Alertas e lembretes

Alertas e lembretes automatizados garantem que as pessoas certas recebam as informações certas, no momento certo.

  • Os alertas são acionados de forma reativa em resposta a alterações em sua planilha e notificam as partes interessadas sobre atualizações em informações críticas.

  • Os lembretes são acionados de forma proativa por uma data ou hora específica e mantêm os proprietários das tarefas informados sobre os principais prazos.

Tanto os alertas quanto os lembretes podem ser configurados individualmente ou em conjunto, como parte de um fluxo de trabalho maior com várias condições. Eles também podem ser enviados a vários destinatários de forma recorrente, mesmo que a sua planilha não tenha sido compartilhada com o destinatário.

Crie um fluxo de trabalho automatizado baseado no tempo

No bloco de acionamento de um fluxo de trabalho automatizado, você pode disparar ações antes, após ou em uma data específica especificando um campo de data (a partir de uma coluna de data da sua planilha) ou selecionando uma data manualmente.

Acionador de data

NOTAS:

  • Quando você seleciona uma data manualmente, o fluxo de trabalho é acionado ao mesmo tempo para todas as linhas da planilha que atendam às condições definidas. (Por exemplo, você pode usar um alerta para lembrá-lo de executar uma ação para todas as linhas que não tiverem um Responsável até uma data-limite específica.)
  • Quando você seleciona um campo de data para o fluxo de trabalho, a planilha verifica diariamente as linhas que devem ser incluídas no fluxo de trabalho daquele dia. Se nenhuma linha corresponder à data e hora daquele dia, nem atender às condições do fluxo de trabalho, este não será executado para nenhuma linha. Linhas que não possuem uma data jamais serão incluídas em um fluxo de trabalho baseado em campos de data.
  • Você também pode refinar a hora do dia em que seu fluxo de trabalho será acionado. Por padrão, é o início da próxima hora a partir da qual você começa a editar o fluxo de trabalho.
  • O fuso horário do acionador é sempre o mesmo que o fuso horário do proprietário da planilha.

Acionar automações em lote frequentes e com base em alterações

No menu suspenso Executar fluxo de trabalho do bloco de acionamento do seu fluxo de trabalho automatizado, você pode ajustar se um fluxo de trabalho baseado em alterações deve ser executado imediatamente ou agrupar as alterações e gerar alertas e/ou solicitações com frequência horária, diária ou semanal, conforme as alterações ocorridas naquele prazo determinado.

executar menu suspenso de fluxo de trabalho

Lembre-se do seguinte ao definir o comportamento de execução do seu fluxo de trabalho:

  • Os fluxos de trabalho configurados para execução diária avaliarão as alterações feitas na planilha e as aplicarão entre 00h00 e 23h59, considerando o fuso horário do Proprietário da planilha, e as mensagens serão entregues entre 00h00 e 04h00 do dia seguinte.
  • Os fluxos de trabalho semanais serão executados entre 00h00 da primeira sexta-feira e 23h59 da quinta-feira seguinte, e as mensagens serão entregues entre 00h00 e 04h00 da segunda sexta-feira.
    Por exemplo: um alerta semanal que foi criado na quarta-feira, dia 1º, seria disparado pela primeira vez na sexta-feira, dia 3. Ele conteria as alterações ocorridas desde o momento em que o fluxo de trabalho foi criado, no dia 1º, até às 23h59 da quinta-feira, dia 2. O alerta da semana seguinte seria enviado no dia 10 e incluiria as alterações desde sexta-feira, dia 3, até a quinta-feira, dia 9.
  • Se quando a planilha for salva, várias linhas forem alteradas no período da frequência selecionada, o fluxo de trabalho será executado para todas as linhas que atendam aos critérios de acionamento. Os destinatários dessa automação receberão uma única notificação com até 100 linhas em formato de grade.
  • Se forem usados espaços reservados nas mensagens personalizadas da sua automação, alertas específicos serão gerados para cada mensagem personalizada exclusiva. Os espaços reservados não podem ser usados quando a configuração Executar fluxo de trabalho:estiver definida como Uma vez por hora, Uma vez por dia ou Uma vez por semana.Confira Adicionar dados de célula dinamicamente ao Assunto e ao Corpo das Mensagens de Solicitação para obter mais informações sobre espaços reservados em mensagens.
  • As ações a seguir não podem ser usadas com o Fluxo de trabalho de execução: definido como Uma vez por hora, Uma vez por dia ou Uma vez por semana, Registrar uma data, Mover linhas, Copiar linhas, Bloquear linhas, Desbloquear linhas e Solicitações de aprovação que contêm ações subsequentes.

Garanta a execução contínua do projeto com a automação recorrente

Você poderá agendar um fluxo de trabalho recorrente para garantir que ele seja executado nas linhas que atendem às suas condições, periodicamente. Por exemplo, solicite atualizações diárias sobre tarefas atrasadas de membros da equipe designados.

Para criar um fluxo de trabalho automatizado recorrente na sua planilha:

  1. Clique em Automação no menu e crie um novo fluxo de trabalho ou edite um fluxo de trabalho existente. (Confira Poupar tempo e trabalhar mais rápido com fluxos de trabalho automatizados para obter mais informações sobre como criar e editar fluxos de trabalho.)
  2. No bloco de acionamento do seu fluxo de trabalho, selecione Quando uma data for atingida.
  3. Clique em Executar uma vez > Personalizado.

    botão personalizado de recorrência
     
  4. No formulário personalizado de recorrência, selecione a cadência desejada (diariamente, semanalmente, mensalmente ou anualmente) para disparar seus fluxos de trabalho.

    DICA:Você também pode encerrar seu fluxo de trabalho após uma determinada data ou uma quantidade específica de execuções.

    Recorrência
  5. Clique em Concluído.

 

Pronto! Agora, seu fluxo de trabalho será executado conforme a recorrência que você especificou. Para controlar quais linhas seu fluxo de trabalho incluirá ao ser executado, consulte os Blocos de condição: Artigo da Central de Ajuda - Filtrar o que seus fluxos de trabalho automatizados enviam.