Alertas e lembretes

 

Alertas e lembretes automatizados garantem que as pessoas certas obtenham as informações certas, na hora certa.

  • Os alertas são acionados reativamente por alterações na sua planilha, e notificam as partes interessadas sobre atualizações em informações críticas.

  • Os lembretes são acionados proativamente por uma data ou hora específica e mantém os proprietários das tarefas informados sobre os principais prazos.

Tantos os alertas, quanto os lembretes podem ser configurados individualmente ou em conjunto como parte de um fluxo de trabalho maior com várias condições. Eles também podem ser enviados para vários destinatários em uma base recorrente, mesmo se um dos destinatários não estiver no compartilhamento da planilha.

Crie um fluxo de trabalho automatizado baseado no tempo

No bloco de acionamento de um fluxo de trabalho automatizado, você pode disparar ações antes, após ou em uma data específica especificando um campo de data (a partir de uma coluna de data da sua planilha) ou selecionando uma data manualmente.

Acionador de data

NOTAS:

  • Quando você seleciona uma data manualmente, o fluxo de trabalho é acionado ao mesmo tempo para todas as linhas da planilha que atendam às condições definidas. (Por exemplo, você pode usar um alerta para lembrá-lo de executar uma ação para todas as linhas que não tiverem um Responsável até uma data-limite específica.)
  • Quando você seleciona um campo de data para o fluxo de trabalho, a planilha verifica diariamente as linhas que devem ser incluídas no fluxo de trabalho daquele dia. Se nenhuma linha corresponder à data e hora daquele dia, nem atender às condições do fluxo de trabalho, este não será executado para nenhuma linha. Linhas que não possuem uma data jamais serão incluídas em um fluxo de trabalho baseado em campos de data.
  • Você também pode refinar a hora do dia em que seu fluxo de trabalho será acionado. Por padrão, é o início da próxima hora a partir da qual você começa a editar o fluxo de trabalho.
  • O fuso horário do acionador é sempre o mesmo que o fuso horário do proprietário da planilha.

Acionar automações frequentes em lotes, com base em alterações

No menu suspenso Executar fluxo de trabalho do bloco de acionamento, em seu fluxo de trabalho automatizado, você pode ajustar se um fluxo de trabalho baseado em alterações deve ser executado imediatamente ou acumular alterações em lote e fornecer alertas e/ou solicitações a cada hora, dia ou semana, com base nas alterações ocorridas no período determinado.

menu suspenso executar fluxo de trabalho

Tenha em mente o seguinte ao definir o comportamento de execução do seu fluxo de trabalho:

  • Fluxos de trabalho definidos para serem executados diariamente avaliarão as alterações na planilha e executarão entre 0h e 23h59 no fuso horário do proprietário da planilha, e as mensagens serão entregues entre 0h e 4h do dia seguinte. 
  • Fluxos de trabalho semanais serão executados entre a primeira sexta-feira às 0h e as 23h59 da quinta-feira seguinte, e as mensagens serão entregues entre 0h e 4h da segunda sexta-feira.
  • Se várias linhas forem alteradas quando a planilha for salva no período da frequência selecionada, o fluxo de trabalho será executado para cada linha que atenda aos critérios de acionamento.