シート サマリー

シート サマリーを使用すると、鍵となる情報を追跡したり、プロジェクトを拡大させたり、重要な指標についてレポートしたりするための時間を短縮できるため、より良い意思決定をより迅速に下し、実行することができます。

ミッションンクリティカルな情報をシート内で直接管理することが難しい場合は、シート サマリーを活用することで、そうした情報を標準的かつ間違いのない形で整理したり、レポートしたりすることができます。右パネルでは、シート サマリー フィールドをカスタマイズしたり、文字列、記号、画像、リンク、およびシートのデータを統合させる高度な数式を含めたりすることも可能です。

シート サマリーを使用して作業を定義する

シート サマリーは、カスタム プロジェクト、ビジネス、およびサマリー レベルの情報を定義、整理、レポートする標準的な場所を提供します。 シート サマリーの内容をシート データ横の右パネルでチェックします。

Sheet summary example image

 


シート サマリーにアクセスする

右パネルのサマリー アイコン シート サマリー アイコンをクリックして、シート サマリー パネルを展開します。

サマリー フィールドには、さまざまなサマリー レベルの情報を入力できるスペースがあります。

新しいシート サマリー フィールドを作成する

シート サマリーを開いている状態で、以下を実行します。

  1. シート サマリー下部の [+ 新しいフィールド] ボタンをクリックします。
  2. 表示する情報に適したフィールドを選択します。 下のサマリー フィールド タイプ表を使って、必要なフィールドを選択します。
  3. フィールド名を入力し、[OK] を選択します。 新しい空白のフィールドがシート サマリーに表示されます。
  4. その他の必要な変更 (新しいフィールドの追加、プロパティの編集、フィールドへのデータの追加) を行い、シート上部のツールバーの [保存] ボタンをクリックします。

シート サマリーへの変更を保存するには、シートを保存してください。 詳細は、「シートの保存および更新」に関する記事をご覧ください。

シート サマリーはこれで準備完了です。 シート サマリーからいつでも構造の変更、サマリー フィールド プロパティの変更、サマリー フィールドの書式設定、およびデータの追加を行うことができます。

サマリー フィールド タイプ

フィールド タイプ 説明
文字列/数値 文字列の説明または数値 (例: プロジェクト サマリー、総予算)
連絡先リスト 利用可能な連絡先に登録されているユーザーを表示する (例: プロジェクト マネージャー、窓口)
日付 重要な日付 (例: プロジェクトの開始日または終了日)
ドロップダウン リスト カスタム リストからドロップダウン オプションを選択する (例: 部門名、プロジェクト タイプ、プロジェクト ステータス)
チェックボックス オン/オフの切り替えができるチェックボックス
記号 視覚的アイコン (例: 白黒の丸、星、アンテナ バー)

シート サマリーの最大値

シート サマリーは以下に対応しています。

  • 最大 200 フィールド (シート列の対象として数えられません)
  • フィールド名 (50 文字まで)
  • セル サイズに等しいフィールド値
  • ドロップダウン オプション (最大 500)

書式設定またはフィールド プロパティの調整、リンクまたは画像のフィールドへの追加

新しいサマリー フィールドには、データ、ハイパーリンク、画像などを含めることができます。

新規または既存のサマリー フィールドの書式は、サマリー フィールドのタイトルの横にあるメニュー アイコンをクリックして調整します ( 数値や通貨の設定やプロパティのロックなど)。

sheet summary menu icon image
 

シート サマリーを最大限に活用する: ヒントとベスト プラクティス

シート サマリーを利用してプロジェクト全体のメトリックを表示したり、カスタム メタデータでシートをタグ付けして検索性を高めたりできます。

数式または記号列を使用して、主要なプロジェクトの詳細を表示します

シート サマリーの多くの用途の 1 つは、シートの状態を示すことです。たとえば、プロジェクト計画の場合はプロジェクトの状態を示します。 [シート サマリー] フィールドに数式を配置することで、これを実現し、自動的に更新することもできます。

グリッドまたは別のサマリー フィールドからのデータを参照して、サマリー フィールドに数式を挿入し、主要な情報を自動的に計算します。

グリッドをクリックしてドラッグすると、グリッド セルとセル範囲を選択して数式をすばやく作成できます。数式で参照されているセルは、数式の作成中に強調表示されます。

参照する場合... この構文を使用 数式の例
...その他のサマリー フィールド (同じシート) [フィールド名]# =SUM([予算 2016]#, [予算 2017]#)
...グリッド内のセル (同じシート) [列名] =SUM(支出 1:支出 3)
...グリッド内のセル (別のシートから) {シート間参照名} =COUNT({倉庫 B 在庫})

シートを分類して検索を簡単にする

簡単に検索できる主要な値を含むシート サマリー フィールドを作成できます。 いくつかの例は次のとおりです。

  • ドロップダウン リスト フィールドまたは文字列/数値フィールドを使用して、シートに関連する部門/部署にラベルを付けます。
  • 検索可能な文字列/数値フィールドにキーワードを追加します。 例: 建設・建築、電気、エンジニアリング

検索機能の詳細については、Smartsheet での検索をご覧ください。

記号の使用方法を説明する凡例を作成する

シート サマリーに凡例を作成して、シート上の各アイコンまたは記号の意味を説明します。
凡例を作成するには:

  1. 凡例の説明を含む文字列/数値フィールドをシート サマリーの上部に追加します。
  2. 記号ごとに 1 つずつ、記号フィールドをシート サマリーに追加します。 フィールドの名前に、記号の目的を入力します。 シートで使用されている記号のグループを、各フィールドごとに必ず選択してください。
  3. 記号フィールドで、説明に一致するアイコンを設定します。

シート サマリーの凡例

コピーを一括処理し、複数のシートのシート サマリーを標準化する

シート サマリーの構造、数式、およびその他のコンテンツを最大 20 枚の既存のシートに一度にコピーすることにより、メタデータおよびポートフォリオ データとの一貫性を維持します。

シート サマリーをコピーする

コピーしたいフィールドが含まれているシート サマリーで、以下の手順を実行します。

  1. シート サマリーの右側にあるメニュー アイコンメニュー アイコンをクリックします。
  2. [ほかのシートにサマリーをコピー] を選択します。
  3. コピー先のシートを最大 20 枚選択します。 フィールド名のみをコピーするか、フィールドの値や数式を含めるかを選択できます。

    一括コピー用のシートを選択する
     
  4. [コピー] をクリックします。

シート サマリーをほかのシートにコピーすることは永久的な処理であり、元に戻すことはできません。データが上書きされる可能性がある場合は、一括コピー処理の開始前に確認のメッセージが表示されます。

これで完了です。 シート サマリーがコピーされました。