Acompanhe e visualize atividades de planilha

O Smartsheet possui diversos recursos que permitem que você se mantenha visualmente atualizado sempre que são feitas alterações em sua planilha:

  • Ative o recurso Destacar Alterações para ver rapidamente quais células foram alteradas desde a última vez que você visualizou a planilha.  
  • Visualize versões anteriores dos conteúdos usando o Histórico de Células.
  • Veja quem fez quais alterações e quando, em planilhas, relatórios e painéis de controle com o Registro de Atividades.

Siga instruções passo a passo para ativar o recurso Destacar Alterações.

Destacar alterações feitas em uma planilha

Para identificar e analisar rapidamente as alterações feitas em uma planilha, use o recurso Destacar alterações.

Ative ou desative o recurso Destacar alterações

  1. Abra a planilha e clique no botão Destacar alterações Highlight Changes, na barra de ferramentas.

    A janela Destacar alterações será exibida.

    Janela Destacar alterações

  2. Clique no controle deslizante para ATIVAR o recurso Destacar alterações.

  3. Em Realçar alterações no último, selecione o intervalo de tempo desejado.

    Observe que quando você ativa a opção Eu vi a planilha pela última vez, você verá destacadas as alterações ocorridas desde a última vez que você a viu - qualquer pessoa que visualizar a planilha verá destacadas as alterações desde a última vez que viu a planilha.

  4. Clique no botão Cor de fundo highlight-changes-background-button para definir a cor de destaque.

    O plano de fundo da célula mudará para a cor que você definiu assim que as alterações forem detectadas.

  5. Clique no X, no canto superior direito da janela, para fechá-la e salvar as configurações.

Quem vê o destaque

Ao ativar ou desativar o recurso Destacar alterações e salvar a planilha, você estará ativando ou desativando o recurso para todos aqueles com que a planilha está compartilhada.

Se alguém tiver realizado adições a uma discussão ou adicionado/editado anexos no período de tempo especificado, o ícone da linha afetada será destacado. (Observe que as alterações realizadas nos comentários, em si, NÃO serão destacadas.)

destacar alterações

Para analisar os detalhes da alteração, incluindo a hora em que a alteração foi feita e o endereço de e-mail da pessoa que a fez, clique com o botão direito na célula e selecione Exibir histórico da célula.

Você também pode configurar Notificações para receber alertas por e-mail quando forem feitas alterações em uma planilha. Para obter mais informações, confira o artigo Notificações.

Configurações do recurso Destacar alterações

O recurso Destacar alterações tem oito configurações. As configurações são atualizadas até o minuto de acesso à planilha. A tabela a seguir descreve quais alterações serão destacadas quando visualizadas em 12/12/2020 às 18h00.

Destacar alterações nos últimos:

Planilha visualizada em 12/12/2020 às 18h00

Planilha visualizada em 12/12/2020 às 18h15

Hora

desde 12/12/2020 às 17h00

desde 12/12/2020 às 17h15

Hoje

desde 12/12/2020 às 00h00

desde 12/12/2020 às 00h00

Dia

desde 11/12/2020 às 17h00

desde 11/12/2020 às 17h15

Três dias

desde 09/12/2020 às 17h00

desde 09/12/2020 às 17h15

Sete dias

desde 05/12/2020 às 17h00

desde 05/12/2020 às 17h15

Trinta dias

desde 12/11/2020 às 17h00

desde 12/11/2020 às 17h15

Data personalizada

desde (data selecionada) às 00h00

desde (data selecionada) às 00h00

Minha última visualização dessa planilha

desde a última data e hora em que a planilha foi atualizada para a pessoa que a visualiza.

desde a última data e hora em que a planilha foi atualizada para a pessoa que a visualiza.

Comportamento do recurso Destacar alterações

Siga instruções passo a passo para visualizar o histórico de células.

Exibir as alterações feitas nos itens do Smartsheet

Para exibir as alterações feitas em um item do Smartsheet, você pode examinar o Histórico de célula, incluir colunas de Sistema ou usar o Registro de atividade.

Histórico de célula

Clique com o botão direito do mouse em uma célula e selecione Exibir histórico de célula para ver um registro das alterações feitas no âmbito da célula, quem fez tais alterações e em que momento.

Quando necessário, você também pode selecionar as informações e usar os atalhos de teclado Ctrl + C (ou Command + C, no Mac) para copiar uma alteração anterior e Ctrl + V (ou Command + V, no Mac) para colar essas informações de volta em uma célula.

Colunas do sistema

As colunas de sistema Modificado em (Data)Modificado por são para mostrar a hora em que cada linha foi editada pela última vez e o colaborador que fez a alteração, em cada linha da planilha. Para obter informações, consulte Usar uma coluna de sistema para adicionar informações automaticamente a uma linha.

Registro de Atividade

Clique no ícone do Registro de atividade Activity icon na Barra de Recursos à direita para ver uma lista com todas as alterações feitas em um item, quem as fez e quando isso foi feito. Isso inclui alterações como exclusão de linha (com os dados que foram excluídos), quem visualizou o item e as alterações de permissão de compartilhamento.

O Registro de atividade pode ser filtrado e exportado.Para obter mais informações sobre o Registro de atividade, confira: Acompanhar o histórico de alterações com o registro de atividade.

Siga instruções passo a passo para usar o Registro de Atividades (somente planos Negócios e Corporativo).

Acompanhar o Histórico de Alterações com o Registro de atividade

Com o Registro de atividade, você pode ver rapidamente quem fez o quê em uma planilha ou quem visualizou um painel pela última vez, ou seja, você pode obter um registro histórico das edições e exclusões de vários elementos da planilha e, assim, entender melhor como seus colaboradores estão se comportando na planilha. Você também pode ver quem visualizou e fez edições gerais em um relatório ou painel.

NOTA: Este recurso está incluído nos planos Executivo e nos planos Empresa elegíveis. Para obter mais informações sobre os planos e os preços, como quais recursos estão incluídos em quais planos, confira a nossa página de Preços.

Ações rastreadas no Registro de atividade

Use o Registro de atividade para rastrear ações comuns, como:

  • Quem visualizou a planilha, o relatório ou o painel.
  • Veja com quem uma planilha, um relatório ou um painel foi (ou não) compartilhado.
  • Somente em planilhas: Que tipo de mudanças foram feitas e quais foram as especificações das mudanças, por exemplo: na linha 4, Sally Smart mudou o Status de "Em andamento" para "Concluído"
  • Nome da pessoa que fez a alteração.
  • Data e hora em que as alterações foram feitas.
  • Compartilhamento de área de trabalho

NOTA: As edições feitas em dados de células e linhas de relatórios só aparecerão no Registro de atividade das planilhas de origem, não no Registro de atividade dos relatórios em questão.

DICA: O Registro de atividade mostrará as alterações de célula mais recentes, mas se quiser ver o histórico completo de uma célula específica, basta clicar com o botão direito do mouse na célula e visualizar seu histórico. (Confira Visualização do histórico de células para obter mais informações sobre o histórico de células.)


Visualizar entradas do Registro de atividade

Abra o Registro de atividade para visualizar os registros de várias ações da planilha que foram executadas pelos colaboradores.

Para ver o Registro de atividade:

  1. Clique em Arquivo na barra de menus.
  2. Selecione Visualizar Registro de atividade para exibir a janela Visualizar Registro de atividade.

Na janela Visualizar Registro de atividade, você terá visibilidade das diversas ações da planilha, como quem excluiu uma linha e quando determinado usuário visualizou uma planilha.Ao abrir a janela pela primeira vez, ela exibirá os últimos sete dias de eventos.

Você pode filtrar o Registro de atividade para exibir mais facilmente o histórico que deseja.

NOTA: Algumas organizações criam ou usam soluções personalizadas que alavancam a Interface de Programação de Aplicativos (API) do Smartsheet - o aplicativo Smartsheet Pivot é um exemplo disso. Se a API influenciar o conteúdo de uma planilha, você verá a imagem API - Aplicativo integrado ao lado da coluna de data.

Atividade inserida pela API

Filtrar entradas do Registro de atividade

Você pode usar filtros no Registro de atividade para ver apenas as entradas desejadas. Aplique um filtro que mostra a atividade para um intervalo de datas específico, mostra um tipo específico de ação ou as pessoas específicas que estiveram ativas na planilha.

NOTA: Quando você fecha o Registro de atividade, seus filtros são apagados automaticamente. Os filtros do Registro de atividade não podem ser salvos ou compartilhados com outros colaboradores na planilha.

Para aplicar filtros ao Registro de atividade:

  1. Abra o Registro de atividade e selecione Filtros no canto superior esquerdo da janela a fim de expandir as opções de filtro.
  2. Selecione uma das seguintes opções:
    • Ação - o tipo de atividade. (Por exemplo, a linha foi excluída.)
    • Colaboradores - quem executou a atividade.
    • Intervalo de datas - o grupo de datas das quais você deseja visualizar a atividade.
  3. Selecione Aplicar.

Se você precisar limpar os filtros, clique em Limpar filtros (ao lado do botão Aplicar).

NOTA: Algumas ações não podem ser rastreadas até um nome de usuário do Smartsheet. Por exemplo, se uma pessoa não estiver conectada ao Smartsheet e baixar um anexo de uma linha enviada a ela por e-mail, o Smartsheet rastreará e registrará a atividade, mas a entrada de registro exibirá um nome de usuário igual a download@smartsheet.com.


Exportar o Registro de atividade

Você pode baixar o Registro de atividade do item a fim de manter um registro adicional da atividade da planilha. Cada download do Registro de atividade é limitado a, no máximo, 90 dias de dados de atividades da planilha.

Para exportar um Registro de atividade:

  1. Abra o item.
  2. Clique em Arquivo > Exibir Registro de atividade.
  3. Selecione uma Data de início e uma Data de término no filtro Intervalo de datas. Você deve selecionar um Intervalo de datas antes de baixar o Registro de atividade.
  4. Você também pode selecionar opções adicionais nos filtros de Ação e Colaborador.
  5. Clique no botão Download, na parte inferior da janela Registro de atividade.

    O Smartsheet enviará uma mensagem de e-mail para o endereço de e-mail que você usa com o Smartsheet que contém um link que você usará para acessar o arquivo baixado.

    NOTA: O tempo que o Smartsheet levará para gerar o arquivo e enviar o link para download pode variar. Depois de clicar em Download, você receberá uma mensagem com o link para o arquivo no próximo dia útil.
     
  6. Ao receber o e-mail, clique no link contido na mensagem para fazer o download do Registro de atividade.

O arquivo de Registro de atividade será baixado para o seu computador no formato .csv.


Explicação das Ações do Registro de atividade

Algumas ações listadas no Registro de atividade descrevem uma mudança geral, mas não fornecem contexto sobre os detalhes dessa mudança.Abaixo estão algumas ações que você pode ver e o significado de cada uma delas.

Exibição de cartões: Cartão reordenado e Exibição de cartões: Cartões reordenados indiretamente

Exibição de cartões: Cartões Reordenados significa que você arrastou e soltou manualmente um ou mais cartões de uma posição para outra - seja para uma raia diferente ou para uma posição diferente na mesma raia.

Exibição de cartões: Cartões Reordenados Indiretamente significa que os cartões foram movidos por qualquer outro meio. Por exemplo, quando você arrasta e solta manualmente um cartão para qualquer posição, na mesma raia ou para uma raia diferente, outros cartões são movidos indiretamente para posições superiores ou inferiores como resultado. Os cartões também podem ser reordenados indiretamente quando você faz alterações nas visualizações de Grade e de Gantt, como atribuir uma tarefa a uma pessoa diferente ou alterar a opção de lista suspensa de uma linha.


Quem pode ver o Registro de atividade

O acesso ao Registro de atividade depende do seu nível de permissão de compartilhamento. O primeiro momento em que você pode ver as atividades rastreadas depende de quando você foi incluído no compartilhamento do item pela última vez.

NOTA: Os painéis não têm um nível de permissão de compartilhamento de Editor. Apenas os Administradores e o Proprietário podem visualizar o Registros de atividades por meio dos painéis.

Nível de permissões de compartilhamento Pode ver o Registro de atividade Pode exportar o Registro de atividade Veja a atividade rastreada começando nesta data/hora
Proprietário* Sim Sim Criação do item
Admin (licenciado)** Sim Sim Ver e exportar desde quando você foi incluído pela última vez no compartilhamento do item
Admin (não licenciado) Não Não -
Editor (licenciado)** Sim Não Ver (mas não exportar) desde quando você foi incluído pela última vez no compartilhamento do item
Editor (não licenciado)** Não Não -
Visualizador (licenciado e não licenciado) Não Não -

*Se você transferir a propriedade de uma planilha, o novo proprietário verá todo o Registro de atividade, a partir do momento em que a planilha foi criada.

**Se você for atualizado para permissões de Admin (Licenciado) ou Editor (Licenciado), poderá ver as entradas do Registro de atividade a partir do momento em que foi incluído pela primeira vez no compartilhamento da planilha. Confira nosso artigo Níveis de permissão de compartilhamento para obter detalhes sobre as diferentes permissões de compartilhamento de planilha existentes.