レポート

Smartsheet レポートを使用すると、複数のシートのリアルタイム データを単一のビューで簡単に操作できます。 重要なタスクやマイルストーンを単一の概要に統合して関係者と共有したり、さまざまなイニシアチブ間で複数の多様なカスタマイズ ビューを作成したりすることができます。

レポートは双方向であるため、レポート上で更新された情報は自動的に元のシートに反映され、その逆も同様です。 シートの行と列から行レポートを作成することや、シートのシート サマリー フィールドからシート サマリー レポートを作成することができます。

レポートでのグループ化とサマリーにより、複数のシートのデータをすばやく簡単に集計し、計算することができます。

レポートは、レポートを作成する元のシートを共有している人なら誰でも簡単に共有できます。 より詳細な制御を行うには、レポートを公開するか、ダッシュボードに表示します。これにより、オーディエンスには表示したい情報の概要のみを表示でき、元になるデータを共有する必要はありません。

複数のシートのデータに関するレポート

レポートを使用すると、複数のシートから情報を集め、指定した条件を満たすアイテムのみを表示できます。

使用可能なレポートには、行レポートシート サマリー レポートの 2 種類があります。

  • 行レポートを使用すると、複数のシートから行情報を集計できます。 たとえば、レポートを作成して、自分に割り当てられ、優先度 - 高とラベル付けされた複数のシートにわたるすべての未完了のタスクを表示できます。
  • シート サマリー レポートを使用すると、複数のシートのサマリー データを表示できます。 シート サマリー レポートは、複数のプロジェクトの概要を把握したり、ダッシュボードでポートフォリオ レベルのメトリックを強調したりするのに最適な方法です。 シート サマリー レポートの作成に関する詳細については、「シート サマリー レポートを使用してポートフォリオ ビューを作成する」を参照してください。

シートと同様に、レポートも送信、共有、および公開できます。 レポートのデータの編集、グループ化、集計、並べ替えもできます。 レポートには情報が保存されていないため、シートとは異なることに注意してください (代わりに、シートに保存されている情報が表示されます)。 この違いのため、レポートはアカウントのシート制限数にはカウントされません。

 

ステップ バイ ステップの手順に従って、レポートを作成します。

レポート ビルダーを使用して行レポートを作成する

シート サマリー レポートを作成する場合は、「シート サマリー レポートを使用してポートフォリオ ビューを作成する」を参照してください。

ステップ 1: レポートを作成する

レポート ビルダーでレポートを作成します。 次の手順を実行してください。

  1. メニュー アイコン (Smartsheet の画面左上) > [ホーム] の順に選択します。
  2. ソリューション センター (プラス) アイコンを選択します。
  3. 左パネルで、[作成] を選択し、[レポート] タイルを選択します。
  4. レポートの名前を入力し、[行レポート] を選択して [OK] をクリックします。
    レポートに名前を付けてください
     新しいレポートがシート フォルダー内に作成されます。

ステップ 2: レポートを設定する

上部ツールバーのタブを使用してレポートを作成します。

レポートの設定
 

ツールバーから、以下を設定できます。

  • 元のシート
  • 表示する列
  • フィルター条件
  • グループ
  • 集計
  • 並べ替え

 

レポート ビルダーでレポート結果を並べ替える

上部のセットアップ ツールバーの最後のタブは [並べ替え] タブで、レポート結果を並べ替えるために最大 3 つのフィールドを定義できます。 [並べ替えの基準] で、レポートを並べ替えるフィールドを選択し、結果を昇順または降順のどちらで並べ替えるかを選択します。

レポート結果の並べ替え

最大 3 つの並べ替え条件を追加するには、[別の列で並べ替え] を選択します。 さまざまなデータ タイプの並べ替え方法については、「行を並べ替えてデータを整理する」を参照してください。

[グループ] タブで使用されているフィールドは、[並べ替え] タブでは使用できません。 代わりに、[グループ] タブ内で、表示されるグループの順序とグループの並べ替え方法を指定できます。 詳細については、「レポート ビルダーで結果を整理するためのグループ化の設定」を参照してください。

次のドロップダウン リストの並べ替えの動作に注意してください。

ドロップダウン リストの並べ替えは、レポートとシートで動作が異なります。 レポートを並べ替えると、アイテムは昇順または降順で並べ替えられます。 シートとは異なり、元のシートのドロップダウン リスト タイプの列で並べ替える場合、アイテムは元のシートの列プロパティの所定のドロップダウン値に基づいて並べ替えられません。

レポートは複数のシートから取り込むことができ、同じ名前と列タイプの列が統合されます。 ドロップダウン リストの列の値がシート間で異なる場合 (例: あるシートでは a、b、c、d、別のシートでは 1、2、3、4 の場合)、レポートは統合された列でどの並べ替えを優先するかを決定できないため、値が文字列/数値列にあるかのように並べ替えます。

レポート ビルダーで結果を整理するためのグループ化の設定

グループ化を使用すると、類似した値をグループにまとめることができるため、行を論理的なカテゴリや分類に整理できます。 1 レポートにつき 3 グループまで追加できます。 以下の例では、行は緊急フラグ、次にステータスによってグループ化されています。

グループ化の設定

[グループ] タブを選択してグループ化の設定を開き、グループ化するフィールドを選択します。

グループ タブ

フィールドごとに、グループを昇順または降順のどちらで並べ替えるかを制御します。 グループの [折りたたみ] または [展開] アイコン を使用して、レポートが読み込まれたとき、または更新されたときのグループの規定の状態を制御します。 グループ化ラベルの横にある矢印 を選択すると、特定のグループを展開または折りたたむことができます。 すべての行を展開または折りたたむには、プライマリ列を右クリックして [すべて展開] または [すべて折りたたむ] を選択します。

展開または折りたたむ

注:

  • レポートの行数が 2,500 行を超える場合、グループ化は自動的に折りたたまれます。 グループを展開するには、レポートの行数が条件を満たす 2,500 行未満になるようにしてください。
  • 行がグループ化されると、プライマリ列は自動的に左端の位置に配置されます。
  • レポートを印刷またはエクスポートすると、ベース行のみがキャプチャされます。

レポートがグラフ ウィジェットまたはレポート ウィジェットを介して埋め込まれている場合、ダッシュボードにはベース行のみが表示されます。 ダッシュボードにグループ化のサマリー行を表示する場合は、レポートを公開し、Web コンテンツ ウィジェットを使用して埋め込みます。 詳細については、「Smartsheet ダッシュボードで使用できるウィジェットのタイプ」を参照してください。

レポート ビルダーを使用してコンテンツを集計し、重要な情報を抽出する

サマリーを使用すると、関数を使用してレポート全体と各グループの合計を計算し、数回クリックするだけで、レポートから重要な情報をすばやく抽出できます。 以下の例では、行 ID またはリクエストの総数の Count、緊急リクエストの Count、リクエストの処理に費やされた時間の Sum が表示されます。

サマリーの計算

[集計] タブを選択して [サマリー] 設定を開き、集計するフィールドを選択します。 フィールドを選択したら、右のドロップダウンを使用して、フィールドを集計する方法を選択します。

タブの集計

各フィールドのサマリー オプションは、列タイプによって異なります。

  • 記号: Count
  • 文字列/数値: Sum、Count、Average、Min、Max
  • 日付: First、Last、Count
  • ドロップダウン リスト (単一選択): Sum、Count、Average、Min、Max
  • 連絡先: Count
  • チェックボックス: Count
  • 自動番号割り当て/システム: Count