ステップバイステップの手順に従ってレポートを作成します。
Smartsheet レポートを使用して、複数のシートにまたがる重要なタスクとマイルストーンを 1 枚のシートにまとめることができます。ポートフォリオの全体像を簡単に関係者に共有したり、複数のイニシアチブにわたるすべてのアクティビティのマスター カレンダーを閲覧したりすることが可能です。
シートから共有される情報をさらにきめ細かく制御するには、レポートを公開して外部のベンダーと共有し、ハイレベルのマイルストーンのみを表示するようにします。
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複数のシートのデータに関するレポート
レポートを使用すると、複数のシートから情報を集め、指定した条件を満たすアイテムのみを表示できます。
この機能を使用できるユーザー
ライセンス ユーザーは、レポートを作成および管理できます。 所有者または管理者権限を持つユーザーは、レポート ビルダーでレポート条件を編集できます。 共有ユーザーがレポート内のデータを表示するには、レポートおよび元のシートに対して閲覧者以上の権限が必要です。 レポート内のセルのデータを編集するには、ユーザーはレポートと元のシートを編集者以上の権限で共有される必要があります。
すべてのプラン タイプ。
次の 2 つのタイプのレポートが使用可能です。 行レポートとシート サマリーレポート:
- 行レポートを使用すると、複数のシートから行情報を集計できます。 たとえば、自分に割り当てられているタスク、高い優先度のラベルが付けられているタスクや完了していないタスクをすべて表示したい場合、およびそれらのタスクを複数のシートで表示したい場合は、行レポートで実行できます。
- シート サマリー レポートを使用すると、複数のシートのサマリー データを表示できます。 シート サマリー レポートは、複数のプロジェクトの概要を把握したり、ダッシュボードでポートフォリオ レベルの統計を強調したりするのに最適な方法です。 シート サマリー レポートの作成に関する詳細については、「シート サマリー レポートを使用してポートフォリオ ビューを作成する」を参照してください。
シートと同様に、レポートも送信、共有、および公開できます。 レポートのデータを編集およびソートすることもできます。 レポートには情報が保存されていないため、シートとは異なることに注意してください。 この違いのため、レポートはアカウントのシート制限数にはカウントされません。
共有レポートの柔軟性を高めるために、現在のユーザーをレポートに表示する行の基準の 1 つとして指定できます。 現在のユーザーはシートを表示しているユーザーであり、Smartsheet へのサインインに使用したメール アドレスに基づいています。 たとえば、現在のユーザー条件を使用して、複数のレポートを作成しなくても、すべてのチーム メンバーが自分に割り当てられたタスクを表示できるレポートを作成できます。
このページの内容
レポートの作成権限
レポートを作成するには、この機能を含むプランのライセンス ユーザーである必要があります。 レポートが含まれるプランを確認するには、「プランと価格」ページをご覧ください。 ご利用中のプラン タイプがわからない場合は、 「Smartsheet プランとユーザー タイプの確認」をご覧ください。
行レポートの作成
注: シート サマリー レポートを作成する場合は、「シート サマリー レポートを使用してポートフォリオ ビューを作成する」を参照してください。
ステップ 1: レポート コンテナを作成する
レポート ビルダーでレポートを作成します。 次の手順を実行してください。
- メニュー アイコン (Smartsheet ウィンドウの左上) > [ホーム] をクリックします。
- ソリューション センター (プラス) アイコンをクリックします。
- 左パネルで、[作成] をクリックし、[レポート] タイルを選択します。
- レポートの名前を入力し、[行レポート] を選択して [OK] をクリックします。
![[レポートに名前を付けてください] ウィンドウ](/sites/default/files/inline-images/Name%20Your%20Report%20-%20JT.png)
新しいレポートがシート フォルダー内に作成されます。
ステップ 2: レポートに含める条件を選択する
レポート ビルダーで使用可能な条件オプションを使用してレポートを作成します。
どこ?
[どこ?] ボタンをクリックして、レポートに含めるシートとワークスペースを選択します。 作成したシートまたは共有されたシートは、このリストから利用できます。
ヒント: レポートに新しいシートを自動的に含めるには、ワークスペース全体を参照できます。 新しいシートがワークスペースに追加されると、レポートはそれを自動的に参照します。 ワークスペースの詳細については、ヘルプ記事「ワークスペースでアイテムを管理する」をご覧ください。
次のことに留意してください。
- レポートビルダーで他のオプション (誰?、何?、いつ?) が使用可能になる前に、どこ? から少なくとも 1 つのシート、フォルダー、またはワークスペースを選択する必要があります。
- フォルダーを選択した場合、選択後にそのフォルダーに追加された新しいシートはレポートに含まれません。 どこ? からフォルダを削除し、その後再度追加して、新しく追加されたシートが含まれるようにします。
誰?
[誰?] ボタンをクリックして、レポートに表示するユーザーを選択します (例: 割り当て先がスティーブ)。 レポートに含めたい人を含む列の列名をクリックします。 ここでは、連絡先リスト列タイプの列を選択できます。 ステップ 2/2 で、タスクを表示したいユーザーの名前を選択します。 (列タイプについての詳細は、「列タイプ」をご覧ください。)
ヒント: 現在のユーザーを誰? の基準として選択することにより、レポートの用途を広げることができます。 たとえば、レポートを共有する予定で、レポートを表示中のユーザーが自分に割り当てられたタスクを表示できるようにする場合は、[割り当て先] 列を選択し、次に [現在のユーザー] を選択します。
何?
結果が基づくべきレポート条件を選択します (例: % Complete = 1 の場合、1 は 100％を表します)。
いつ?
表示する特定の日付または日付範囲を選択します (例: 期日が今後 7 日間以内の行を表示する)。 このリストから選択できるのは、日付タイプ列のみです。
ステップ 3: レポートに表示する情報を選択する
レポートに表示するシート列を選択するには、レポート ビルダー フォームの [列] をクリックします。 列を配置するには、列をドラッグしてシート上の別の場所にドラッグします。 既定では、レポート条件で使用した列は、プライマリ列およびシート名列とともに、レポートに自動的に追加されます。 これらの既定の列を表示しないように選択できます。また、列名をクリックすれば列を追加できます。
ステップ 4: レポートを実行して表示する
保存をクリックしてレポートを生成します。
一般的に、初めてレポートを実行する際にはそれ以後に実行する際よりも長い時間がかかります。
レポート ビルダーを閉じ、レポートを表示します。
レポート 1 ページにつき 500 行が表示されます。 レポートの条件を満たしたものが 500 行を超える場合、レポートの下部にある [前へ] および [次へ] のボタンを使ってページを移動します。
ヒント: レポートに日付列が含まれている場合は、ガント ビューとカレンダー ビューでデータを表示できます。 左のツールバーの [ガント ビュー] ボタンと [カレンダー ビュー] ボタンを使用して、ビューを切り替えます。
既存のレポートを変更する
既存のレポートで、レポート上部にある [レポート ビルダー] ボタンをクリックして、レポート ビルダーを開きます。
レポートで列を追加または削除するには、列ヘッダーを右クリックして、[列の追加] または [列の削除] を選択します。
レポートを変更する際には、以下の点に注意してください。
- レポートに表示される書式設定 (セル、フォントの色、背景の色、太字など) は元のシートの書式設定に準じます。
- 行階層はレポートには表示されません。
- 数式を含むセルはレポートから変更できません。
- シートで依存関係が有効になっている場合:
- シート内の行の終了日は依存関係設定に基づいて自動計算されるため、レポートから終了日を編集することはできません。 その代わり、行で開始日と期間を編集すると、終了日が自動的に再計算されます。
- 先行タスクの開始日をレポートから編集することはできません。 その代わり、先行タスクの開始日と期間を編集すると、依存タスクと関連付けられた日付が自動的に再計算されます。
レポート条件を使用するためのヒント
既存のレポートで、レポート上部にある [レポート ビルダー] ボタンをクリックして、レポート ビルダーを開きます。
既存の条件をクリックして編集します。
レポート基準を削除するには、その基準の上にマウスを置き、基準の右側に表示される削除ボタン (x) をクリックします。
複数の条件を使用する
任意のセクションに複数の条件を追加するには、誰?、何?、いつ? をもう一度クリックします。 たとえば、誰? セクションで、優先度 ＝ 高、ステータス = 進行中 などの基準を設定することも選択できます。
複数の基準を持つセクションで AND および OR 演算子を使用する
既定では、複数条件がある場合、セクション内に AND 演算子が表示されます: つまり、レポートに表示される行がすべての基準を満たす必要があります。 任意の AND 演算子をクリックし、演算子を OR 演算子に変更することも可能です。 この場合、条件を 1 つでも満たしている行はレポートに表示されます。 同じセクション内で AND と OR 両方の演算子を使用する方法はありません。
セクション全体で AND および OR 演算子を使用する
既定では、AND 演算子は、レポート ビルダーの誰?、 何?、およびいつ? セクションの間にあります。 AND 演算子をクリックしてすべて OR に変更できますが、セクションをまたがって AND と OR 両方の演算子を混合することはできません。
「～ではない」条件を作成する
レポートから情報を除外する場合は、[選択したアイテムを除外する] チェックボックスを使用します。 たとえば、住所列が空白ではない行を表示する場合は、[空白] 条件を選択し、[選択したアイテムを除外する] チェックボックスをオンにします。
レポートに関する問題のトラブルシューティング
[誰?] フィールドに間違った番号がかっこで表示される
連絡先の横に表示されるかっこ内の数は、選択されたすべてのシートの連絡先列における表示回数を示します。 この数と、レポートで生成された行数が一致しない場合は、連絡先名が Smartsheet 連絡先リストから選択されたのではなく、シートのセルに手動入力された可能性があります。
これを修正するには、元のシートを開き、各セルのチーム メンバーの名前の上にカーソルを合わせます。 [連絡先情報の追加] メッセージが表示されたら、リンクをクリックしてメール アドレスを連絡先に追加します。 レポートを再実行すると、かっこ内に予想される行数が表示されます。
共有レポートが空白で表示される
他の人がレポートを見ると、レポートは空白として表示されるか、情報が少ないように見え、レポートが参照している元のシートは共有されません。 レポートでは、まだ誰にも共有されていないシートにアクセスすることはできません (詳細については、「シート、レポート、ダッシュボードの共有」を参照してください)。
レポートのデータを編集する必要がない場合は、レポートを公開して、読み取り専用で表示できます。 公開されると、公開したバージョンでデータを表示するために元のシートを共有する必要はありません (「レポートの公開」を参照してください)。
レポートの列が空白で表示される
これは、レポートビルダーの[誰?]、[何?] または [いつ?] セクションで使用されている列の名前が元のシートで変更されている場合に発生することがあります。 レポート ビルダーの列のセットアップがシートにない場合、[列名] - (列が見つかりません) と表示されます。
これを修正するには、更新された列名を指すようにレポート ビルダーを更新し、古い列名を削除します。