Smartsheet レポートを使用すると、複数のシートのリアルタイム データを単一のビューで簡単に操作できます 主要なタスクとマイルストーンを関係者向けの概要に集約したり、さまざまな取り組みに対して異なるビューを作成したりできます。
レポートは双方向であるため、レポート上で更新された情報は自動的に元のシートに反映され、その逆も同様です。 シートの行と列から行レポート を作成することや、シート サマリー フィールドからシート サマリー レポート を作成することができます。
レポートでのグループ化とサマリー により、複数のシートのデータをすばやく簡単に集計し、計算することができます。
レポートは、レポートを作成する元のシートを共有している人なら誰でも簡単に共有できます。 より詳細な制御を行うには、レポートを公開するか、ダッシュボードに表示します。これにより、オーディエンスには表示したい情報の概要のみを表示でき、元になるデータを共有する必要はありません。
レポート タイプについて
レポートを使用すると、複数のシートから情報を集め、指定した条件を満たすアイテムのみを表示できます。
使用可能なレポートには、行レポートとシート サマリー レポートの 2 種類があります。
- 行レポートを使用すると、複数のシートから行情報を集計できます。 たとえば、レポートを作成して、自分に割り当てられ、優先度 - 高とラベル付けされた複数のシートにわたるすべての未完了のタスクを表示できます。
- シート サマリー レポートを使用すると、複数のシートのサマリー データを表示できます。 シート サマリー レポートは、複数のプロジェクトの概要を把握したり、ダッシュボードでポートフォリオ レベルのメトリックを強調したりするのに最適な方法です。 シート サマリー レポートの作成に関する詳細については、「シート サマリー レポートからポートフォリオ ビューを作成する」をご覧ください。
シートと同様に、レポートも送信、共有、および公開できます。レポートのデータの編集、グループ化、集計、並べ替えもできます。 レポートには情報が保存されていないため、シートとは異なることに注意してください (代わりに、シートに保存されている情報が表示されます)。 この違いにより、レポートはアカウントのシート制限数にはカウントされません。
行レポートの構築
行レポートを使用すると、以下のことが可能になります。
- シート内の関連情報を振り分けるフィルターを作成する
- 重要な列や行だけを編集できるようにユーザーを制限する
- 複数のシートの情報を 1つのレポートにまとめる
レポートには次の 2 つのタイプがあります。
- 行レポート: 複数のシートの行を 1 つのレポートに追加する
- シート サマリー レポート: 複数のシート サマリーを 1 つのレポートに追加する
シート サマリー レポートを作成する場合は、「シート サマリー レポートを使用してポートフォリオ ビューを作成する」をご覧ください。
行レポートの作成
- 左側のメニュー バーで、[ソリューション センター]
を選択します。 - [作成] >[レポート] をクリックします。
- 行レポート を作成します。 新しいレポートがシート フォルダー内に表示されます。
レポートの設定
これらのタブを使用して、レポートに追加する必要のある情報を設定します。
- ソース シート - レポートに必要なデータを含むシートを選択します。
- 表示する列 - ソース シートから、レポートに追加する列を選択します。
- フィルター条件 - レポートがソースシートから引き出すべきデータを特定します。
電子メールで配信されるリクエストがフィルターに表示されます。
- グループ - カテゴリを使用すると、必要な情報に簡単にアクセスできます。
- 集計 - 情報に基づいた意思決定を行うために、主要なメトリックを定義します。
この例と同様に、情報をそのステータスに応じてまとめることができます。
- 並べ替え - 情報を特定の順序で並べ替えます。
レポート ビルダーの元のシートを選択する
[元のシート] ボタンを選択して、レポートに含めるシート、フォルダー、ワークスペースを選択します。 作成したシートまたは共有されたシートは、このリストから利用できます。 スクロールするか、元のシートの検索バーに入力することでシートを見つけることができます。
レポートに新しいシートを自動的に含めるために、ワークスペース全体を参照できます。 新しいシートがワークスペースに追加されると、レポートはそれを自動的に参照します。 ワークスペースの詳細については、ヘルプ記事「ワークスペースでアイテムを管理する」をご覧ください。
次のことに留意してください。
- レポート ビルダーでほかのオプション (表示する列、フィルター条件、グループ、集計、並べ替え) が使用できるようになる前に、シート タブから少なくとも 1 つのシート、フォルダー、またはワークスペースを選択する必要があります。
- フォルダーを選択した場合、選択後にそのフォルダーに追加された新しいシートはレポートに含まれません。 新しく追加されたシートを含めるには、シート タブからフォルダーを削除して再度追加します。
- レポートに表示される書式設定 (セル、フォントの色、背景色、太字など) は元のシートの書式設定に準じます。
- 元のシートの行階層はレポートに表示されません。
- 数式を含むセルはレポートから変更できません。
シートで依存関係が有効になっている場合:
- シート内の行の終了日は、依存関係設定に基づいて自動計算されるため、レポートから編集することはできません。 その代わり、行で開始日と期間を編集すると、終了日が自動的に再計算されます。
- 先行タスクによって影響を受けているタスクの開始日は、レポートから編集することはできません。 その代わり、先行タスクの開始日と期間を変更すると、依存タスクに関連付けられた日付が自動的に再計算されます。