As solicitações de aprovação automatizada do Smartsheet mantêm os processos avançando por meio da solicitação automática de aprovação a uma ou mais partes interessadas e do registro da resposta no Smartsheet.
As solicitações de aprovação podem ser completamente personalizadas e enviadas individualmente ou com várias etapas, como parte de um fluxo de trabalho mais complexo.
As solicitações de aprovação são compatíveis com dispositivos móveis e podem ser gerenciadas de qualquer lugar, poupando tempo, reduzindo o volume de erros e acelerando o progresso.
Solicitar aprovação das partes interessadas em sequência
Se você deseja solicitar a aprovação das partes interessadas e configurar as ações enviadas em sequência, em vez de todas de uma vez, é possível configurar várias solicitações de aprovação em um único caminho. Solicitações de aprovação pausarão o fluxo de trabalho até que a solicitação seja aprovada ou recusada. O fluxo de trabalho continuará pelas condições e ações subsequentes no caminho definido pelos blocos conectados aos resultados da Solicitação de Aprovação.
Por exemplo:
- Uma solicitação de treinamento é aprovada pelo gerente de um funcionário
- Isso aciona automaticamente uma solicitação de aprovação subsequente que é enviada ao diretor de RH para confirmação final.
- Se a solicitação de treinamento for recusada pelo gerente, uma solicitação de atualização será enviada ao funcionário para modificar ou adicionar outras informações à solicitação.
Definir seu fluxo de trabalho de aprovação
Com a sua planilha aberta:
- Clique em Automação > Solicitar um fluxo de trabalho de aprovação.
- No bloco acionador, defina os critérios que fazem com que o fluxo de trabalho seja acionado automaticamente. (Mais informações sobre o bloco de acionador.)
- Você também pode criar blocos de condições que filtram as linhas específicas a serem incluídas na entrega da solicitação de aprovação. (Mais sobre blocos de condição.)
- No bloco de ação, selecione o primeiro lote de partes interessadas (pode ser uma ou várias pessoas) que precisam fornecer aprovação.
- Clique nos botões Adicionar em Se aprovado e Se recusado e, em seguida, defina as ações adicionais que gostaria de ver, dependendo da escolha das partes interessadas quando receberem a solicitação de aprovação.
Pronto! Seu fluxo de trabalho agora tem várias ações conectadas com base no estado Aprovar ou Recusar a partir de uma solicitação de aprovação inicial.
Comportamento do fluxo de trabalho de aprovação
- Se as colunas e os valores de aprovação forem reutilizados nos fluxos de trabalho, você poderá receber alertas duplicados. Para evitar isso, use valores de aprovação diferentes ou adicione condições após cada solicitação aprovada ou recusada.
- Como o acionador do fluxo de trabalho e os blocos de condições subsequentes entre o acionador e a Solicitação de Aprovação podem ser ignorados se alguém alterar manualmente a coluna de status de aprovação na planilha, é uma boa prática bloquear as colunas de status de Aprovação na planilha de origem ou evitar compartilhar a planilha diretamente com pessoas de quem você precisa de aprovação.
Para evitar ciclos de aprovação infinitos, as células que contêm fórmulas entre planilhas ou links de células não acionarão automações que alteram a planilha automaticamente (como Mover Linha, Copiar Linha, Bloquear Linha, Desbloquear Linha e Solicitação de Aprovação). Para contornar isso, considere a possibilidade de usar a automação baseada no tempo ou fluxos de trabalho de recorrência.