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FAQ: Formulários do Smartsheet

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Use os formulários do Smartsheet para melhorar a forma de coletar e agir sobre os dados. Os formulários padronizam a forma que você coleta os dados e adiciona estas informações diretamente à sua planilha, onde você pode aproveitar outras ferramentas do Smartsheet. Você pode compartilhar um formulário com qualquer pessoa sem fornecer acesso da planilha subjacente a elas. 

Quem pode criar formulários?

Proprietários ou administradores licenciados de planilhas podem criar formulários.

Você pode criar formulários com um Teste do Smartsheet, mas eles não podem ser compartilhados.

Os planos Empresa e Executivo têm opções adicionais de branding e segurança

Quem pode preencher formulários?

Dependendo das configurações de segurança do formulário, qualquer pessoa pode preencher um formulário. As pessoas que enviam formulários não precisam de uma licença ou login do Smartsheet. 
 
Alguns recursos de formulários, como envio off-line, escaneamento de código de barras e geolocalização estão disponíveis apenas pelo aplicativo móvel do Smartsheet. Os usuários não precisam de licença, mas precisam criar um login do Smartsheet para usar o aplicativo.

Quem pode alterar um formulário que eu criei?

Todos os colaboradores com acesso compartilhado da planilha onde o formulário foi criado podem acessar a aba formulários na planilha. No entanto, apenas Administradores ou Proprietários podem alterar seus formulários. 
 
Todos com acesso compartilhado à planilha podem obter o link do formulário e fornecê-lo a outras pessoas.

Como posso facilitar o preenchimento do meu formulário por outras pessoas?

  • Ordene seus campos de forma que faça sentido e remova os campos que não precisam de dados. 

  • Adicione categorias ou instruções de campo específicas ao formulário para que as pessoas saibam exatamente quais informações fornecer. 

  • Inclua a validação para ajudar a pessoa a fornecer os dados corretos.

  • Considere usar valores padrão ou parâmetros de consulta para pré-popular determinados campos.

  • Use lógica condicional para controlar quando exibir um campo.

Se quiser exibir valores suspensos específicos com base no valor de outro campo, crie uma coluna diferente para cada conjunto de valores suspensos.

Como garanto que os dados que estou coletando são os que eu preciso?

  • ​​​​Marque um campo como obrigatório se não quiser que alguém consiga enviar o formulário sem fornecer um valor.
  • Garanta a coleta de dados consistentes restringindo as entradas nos campos (menus suspensos/datas/caixas de verificação) ou adicionando a validação de dados.

  • Você pode ter mais de um formulário em uma planilha. Isso é útil se você quiser uma mensagem diferente para cada público, mas quiser coletar os dados em um só lugar. 

  • Use a lógica condicional e/ou os parâmetros de consulta para reutilizar o mesmo formulário em cenários diferentes. 

  • Para coletar dados sem que o usuário do formulário os veja ou os altere, adicione um valor padrão ou pré-popule o formulário com um parâmetro de consulta e oculte o campo.

Posso usar meu próprio branding em um formulário?

Se você estiver em um plano Executivo ou superior, pode usar seu logotipo, suas cores e sua iconografia para personalizar um formulário. Consulte Personalizar a aparência de um formulário.

Como posso registrar automaticamente quando um envio de formulário chegar?

Adicione uma coluna do sistema Data de criação à sua planilha para capturar automaticamente quando o formulário foi preenchido e uma nova linha foi criada.

Como eu descubro quem enviou um formulário?

Os envios de formulário são anônimos por padrão. Para capturar quem está preenchendo o formulário, crie uma coluna Contato (sem valores pré-populados), torne-a obrigatória e adicione uma validação de dados de e-mail.
 
Como alternativa, considere adicionar uma coluna do sistema Criado por à sua planilha e alterar a segurança do formulário para exigir que o login do Smartsheet capture automaticamente quem preenche o formulário. Note que não é possível capturar retroativamente quem preencheu o formulário antes de alterar esta configuração de segurança.
 

Como lembrete, o login dos usuários no Smartsheet para preencher o seu formulário não precisa fazer parte do plano do Smartsheet da sua organização nem ter uma licença.

Mesmo se você exigir um login para preencher o formulário, os colaboradores não têm acesso aos dados enviados na sua planilha subjacente a menos que eles também façam parte do compartilhamento da planilha.

 

Como eu posso configurar e-mails automáticos depois que um formulário for preenchido?

Fluxos de trabalho automatizados podem enviar e-mails a contatos na sua planilha em momentos específicos, como quando um envio de formulário cria uma linha na sua planilha ou quando informações adicionais são necessárias com base no que foi enviado. 
 
Para usar um fluxo de trabalho de notificação ou solicitação junto com um formulário, o endereço de e-mail da pessoa que preencheu o formulário precisa ser coletado como valor de contato durante o envio. 
 
Você pode coletar esses dados de duas maneiras:

  1. Configure uma coluna Contato e peça para o usuário fornecer o endereço de e-mail dele com validação de e-mail.
  2. Adicione uma coluna do sistema Criado por à sua planilha e altere a segurança do formulário para exigir que o usuário faça login. 

 
Se a pessoa que envia o formulário não for compartilhada à sua planilha, as permissões de automação precisam ser configuradas para irrestritas. 

Para incluir um ID exclusivo em seus e-mails, adicione uma coluna Numeração automática à sua planilha e inclua isso nos seus e-mails automatizados.

 
Você não está limitado a e-mails!

Linhas recém-criadas de formulários podem acionar fluxos de trabalho automatizados para designar automaticamente proprietários às tarefas, mover ou copiar linhas para outras planilhas, iniciar um ciclo de aprovação, gerar automaticamente um documento e muito mais. Consulte: Blocos de ação: especifique qual tipo de automação é acionada.

 

Como eu posso descobrir automaticamente informações relevantes com base no conteúdo enviado?

As fórmulas na planilha subjacente podem preencher dados adicionais na mesma linha que um envio de formulário. Observe que o formulário precisa ser enviado primeiro e depois a fórmula pode calcular na linha da planilha. 
 
Por exemplo, seu formulário nomeia funcionários a um prêmio. Um dos seus campos é um contato a ser nomeado. Os usuários que enviam o formulário podem não saber o gerente do nomeado, mas você precisará desta informação quando for a hora de escolher um vencedor. 
 
Neste caso, você poderia ter outra planilha de referência com todos os funcionários listados em uma coluna e os gerentes deles listados em uma segunda coluna. Então, você poderia usar uma combinação INDEX(MATCH como uma fórmula de coluna para retornar automaticamente o gerente na sua planilha. 

Como posso organizar as respostas de formulário facilmente?

  1. Escolha se os novos envios de formulário são adicionados à parte superior ou inferior da sua planilha pela guia Configurações. Consulte: gerenciar opções de exibição e envio de formulários. 

  2. Crie um relatório de linhas usando a planilha de envio de formulário como origem. Você pode trabalhar diretamente no relatório e usar a planilha como repositório de dados.  

    No relatório, você pode agrupar os envios de formulário relacionados ou usar o recurso de classificação, garantindo que as novas linhas apareçam automaticamente na ordem de classificação ou no grupamento certo. 

Como posso controlar quais dados as pessoas que enviam meus formulários podem acessar?

Nenhum acesso aos dados
Ajuste as configurações do seu formulário: por padrão, o formulário permite que as pessoas enviem cópias a si mesmas em uma resposta. Os usuários podem marcar esta caixa e o e-mail deles para obter uma cópia do que enviaram, junto com as perguntas do formulário. Como criador do formulário, você pode desativar este recurso. Consulte: gerenciar opções de exibição e envio de formulários

Acesso somente de visualização a dados específicos
Publique um relatório de linhas: crie um relatório de linhas e limite quais colunas e linhas os usuários podem visualizar.
 
Acesso de editor a dados específicos
Solicitações de atualização: você pode definir um fluxo de trabalho da solicitação de atualização para solicitar alterações em uma linha após o envio inicial do formulário. Esta é uma boa forma de colaborar com pessoas que não devem receber o compartilhamento da planilha. 
 
Visualização dinâmica: se você tem uma preocupação de segurança com as linhas ou colunas, configure a Visualização dinâmica. 
 
Relatório de linhas em um WorkApp: você pode incluir relatórios em um WorkApp sem que os colaboradores precisem acessar a planilha subjacente. 
 
Acesso a todos os dados
Compartilhe a planilha de onde os envios de formulário estão sendo coletados, ou publique a planilha para usuários que não têm uma conta do Smartsheet. 

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