Relatórios

Os relatórios do Smartsheet permitem que você trabalhe facilmente com dados de várias planilhas em tempo real em uma única visualização. Você pode consolidar tarefas e marcos principais em uma única visão geral para compartilhar com as partes interessadas ou criar várias visualizações personalizadas diferentes em várias iniciativas. 

Os relatórios são bidirecionais, portanto, as informações atualizadas em um relatório serão atualizadas automaticamente nas planilhas subjacentes e vice-versa. Você pode criar um relatório de linha a partir de linhas e colunas em uma planilha, ou um relatório de resumo de planilha a partir dos campos de resumo de planilha em uma planilha.

O agrupamento e o resumo em relatórios fornecem agregação e cálculo de dados de várias planilhas com rapidez e facilidade.

Os relatórios podem ser facilmente compartilhados com qualquer pessoa que também esteja no compartilhamento das planilhas subjacentes que conduzem o relatório. Para um controle mais granular, você pode publicar seu relatório ou exibi-lo em um painel, garantindo que seu público veja apenas as informações de alto nível que você deseja, sem precisar compartilhar os dados subjacentes.

Relatório de dados de várias planilhas

Com um relatório, você pode compilar informações de várias planilhas e mostrar apenas os itens que atendem aos critérios especificados.

Existem dois tipos de relatórios disponíveis - Relatórios de Linha e Relatórios de Resumo de Planilha:

  • Com os Relatórios de Linha você pode agregar informações de linha provenientes de várias planilhas. Por exemplo, você pode criar um relatório para ver todas as tarefas incompletas em várias planilhas que estão atribuídas a você e rotuladas como de alta prioridade.
  • Com os Relatórios de Resumo de Planilha você pode exibir dados resumidos de várias planilhas. Os relatórios de resumo de planilha são uma excelente maneira de obter uma visão geral de alto nível sobre vários projetos ou destacar métricas no âmbito do portfólio em um painel. Confira Criar uma exibição de portfólio com um relatório de resumo de planilha para obter mais informações sobre a criação de um relatório de resumo da planilha.

Da mesma maneira que as planilhas, os relatórios também podem ser enviados, compartilhados e publicados. Você também pode editar, agrupar, resumir e classificar os dados de um relatório. Observe que um relatório é diferente de uma planilha porque nenhuma informação é armazenada nele (em vez disso, ele exibe informações armazenadas nas planilhas). Devido a essa diferença, os relatórios não são contabilizados no limite de planilhas da sua conta.

 

Siga as instruções passo a passo para criar um relatório.

Crie um Relatório de Linha com o Gerador de Relatório

Se você estiver criando um relatório de resumo de planilha, confira Criar uma exibição de portfólio com um relatório de resumo de planilha.

Etapa 1 Criar o Relatório

Você criará seu relatório no Gerador de relatório. Veja como começar:

  1. Selecione o ícone de Menu (canto superior esquerdo da janela do Smartsheet) > Início.
  2. Selecione o ícone da Central de Soluções (mais).
  3. No painel à esquerda, selecione Criar e escolha o bloco Relatório.
  4. Digite um nome para o relatório, selecione Relatório de Linha e clique em OK.
    Dê um nome ao relatório
    Seu novo relatório é criado na pasta Planilhas.

Etapa 2 Configurar o Relatório

Crie o relatório usando as guias da barra de ferramentas superior.

Configurar Relatório
 

Na barra de ferramentas, você pode configurar o seguinte:

  • Planilhas de origem
  • Colunas para exibir
  • Critérios do filtro
  • Grupo
  • Resumir
  • Classificação

 

Classifique os resultados do relatório com o Gerador de Relatório

A guia final da barra de ferramentas de configuração superior é a guia Classificar, onde você pode definir até três campos pelos quais classificar os resultados do relatório. Em Classificar por, selecione o campo pelo qual deseja classificar o relatório e, em seguida, escolha se deseja que os resultados sejam classificados em ordem crescente ou decrescente.

Classificar resultados do relatório

Selecione Classificar por outra coluna para adicionar até três critérios de classificação. Para obter informações sobre como os diferentes tipos de dados são classificados, confira Classificar as linhas para organizar seus dados.

Os campos usados ​​na guia Agrupar não podem ser usados ​​na guia Classificar. Em vez disso, você pode especificar em que ordem os grupos aparecem e como os grupos são classificados, na guia Agrupar. Para obter mais informações, confira Configurar o agrupamento para organizar os resultados no Gerador de Relatório.

Tenha em mente o seguinte comportamento de classificação da Lista suspensa:

A classificação da lista suspensa se comporta de maneira diferente em relatórios e planilhas. Quando você classifica um relatório, os itens são classificados em ordem crescente ou decrescente. Ao contrário das planilhas, se você classificar com base em uma coluna do tipo Lista suspensa na planilha de origem, os itens não serão classificados com base nos valores suspensos predeterminados nas propriedades da coluna da planilha de origem.

Um relatório pode ser extraído de várias planilhas e consolidará todas as colunas que tenham o mesmo nome e tipo. Se as colunas de lista suspensa tiverem valores diferentes nas planilhas (por exemplo: a, b, c, d em uma planilha e 1,2,3,4 em outra), o relatório não será capaz de determinar qual classificação usar na coluna consolidada, portanto, classificará os valores como se estivessem em uma coluna de Texto/número.

Configurar o Agrupamento para organizar os resultados no Gerador de Relatório

Com o Agrupamento, você pode combinar valores semelhantes em grupos, para que as linhas possam ser organizadas em categorias ou classificações lógicas. Você pode adicionar até três grupos por relatório. No exemplo abaixo, as linhas são agrupadas pelo sinalizador Urgente e, em seguida, pelo campo Status:

Configurar Agrupamento

Selecione a guia Grupo para abrir as configurações de agrupamento e escolha os campos pelos quais deseja agrupar:

Guia Grupo

Para cada campo, controle se deseja que os grupos sejam classificados em ordem crescente ou decrescente. Use os ícones Recolher ou Expandir grupos para controlar o estado padrão dos grupos quando o relatório for carregado ou atualizado. Você pode expandir ou recolher grupos específicos selecionando a seta ao lado de um rótulo de agrupamento. Para expandir ou recolher todas as linhas, clique com o botão direito na coluna principal para selecionar Expandir tudo ou Recolher tudo.

Recolher ou Expandir

NOTAS:

  • Se o relatório tiver mais de 2.500 linhas, o agrupamento será automaticamente recolhido. Para poder expandir os grupos, verifique se o relatório tem menos de 2.500 linhas que atendem aos critérios do relatório.
  • Quando as linhas forem agrupadas, a coluna principal será automaticamente colocada na posição mais à esquerda.
  • Se você imprimir ou exportar o relatório, apenas as linhas de base serão capturadas.

Apenas as linhas de base ficarão visíveis em um painel se o relatório for incorporado por meio de um Widget de Gráfico ou um Widget de Relatório. Se quiser ver as linhas de resumo do agrupamento no painel, publique o relatório e incorpore-o usando o Widget de Conteúdo da Web. Confira Tipos de Widget para painéis do Smartsheet para obter mais informações.

Resumir o conteúdo para extrair informações importantes com o Gerador de Relatório

Com os resumos, você pode extrair rapidamente informações importantes do relatório com apenas alguns cliques, usando funções para calcular totais para o relatório todo e para cada agrupamento. No exemplo abaixo, vemos uma Contagem de IDs de Linha ou o total de solicitações, uma Contagem de Solicitações Urgentes e uma Soma de Horas Gastas trabalhando nas solicitações:

Calcular Resumos

Selecione a guia Resumir para abrir as configurações de Resumo e escolha os campos que deseja resumir. Assim que um campo for escolhido, escolha como gostaria de resumi-lo usando o menu suspenso à direita.

Guia Resumir

As opções de resumo de cada campo variam com base no tipo da coluna.

  • Símbolo: Contagem
  • Texto/número: Soma, contagem, média, mínimo, máximo
  • Data: Primeiro, Último, Contagem
  • Lista suspensa (Selecionar uma opção): Soma, contagem, média, mínimo, máximo
  • Contato: Contagem
  • Caixa de seleção: Contagem
  • Autonumeração/Sistema: Contagem