自動化されたアラートとリマインダーにより、適切な人が適切な情報を適切なタイミングで取得できます。
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アラートは、シートの変更によって事後的にトリガーされ、重要な情報の更新を関係者に通知します。
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リマインダーは、指定の日付または時刻によって積極的にトリガーされ、タスクの所有者に重要な期限を継続的に通知します。
アラートとリマインダーの両方を個別に設定することも、複数の条件を持つ大規模なワークフローの一部として一緒に設定することもできます。 受信者がシートを共有していない場合でも、定期的に複数の受信者に送信することもできます。
時間ベースの自動化されたワークフローを作成する
自動化されたワークフローのトリガー ブロックでは、(シートの「日付」列から) 日付フィールドを指定するか、手動で日付を選択することにより、指定の日付の前、後、または当日にアクションをトリガーできます。
注:
- 日付を手動で選択すると、設定した条件を満たすシート内のすべての行に対してワークフローが同時にトリガーされます。 (たとえば、アラートを使用して、指定の日付までに担当者が割り当てられていないすべての行に対してアクションを実行するように通知できます。)
- ワークフローの日付フィールドを選択すると、シートはその日のワークフローに含める必要のある行を毎日チェックします。 その日の日時に一致する行がない場合、またはワークフローの条件を満たす行がない場合、ワークフローはどの行に対しても実行されません。 日付のない行は、日付フィールド ベースのワークフローに含まれることはありません。
- ワークフローがトリガーされる時刻を調整することもできます。 既定では、ワークフローの編集を開始してから次の 1 時間の先頭になります。
- トリガーのタイムゾーンは、常にシート所有者のタイム ゾーンと同じになります。
頻繁な変更ベースの自動化をまとめてトリガー
変更ベースワークフローの頻度を、毎時、毎日、または毎週に設定することができます。
はじめに
ワークフローの頻度を設定する前に知っておきたいことをいくつかご紹介します。
時間単位、日単位、または週単位のワークフローでは、実行できないタスク
ワークフローの頻度を、毎時、毎日、または毎週に設定した場合、以下のタイプのアクションは実行できなくなります。
- セル値のクリア
- ユーザーの割り当て
- 日付の記録
- 行の移動
- 行のコピー
- 行のロック
- 行ロックの解除
- 承認リクエスト
ワークフローにいずれかのアクション タイプが含まれている場合、毎時、毎日、または毎週に設定して保存すると、 次のいずれかのタスクを実行するよう求められます。
- ワークフローを [トリガー時] 設定で保存する
- ワークフローの編集に戻る
毎時、毎日、または毎週実行されるワークフローに、プレースホルダーを使用することはできません。
通知、更新リクエスト、および承認リクエスト用ワークフローの一括処理
通知、更新リクエスト、承認リクエストを実行するワークフローは、毎時、毎日、または毎週設定でのみ、一括の実行が可能です (承認済みまたは却下済みのアクションは除く)。
ワークフローはトリガー条件を満たすすべての行で実行
この動作は、ワークフローの実行頻度の期間内に、誰かがシートの複数の行への変更を保存した場合に、トリガーされます。
当該ワークフローの受信先となっているすべてのユーザーは、グリッド形式で最大 100 行の通知を 1 つ受け取ります。
ワークフローが実行されるタイミング
ワークフローやアラート メッセージのスケジュールは、設定されているワークフローの頻度によって異なります。
| ワークフローの実行頻度 | 毎日 | 毎週 |
|---|---|---|
| ワークフローが実行され、シートの変更を確認する | 12:00 AM ～ 11:59 PM | 金曜日 12:00 AM ～翌週木曜日 11:59 PM |
| ワークフローからアラート メッセージを配信する | 12:00 AM ～ 4:00 AM (ワークフローが実行された翌日) | 翌週の金曜日 12:00 AM ～ 4:00 AM |
週単位のワークフローの仕組みを、例を挙げてご紹介します。 週単位のワークフローが 2022 年 3 月 16 日 (水曜日) に作成された場合、 このワークフローは、2022 年 3 月 18 日 (金曜日) から 2022 年 3 月 24 日 (木曜日) までの間に実行され、シート変更を評価します。 シートの変更が確認されると、シート変更に関するアラート メッセージが 2022 年 3 月 25 日 (金曜日) に配信されます。
ワークフローの実行頻度を設定するには
- [トリガー] ブロックで、[トリガー] フィールドが以下のいずれかに設定されていることを確認します。
- 行が追加または変更された場合
- 行が追加された場合
- 行が変更された場合
[トリガー] ブロックが [日付に達した場合] に設定されていると、[毎時]、[毎日]、[毎週] オプションは表示されません。
- 以下のいずれかの [ワークフローを実行] オプションを選択します。
- 毎時
- 毎日
- 毎週
アクションが実行される 1 時間前にトリガーが実行されるように設定します。 これにより、技術的な問題によってアクションが時間どおりに実行されなくなることを防ぎます。
定期的な自動化でプロジェクトの継続的な実行を確実にする
定期的なワークフローをスケジュールして、条件に一致する行に対してワークフローが定期的に実行されるようにすることができます。 たとえば、割り当てられたチームメンバーに期限切れのタスクの毎日の更新を要求します。
シートで定期的な自動化されたワークフローを作成するには:
- メニューから [自動化] をクリックし、新しいワークフローを作成するか、既存のワークフローを編集します。 (ワークフローの作成と編集についての詳細は、自動化されたワークフローを使った時間の節約と迅速な作業に関する記事をご覧ください)。
- ワークフローのトリガー ブロックで、[日付に達した場合] を選択します。
- [1 回実行] > [カスタム] をクリックします。
- [カスタムの定期的なパターン] フォームで、ワークフローをトリガーするための希望する頻度 (毎日、毎週、毎月、毎年) を選択します。
ヒント: 特定の日付または特定の量の実行後にワークフローを終了することもできます。
- [完了] をクリックします。
以上です。 これで、指定した定期的なパターンでワークフローが実行されます。 ワークフローの実行時に含める行を制御するには、ヘルプ センターの記事「条件ブロック: 自動ワークフローで送信するものをフィルターする」を参照してください。