Automação

Acelere a performance das equipes e poupe um tempo valioso ao substituir tarefas manuais e repetitivas por fluxos de trabalho automatizados e flexíveis:

  • Envie alertas importantes sobre alterações ou lembretes dos próximos prazos.
  • Solicite atualizações e aprovações de conteúdo.
  • Bloqueie e desbloqueie linhas ou mova-as entre diferentes planilhas.
  • Atribua tarefas a pessoas e registre a data em que os marcos são alcançados.
  • Combine vários cenários e ações para atender às suas necessidades com menos esforço.

Você pode colaborar facilmente com sua equipe em fluxos de trabalho no editor visual - Não requer codificação.

Os fluxos de trabalho automatizados são formados por três componentes: gatilhos, condições e ações.
 

Blocos e caminhos: Anatomia de um fluxo de trabalho automatizado

Criar um fluxo de trabalho automatizado é semelhante a criar um fluxograma. Você pode inserir acionadores, condições e ações juntos, de um bloco inicial a um ou mais blocos finais.

No construtor de fluxo de trabalho:

  1. Selecione o botão Adicionar Add button
  2. Escolha o que deseja adicionar (condição, caminho da condição, ação). 

Para conceituar a automação, pense nos fluxos de trabalho por meio da seguinte estrutura: quando uma mudança acionar o fluxo de trabalho, se a linha atender às condições definidas, então execute a ação especificada.

Consulte a tabela abaixo para obter detalhes sobre o que esses elementos fazem.

Elemento Usar para
Bloco de acionador A data e hora especificadas, a configuração de recorrência ou as atividades na planilha que colocam em ação o fluxo de trabalho automatizado.
Bloco condicional Usado para filtrar quais linhas são incluídas nas ações do fluxo de trabalho em um mesmo caminho
Bloco de ação O tipo de automação (alerta, aprovação, solicitação, etc.) que você deseja que ocorra como resultado do acionador e das condições anteriores. Detalhes sobre os diferentes tipos de automação podem ser encontrados aqui.
Caminho condicional Uma linha que conecta blocos a fim de descrever diferentes rotas pelas quais o seu fluxo de trabalho pode seguir, dependendo das condições definidas. Seu fluxo de trabalho pode ter um único caminho desde o acionador até a ação ou pode ter vários caminhos para indicar diferentes ações com base nas condições anteriores.

Melhores práticas para fluxo de trabalho automatizados

Lembre-se sempre do seguinte ao configurar seu fluxo de trabalho:

  • Digite um nome para o fluxo de trabalho no canto superior esquerdo do construtor de fluxo de trabalho
  • Não se esqueça de Salvar o fluxo de trabalho (no canto inferior direito) após configurá-lo ou alterá-lo. Você pode voltar e fazer novas alterações no fluxo de trabalho a qualquer momento.
  • Cada planilha pode ter até 150 fluxos de trabalho.
  • Cada fluxo de trabalho pode ter até 100 blocos. Isso inclui os blocos de acionador, condição e ação.
  • Cada fluxo de trabalho pode ter até 30 blocos de ação.
  • Os blocos de condição podem ter até 20 instruções condicionais (20 linhas dentro de cada bloco).
  • Os links de anexo incluídos nos e-mails de fluxo de trabalho automatizado expiram após 14 dias.