シートやレポートに共同作業者を追加します。
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シートやレポートを共有することで、組織内外のユーザーと共同作業を行うことができます。ユーザーはアイテムへのアクセスをリクエストすることもできます。組織内外を問わず誰でもユーザーになることができ、Smartsheet アカウントも必要ありません。
ユーザー権限によって、ユーザーが共有アイテムに対して実行できるアクションが決まります。
シートまたはレポートを共有する
- 次のオプションのいずれかを選択して、共有プロセスを開始します。
- [ファイル] > [メニュー]
画面の右上部分で [共有] を選択します。
シートまたはレポートがワークスペースにある場合、[共有] ボタンはドロップダウンとして表示され、アイテムのみを共有するか、ワークスペース内のすべてを共有するかを選択できます。
- [ユーザーとグループを招待] フィールドに、ユーザーまたはグループのメール アドレスを入力します。
エンタープライズ プランをご利用の場合、頻繁に共同作業する個人とグループのおすすめが共有モーダルに表示されます。ワン クリックで名前を選択すると、連絡先ピッカーにその人が追加されます。
- 各ユーザーまたはグループに割り当てる権限レベルを選択します。
- (オプション) [メッセージをカスタマイズ] を選択し、招待をカスタマイズします。
[共有] を選択します。
共有の停止と権限レベルの変更は、アイテム レベルとワークスペース レベルで行うことができます。
ユーザーの共有アクセス権を制御できる人
- プラン アセット管理者は、自分がアクセスできるアイテムへのアクセス リクエストを確認し、権限を付与することができます。
- システム管理者は管理センターで、アカウントのユーザーが所有しているアイテムを、いずれかのユーザーが共有できないようにすることができます。
グループ管理者はグループから特定のメンバーを削除することにより、そのグループで共有されているアイテムへの当該ユーザーのアクセス権を削除できます。
シートやレポートなどのアイテムにアクセスするには、「アイテムへのアクセスをリクエスト」をご覧ください。
連絡先列を使用してアイテムを共有する
アイテムの編集者は、連絡先列を使用して、まだ共有されていないユーザーにシートを共有することができます。
- 共有されていない連絡先を連絡先列に追加すると、その連絡先に特定のアイテムを迅速に共有するよう促されます。
- その連絡先にアイテムを共有すると、該当ユーザーには既定で編集者 (共有可) の権限レベルが付与されます。
- 確認メッセージを閉じずに連絡先を列に追加すると、アイテムを一括共有することができます。
連絡先列を介したアイテムの共有は、テーブル ビューの使用時のみ可能です。テーブル ビューの詳細をご覧ください。
留意点
- レポートを共有しても、ソース シートへのアクセスは許可されません。
- レポートを共有すると、共同作業者には、アクセスできるソース シートのデータのみが表示されます。ソース シートへのアクセス権がない場合、レポートが空白で表示されたり、情報が欠落したりすることがあります。
レポートを共有する場合は、必ずソース シートを共有してください。ソース シートを共有したくない場合は、レポートを公開してリンクを共有することをご検討ください。
Smartsheet アイテムを共有する際のヒント
- 少数のメンバーにアイテムを 1 つずつ共有する場合は、この記事にある共有手順を参照してください。
- グループ (チーム メンバーなど) とアイテムを共有する場合は、ワークスペース経由で共有します。
- ダッシュボードを共有するには、「ダッシュボードの共有」の記事を参照してください。
- ソース シートへのアクセス権がない人に対してレポートを共有したい場合は、以下のオプションを検討してください。