Acelere a performance das equipes e poupe um tempo valioso ao substituir tarefas manuais e repetitivas por fluxos de trabalho automatizados e flexíveis:
- Envie alertas importantes sobre alterações ou lembretes dos próximos prazos.
- Solicite atualizações e aprovações de conteúdo.
- Bloqueie e desbloqueie linhas ou mova-as entre diferentes planilhas.
- Atribua tarefas a pessoas e registre a data em que os marcos são alcançados.
- Combine vários cenários e ações para atender às suas necessidades com menos esforço.
Você pode colaborar facilmente com sua equipe em fluxos de trabalho no editor visual - Não requer codificação.
Os fluxos de trabalho automatizados são formados por três componentes: gatilhos, condições e ações.
Visão geral Fluxos de trabalho automatizados
Com o Smartsheet, você pode criar fluxos de trabalho rapidamente para automatizar as tarefas manuais repetitivas que dominam o seu dia. Comece com modelos de fluxo de trabalho guiados para configurar com rapidez e facilidade sua primeira automação a fim de coletar atualizações, rastrear datas de vencimento e muito mais.
Ideias de fluxo de trabalho
A galeria de modelos de fluxo de trabalho facilita a criação de fluxos de trabalho para ações comuns. A galeria inclui dicas sobre quando usar o fluxo de trabalho e como personalizar cada modelo.
Aqui estão alguns exemplos:
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Usar este modelo |
Para fazer isso |
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Alertar alguém quando os critérios especificados forem atendidos |
Informar alguém que você atribuiu a ele(a) uma tarefa ou alterou uma data |
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Lembrar alguém em uma data específica |
Lembrar as partes interessadas dos próximos prazos a vencer |
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Solicitar uma atualização semanal |
Colete relatórios de status semanais e mantenha os projetos atualizados |
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Mover uma linha para outra planilha quando os critérios especificados forem atendidos |
Mova automaticamente as linhas para outra planilha quando algo mudar, como por exemplo, quando uma tarefa é concluída, um status é atualizado ou uma nova tarefa é atribuída a uma equipe. |
Esses exemplos são apenas um ponto de partida; você pode personalizar cada modelo para atender aos cenários do seu fluxo de trabalho.
Criar um fluxo de trabalho automatizado
É necessário ser um usuário licenciado para criar ou gerenciar fluxos de trabalho. Você pode criar alertas e lembretes para si mesmo se for um Visualizador ou Editor na planilha. Se quiser criar ou modificar um fluxo de trabalho que alerta ou solicita ações de outras pessoas, ou que faz algo no Smartsheet (como mover uma linha ou registrar uma data), você precisa ter permissões de compartilhamento no nível Admin sobre a planilha.
Com a planilha aberta:
- No canto superior esquerda da sua planilha, selecione Automação > Criar fluxo de usando a partir de um modelo.
- Selecione um modelo de fluxo de trabalho na galeria e escolha Usar modelo. Para este exemplo, selecione Lembrar alguém em uma data específica.
- O bloco de gatilho define quando o fluxo de trabalho é executado. Você pode enviar lembretes com base em uma programação automatizada, como toda sexta-feira, ou com base em uma data específica da planilha, como três dias antes da data de vencimento. Você também pode alterar o gatilho para reagir a alterações na planilha, como quando uma linha é adicionada ou alterada.
- Defina quem deve receber o lembrete no bloco Alertar alguém. Se quiser, você pode personalizar o assunto e o corpo da mensagem, inclusive adicionando campos à mensagem com o auxílio de espaços reservados {{field name}} ou selecionando quais colunas exibir na parte inferior da mensagem.
- A maioria dos fluxos de trabalho só precisa de um gatilho e da ação, mas você pode adicionar uma condição para refinar os lembretes. Por exemplo, você pode definir uma condição para enviar apenas lembretes para tarefas que ainda não foram concluídas. Você também pode incluir ações adicionais no fluxo de trabalho, como registrar uma data em uma coluna de data a fim de mostrar quando o alerta foi enviado.
- Selecione Salvar no canto inferior direito do construtor de fluxo de trabalho.
Agora você tem um fluxo de trabalho que lembra automaticamente as pessoas quando o prazo de um item expira.
Você também pode criar um fluxo de trabalho do zero:
- Selecione Automação > Criar fluxo de trabalho e configure seu bloco de gatilho, escolha suas ações e adicione as condições/os caminhos condicionais.