アラートとリマインダー

 

アラートやリマインダーを自動化することにより、適切なタイミングで、適切な情報を、適切なユーザーに届けることができます。

  • アラートは、シートに対する変更をトリガーとして、関係者に重要な情報が更新されたことを伝えるために使用します。

  • リマインダーは、特定の日付や時刻を事前のトリガーとして、タスクの所有者が重要な期日を忘れないようにするために使用します。

アラートおよびリマインダーは、個別に設定することも、大きなワークフローの一部として複数の条件とともに設定することも可能です。また、シートを共有されていないユーザーも含め、複数のユーザーに繰り返し送信することもできます。

時間ベースの自動化されたワークフローを作成

自動化されたワークフローのトリガー ブロックでは、(シートの「日付」列の) 日付フィールドを指定するか、または日付を手動で選択することにより、特定の日付の前、当日、または後でアクションをトリガーできます。

日付トリガー

注:

  • 日付を手動で選択すると、設定した条件に一致するすべてのシート行に対してワークフローがトリガーされます。(たとえば、指定の日付までに担当者が割り当てられていないすべての行に対してアクションを促すアラートが送信されるように設定できます。)
  • ワークフローに対して日付フィールドを選択すると、シートでは、その日付のワークフローに含まれるべき行があるかどうかを毎日チェックします。その日付に一致する行またはワークフローの条件を満たす行がない場合、いかなる行に対してもこのワークフローは実行されません。日付のない行は、日付フィールド ベースのワークフローには含まれません。
  • ワークフローがトリガーされる時刻を調整することもできます。既定では、ワークフローの編集開始後の次の正時に設定されます。
  • トリガーのタイム ゾーンは常に、シート所有者のタイム ゾーンになります。

頻繁な変更ベースの自動化をまとめてトリガー

自動化されたワークフローのトリガー ブロックにある [ワークフローを実行] ドロップダウン リストでは、変更ベースのワークフローを直ちに実行するか、それとも一定の期間内に行われた変更をまとめた上でアラートやリクエストを毎時、毎日、または毎週送信するかを指定できます。

[ワークフローを実行] ドロップダウン リスト

ワークフローに対して実行動作を設定する際には、以下の点に留意してください:

  • 毎日実行するように設定されているワークフローの場合、シートに対する変更の評価および実行はシート所有者のタイム ゾーンで 12:00 AM ~ 11:59 PM に行われ、メッセージの送信は翌日の 12:00 AM ~ 4:00 AM に行われます。 
  • 毎週実行するように設定されているワークフローの場合、実行は金曜日の 12:00 AM ~ 次の木曜日の 11:59 PM に行われ、メッセージの送信は翌日の金曜日の 12:00 AM ~ 4:00 AM に行われます。
  • 選択した頻度の期間内にシートが保存された際に複数の行が変更された場合は、トリガー条件に一致する各行に対してワークフローが実行されます。