自動化されたアラートとリマインダーにより、適切な人が適切な情報を適切なタイミングで取得できます。
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アラートは、シートの変更によって事後的にトリガーされ、重要な情報の更新を関係者に通知します。
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リマインダーは、指定の日付または時刻によって積極的にトリガーされ、タスクの所有者に重要な期限を継続的に通知します。
アラートとリマインダーの両方を個別に設定することも、複数の条件を持つ大規模なワークフローの一部として一緒に設定することもできます。 受信者がシートを共有していない場合でも、定期的に複数の受信者に送信することもできます。
トリガー ブロック: ワークフローが実行されるタイミングを定義する
自動化されたワークフローを作成する際には、以下のトリガーを選択できます。
- 行が追加または変更された場合
- 行が変更された場合
- 行が追加された場合 (これは、既存の行での変更に対してはトリガーされません)
- 日付に達した場合
選択した列のフィールドにおける特定の変更のみがワークフローをトリガーするように、[次の場合:] の横でワークフロー トリガーの条件を指定できます。たとえば、アイテムのステータスが「完了」になった場合にのみトリガーされるワークフローを作成することが可能です。
編集者レベルの権限を持つユーザーが実行できるのは、自分自身が受信者であるアラートまたはリマインダーの作成、編集、削除のみです。
ワークフローの権限に関する記事をご確認ください。
無限ループを防ぐため、Smartsheet は、インバウンド セルリンクまたはシート間数式によってシートを自動的に変更するアクションはトリガーしません。これには、インバウンド セル リンクまたはシート間数式を含む別のセルを参照する数式も含まれます。
たとえば、行の「ステータス」セルに別のシートからの値が入力されるようにセル リンクが作成されている場合、このセル リンクを通じて行われたセル値の変更は、ステータスを「完了」に変更すると行をロックするというワークフローをトリガーしません。
これを回避するには、時間ベースの自動化または定期的なワークフローの使用を検討してください。
ワークフローの頻度
[ワークフローを実行] ドロップダウンでは、トリガーされた場合にワークフローをすぐに実行するか、毎時、毎日または毎週実行するかを指定することができます。
ワークフローとアラート メッセージのスケジュールは、設定したワークフローの頻度によって異なります。
| ワークフローの頻度 | 毎時 | 毎日 | 毎週 |
|---|---|---|---|
| ワークフローを実行してシートを変更 | 最初のトリガー条件とワークフロー条件が一致した後の毎時。 | 午前 0:00 から午後 11:59 | 現在の週の金曜日の午前 0:00 から次の週の木曜日の午後 11:59 まで。 |
| アラート メッセージ | 最初のトリガーから毎時。 | ワークフロー実行の翌日の午前 0:00 から午前 4:00 の間 | 午前 0:00 から次の週の金曜日の午前 4:00 まで。 |
例として、毎週ワークフローは次のとおり実行されます。
2022 年 3 月 16 日 (水曜日) に毎週ワークフローを作成しました。このワークフローは、2022 年 3 月 18 日 (金曜日) から 2022 年 3 月 24 日 (木曜日) までの間で実行され、シートの変更を評価します。シート変更の評価後、2022 年 3 月 25 日 (金曜日) にシート変更に関するアラート メッセージを配信します。
アクションが実行される 1 時間前にトリガーが発生するように設定します。これにより、技術的な問題によってアクションが時間どおりに実行されなくなる事態を防げます。
ワークフローの頻度を設定するには
- トリガー ブロックで、[トリガー] フィールドが次のいずれかのオプションに設定されていることを確認します。
- 行が追加または変更された場合
- 行が追加された場合
- 行が変更された場合
トリガーが [日付に達した場合] に設定されている場合は、[毎時]、[毎日]、[毎週] オプションは表示されません。
- 次の [ワークフローを実行] オプションのいずれかを選択します。
- 毎時
- 毎日
- 毎週
自動化されたワークフローを使用して通知を送信しており、{{Placeholders}}を使用する場合、ワークフローでは [トリガー時] にのみ通知を送信できます。こうした場合、[毎時]、[毎日]、[毎週] の各オプションは使用できません。
定期的なワークフローをスケジュールする
- ワークフローのトリガー ブロックで、[日付に達した場合] を選択します。
- [1 回実行] > [カスタム] を選択します。
- [カスタムの定期的なパターン] フォームで、ワークフローをトリガーする頻度を選択します。
- [終了] を選択します。
特定の日付の後、または特定の実行回数の後にワークフローを終了することもできます。
これで、指定した定期的なパターンでワークフローが実行されます。ワークフローの実行時に含める行を制御するには、条件ブロックに関する記事をご覧ください。
留意点
- [承認された場合] のアクションや [却下された場合] のアクションがなく、[通知] や [更新リクエストおよび承認リクエスト] を毎時、毎日、または毎週実行するワークフローのみ、一括ワークフローを実行できます。
- [何らかの値] への変更によるワークフローのトリガーには、セルが空白になった場合も含まれます。
- 自分やシートの他の共同作業者が、ワークフローの頻度の期間内にシートの複数の行に対する変更を保存すると、そのワークフローに登録されているすべてのユーザーに最大 100 行のグリッド形式の通知が送信されます。
- ワークフローが毎時、毎日、または毎週に設定されていない場合、次のアクション タイプはいずれも使用できません。
- セル値をクリア
- ユーザーを割り当て
- 日付を記録
- 行を移動
- 行をコピー
- 行をロック
- 行ロックを解除
- 承認のリクエスト
- [トリガー時] 設定でのワークフローの保存
- ワークフローの編集に戻る
時間ベースのワークフローを作成する際は、次のことに留意してください。
- 手動で日付を選択すると、そのワークフローでは設定した条件に一致するすべての行が同時にトリガーされます。たとえば、アラートを使用して、特定の日付までに担当者が決められていないすべての行に対して対処する必要があることを知らせるリマインダーを送信することができます。
- ワークフローの日付フィールドを選択すると、シートは含めるべき行がないか毎日チェックを行います。ワークフローの条件を満たす行がない場合、トリガーはありません。
- 日付のない行を含めることはできません。
- ワークフローを実行する時間を調整することもできます。
- トリガーのタイム ゾーンは、シート所有者のタイム ゾーンと常に同じです。
- シートが空の場合、自動メッセージは送信されません。