Formulários

Os formulários do Smartsheet ajudam na execução mais rápida e na promoção da inovação, facilitando e agilizando a coleta e o trabalho com dados de qualquer pessoa.

Crie seu formulário personalizado na interface amigável e adicione lógica condicional para garantir que as perguntas sejam relevantes para cada pessoa que o preencher. Em seguida, compartilhe o formulário para que colegas, contratados, clientes e outras pessoas possam enviar facilmente informações e arquivos de seus computadores e dispositivos móveis, onde quer que estejam.

Colete dados consistentes e livres de erros de suas partes interessadas internas ou externas e salve-os diretamente em sua planilha, onde você pode executar ações. Os formulários são ideais para coleta de tíquetes de campo, gerenciamento de solicitações, registro de eventos, coleta de comentários de clientes e muito mais.

 

Usando formulários no Smartsheet

Aprenda como criar formulários com o Smartsheet.

Os formulários do Smartsheet são fáceis de criar e personalizar. É a ferramenta perfeita para coletar qualquer tipo de informação sem esforço.

Os formulários são integrados dentro da poderosa plataforma do Smartsheet, o que significa que você pode realizar ações, colaborar, acompanhar e gerenciar os dados coletados imediatamente.

Colete informações com um formulário

Crie e compartilhe formulários para reunir e organizar informações no Smartsheet. Por exemplo, você poderá usar um formulário para coletar respostas de pesquisas, receber solicitações de projetos ou coletar pedidos de produtos. Depois de criar e compartilhar um formulário, cada envio de formulário será adicionado à parte superior ou inferior da sua planilha como uma nova linha.

Qualquer indivíduo com acesso ao formulário será capaz de usá-lo para enviar informações à planilha.

Abra os formulários no aplicativo móvel (iOS ou Android) para obter a melhor experiência de envio por um dispositivo móvel.

NOTA: Os envios de formulários sempre criarão novas linhas. Se você quiser conceder a alguém a capacidade de editar uma linha existente, envie para ele(a) uma Solicitação de atualização. Para obter mais informações, confira Solicitações de atualização: solicitar automaticamente as informações mais recentes

Quem pode usar esse recurso?

ícone de tipos de funçãoO proprietário da planilha e os administradores da planilha podem criar e editar formulários. Qualquer pessoa com acesso ao formulário pode enviar uma entrada no formulário.

ícone do tipo de plano Todos os planos. Licença necessária para criar e editar formulários. Usuários de avaliação podem criar formulários, mas esses formulários não podem ser compartilhados. Não tem certeza se possui uma licença? Consulte Identificar seu plano e tipo de usuário do Smartsheet.


Criar um novo formulário

  1. Abra a planilha à qual deseja anexar o formulário.
  2. Selecione Formulários > Criar formulário na barra de menus localizada na parte superior da janela do Smartsheet.

    Se você não vir Formulários, selecione o ícone de seta para baixo no canto superior direito da janela do Smartsheet.

    Seta da barra de menus

    Quando um novo formulário é criado, todas as colunas (exceto as colunas de sistema) da planilha serão automaticamente adicionadas ao formulário. Cada campo funcionará de maneira semelhante ao seu respectivo tipo de coluna. Consulte Usar o melhor tipo de coluna possível para seus dados a fim de obter mais informações sobre cada tipo de coluna existente.

    Por padrão, o título do formulário corresponde ao nome da planilha em questão e os campos do formulário correspondem aos nomes das colunas associadas da planilha.

    Construtor de formulários
  3. Selecione um elemento na visualização prévia do formulário central para editar suas configurações, exibidas no painel à direita. Para obter mais informações sobre as configurações de um campo, confira Editar ou remover campos em um formulário.
  4. Use o menu de Configurações, na parte superior do construtor de formulários, para ajustar as configurações no âmbito do formulário. Para obter mais informações, confira Gerenciar opções de exibição e envio de formulários.
  5. Ao terminar de configurar seu formulário, selecione Salvar, no canto superior direito, para salvar as alterações.
  6. Selecione Abrir formulário para visualizar previamente o formulário a fim de garantir que ele esteja configurado corretamente. Depois de pré-visualizar o formulário, você poderá fechar a janela do navegador na qual ele foi aberto.
  7. Selecione Compartilhar formulário para enviar por e-mail este formulário diretamente do Smartsheet, copie o link do formulário ou incorpore-o em um painel ou página da web.
  8. Selecione a seta preta, no canto superior esquerdo do editor de formulários, para fechá-lo e retornar à planilha.

O nome do formulário que você criou será exibido no Gerenciador de formulários, onde você poderá distribuir o formulário, visualizar suas propriedades e muito mais. Depois que você compartilhar o formulário, as pessoas poderão enviar dados à sua planilha por meio do link. Cada envio será inserido na planilha como uma nova linha. Se você editar o formulário, o link permanecerá o mesmo e as edições serão atualizadas no formulário no momento em que elas forem salvas.

 

Editar ou remover campos em um formulário

Quem pode usar esse recurso?

ícone de tipos de funçãoO proprietário da planilha e os administradores da planilha podem criar e editar formulários.Qualquer pessoa com acesso ao formulário pode enviar uma entrada no formulário.

ícone do tipo de plano Todos os planos. Licença necessária para criar e editar formulários. Usuários de avaliação podem criar formulários, mas esses formulários não podem ser compartilhados. Não tem certeza se possui uma licença? Consulte Identificar seu plano e tipo de usuário do Smartsheet.

Reordene os campos clicando nas setas para cima ou para baixo, no canto superior direito do campo, ou arrastando e soltando o campo para cima ou para baixo. Reordenar os campos no formulário não altera a ordem dos campos na planilha.

Seleção de campo
Para remover um único elemento do formulário, passe o mouse sobre ele e selecione o ícone da lixeira, no canto superior direito do item, ou arraste e solte o elemento do formulário no painel esquerdo. Para remover todos os campos do formulário, use os botões Remover tudo ou Adicionar tudo no painel esquerdo. Essas ações apenas removerão o campo do seu formulário e não excluirão a coluna correspondente da planilha. Confira Incluir elementos adicionais no formulário para obter mais informações.

Remover tudo Adicionar tudo

  1. Selecione Formulários > Gerenciar formulários, na barra de menus, para exibir o Gerenciador de formulários.
  2. Você pode selecionar qualquer formulário para abri-lo no editor de formulários.
  3. Selecione um elemento no painel central de visualização prévia para editar suas propriedades no painel à direita.
  4. À medida que você edita as propriedades de cada elemento, a visualização prévia central é atualizada para refletir as alterações, representando como será a aparência no formulário final.

Configurações do campo

Altere o título, a exibição e outras configurações dos campos para facilitar a visualização e o preenchimento do formulário.

Configurações do campo

Eis um resumo das diferentes propriedades que você poderá definir para os campos do formulário.

Use esta propriedade

Para fazer isso

Bloco de Propriedades da coluna

Visualize e edite o nome, o tipo e as propriedades da coluna, como os valores na lista de contatos ou no menu suspenso.

Rótulo

Escolha utilizar o nome da coluna ou um rótulo personalizado como o nome do campo do formulário.

Texto de ajuda

Adicione uma descrição ou instrução para ser exibida abaixo do campo do formulário.

NOTA: Você pode incluir hiperlinks no texto de ajuda.

Tipo de exibição

Apenas para os tipos de coluna Caixa de texto, Caixa de seleção, Lista suspensa e Símbolos.

Use essa opção para especificar como eles são exibidos no formulário.

Campo obrigatório

Os campos obrigatórios devem ser preenchidos para que seja possível enviar o formulário. Se forem deixados em branco uma mensagem de erro será exibida para o remetente.

NOTA: Os campos com lógica condicional configurados como obrigatórios somente serão necessários se forem exibidos quando o formulário for enviado

Campo oculto

Os campos ocultos não podem ser vistos no formulário, mas podem ser vistos na planilha.

DICA: Use um campo oculto e um valor padrão juntos quando quiser que todos os envios de formulários incluam um determinado valor em uma coluna específica, sem a intervenção do remetente do formulário. Por exemplo, se você deseja que o status do novo envio seja sempre definido como “Aberto”, mas não quer que os remetentes do formulário vejam ou editem esse valor, selecione o valor padrão do campo suspenso como Aberto e defina-o como oculto.

Se não especificar um valor padrão, você poderá remover o campo oculto do formulário.

Valor padrão

Use isso para especificar um valor padrão para o campo. Quando o formulário é aberto, esse valor padrão é selecionado automaticamente e pode ser alterado pelo remetente. 

 

Lógica

Com a lógica condicional nos formulários, você pode garantir que os remetentes respondam apenas às perguntas relevantes para eles, mostrando apenas campos específicos com base nas respostas a outras perguntas. Confira Usar a lógica condicional para otimizar os envios de formulários para obter mais informações.

NOTA: As colunas de sistema não poderão ser incluídas como campos em um formulário. No entanto, você poderá adicionar colunas de sistema à planilha para rastrear automaticamente determinadas informações, como a data e a hora do envio. Confira a seção Usar uma coluna do sistema para adicionar informações automaticamente a uma linha a fim de obter mais informações sobre esse recurso.

Use a lógica condicional para agilizar os envios de formulários

Com a lógica condicional nos formulários, você pode garantir que os remetentes respondam apenas às perguntas relevantes para eles, mostrando apenas campos específicos com base nas respostas a outras perguntas. Por exemplo:

  1. Você cria um formulário para gerenciar as solicitações de suporte de TI.
  2. A pessoa que está usando o formulário escolhe Equipamento de TI como o tipo da sua solicitação.
  3. Vários campos relacionados às solicitações de Equipamento de TI são exibidos no formulário, ao passo que os campos de solicitação de suporte não relacionados a TI são ocultados.

Lógica

Quem pode usar esse recurso?

ícone de tipos de funçãoO proprietário da planilha e os administradores da planilha podem criar e editar formulários. Qualquer pessoa com acesso ao formulário pode enviar uma entrada no formulário.

ícone do tipo de plano Todos os planos. Licença necessária para criar e editar formulários. Usuários de avaliação podem criar formulários, mas esses formulários não podem ser compartilhados. Não tem certeza se possui uma licença? Consulte Identificar seu plano e tipo de usuário do Smartsheet.


Criar um formulário e exibir os campos com base em condições

Para criar um novo formulário e adicionar regras para exibir os campos com base em condições:

  1. Abra a planilha à qual deseja anexar o formulário.
  2. Selecione Formulários > Criar formulário na barra de menus localizada na parte superior esquerda da janela do Smartsheet.
  3. Selecione o campo cujo valor determinará quais outros campos serão exibidos. Este é considerado o campo de origem da sua regra.
  4. Nas Configurações de campo, à direita, selecione a guia Lógica e, em seguida, selecione Adicionar lógica.
  5. Na condição da sua regra, que sempre começa com Quando, defina o operador (varia de acordo com o tipo de campo) e o(s) valor(es) do campo de origem que determina(m) quando os campos de destino devem ser exibidos.

    Operador do construtor de lógica
  6. Para configurar a ação da sua regra (começando com Então), selecione os campos que deseja exibir quando a condição for atendida. Estes são considerados os campos de destino da sua regra.
  7. Clique em Adicionar, no canto inferior direito da sua regra, para adicioná-la ao campo de origem.
  8. Se quiser adicionar outra regra para esse campo de origem, clique no link +Adicionar regra
  9. Depois de adicionar todos os campos e as regras ao seu formulário, você pode salvar e visualizar previamente o formulário selecionando Abrir formulário, no canto superior direito do Construtor de formulários.

Visualizando a lógica do seu formulário

Os campos com lógica condicional são indicados por ícones de lógica, localizados ao lado do nome do campo.

Os campos de origem são indicados pelo ícone. Clique no ícone para abrir a guia de Lógica desse campo.

Os campos de destino são indicados pelo ícone. . Passe o mouse sobre o ícone do campo de destino para ver todas as condições que se aplicam a esse campo.

Estado de lógica ao pairar o mouse sobre o campo


Comportamento da lógica condicional

Lembre-se do seguinte comportamento ao trabalhar com lógica condicional em seus formulários:

  • Os campos de destino não serão exibidos por padrão, já que eles serão exibidos somente quando pelo menos uma das condições de origem for atendida.
  • Os campos de destino só enviarão dados para a planilha se estiverem exibidos quando o formulário for enviado.
  • Os campos de destino obrigatórios serão exigidos apenas se estiverem exibidos quando o formulário for enviado.
  • A edição do tipo ou dos valores da coluna de um campo usado ​em sua lógica condicional poderá afetar as regras existentes.
  • Se você remover um campo do formulário, a lógica associada também poderá ser removida.
  • Quando mais de uma regra lógica afeta um campo de destino, o campo será exibido quando qualquer uma das regras for atendida.
  • Se você ocultar um campo por meio do controle Oculto, nas Configurações de campo, todas as regras associadas a esse campo serão substituídas.

Dicas para usar a lógica condicional

Use estas dicas para criar regras mais versáteis com lógica condicional:

  • A escolha do operador apropriado no menu suspenso azul para a condição da regra pode ajudar a simplificá-la e reduzir a necessidade de criar várias regras.
    • Exemplo 1: Se várias respostas em um campo de origem suspenso puderem resultar na exibição dos mesmos campos de destino no formulário, talvez não haja a necessidade de criar uma regra separada para cada resposta do campo de origem. Em vez disso, use uma única regra com o operador é igual a qualquer um desses na condição.
      Exemplo de lógica 1
    • Exemplo 2: Se você deseja exibir um campo de destino em mais casos do que deseja ocultá-lo, listar todos esses casos n condição pode ser inviável. Em vez disso, obtenha o mesmo resultado com uma condição mais curta que usa operadores inversos, tais como não é/está. Por exemplo, se você quiser exibir o Campo 2 em todos os casos, exceto quando o [Valor A] estiver selecionado no [Campo 1], você poderá usar a seguinte regra:
      Exemplo de lógica 2
  • Um campo de destino também pode ser um campo de origem, o que lhe permite criar lógica aninhada. Por exemplo, a resposta à Pergunta 1 pode fazer com que o formulário exiba a Pergunta 2 e a resposta à Pergunta 2 pode fazer com que o formulário exiba a Pergunta 3. Se a resposta à Pergunta 1 for alterada, de modo que a Pergunta 2 não seja exibida, a Pergunta 3 também não será exibida.
  • Você pode padronizar os envios do seu formulário usando listas suspensas para imitar condições numéricas. Por exemplo, em vez de permitir que o usuário do formulário insira um valor de orçamento em um campo de texto, crie um campo suspenso de orçamento com opções de valor do tipo “Mais de US$ 10.000”. Em seguida, adicione regras de lógica condicional para exibir determinados campos quando alguém escolher uma ou mais das opções de valor.