A área de trabalho é útil quando você precisa compartilhar uma série de itens com o mesmo grupo de pessoas. Por exemplo, você pode criar uma área de trabalho para cada um de seus clientes (cada área de trabalho pode ser personalizada com a identidade visual apropriada para cada cliente) ou para cada departamento da sua organização.
Semelhante a uma pasta, a área de trabalho é um local onde você pode armazenar planilhas, relatórios, painéis de controle e modelos para mantê-los organizados. As áreas de trabalho oferecem mais funcionalidade do que as pastas, porque permitem que você configure permissões de compartilhamento e definições de identidade visual de marca (logotipo e esquema de cores) no âmbito de cada área de trabalho, além de admitir a criação de pastas para manter tudo organizado na área de trabalho. Conforme novos itens são adicionados à área de trabalho, eles herdam automaticamente as permissões de compartilhamento e definições de identidade visual de marca aplicadas à área de trabalho em questão.