概要: シートとレポートの共有

シートやレポートに共同作業者を追加します。 

ご利用可能なユーザー

プラン:

  • Pro
  • Business
  • Enterprise

権限:

  • 所有者
  • 管理者
  • 編集者

Find out if this capability is included in Smartsheet Regions or Smartsheet Gov.

組織内外の共同作業者と、シートやレポートを共有できます。また、 アイテムへのアクセスをリクエストすることもできます。組織外の共同作業者は、Smartsheet アカウントがなくてもアイテムを閲覧できます。 

ユーザー権限によって、ユーザーが共有アイテムに対して実行できるアクションが決まります。 

シートまたはレポートを共有する

  1. 次のオプションのいずれかを選択して、共有プロセスを開始します。
    • [ファイル] > [メニュー]

    • 画面の右上部分で [共有] を選択します。

      シートまたはレポートがワークスペースにある場合、[共有] ボタンはドロップダウンとして表示され、アイテムのみを共有するか、ワークスペース内のすべてを共有するかを選択できます。 

Share dropdown
  1. [名前、メール アドレス、またはグループでユーザーを追加] フィールドに、ユーザーまたはグループのメール アドレスを入力します。 

エンタープライズ プランをご利用の場合、頻繁に共同業務を行う個人とグループのおすすめが共有モーダルに表示されます。ワン クリックで名前を選択すると、連絡先ピッカーにその人が追加されます。

  1. ドロップダウンを使用して、各ユーザーまたはグループに割り当てる権限レベルを選択します。
  2. [メッセージ (オプション)] フィールドでは、共同作業者に個人的に伝えるためのメッセージを作成します。
  3. [ユーザーに通知] と [自分を CC に入れる]の両チェックボックスを使用して、共同作業者に通知を送信します。また、受信トレイに送信されたメッセージのコピーを表示するかどうかを決定します。

シートの場合は、[既定のビュー] の横にある[編集] オプションを使用して、共有しているシートを共同作業者が開くときの既定のビューを定義します。

Share modal no gen access

[リンクをコピー] オプションを使用して、アイテムを直接共有するか、別の場所に埋め込みます。Smartsheet アカウントを持ち、アイテムに共有されているユーザーのみがこのリンクを使用できます。

  1. [共有] を選択します。

共有の停止と権限レベルの変更は、アイテム レベルとワークスペース レベルで行うことができます。

以下の点を考慮してください。

シートまたはレポートを共有しようとすると、[共有] ウィンドウに、有償ライセンスを持たない受信者は閲覧のみのアクセスに制限される場合があることが表示されます。

USM UX updates sharing window

[アクセスの管理] ウィンドウ

共同作業者の検索と並べ替え

[アクセスの管理] ウィンドウで検索や並べ替えのオプションを使用すると、権限の変更または削除を行う対象のユーザーやグループを簡単に見つけることができます。

検索機能を使用すると個人とグループを検索できますが、グループ内の個人を検索することはできません。

Manage access modal

共同作業者のユーザー タイプを確認する

シートまたはレポートを共有する共同作業者が、割り当てようとしている権限を受けるための適切なユーザー タイプであることを確認してください。

管理者または編集者 (共有可) の権限を持っている場合は、[共有] ウィンドウを開いて [アクセスの管理] に移動し、名前にカーソルを合わせてそのユーザーのユーザー タイプを表示します。

Member status in manage access

別の共同作業者に自分より高いアクセス レベルを付与することはできません。たとえば、編集者レベルの権限を持っている場合、管理者レベルのアクセス権を割り当てることはできません。

権限の編集または削除

共同作業者の権限レベルを変更する、または共同作業者とのアイテムの共有を中止するには

  1. アイテムの上部にある [共有] ボタンを選択します。
  2. [アクセスの管理] で、権限を変更するユーザーまたはグループを選択します。
  3. [管理 >] を選択します。
  4. [アクセスの管理] モーダルで、ユーザーまたはグループの名前にカーソルを合わせ、ドロップダウンを使用して権限レベルを変更するか、右側にある X を使用してアイテムからそのユーザーまたはグループを完全に削除します。
Manage access report

ユーザーの共有アクセス権を制御できる人

連絡先列を使用してアイテムを共有する

アイテムの編集者は、連絡先列を使用して、まだ共有されていないユーザーにシートを共有することができます。

  • 共有されていない連絡先を連絡先列に追加すると、その連絡先に特定のアイテムを迅速に共有するよう促されます。
  • その連絡先にアイテムを共有すると、該当ユーザーには既定で編集者 (共有可) の権限レベルが付与されます。
  • 確認メッセージを閉じずに連絡先を列に追加すると、アイテムを一括共有することができます。

連絡先列を介したアイテムの共有は、テーブル ビューの使用時のみ可能です。テーブル ビューの詳細をご覧ください。

留意点

  • レポートを共有しても、ソース シートへのアクセスは許可されません。
  • レポートを共有すると、共同作業者には、アクセスできるソース シートのデータのみが表示されます。ソース シートへのアクセス権がない場合、レポートが空白で表示されたり、情報が欠落したりすることがあります。 

レポートを共有する場合は、必ずソース シートも共有してください。ソース シートを共有したくない場合は、レポートを公開してリンクを共有することをご検討ください。

Smartsheet アイテムを共有する際のヒント