手動にて繰り返し実行しているタスクを、次のような柔軟で自動化されたワークフローに置き換えることにより、チームの機動力を上げ、貴重な時間を節約しましょう。
- 変更について重要なアラートを送信したり、期限が近づいていることをリマインダーとして送信したりします。
- コンテンツの更新や承認をリクエストします。
- 行のロックやロック解除を実施したり、異なるシート間で行を移動したりします。
- ユーザーにタスクを割り当てたり、マイルストーンに達した日を記録したりします。
- 複数のシナリオやアクションを組み合わせることで、少ない労力で必要な作業を実施します。
コードを記述しなくても、ビジュアル エディターにてワークフローを作成することで、チームと簡単に共同作業ができます。
自動化されたワークフローは、トリガー、条件、アクションの 3 つで 構成されています。
概要: 自動化されたワークフロー
Smartsheet を使用すると、ワークフローを簡単に作成して、時間の取られる反復的な手作業を自動化することができます。 ガイド付きのワークフロー テンプレートを使用すれば、初めてでも簡単に自動化を設定して、更新情報の収集や期日の確認などを自動化することができます。
ワークフローのアイデア
ワークフロー テンプレート ギャラリーでは、一般的なアクションのワークフローを簡単に作成することができます。 このギャラリーでは、ワークフローを使用する際のヒントや、各テンプレートをカスタマイズする方法を紹介しています。
その例をいくつかご紹介します。
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ワークフロー テンプレートの使用例 |
使用目的 |
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指定の条件に一致した場合にユーザーにアラートを送信 |
タスクを割り当てたことや、日付を変更したことを相手に伝える |
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指定の日付にユーザーにリマインダーを送信 |
重要な日が近づいてきたら関係者に知らせる |
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毎週更新をリクエスト |
週次ステータス レポートを収集し、プロジェクトの最新情報を把握する |
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指定の条件に一致した場合に別のシートに行を移動 |
何かが変更された場合 (例: タスクの完了、ステータスの更新、チームへの新しいタスクの割り当て) に、行を別のシートに自動的に移動する |
これらの例は、あくまでも出発点に過ぎません。 実際のシナリオに合わせて、テンプレートをカスタマイズしましょう。
自動化されたワークフローの作成
ワークフローを作成または管理するには、ライセンス ユーザーである必要があります。 シートの閲覧者や編集者であれば、自分用のアラートやリマインダーを作成することができます。 他のユーザーにアラートを送信したりアクションをリクエストしたりするワークフローを作成または変更する場合、もしくは Smartsheet で何かの操作 (行の移動や日付の記録など) を実施する場合は、そのシートに対する管理者レベルの共有権限が必要です。
シートを開いている状態で、以下を実行します。
- シート左上で、[自動化] > [テンプレートからワークフローを作成] の順に選択します。
- ギャラリーからワークフローのテンプレートを選択し、次に [テンプレートを使用] を選択します。 この例では、[指定の日付にユーザーにリマインダーを送信] を選択します。
- トリガー ブロックは、ワークフローがいつ実行されるかを定義します。 リマインダーは、毎週金曜日のように定期的に送信することも、期日の 3 日前のようにシートの日付に基づいて送信することもできます。 また、行が追加された際や変更された際など、シートの変更に応じて実行されるようにトリガーを変更することもできます。
- 誰がリマインダーを受け取るべきかを、「ユーザーにアラート送信」ブロックで定義します。 必要に応じて、{{フィールド名}} プレースホルダーを使ってメッセージにフィールドを追加したり、メッセージの下部に表示する列を選択したりするなど、メッセージの件名や本文をカスタマイズすることができます。
- ほとんどのワークフローでは、トリガーとアクションだけが必要ですが、条件を追加して、より的を絞ったリマインダーにすることもできます。 たとえば、まだ完了していないタスクのみリマインダーを送信するように条件を設定することもできます。 また、ワークフローにその他のアクションを追加することも可能です。そうすることで、「日付」列に日付を記録してアラートがいつ送信されたかを表示することもできます。
- ワークフロー ビルダーの右下で [保存] を選択します。
これで、アイテムが期日を迎えることをユーザーに自動的に知らせるワークフローが作成されました。
また、ワークフローをゼロから作成することもできます。
- [自動化] > [ワークフローの作成] の順に選択し、次にトリガー ブロックを構成し、アクションを選び、条件パスを追加します。