Alertas e lembretes

No bloco de acionamento de um fluxo de trabalho automatizado, você pode disparar ações antes, depois ou em uma data específica, indicando um campo de data (de uma coluna de data da sua planilha) ou selecionando uma data manualmente.

NOTAS:

• Quando você seleciona uma data manualmente, o fluxo de trabalho é disparado ao mesmo tempo para todas as linhas da planilha que atendem às condições definidas. (Por exemplo, você pode usar um alerta para lembrá-lo de agir em todas as linhas que não têm um responsável até uma data específica.)
• Quando você seleciona um campo de data para o fluxo de trabalho, a planilha verifica diariamente as linhas que devem ser incluídas no fluxo de trabalho daquele dia. Se nenhuma linha corresponder à data e hora do dia ou atender às condições do fluxo de trabalho, o fluxo de trabalho não será executado para nenhuma linha. As linhas que não têm uma data jamais serão incluídas em um fluxo de trabalho baseado em campo de data.
• Você também pode refinar a hora do dia em que seu fluxo de trabalho será disparado. Por padrão, é o início da próxima hora a partir do momento em que você começa a editar o fluxo de trabalho.
• O fuso horário do acionador é sempre igual ao fuso horário do Proprietário da planilha.

Você pode configurar a frequência dos fluxos de trabalho baseados em alterações como de hora em hora, diariamente ou semanalmente.

Antes de começar

Aqui estão algumas coisas que você pode querer saber antes de configurar a frequência do seu fluxo de trabalho:

Existem algumas tarefas que você não pode fazer com fluxos de trabalho de hora em hora, diariamente ou semanalmente

Se o seu fluxo de trabalho estiver definido como De hora em hora, Diariamente ou Semanalmente, você não poderá usar nenhum destes tipos de ação:

• Limpar valor de célula
• Atribuir pessoas
• Registrar uma data
• Mover linhas
• Copiar linhas
• Bloquear linhas
• Desbloquear linhas
• Solicitar uma aprovação

Se você tiver algum desses tipos de ação em seu fluxo de trabalho, defina-o como De hora em hora, Diariamente ou Semanalmente e salve-o. O aplicativo solicitará que você execute uma destas tarefas:

• Salve o fluxo de trabalho com a configuração Quando acionado ou
• Retorne à edição do fluxo de trabalho.

Além disso, você não poderá usar espaços reservados para fluxos de trabalho executados de hora em hora, diariamente ou semanalmente.

Processando em lote os fluxos de trabalho para notificações e solicitações de atualização e de aprovação

Você só pode processar fluxos de trabalho em lote para executar de hora em hora, diariamente ou semanalmente para ações do tipo notificações e Solicitações de atualização e de aprovação sem as ações Se aprovado ou Se recusado.

Os fluxos de trabalho serão executados para cada linha que atenda aos critérios do acionador

Esse comportamento do aplicativo é acionado quando você ou outros colaboradores da planilha salvam alterações em várias linhas da planilha dentro do prazo da frequência do fluxo de trabalho.

Todos os usuários inscritos no fluxo de trabalho receberão apenas uma notificação com até 100 linhas em formato de grade.

Quando os fluxos de trabalho são executados?

Os agendamentos de fluxos de trabalho e mensagens de alerta dependem da frequência do fluxo de trabalho configurada:

Aqui está um exemplo de como funciona um fluxo de trabalho semanal: Você criou um fluxo de trabalho semanal em 16 de março de 2022 (quarta-feira). Ele será executado e avaliará as alterações de planilha de 18 de março de 2022 (sexta-feira) a 24 de março de 2022 (quinta-feira). Após passar pelas alterações da planilha, ele entregará a mensagem de alerta sobre as alterações da planilha no dia 25 de março de 2022 (sexta-feira).

Para configurar a frequência do seu fluxo de trabalho

1. No bloco Gatilho, verifique se o campo Gatilho está definido como alguma das seguintes opções:
   • Quando linhas são adicionadas ou alteradas
   • Quando linhas são adicionadas
   • Quando linhas são alteradas

Você não verá as opções De hora em hora, Diariamente e Semanalmente se o Bloco de Gatilho estiver definido como Quando uma data for alcançada.

2. Selecione qualquer uma destas opções para Executar fluxo de trabalho:
   • De hora em hora
   • Diariamente
   • Semanalmente

Defina seu acionador, que será acionado uma hora antes de a ação ocorrer. Isso garantirá que problemas técnicos não impeçam a ação de ocorrer a tempo.

Você poderá agendar um fluxo de trabalho recorrente para garantir que ele seja executado nas linhas que atendem às suas condições, periodicamente. Por exemplo, solicite atualizações diárias sobre tarefas atrasadas de membros da equipe designados.

Para criar um fluxo de trabalho automatizado recorrente na sua planilha:

1. Clique em Automação no menu e crie um novo fluxo de trabalho ou edite um fluxo de trabalho existente. (Confira Poupar tempo e trabalhar mais rápido com fluxos de trabalho automatizados para obter mais informações sobre como criar e editar fluxos de trabalho.)
2. No bloco de acionamento do seu fluxo de trabalho, selecione Quando uma data for atingida.
3. Clique em Executar uma vez > Personalizado.
   
   
    
4. No formulário de personalização de recorrência, selecione a frequência desejada (diariamente, semanalmente, mensalmente ou anualmente) para acionar seus fluxos de trabalho.
   
   DICA:Você também pode encerrar seu fluxo de trabalho após uma determinada data ou uma quantidade específica de execuções.
   
   
5. Clique em Concluído.

Pronto! Agora, seu fluxo de trabalho será executado conforme a recorrência que você especificou. Para controlar quais linhas seu fluxo de trabalho incluirá ao ser executado, consulte os Blocos de condição: Artigo da Central de Ajuda - Filtrar o que seus fluxos de trabalho automatizados enviam.