análise detalhada dos recursos disponíveis em cada nível de permissão, confira o artigo Níveis de permissão de compartilhamento.
  4. Clique em Compartilhar.

O item será compartilhado com os colaboradores e eles receberão uma notificação, caso você opte por enviar uma. O formulário de Compartilhamento será atualizado para exibir a lista de Colaboradores com que o item foi compartilhado, inclusive aqueles que você acabou de adicionar.

Você poderá garantir que um colaborador esteja visualizando um item com a mesma exibição e os mesmos filtros aplicados enviando para ele a URL obtida na barra de endereços do seu navegador. (Saiba mais sobre exibições.)

Mais opções de compartilhamento

Se você quiser colaborar ou compartilhar dados sem compartilhar seus itens do Smartsheet diretamente com as pessoas, você poderá usar uma das seguintes opções:

  • Publicar: Se você quiser compartilhar itens do Smartsheet com pessoas que não têm contas no Smartsheet, poderá enviar a elas um link de publicação. Os itens publicados do Smartsheet são dinâmicos, portanto os dados estão sempre atualizados. Confira Publicar uma planilha, um relatório ou um painel para obter mais informações sobre publicação.
  • Enviar como anexo: Se você quiser compartilhar um arquivo estático do Excel ou PDF de um item do Smartsheet, é possível enviá-lo por e-mail como anexo usando o recurso Enviar como anexo. Você também pode enviar por e-mail dados de linha específicos para outras pessoas, o que pode ser útil se elas quiserem informações sobre uma tarefa ou um grupo de linhas específico em uma planilha grande. Para saber mais, confira Compartilhar informações da planilha por e-mail.
  • Usar um formulário:Se você quiser coletar informações de pessoas, use um formulário. Os formulários permitem que as pessoas adicionem novas linhas à sua planilha com base nos envios de formulários, sem acesso direto ao compartilhamento do item. Para obter mais informações, confira Coletar informações por meio de um formulário.
  • Usar fluxos de trabalho automatizados: Se você precisar compartilhar dados específicos para notificar automaticamente as pessoas sobre alterações em suas planilhas, enviar lembretes de datas vencidas ou solicitar atualizações ou aprovações automáticas, use fluxos de trabalho automatizados. Informações sobre os fluxos de trabalho automatizados podem ser encontradas em Poupe tempo e trabalhe mais rápido com os fluxos de trabalho automatizados.

Compartilhar um item a partir de uma área de trabalho

Quando uma planilha, um relatório ou um painel está inserido(a) em uma área de trabalho, ele(a) fica disponível para qualquer indivíduo que possua permissões de compartilhamento sobre aquela área de trabalho. Mesmo quando está inserido em uma área de trabalho, o item pode ser compartilhado individualmente, permitindo que indivíduos que não possuam acesso à área de trabalho em questão possam acessar a planilha normalmente.

Você deve ter permissões de compartilhamento de Proprietário, Admin ou Editor - pode compartilhar sobre o item para poder compartilhá-lo. (Da mesma forma, para compartilhar uma área de trabalho, será necessário ter permissões de compartilhamento de Proprietário, Admin ou Editor - pode compartilhar sobre a área de trabalho.)

Veja como é possível conceder a alguém acesso a um item localizado dentro de uma área de trabalho:

  1. Clique no ícone Menu, no canto superior esquerdo da janela do Smartsheet, para abrir o painel à esquerda.
  2. Em Início > Áreas de trabalho, clique na área de trabalho que contém o item desejado.
  3. Clique com o botão direito do mouse sobre o nome do item e selecione Compartilhar para abrir o formulário de Compartilhamento.
  4. Clique na caixa de seleção Convidar colaboradores e digite ou selecione os contatos desejados.

    
 Você verá o texto Esta planilha, relatório ou painel está em uma área de trabalho. Se você tiver permissões para a área de trabalho em questão, você também verá o nome da área de trabalho.

    Formulário de compartilhamento de planilhas, essa planilha está em uma área de trabalho circulada
     
  5. Para compartilhar apenas o item, clique em Compartilhar. Para compartilhar a área de trabalho, clique em Compartilhar área de trabalho.

Quando itens e áreas de trabalho forem compartilhados, você verá o ícone imagem de compartilhamento da área de trabalhoPlanilha, Relatório ou Painel compartilhado com o usuário por meio da área de trabalho e o ícone Somente a Planilha foi compartilhada Somente a Planilha, o Relatório ou o Painel foi compartilhado(a) próximo aos níveis de permissão na seção Colaboradores do formulário de compartilhamento. Esses ícones podem ajudar a distinguir como o item foi compartilhado com os diversos colaboradores.


Definir uma exibição de compartilhamento padrão

Se você é o proprietário da planilha ou tem permissões de compartilhamento no nível de administrador, poderá garantir que qualquer pessoa com que a planilha está compartilhada enxergue a planilha conforme pretendido, aplicando uma exibição e um filtro padrão. Defina uma exibição padrão, por exemplo, para que os colaboradores com quem a planilha foi recém-compartilhada possam abri-la diretamente na Exibição de cartões com um filtro aplicado para mostrar apenas as tarefas de alta prioridade.

Será necessário criar um filtro salvo antes de definir um filtro padrão.Para obter mais informações sobre a criação de filtros, consulte nosso artigo sobre Como usar filtros para mostrar ou ocultar dados da planilha.

Para definir uma exibição padrão na sua planilha:

  1. Clique no botão Compartilhar, na parte superior do item, para exibir a janela de compartilhamento.
    Janela de compartilhamento
  2. Selecione Colaboradores para exibir a lista de usuários atuais do Smartsheet com quem a planilha está compartilhada.
     
  3. À direita da Exibição padrão, selecione Editar.

    
 O formulário de Exibição padrão será exibido.

    exibição padrão
     
  4. Em Exibir, selecione Exibição em grade, Exibição de cartões, Exibição de Gantt ou Exibição em calendário. Você também poderá selecionar um filtro padrão e raias específicas da Exibição de cartões, se desejar.

    
 NOTA: Será necessário criar um filtro compartilhado antes de definir um filtro padrão.Para obter mais informações sobre a criação de filtros, consulte nosso artigo sobre Como usar filtros para mostrar ou ocultar dados da planilha.
     
  5. Clique em Salvar.

Você poderá garantir que um colaborador esteja visualizando um item com a mesma exibição e os mesmos filtros aplicados enviando para ele a URL obtida na barra de endereços do seu navegador. (Saiba mais sobre exibições.)


Remover um colaborador ou alterar os níveis de permissão

O proprietário e os colaboradores do item com acesso de Admin podem remover outras pessoas ou alterar seus níveis de permissão. Os Editores também poderão ter esta capacidade caso lhes tenha sido concedida permissão para compartilhar o item ao receberem o convite.

  1. Clique no botão Compartilhar, na parte superior do item.

    
 Se você não vir o botão Compartilhar, clique no ícone de seta para baixo, no canto superior direito da janela do Smartsheet.
    mostrar barra de menu de compartilhamento

  2. No formulário de compartilhamento, passe o mouse sobre o nome da pessoa que deseja remover ou alterar para destacar a linha e execute uma das seguintes ações: 

    • Alterar permissões: Selecione um novo nível de permissão na lista suspensa. Observe que você não poderá conceder a outro colaborador um nível de acesso mais alto do que o seu próprio (ou seja, alguém com permissões de editor não poderá promover outra pessoa com permissões de editor concedendo-lhe acesso de administrador).
    • Remover do compartilhamento: Clique no X, na extremidade direita da linha de nível de permissões.

      
 A pessoa não terá mais acesso ao item. Se você deixar de compartilhar um item com alguém no momento em que ele(a) estiver visualizando o item, será exibida uma mensagem de erro na próxima tentativa de salvamento ou atualização.

      
 NOTA:  Se você vir o ícone Imagem de compartilhamento da área de trabalhoCompartilhado via área de trabalho ao lado do nível de permissões de um colaborador, isso significa que o colaborador tem acesso ao item por meio de uma área de trabalho. Clicar no X removerá as permissões do colaborador sobre a área de trabalho. Para obter mais informações sobre como compartilhar uma área de trabalho, confira Compartilhamento de áreas de trabalho.

      
 Na seção Colaboradores, observe o ícone Imagem de compartilhamento da área de trabalho Compartilhado via área de trabalho ou o ícone  Somente a planilha compartilhada com o usuário Somente ... compartilhado próximo aos níveis de permissões. Eles ajudarão você a distinguir como o item foi compartilhado com os diversos colaboradores.

Solicitar acesso ao proprietário

Em alguns casos, você poderá tentar abrir um item e verá uma mensagem semelhante à seguinte: “O item não está disponível no momento - talvez ele tenha sido excluído ou você não tenha mais as permissões para acessá-lo.”

Item não disponível no momento...



As razões mais comuns que geram essa mensagem são:

  • Um link de compartilhamento foi encaminhado para você, mas seu endereço de e-mail não faz parte do compartilhamento do item
  • Você está conectado ao Smartsheet com um endereço de e-mail diferente daquele ao qual o e-mail foi enviado
  • O proprietário do item ou outro colaborador removeu você do compartilhamento
  • O item foi excluído desde então

Se desejar acessar uma planilha, um relatório, um painel ou uma área de trabalho que não esteja compartilhado(a) com o seu endereço de e-mail, clique no botão Solicitar acesso ao proprietário na mensagem. Isso enviará um e-mail ao proprietário do item ou da área de trabalho, com um link de confirmação em que ele poderá clicar para selecionar um nível de permissão de compartilhamento para o seu endereço de e-mail. Depois que o proprietário do item ou da área de trabalho concluir esse processo, você poderá acessar o item (use o link que recebeu ou encontre a planilha diretamente no Smartsheet).

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