アラートとリマインダー

自動化されたアラートとリマインダーにより、適切な人が適切な情報を適切なタイミングで取得できます。

  • アラートは、シートの変更によって事後的にトリガーされ、重要な情報の更新を関係者に通知します。

  • リマインダーは、指定の日付または時刻によって積極的にトリガーされ、タスクの所有者に重要な期限を継続的に通知します。

アラートとリマインダーの両方を個別に設定することも、複数の条件を持つ大規模なワークフローの一部として一緒に設定することもできます。 受信者がシートを共有していない場合でも、定期的に複数の受信者に送信することもできます。

時間ベースの自動化されたワークフローを作成

自動化されたワークフローのトリガー ブロックでは、(シートの「日付」列の) 日付フィールドを指定するか、または日付を手動で選択することにより、特定の日付の前、当日、または後でアクションをトリガーできます。

日付トリガー

注:

  • 日付を手動で選択すると、設定した条件に一致するすべてのシート行に対してワークフローがトリガーされます。(たとえば、指定の日付までに担当者が割り当てられていないすべての行に対してアクションを促すアラートが送信されるように設定できます。)
  • ワークフローに対して日付フィールドを選択すると、シートでは、その日付のワークフローに含まれるべき行があるかどうかを毎日チェックします。その日付に一致する行またはワークフローの条件を満たす行がない場合、いかなる行に対してもこのワークフローは実行されません。日付のない行は、日付フィールド ベースのワークフローには含まれません。
  • ワークフローがトリガーされる時刻を調整することもできます。既定では、ワークフローの編集開始後の次の正時に設定されます。
  • トリガーのタイム ゾーンは常に、シート所有者のタイム ゾーンになります。

頻繁な変更ベースの自動化ををまとめてトリガー

自動化されたワークフローのトリガー ブロックにある [ワークフローを実行] ドロップダウンでは、変更ベースのワークフローをすぐに実行するか、それとも一定の期間内に行われた変更をまとめた上でアラートやリクエストを毎時、毎日、または毎週送信するかを指定できます。

[ワークフローを実行] ドロップダウン

ワークフローの実行動作を設定する際は、次のことに注意してください。

  • 毎日実行するように設定されたワークフローの場合、シートに対する変更の評価および実行は、シート所有者のタイム ゾーンで午前 12:00 から午後 11:59 に実施され、メッセージの送信は、翌日の午前 12:00 から午前 4:00 に行われます。
  • 毎週実行するように設定されているワークフローの場合、評価および実行は、金曜日の午前 12:00 から次の木曜日の午後 11:59 に実施され、メッセージの送信は翌金曜日の午前 12:00 から午前 4:00 に行われます。
  • 選択した頻度の期間内に複数の行が変更されてシートが保存された場合は、トリガー条件に一致する各行に対してワークフローが実行されます。 この自動化通知の受信者は、グリッド形式で最大 100 行の 1 件の通知を受け取ります。
  • 自動化のカスタム メッセージでプレースホルダーが使用されている場合、カスタム メッセージごとにアラートが生成されます。 メッセージ プレースホルダーの詳細については、「アラート/リクエストのメッセージの件名や本文にセル データを動的に追加」をご覧ください。