シートのアクティビティの追跡と表示

Smartsheet には、シートが変更された場合に最新の状態を確認できるさまざまな機能があります。

  • [変更の強調表示] を使って、前回シートを閲覧してから変更されたセルをすばやく確認できます。 
  • [セルの履歴を表示] を使って、以前のセルの内容を表示できます。
  • シート、レポート、およびダッシュボードの閲覧履歴 (閲覧者、閲覧日時) をアクティビティ ログで確認できます。

ステップバイステップの手順に従って変更の強調表示を有効にします。

シートに対して行われた変更を強調表示する

シートに加えられた変更をすばやく特定して確認するには、[変更の強調表示] を使用します。

変更の強調表示 (オンまたはオフ) を切り替える

  1. シートを開き、ツールバーの [変更の強調表示] 変更の強調表示ボタン をクリックします。

    [変更の強調表示] ウィンドウが表示されます。

    [変更の強調表示] ウィンドウ

  2. スライダーをクリックして、[変更の強調表示]を [オン] にします。

  3. [最後の変更を強調表示] で、目的の時間間隔を選択します。

    [シートの最終表示日時] オプションを有効にすると、自分がシートを最後に表示してからの変更が強調表示されます。シートを表示した他のユーザーには、彼らがシートを最後に表示してからの変更が表示されます。

  4. [背景色] highlight-changes-background-button をクリックして、強調表示の色を設定します。

    セルの背景は、変更が検出されると、設定した色に変更されます。

  5. ウィンドウの右上隅にある [X] をクリックしてウィンドウを閉じ、設定を保存します。

強調表示が表示されるユーザー

[変更の強調表示] をオンまたはオフにしてシートを保存すると、シートを共有されているすべてのユーザに対して強調表示がオンまたはオフになります。

指定の期間にコメントが追加されたり、添付ファイル/リンクが追加/編集されたりした場合は、該当行のアイコンが強調表示されます。 (コメント自体への変更は強調表示されないことに注意してください。)

変更の強調表示

変更の詳細 (変更日時、変更したユーザーのメール アドレス) を確認するには、セルを右クリックして [セルの履歴を表示] を選択します。

シートに変更が加えられたときに電子メールでアラートを受信するように通知を設定することもできます。 詳細については、記事「通知」をご覧ください。

変更の強調表示の設定

変更の強調表示には 8 つの設定項目があります。 シートにアクセスすると、設定が分単位で更新されます。 次の表は、2020 年 12 月 12 日の午後 6:00 に表示されたときに強調表示される変更の概要を示しています。

次の期間に行われた変更を強調表示する:

2020 年 12 月 12 日の午後 6:00 に表示されたシート

2020 年 12 月 12 日の午後 6:15 に表示されたシート

時間

2020 年 12 月 12 日の午後 5:00 以降

2020 年 12 月 12 日の午後 5:15 以降

今日

2020 年 12 月 12 日の午前 12:00 以降

2020 年 12 月 12 日の午前 12:00 以降

2020 年 12 月 11 日の午後 5:00 以降

2020 年 12 月 11 日の午後 5:15 以降

過去 3 日間

2020 年 12 月 9 日の午後 5:00 以降

2020 年 12 月 9 日の午後 5:15 以降

過去 7 日間

2020 年 12 月 5 日の午後 5:00 以降

2020 年 12 月 5 日の午後 5:15 以降

過去 30 日間

2020 年 11 月 12 日の午後 5:00 以降

2020 年 11 月 12 日の午後 5:15 以降

カスタム日付

(選択した日付) の午前 12:00 以降

(選択した日付) の午前 12:00 以降

このシートの最終表示日時

シートを表示している人のためにシートが最後に更新された日時以降

シートを表示している人のためにシートが最後に更新された日時以降

変更の強調表示の動作

ステップバイステップの手順に従ってセルの履歴を表示します。

Smartsheet アイテムに加えられた変更を表示する

Smartsheet アイテムに加えられた変更を確認するには、セルの履歴を確認したり、システム を含めたり、アクティビティ ログを使用して行えます。

セルの履歴

セルを右クリックして [セルの履歴を表示] を選択すると、セル レベルで行われた変更のログ、変更者、変更日時が表示されます。

必要に応じて、情報を選択し、キーボード ショートカットの Ctrl + C (Mac の場合は Command + C) を使用して前の変更をコピーし、Ctrl + V (Mac の場合は Command + V) を使用してその情報をセルに貼り付けることもできます。

システム列

システム列更新日時および更新者は、各行の最終更新日の時刻と変更を加えた共同作業者を表示します。 詳細については、「データに最適な列タイプを使用する」を参照してください。

アクティビティ ログ

右の機能バーにある アクティビティ ログ アイコン アクティビティ アイコン をクリックすると、アイテムに加えられたすべての変更、変更者、変更日時のリストが表示されます。 これには、行の削除 (削除されたデータを含む)、アイテムを表示したユーザー、共有権限の変更などの変更が含まれます。

アクティビティ ログはフィルターしてエクスポートできます。アクティビティ ログの詳細については、 「アクティビティ ログで変更を追跡」を参照してください。

ステップバイステップの手順に従ってアクティビティ ログを使用します (ビジネス プランおよびエンタープライズ プランのみ)。

アクティビティ ログで変更を追跡する

アクティビティ ログでは、シート上で誰がいつ何を行ったか、または誰が最後にダッシュボードを表示したかを簡単に確認できます。つまり、シートのさまざまな要素の編集、削除の履歴を追跡し、共同作業者がシート上で行っているアクションを把握できるということです。 また、レポートまたはダッシュボードを誰が表示して一般的な編集を行ったかを確認することもできます。

注: この機能は、ビジネス プランおよび一部のエンタープライズ プランでご利用いただけます。 プランと価格に関する詳細については、「プランと価格」のページをご覧ください。

アクティビティ ログで追跡されるアクション

アクティビティ ログを使用して追跡できるアクションの例:

  • シート、レポート、またはダッシュボードを閲覧したユーザー
  • シート、レポート、ダッシュボードを共有または共有解除されたユーザー
  • シートのみ: 変更の種類と詳細 (例: 行 4 で、Sally Smart がステータスを「進行中」から「完了」に変更した)
  • 変更を加えたユーザーの名前
  • 変更が行われた日付と時刻
  • ワークスペースの共有

注: レポートのセルと行のデータに加えられた編集は、レポートのアクティビティ ログではなく、元のシートのアクティビティ ログにのみ表示されます。

ヒント: アクティビティ ログには最新のセルの変更が表示されますが、特定のセルの完全な履歴を表示したい場合は、セルを右クリックしてそのセルの履歴を表示できます。 (セルの履歴の詳細については、「セルの履歴を表示」を参照してください)


アクティビティ ログの表示

アクティビティ ログを開いて、共同作業者によって実行されたさまざまなシートのアクションの記録を表示します。

アクティビティ ログを表示するには:

  1. メニューバーの [ファイル] をクリックします。
  2. [アクティビティ ログの表示] を選択して、[アクティビティ ログの表示] ウィンドウを表示します。

[アクティビティ ログの表示] ウィンドウでは、誰がいつ行を削除したか、ユーザーがいつシートを表示したか、といったさまざまなアクションを見ることができます。最初にウィンドウを開くと、過去 7 日間のイベントが表示されます。

確認したい履歴を見つけやすいよう、アクティビティ ログをフィルターすることも可能です。

注: 一部の組織では、Smartsheet Application Programming Interface (API) を活用したカスタム ソリューションを作成または使用しています。Smartsheet Pivot アプリはその一例です。 API がシートのコンテンツに影響を与える場合は、「日付」列の横に API - 統合アプリの画像が表示されます。

API によって挿入されたアクティビティ

アクティビティ ログのフィルター

アクティビティ ログでは、確認したい履歴のみが表示されるようにフィルターすることができます。 特定の日付範囲のアクティビティ、特定の種類のアクション、シート上でアクションを行っていた特定のユーザーなど、さまざまなフィルターを適用できます。

注: アクティビティ ログを閉じると、自動的にフィルター結果はクリアされます。 アクティビティ ログのフィルターは保存することも、シートの共同作業者と共有することもできません。

アクティビティ ログにフィルターを適用するには: 

  1. アクティビティ ログを開き、左上の [フィルター] を選択してフィルター オプションを開きます。
  2. 以下のいずれかを選択します:
    • アクション — アクティビティの種類 (例: 行の削除)
    • 共同作業者 — アクティビティを実行したユーザー
    • 日付範囲 — アクティビティを表示したい日付範囲
  3. [適用] を選択します。

フィルターをクリアする場合は、フィルターのクリア ([適用] ボタンの隣) をクリックします。

注: 一部のアクションでは、Smartsheet のユーザー名までたどることはできません。 たとえば、Smartsheet にログインしていないユーザーが、電子メールで送信された行から添付ファイルをダウンロードした場合、Smartsheet はそのアクティビティを追跡・記録しますが、ログ エントリには download@smartsheet.com というユーザー名が表示されます。


アクティビティ ログのエクスポート

アイテムのアクティビティ ログをダウンロードして、シート アクティビティの追加の記録を保持できます。 アクティビティ ログの各ダウンロードは、最大 90 日分のシート アクティビティ データに制限されます。

アクティビティ ログをエクスポートするには:

  1. アイテムを開きます。
  2. [ファイル] > [アクティビティ ログの表示] をクリックします。
  3. [日付範囲] フィルターで [開始日][終了日] を選択します。 アクティビティ ログをダウンロードする前に、[日付範囲] を選択する必要があります。
  4. [アクション] フィルターと [共同作業者] フィルターで追加のオプションを選択することもできます。
  5. [アクティビティ ログ] ウィンドウの下部にある [ダウンロード] ボタンをクリックします。

    Smartsheet は、お客様が Smartsheet で使用しているメール アドレスに、ダウンロードしたファイルにアクセスするためのリンクを含む電子メール メッセージを送信します。

    注: Smartsheet がファイルを生成し、ダウンロード リンクを送信するまでにかかる時間にはばらつきがあります。 [ダウンロード] をクリックすると、翌営業日中にファイルへのリンクが記載されたメッセージが届きます。
     
  6. 電子メールが届いたら、電子メールに記載されているリンクをクリックして、アクティビティ ログをダウンロードしてください。

アクティビティ ログのファイルは、.csv 形式でコンピューターにダウンロードされます。


アクティビティ ログのアクションの説明

アクティビティ ログに記載されているアクションの中には、全体的な変化を説明しているものもありますが、その変化の詳細に関する情報は提供していません。以下に、表示される可能性のあるいくつかのアクションとその意味を示します。

カード ビュー: カードの並べ替えとカード ビュー: カードが間接的に並べ替えられました

カード ビュー: カードの並べ替え とは、1 つまたは複数のカードを、ある位置から別の位置 (別のレーンまたは同じレーンの別の位置) に手動でドラッグ アンド ドロップしたことを意味します。

カード ビュー: 間接的に並べ替えられたカード とは、カードが他の方法で移動されたことを意味します。 たとえば、1 枚のカードを同じレーンや別のレーンの任意の位置に手動でドラッグ アンド ドロップすると、結果として他のカードが間接的に上の位置や下の位置に移動します。 また、タスクを別のユーザーに割り当てたり、行のドロップダウン リストのオプションを変更したりするなど、グリッド ビューやガント ビューで変更を加えた場合も、カードは間接的に並び替えられます。


アクティビティ ログを表示できるユーザー

アクティビティ ログへのアクセスは、共有権限レベルによって異なります。 追跡されたアクティビティを確認できる最も早い時点は、シートを最後に共有されたのがいつかによって異なります。

注: ダッシュボードには、編集者の共有権限レベルがありません。 管理者と所有者のみがダッシュボードのアクティビティ ログを表示できます。

共有権限レベル アクティビティ ログの表示可否 アクティビティ ログのエクスポート可否 この日付/時刻からの追跡アクティビティを表示
所有者* はい はい アイテムの作成
管理者 (ライセンスあり)** はい はい 最後にアイテムを共有された時からの表示とエクスポート
管理者 (ライセンスなし) いいえ いいえ -
編集者 (ライセンスあり)** はい いいえ  最後にアイテムを共有された時からの表示 (エクスポートは不可)
編集者 (ライセンスなし) いいえ いいえ -
閲覧者 (ライセンスあり、またはライセンスなし) いいえ いいえ -

*シートの所有権を移行した場合、新しい所有者はシートの作成時からのすべてのアクティビティ ログを表示できます。

**管理者 (ライセンスあり) または編集者 (ライセンスあり) の共有権限にアップグレードされた場合、シートを最初に共有された時からのアクティビティ ログを表示できます。 さまざまな共有権限レベルの詳細は、共有権限レベルのヘルプ記事をご覧ください。