Perguntas frequentes: formulários do Smartsheet

Os artigos a seguir podem ajudar você a entender melhor como configurar um formulário do zero:

1. Criar e editar um formulário
2. Definir configurações e opções de formatação
3. Revise seu formulário e compartilhe-o
4. Gerencie as respostas do formulário e mostre insights às partes interessadas

Existem três maneiras de encontrar seu formulário:

1. Gerenciador de formulários

Abra a planilha de entrada e selecione Formulários > Gerenciar formulários para encontrar todos os formulários ativos e inativos conectados a essa planilha.

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2. Áreas de trabalho

1. Vá para Início > Todas as áreas de trabalho e encontre a área de trabalho em que seu formulário ativo se encontra.

2. Quando o painel da área de trabalho for aberto, selecione a planilha conectada ao formulário para exibir o formulário abaixo dela.

3. Encontre, selecione e carregue o formulário

No menu de três pontos Formulário no painel da área de trabalho, você pode:

• Abrir o formulário em uma nova guia com o URL do formulário publicado
• Copiar o URL do formulário publicado diretamente da área de trabalho
• Editar o formulário

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3. Pesquisar

Abra o ícone Pesquisar  Brandfolder Image  no lado esquerdo e pesquise seu formulário ativo pelo nome.

• Os proprietários e administradores da planilha podem criar/editar formulários.

• Os colaboradores com acesso de administrador à planilha podem editar formulários compartilhados.

• Usuários do teste do Smartsheet podem criar formulários, mas não podem compartilhá-los.

Os usuários dos planos Executivo e Empresa recebem recursos personalizados de identidade visual e segurança.

• Ordene seus campos de uma maneira que faça sentido.
• Adicione rótulos ou instruções claras de campos específicos do formulário.
• Use a validação de campo para ajudar a pessoa a fornecer dados corretos.
• Preencha previamente os campos usando valores padrão ou parâmetros de consulta.

Use lógica condicional para controlar quando exibir um campo.

Padrão: não fornecer acesso aos seus dados

Por padrão, os responsáveis pelo envio podem enviar a si mesmos uma cópia das respostas e das perguntas por e-mail marcando a caixa de seleção Enviar uma cópia das minhas respostas. Como criador do formulário, você pode desativar esse recurso.

Para fazer isso, abra a guia Configurações no gerador de formulários e desmarque a opção Permitir que o remetente envie por e-mail uma cópia do envio do formulário.

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Para obter mais informações, revise Gerenciar opções de exibição e envio de formulários.

Forneça acesso somente visualização a dados específicos.

Crie um relatório de linha e limite quais colunas e linhas seus usuários podem visualizar. Quando estiver tudo pronto para compartilhar, você poderá publicar fazendo o seguinte:

1. Selecione Arquivo > Menu ou selecione o botão Compartilhar na área superior direita da tela.

Você precisa ser proprietário ou administrador para ver o botão Compartilhar. Caso contrário, as opções no seu botão variam.

2. Selecione Relatório.
3. No campo Convidar pessoas e grupos, digite o endereço de e-mail do usuário ou do grupo.
4. Selecione o nível de permissão que deseja atribuir a cada pessoa ou grupo.
5. (Opcional) Selecione Personalizar mensagem para personalizar o convite.
6. Selecione Compartilhar.

Fornecer acesso de editor a dados específicos

Existem várias maneiras de compartilhar dados enquanto restringe o acesso.

1. Solicitações de atualização

Após o envio inicial do formulário, você pode configurar um fluxo de trabalho de solicitações de atualização para solicitar alterações em uma linha após o envio inicial do formulário. Essa é uma boa maneira de colaborar com pessoas que não precisam ter acesso à planilha.

Para automatizar as solicitações de atualização, faça o seguinte:

1. Na barra de menus, selecione Automação > Criar a partir de um modelo.
2. Selecione Solicitar uma atualização semanal.
3. Selecione Usar modelo.
4. Personalize o modelo conforme a necessidade.

2. Dynamic View

Se você tem uma preocupação com segurança e não quer que as pessoas vejam outras linhas ou colunas, crie um Dynamic View para compartilhar seções da sua planilha ou relatório sem compartilhar a planilha de origem subjacente.

3. Relatório de linha em WorkApps

Ao criar WorkApps, você pode incluir relatórios. Dessa forma, você pode compartilhar dados com colaboradores sem que eles precisem acessar a planilha subjacente.

Fornecer acesso a todos os dados

Compartilhe a planilha onde você coleta os envios de formulários. Se alguma das pessoas com quem você deseja compartilhar os dados não tiver uma conta do Smartsheet, você poderá publicar a planilha para eles acessarem.

• Marque um campo como obrigatório se não quiser que alguém envie o formulário sem fornecer um valor.
• Garanta a coleta de dados consistentes restringindo as entradas nos campos (listas suspensas/datas/caixas de seleção) ou adicionando a validação de dados.
• Você pode ter mais de um formulário em uma planilha. Isso é útil se você quiser enviar uma mensagem diferente para cada público, mas reunir os dados em um só lugar.
• Use lógica condicional e/ou parâmetros de consulta para reutilizar o mesmo formulário em cenários diferentes.

Para coletar dados sem que o usuário do formulário os veja ou altere, adicione um valor padrão ou preencha automaticamente com um parâmetro de consulta e oculte o campo.

Os envios de formulários são anônimos por padrão, e os remetentes não têm acesso aos dados incluídos na planilha subjacente, a menos que os compartilhem com outras pessoas.

Você pode coletar informações sobre quem está preenchendo seu formulário e quando o fez de duas maneiras.

1. Adicione uma coluna do sistema Criado por à sua planilha e altere a segurança do formulário para exigir o login do Smartsheet. Isso coleta informações sobre quem preenche o formulário.
2. Se você quiser monitorar quando um remetente preencheu o formulário, adicione uma coluna Data de criação à sua planilha. Essa coluna monitora quando o formulário foi preenchido e quando uma nova linha foi criada.

Você não pode coletar informações de forma retroativa sobre quem preencheu o formulário antes da definição dessa configuração de segurança.

3. Crie uma coluna de contato (sem valores pré-preenchidos), torne-a obrigatória e adicione validação de dados de e-mail.

Se você pedir a qualquer pessoa que faça login para preencher seu formulário, essa pessoa não precisa fazer parte do seu plano do Smartsheet para acessá-lo. 

Qualquer pessoa com o link do formulário pode enviar um formulário. Não é necessário fazer login.

Qualquer pessoa pode preencher um formulário sem precisar fazer login no Smartsheet. No entanto, você pode definir configurações de segurança adicionais e restringir quem pode acessar seu formulário solicitando que login na conta do Smartsheet. O administrador de sistema define a segurança adicional no gerador de formulários.

Alguns recursos de formulário, como envio off-line, leitura de código de barras e geolocalização estão disponíveis apenas por meio do aplicativo móvel Smartsheet. Os remetentes precisam criar um login do Smartsheet para usar o aplicativo.

Para limitar ainda mais quem pode preencher um formulário, você pode tentar uma das seguintes opções:

• Adicione uma senha de formulário. Inclua uma colunaSenha do formulário em sua planilha e torne esse campo o primeiro campo de seu formulário. Em seguida, adicione lógica condicional ao formulário para que você possa inserir a senha correta para ver o restante das perguntas no formulário.
• Incorpore o formulário a um painel. Use um widget de conteúdo web para adicionar o URL do formulário e compartilhar esse painel com os colaboradores desejados.
• Incorpore o formulário ao seu site. Peça ajuda ao departamento de TI para incorporar o formulário a uma página da web que já restrinja o acesso.

Os formulários têm configurações de segurança definidas pelo proprietário desse formulário. Você pode identificar se o envio é anônimo ou não ao acessar um formulário:

• Se o formulário solicitar que você faça login para acessá-lo, seu endereço de e-mail será exibido na planilha de entrada à qual o formulário está conectado. 

• Se o acesso ao formulário pelo URL levar você diretamente ao formulário, seu envio será confidencial e o proprietário não poderá rastreá-lo até você. 

As respostas são adicionadas como novas linhas à sua planilha subjacente. Então, essas respostas estão prontas para revisão, automação, relatórios ou compartilhamento personalizado com o Dynamic View.

Você pode armazenar envios de formulários em uma planilha. 

Qualquer pessoa com acesso à planilha pode exibir os envios de formulários diretamente na planilha, encontrar o formulário nos resultados da pesquisa ou copiar e compartilhar o link do formulário.

1. Use a guia Configurações para definir se deseja que os novos envios de formulários apareçam na parte superior ou inferior da planilha. 
   
   Consulte Gerenciar opções de exibição e envio de formulários para obter mais informações.
2. Crie um relatório de linhas usando a planilha de envio de formulário como origem. Você pode trabalhar diretamente no relatório e usar a planilha como repositório de dados.  
   
   No relatório, você pode agrupar envios de formulários relacionados ou usar o recurso de classificação para garantir que as novas linhas apareçam automaticamente no agrupamento ou ordem de classificação corretos.

Linhas recém-criadas de formulários podem acionar fluxos de trabalho automatizados para designar automaticamente proprietários a tarefas, mover ou copiar linhas para outras planilhas, iniciar um ciclo de aprovação, gerar automaticamente um documento e mais.

Consulte Blocos de ação: especifique qual tipo de automação é acionado para obter mais informações.

Fluxos de trabalho de solicitações de atualização e aprovação

Você pode usar fluxos de trabalho automatizados para enviar solicitações de atualização e aprovação e enviar e-mails assim que o formulário tiver um novo envio.

Você pode definir fluxos de trabalho automatizados para enviar e-mails aos contatos em sua planilha quando acionados por eventos importantes, como um novo envio ou a necessidade de mais informações com base nas respostas do formulário.

Fluxos de trabalho de notificação ou solicitação

Para usar um fluxo de trabalho de notificação ou solicitação em conjunto com um formulário, você precisa do endereço de e-mail da pessoa que preencheu o formulário. Peça que ele o inclua como um valor de contato durante o envio.

Há duas maneiras de coletar esses dados:

1. Configure uma coluna Contato e peça ao usuário que informe o endereço de e-mail, com validação de e-mail.
2. Adicione uma coluna do sistema Criado por à planilha e altere a segurança do formulário para exigir que o usuário entre.

Considere também o seguinte:

• Se você não quiser compartilhar o remetente do formulário com sua planilha, defina as permissões de automação como irrestritas.
• Para incluir um ID exclusivo nos seus e-mails, adicione uma coluna Número automático à planilha e a inclua nos e-mails automatizados.

Fórmulas na planilha subjacente podem preencher dados adicionais na mesma linha que um envio de formulário. Primeiro, envie o formulário para que a fórmula possa ser executada na linha selecionada da planilha.

Por exemplo, você cria um formulário para que as pessoas indiquem outros funcionários para um prêmio. Um dos campos é um contato a ser indicado. Os usuários que enviam o formulário podem não conhecer o gerente da pessoa indicada, mas você precisa dessas informações para escolher um vencedor.

Nesse caso, você poderia ter outra planilha de referência com todos os funcionários listados em uma coluna e os gerentes deles listados em uma segunda coluna. Assim, você poderia usar uma combinação INDEX(MATCH) como uma fórmula de coluna para exibir automaticamente o gerente na planilha.

Os dados (incluindo anexos) enviados por meio de formulários do Smartsheet são totalmente criptografados. O Smartsheet usa as proteções padrão do setor contra injeção de XSS e SQL e restringe o carregamento de arquivos executáveis pelos usuários.

Depois que os dados estiverem na planilha, eles estarão vinculados às permissões de compartilhamento da planilha e às políticas de saída de dados da organização.

Não colete (ou forneça) informações por meio de um formulário do Smartsheet que os colaboradores da sua planilha não deveriam ter ou compartilhar, como senhas, números de previdência social ou informações de cartão de crédito.

Use o bom senso antes de abrir um URL fornecido por meio de um formulário.

Considere usar Dynamic View se a planilha tem colunas que não devem ficar visíveis para todos os colaboradores.

Se você tiver permissões de proprietário em uma planilha com um formulário e deixar de ser um usuário pago, a lógica condicional deixará de funcionar.

Se uma planilha terminar com um estado em que ninguém na sua organização tem permissões de proprietário, o formulário ficará completamente inacessível. Uma melhor prática para evitar que isso aconteça é compartilhar a planilha com alguém da sua organização e torná-lo o proprietário. 

Se você tiver permissões de proprietário em uma planilha com um formulário e deixar de ser um usuário pago, a lógica condicional deixará de funcionar. 

Se uma planilha terminar com um estado em que ninguém na sua organização tem permissões de proprietário, o formulário ficará completamente inacessível.

1. Abra a planilha conectada ao seu formulário.
2. No menu superior, selecione Formulários > Gerenciar formulários.
3. Encontre o formulário que deseja excluir e use o menu de três pontos para selecionar Excluir.