Perguntas frequentes: formulários do Smartsheet

Os proprietários ou administradores das planilhas podem criar formulários.

Você pode criar formulários com um teste do Smartsheet, mas não pode compartilhá-los.

Os planos Empresa e Executivo têm opções adicionais de identidade visual e segurança. 

Dependendo das configurações de segurança do formulário, qualquer pessoa pode preenchê-lo e não é preciso ter uma conta nem um login do Smartsheet para enviá-lo. 
 
Alguns recursos de formulários, como envio off-line, escaneamento de código de barras e geolocalização, estão disponíveis apenas no aplicativo móvel Smartsheet. Para envios pelo aplicativo, os usuários precisam criar um login do Smartsheet.

Se você quiser limitar ainda mais quem pode preencher um formulário, tente aplicar uma das seguintes opções:

• Adicione uma coluna de Senha do formulário à planilha, torne esse campo o primeiro campo do formulário e adicione lógica condicional ao formulário para que seja necessário inserir a senha correta para ver o restante das perguntas no formulário.
• Incorpore o formulário a um painel em um widget de conteúdo web e compartilhe esse painel com os colaboradores escolhidos.
• Peça ajuda ao departamento de TI para incorporar o formulário a uma página da web que já restrinja o acesso.

Os envios de formulários são armazenados na planilha. Qualquer pessoa com acesso à planilha pode exibir os envios de formulários diretamente na planilha, encontrar o formulário nos resultados da pesquisa ou copiar e compartilhar o link do formulário.

Existem três maneiras de acessar formulários:

Pesquisa 

Abra o ícone de Pesquisa no lado esquerdo e pesquise o formulário pelo nome.

Menu de formulários

Na planilha, selecione Formulários > Gerenciar formulários…

Áreas de trabalho

Abra o painel da área de trabalho e encontre seus formulários na planilha associada para executar uma das seguintes ações:

• Ver, selecionar e carregar o formulário
• No menu Formulário no painel da área de trabalho:
  • Abrir o formulário em uma nova guia com o URL do formulário publicado
  • Copiar o URL do formulário publicado diretamente da área de trabalho
  • Selecionar Editar para abrir o formulário no modo gerador

Os envios de formulários são armazenados na planilha. Qualquer outro usuário que tenha acesso de administrador à planilha à qual o formulário está associado pode editá-lo.

• Ordene os campos de forma que faça sentido e remova os campos que não precisam de dados. 
• Adicione categorias ou instruções de campo específicas ao formulário para que as pessoas saibam exatamente quais informações fornecer. 
• Inclua a validação para ajudar a pessoa a fornecer os dados corretos.
• Considere usar valores padrão ou parâmetros de consulta para preencher automaticamente determinados campos.
• Use lógica condicional para controlar quando exibir um campo.

Se quiser exibir valores específicos de lista suspensa com base no valor de outro campo, crie uma coluna diferente para cada conjunto de valores de lista suspensa.

• ​​​​Marque um campo como obrigatório se não quiser que alguém envie o formulário sem fornecer um valor.
• Garanta a coleta de dados consistentes restringindo as entradas nos campos (listas suspensas/datas/caixas de seleção) ou adicionando a validação de dados.
• Você pode ter mais de um formulário em uma planilha. Isso será útil se você quiser uma mensagem diferente para cada público, mas quiser coletar os dados em um só lugar. 
• Use a lógica condicional e/ou os parâmetros de consulta para reutilizar o mesmo formulário em cenários diferentes. 
• Para coletar dados sem que o usuário do formulário os veja ou altere, adicione um valor padrão ou preencha automaticamente o formulário com um parâmetro de consulta e oculte o campo.

Se você tem um plano Executivo ou superior, pode usar o logotipo, as cores e a iconografia da sua marca para personalizar um formulário. Consulte Personalizar a aparência de um formulário.

Adicione uma coluna do sistema Data de criação à planilha para capturar automaticamente quando o formulário for preenchido e uma nova linha for criada.

Os envios de formulário são anônimos por padrão. Para capturar quem está preenchendo o formulário, crie uma coluna de contato (sem valores preenchidos automaticamente), torne-a obrigatória e adicione uma validação de dados de e-mail.
 
Uma alternativa é adicionar uma coluna do sistema Criado por à planilha e alterar a segurança do formulário para exigir que o login do Smartsheet capture automaticamente quem preenche o formulário. Observação: não é possível capturar retroativamente quem preencheu o formulário antes de alterar essa configuração de segurança.
 

Lembre-se de que os usuários que fazem login no Smartsheet para preencher o formulário não precisam fazer parte do plano do Smartsheet da sua organização nem ter uma conta.

Mesmo que você exija um login para preencher o formulário, os remetentes não terão acesso aos dados incluídos na planilha subjacente, a menos que essa planilha também tenha sido compartilhada com eles.

Os fluxos de trabalho automatizados podem enviar e-mails a contatos na sua planilha em momentos específicos, por exemplo, quando um envio de formulário cria uma linha na planilha ou quando informações adicionais são necessárias com base no que foi enviado. 
 
Para usar um fluxo de trabalho de notificação ou solicitação com um formulário, colete o endereço de e-mail da pessoa que preencheu o formulário como valor de contato durante o envio. 
 
Você pode coletar esses dados de duas formas:

1. Configure uma coluna Contato e peça ao usuário que informe o endereço de e-mail, com validação de e-mail.
2. Adicione uma coluna do sistema Criado por à planilha e altere a segurança do formulário para exigir que o usuário entre. 
    

Se você não compartilhar a planilha com o remetente do formulário, precisará configurar as permissões de automação como irrestritas. 

Para incluir um ID exclusivo nos seus e-mails, adicione uma coluna Número automático à planilha e a inclua nos e-mails automatizados.
 

Esse recurso não se limita aos e-mails!

Linhas recém-criadas de formulários podem acionar fluxos de trabalho automatizados para designar automaticamente proprietários a tarefas, mover ou copiar linhas para outras planilhas, iniciar um ciclo de aprovação, gerar automaticamente um documento e mais. Consulte: Blocos de ação: especifique qual tipo de automação é acionada.

As fórmulas na planilha subjacente podem preencher dados adicionais na mesma linha que um envio de formulário. Observação: para que a fórmula possa fazer cálculos na linha da planilha, primeiro o formulário precisa ser enviado. 
 
Por exemplo, o formulário indica funcionários a um prêmio. Um dos campos é um contato a ser indicado. Os usuários que enviam o formulário podem não conhecer o gerente da pessoa indicada, mas você precisará dessa informação quando for a hora de escolher um vencedor. 
 
Nesse caso, você poderia ter outra planilha de referência com todos os funcionários listados em uma coluna e os gerentes deles listados em uma segunda coluna. Assim, você poderia usar uma combinação INDEX(MATCH como uma fórmula de coluna para retornar automaticamente o gerente na planilha. 

1. Escolha se os novos envios de formulário serão adicionados à parte superior ou inferior da planilha na guia Configurações. Consulte: Gerenciar opções de exibição e envio de formulários. 
2. Crie um relatório de linhas usando a planilha de envio de formulário como origem. Você pode trabalhar diretamente no relatório e usar a planilha como repositório de dados.  
   
   No relatório, você pode agrupar os envios de formulário relacionados ou usar o recurso de classificação, garantindo que as novas linhas apareçam automaticamente na ordem de classificação ou no grupamento certo. 

Nenhum acesso aos dados
Ajuste as configurações do formulário: por padrão, o formulário permite que as pessoas enviem cópias a si mesmas em uma resposta. Os usuários podem marcar essa caixa e o e-mail deles para receber uma cópia do que enviaram, além das perguntas no formulário. Como criador do formulário, você pode desativar esse recurso. Consulte: Gerenciar opções de exibição e envio de formulários. 

Acesso somente de exibição a dados específicos
Publique um relatório de linhas: crie um relatório de linhas e limite quais colunas e linhas os usuários podem exibir.
 
Acesso de editor a dados específicos
Solicitações de atualização: você pode definir um fluxo de trabalho de solicitações de atualização para solicitar alterações em uma linha após o envio inicial do formulário. É uma boa forma de colaborar com pessoas que não podem ter acesso à planilha. 
 
Dynamic View: se você tem uma preocupação de segurança com a exibição de outras linhas ou colunas, configure o Dynamic View. 
 
Relatório de linhas em um WorkApp: você pode incluir relatórios em um WorkApp sem que os colaboradores precisem acessar a planilha subjacente. 
 
Acesso a todos os dados
Compartilhe a planilha de onde os envios de formulário estão sendo coletados ou publique a planilha para usuários que não têm uma conta Smartsheet. 

Os dados (incluindo anexos) enviados por meio de formulários do Smartsheet são criptografados de ponta a ponta. O Smartsheet usa proteções padrão do setor contra injeção de XSS e SQL e restringe o carregamento de arquivos executáveis pelos usuários. 

Depois que os dados estiverem na planilha, eles estarão vinculados às permissões de compartilhamento da planilha e às políticas de saída de dados da organização.

Não colete (nem forneça) informações por meio de um formulário do Smartsheet que os colaboradores da sua planilha não deveriam ter nem compartilhar, como senhas ou informações de cartão de crédito. E use o bom senso antes de abrir um URL fornecido em um formulário. 

Considere usar o Dynamic View se a planilha tem colunas que não devem ficar visíveis para todos os colaboradores.