Smartsheet アカウントを持っていないユーザーや、元のシートを共有していないユーザーと Smartsheet アイテムを共有します。
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シート、レポート、またはダッシュボードを公開すると、Smartsheet にログインせずに誰でもアクセスできる一意の URL と、Web サイトのソース コードに埋め込んでシートやレポートを表示できる iFrame コードが生成されます。
公開したアイテムは動的なので、常に最新のデータが表示されます。
公開はいつでも中止できます。公開を中止すると、そのシート、レポート、ダッシュボードの公開バージョンにはアクセスできなくなります。
所有者と管理者がシート、レポート、ダッシュボードを公開できます。ビジネス プランおよびエンタープライズ プランのシステム管理者は、アカウントのすべてのユーザーに対する公開を制限または非アクティブ化することができます。グローバル アカウント設定の詳細をご確認ください。
この機能を使用すると、機密データが社外の人の目にさらされる可能性があります。公開アイテムへのリンクの共有先をより限定的にするには、アクセス制御 (以下を参照) を使用するか、シートのプロパティ、レポートのプロパティまたはダッシュボードのプロパティ ウィンドウから取得できるリンクをコピーしてそれを共有します。プロパティ ウィンドウからのリンクは、共有している共同作業者のみがアクセスできる安全なリンクです。
Smartsheet アイテムを公開する際は、アクセス制御を使用してアイテムへのアクセスを制限できます。
- リンクを持つすべてのユーザー
- アクセス権を持つすべてのユーザーがリンク先のコンテンツを表示または編集できるリンクを作成します。
- このアイテムと同じ Smartsheet プランのユーザーのみ利用可能
- ユーザーがリンク先のコンテンツを表示する前に Smartsheet にログインする必要がある、安全なリンクを作成します。Smartsheet プランに追加されているユーザーのみがコンテンツを表示できます。
- これには、Smartsheet アイテムや、アイテムが保存されているワークスペースを共有されているものの、アカウントを持たないユーザーは含まれません。詳細は「共有」をご覧ください。
エンタープライズ プラン以上のお客様は、追加の [アクセス制御] オプションを利用できます。
- アイテムが共有されているユーザーのみ
- ユーザーがリンク先のコンテンツを表示する前に Smartsheet にログインする必要がある、安全なリンクを作成します。アイテムにアクセスできるのはそのアイテムを共有されているユーザーのみであり、他のユーザーにはエラー ページが表示されます。
Smartsheet プランには、システム管理者の管理センターでアクティブ ユーザーとしてリストされているユーザーが含まれます。詳細はユーザー管理に関する記事をご覧ください。
アイテムは公開する前に保存してください。最後に保存したビューが公開ビューとなります。
シートを公開する
シートの公開は、グリッド ビュー、ガント ビュー、カード ビュー、またはカレンダー ビューから行う必要があります。
- 右側の機能バーから [公開]
Brandfolder Image
を選択します。
- 1 つまたは複数の公開オプションのスライダーを選択し、[オン] にします。
スライダーを [オン] にすると、そのシートへのリンクが作成され、公開の設定をさらにカスタマイズするためのウィンドウが表示されます。
Brandfolder Image
シートの公開には、以下のようにさまざまなオプションがあります。
- 読み取り専用 - HTML: このオプションは、シート データをすばやく読み込める簡易バージョンのビューを必要とする場合に最適です。カレンダー ビューやガント ビューに切り替えるオプションはなく、シート データをシンプルな読み取り専用ビューで表示します。添付ファイル/リンクとコメントは使用できません。また、インデントされた行を折りたたんだり展開したりすることもできません。
- 読み取り専用 - 完全: このオプションは、[読み取り専用 - HTML] よりもユーザー インターフェイスが豊富で、閲覧者は行の添付ファイル/リンクやコメントの表示、さらには階層の展開や折りたたみができます。
[アクセス制御] オプションを使用して、誰でもアクセス可能にするか、アイテムを共有している一部のユーザーのみにするかを設定できます。
[公開設定] オプションを使用して、既定のビューをグリッド (ガント) またはカレンダーに設定します。ただし、公開されたシートにアクセスするユーザーが必要に応じてビューを切り替えることも可能です。 - 誰でも編集可能: このオプションをオンにすると、編集者レベルの共有権限がある場合のように、誰でもこのシートを開いて編集することが可能になります。
[アクセス制御] オプションを使用して、リンクを誰でもアクセス可能にするか、またはアイテムと同じ Smartsheet プランでアクセス可能にするかを設定できます。
[公開設定] オプションを使用して、既定のビューをグリッド (ガント)、カードまたはカレンダーに設定します。ただし、公開されたシートにアクセスするユーザーが必要に応じてビューを切り替えることも可能です。 - iCal (カレンダー): 誰でもシートの予定を自分の Smartsheet 以外のカレンダーに追加できるようになります。
- シートの公開用 URL や埋め込みコードを共有するには、キーボードを使用してウィンドウから URL またはコードをコピーし、電子メールや Web ページに貼り付けます。
レポートを公開する
公開機能を使用すると、表示専用形式でレポートが表示され、閲覧者は行の添付ファイル/リンクやコメントを開いたり、変更を強調表示したり、レポートを印刷したりできるようになります。
レポートを公開するには、以下の手順を行います。
- 右側の機能バーから [公開]
Brandfolder Image
を選択します。
- スライダーを選択して公開を [オン] にします。[読み取り専用 - 完全: 公開用リンク] ウィンドウが表示されます。
- 必要な属性を選択します。
- [アクセス制御] オプションを使用して、リンクを誰でもアクセス可能にするか、またはアイテムと同じ Smartsheet プランでアクセス可能にするかを設定できます。
- [公開設定] オプションを使用して、既定のビューをグリッド (ガント)、カレンダーまたはカード ビューに設定します。ただし、公開されたシートにアクセスするユーザーが必要に応じてビューを切り替えることも可能です。
- シートの公開用 URL や埋め込みコードを共有するには、キーボードを使用してウィンドウから URL またはコードをコピーし、電子メールや Web ページに貼り付けます。
公開されたレポートには、公開したユーザーが Smartsheet で目にするものと同じ結果が表示されます。公開者の共有アクセスがレポートから削除されると、公開はオフになり、レポート所有者に通知されます。
ダッシュボードを公開する
公開オプションでは、ダッシュボードは読み取り専用形式で表示されます。公開されたダッシュボードの閲覧者は、ショートカットや、ダッシュボードに設定されたウィジェットのインタラクションを使用できます。
ダッシュボードを公開するには、以下の手順を行います。
- 上部メニューで [ファイル] > [公開] を選択します。
- スライダーを選択して公開を [オン] にします。
- [アクセス制御] オプションを使用して、リンクを誰でもアクセス可能にするか、ダッシュボードと同じ Smartsheet プランのユーザーのみアクセス可能にするかを設定できます。
- シートの公開用 URL や埋め込みコードを共有するには、キーボードを使用してウィンドウから URL またはコードをコピーし、電子メールや Web ページに貼り付けます。
公開されたダッシュボードは 10 分ごとに自動で最新の情報に更新されます。この動作はカスタマイズすることも非アクティブ化することもできません。
公開を中止する、または公開オプションを編集する
- シートおよびレポートの場合は、右側の機能バーで [公開]
Brandfolder Image
を選択します。ダッシュボードの場合は、[ファイル] > [公開] を選択します。
- 以下のいずれかを実行します。
- 公開をオフにし、公開用リンクや iframe コードを使用したシートへのアクセスを中止するには、オンにした各公開オプションのスライダーを選択して [オフ] に切り替えます。
- 変更を加えるには、変更したい公開オプションの隣にある [リンクの取得] を選択します。