プロジェクトが複数のシートにまたがる場合、行の移動および行のコピー ワークフローの自動化により、作業アイテムをあるシートから別のシートに手動で移動する際の遅延を回避できます。
-
新しいリクエストや注文などが到着したらすぐに配布します。
-
適切なタイミングで、アイテムを次のプロジェクト フェーズまたはチームにシームレスに移行します。
-
完了した作業を自動的にアーカイブします。
行を移動するとシートが合理化されるため、チームは最も関連性の高い作業アイテムに集中できます。 移動された行は対象シートに追加され、元のシートから削除されます。
複数のシートで作業アイテムの記録を保持する必要がある場合、行をコピーすると、コピー元のシートから行を削除せずに、コピー先のシートに重複項目が追加されます。
[行をコピー] アクションの実行
新しい行の値のコピーのワークフローを作成するには:
- [自動化] > [テンプレートからワークフローを作成...] へと進みます。
- シート変更セクションで、[指定の条件に一致した場合に別のシートに行をコピー] > [テンプレートの使用]を選択します。
- ワークフローの名前を入力します。
- ワークフローをトリガーするものを構成します。
- 対象シートを選択します。
- [保存] を選択します。
無限ループが発生しないように、Smartsheet では、トリガー セルにシート間数式が含まれている場合やほかのセルにリンクされている場合は、[行をコピー] アクションを開始しません。これを回避するには、時間ベースの自動化または定期的なワークフローを使用してください。
シート間で行のコピーを行う際の注意点
- コピーされた行は元のシートに保持され、対象シートに追加されます。
- セルの履歴は対象シートには保持されません。
- コピーされた行は、対象シートの一番下に位置付けられます。別の場所へドラッグすることも可能です。
- 行の添付ファイル/リンクやコメントは、自動的に対象シートに移されます。
- 行の数式は、対象シートで静的な値に置き換えられます。
- 対象シートにはない列が元のシートに含まれている場合、このような列は、行を移動/コピー時に対象シートで自動的に作成されます。
「システム」列または「ベースライン」列を含むコピー行を移動する場合
- 列が対象シートに存在するが元のシートには存在しない場合、「作成日」列には、行が移動またはコピーされた日付/時刻が含まれます。
- 「作成者」 列には、行を移動またはコピーしたユーザーが表示されます。自動化によって行が移動またはコピーされた場合は、「automation@smartsheet.com」と表示されます。
- 列が対象シートと元のシートの両方に存在する場合、元のシートの値が対象シートに引き継がれます。他の列タイプとは異なり、列名は一致する必要はありません。
「システム」列または「ベースライン」列の名前が、異なる列タイプ (ドロップダウン、文字列/数値など) の列の名前と一致する場合、次のエラーが発生する可能性があります。
- 列の名前が元のシートの「システム」列と同じであるため、対象シートに行を追加できません。
- 「システム」列の名前が元のシートの列と同じであるため、対象シートに行を追加できません。
これを解決するには、列の 1 つの名前を変更するか、元のシートと一致するように列タイプを変更してください。