Smartsheet フォームは、あらゆるユーザーからデータをすばやく簡単に収集して処理できるようにすることで、実行を加速し、イノベーションを促進するのを支援します。
ユーザーフレンドリーなインターフェイスでカスタム フォームを作成し、条件付きロジックを追加することで、回答する各ユーザーに関連する質問を作成します。 次に、フォームを共有して、同僚、請負業者、クライアントなどが、どこにいてもデスクトップやモバイル デバイスから情報やファイルを簡単に送信できるようにします。
社内外の関係者から一貫性のある、エラーのないデータを収集し、シートに直接保存して行動に移すことができます。 フォームは、現場データの収集、リクエスト管理、イベント登録者の管理、カスタマー フィードバックのリクエスト管理、収集などに最適です。
Smartsheet のフォームの使用
Smartsheet でのフォームの作成方法をご覧ください。
Smartsheet では、簡単にフォームの作成やカスタマイズができます。各種データを簡単に収集できます。
フォームを Smartsheet の強力なプラットフォームに統合し、迅速な対応や共同作業、追跡、および収集したデータを管理することが可能です。
フォームを使用して情報を収集する
フォームを作成して共有することで、Smartsheet 内で情報を収集し整理することができます。 たとえば、アンケートの回答やプロジェクトへのリクエストの収集、または製品注文の受け付けなどにフォームを使用することができます。 フォームを作成して共有すると、フォームのデータが送信されるたびに、その内容が新しい行としてシートの一番上または一番下に追加されます。
フォームにアクセスできるユーザーなら誰でも、フォームを使ってシートに情報を送ることができます。
モバイル アプリ (iOS または Android) にてフォームを開いて情報を入力し、そのまま送信できるため、非常に便利です。
注: フォームのエントリが送信されると、シートに新しい行が作成されます。 既存の行を編集してもらいたい場合は、更新リクエストを送信してください。 詳細は、Update Requests: 最新情報を自動的に要求する更新リクエストに関する記事をご覧ください。
この機能を使用できるユーザー
新しいフォームを作成する
- フォームを添付するシートを開きます。
- Smartsheet 画面上部のメニュー バーにて [フォーム] > [フォームの作成] を選択します。
[フォーム] が表示されない場合は、画面右上のドロップダウン矢印をクリックします。
新しいフォームを作成すると、シートのすべての列 (システム列を除く) が自動的にフォームに追加されます。 各フィールドは、それに対応した列のタイプと同様の機能を果たします。 列タイプの詳細については、「データに最適な列タイプを使用する」をご覧ください。
既定では、フォームのタイトルにはシート名が、各フィールドには対応するシートの列名が表示されます。
- 中央のフォーム プレビューで要素を選択し、右パネルに表示される設定を編集します。 フィールドの設定の詳細については、「フォームのフィールドを編集または削除する」をご覧ください。
- フォーム ビルダーの上部にある [設定] を使用して、フォームレベルの設定を調整します。 詳細については、「フォームの表示と送信オプションを管理する」をご覧ください。
- フォームの設定が完了したら、右上の [保存] を選択して変更を保存します。
- [フォームを開く] を選択してフォームをプレビューし、適切に設定されていることを確認します。 フォームのプレビュー後、フォームが表示されているブラウザー タブを閉じます。
- [フォームの共有] を選択して、このフォームを直接 Smartsheet からメールで送信するか、フォーム リンクをコピーするか、ダッシュボードや Web ページに埋め込みます。
- フォーム エディターの左上にある左向き矢印を選択してウィンドウを閉じると、シートに戻ります。
作成したフォームの名前がフォーム マネージャーに表示されます。フォーム マネージャーでは、フォームの配布、フォームのプロパティの表示などを実行できます。 フォームを共有すると、そのリンクを通じてフォームへの入力とシートへのエントリの追加が可能になります。 フォームのエントリは、送信されると、それぞれ新しい行としてシートに表示されます。 フォームを編集してもリンクは同じままになり、保存時にフォームで編集内容が更新されます。
フォームのフィールドを編集または削除する
この機能を使用できるユーザー
フィールドを並べ替えるには、フィールドの右上にある上下の矢印をクリックするか、フィールドを上下にドラッグ アンド ドロップします。 フォームのフィールドを並べ替えても、シート内の順序は変更されません。
フォームの要素を 1 つ削除するには、マウスオーバーしてそのフィールドの右上のごみ箱アイコンを選択するか、フォームから左パネルへドラッグ アンド ドロップします。 フォームのフィールドをすべて削除または追加するには、左パネルの [すべて削除] または [すべて追加] ボタンをそれぞれ使用します。 これらの操作ではフォームからフィールドが削除されるだけで、対応する列がシートから削除されることはありません。 詳細については、「フォームへ要素を追加する」をご覧ください。
- メニュー バーの [フォーム] > [フォームの管理] をクリックして、フォーム マネージャーを開きます。
- フォーム エディターでは任意のフォームを選択して開くことができます。
- 中央のプレビュー パネルで要素を選択し、右パネルでそのプロパティを編集します。
- 各要素のプロパティを編集すると、中央のプレビューが変更を反映して更新され、最終的なフォームの表示内容を示します。
フィールド設定
フィールドのタイトル、表示、およびその他の設定を変更して、フォームを見やすく、記入しやすくします。
フォームのフィールドに設定できるさまざまなプロパティの概要は、以下のとおりです。
プロパティ | 使用目的 |
|---|---|
[列プロパティ] タイル | 連絡先リストやドロップダウンの値など、列名、列タイプ、列プロパティを表示して編集します。 |
ラベル | フォーム フィールドの名前として列名またはカスタム ラベルのどちらを使用するかを選択します。 |
ヘルプ テキスト | フォーム フィールドの下に表示される説明または指示を追加します。 注: ヘルプ テキストにはハイパーリンクを含めることができます。 |
表示タイプ | 列のタイプがテキストボックス、チェックボックス、ドロップダウン リスト、および記号の場合のみ。 これを使用して、フォームでの表示方法を指定します。 |
必須フィールド | フォームを送信するためには、必須フィールドを入力する必要があります。 必須フィールドを空白のままにすると、回答者にエラーが表示されます。 注: 条件付きロジックを追加したフィールドを必須に設定した場合、このフィールドは、回答者に表示される場合にのみ必須となります。 |
非表示フィールド | 非表示フィールドはフォームに表示されませんが、シート内には表示されます。 ヒント: 回答者がフォームに入力しなくても、すべてのフォーム エントリで特定の列に特定の値が含まれるようにする場合は、非表示フィールドと既定値を併用します。 たとえば、新しいフォーム エントリのステータスを常に「オープン」に設定し、この値が回答者に表示および編集されないようにする場合は、ドロップダウン リストの既定値に「オープン」を選択した上で、[非表示] をオンにします。 既定値を指定していない場合は、フォームから非表示フィールドを削除できます。 |
既定値 | フィールドの既定値を指定する場合に使用します。 フォームを開くと、この既定値が自動的に選択されます。この値は回答者が変更することができます。 |
ロジック
フォームに条件付きロジックがある場合、そのフォームを使用するユーザーが質問に回答した内容に基づいて特定のフィールドが表示されるので、回答内容に対応する質問のみに答えてもらうことができます。 詳細については、「条件付きロジックを使用してフォーム送信を合理化する」をご覧ください。
注: システム列をフィールドとしてフォームに含めることはできません。 ただし、システム列をシートに追加して、送信日時などの特定の情報を自動的に追跡することはできます。 この機能の詳細は、システム列を使用して行に情報を自動追加する方法に関する説明をご覧ください。
条件付きロジックを使用してフォーム送信を合理化する
フォームに条件付きロジックがある場合、そのフォームを使用するユーザーが質問に回答した内容に基づいて特定のフィールドが表示されるので、回答内容に対応する質問のみに答えてもらうことができます。 例:
- IT ヘルプ デスク リクエストを管理するフォームを作成しました。
- このフォームを使用するユーザーが、リクエスト タイプとして IT 機器を選択しました。
- フォームには、IT 機器リクエストに関するフィールドが複数表示されますが、IT サポート リクエストに関するフィールドは無関係のため、表示されません。
この機能を使用できるユーザー
フォームを作成し、条件付きでフィールドを表示する
新しいフォームを作成し、条件付きでフィールドを表示するルールを追加するには:
- フォームを添付するシートを開きます。
- Smartsheet 画面左上のメニュー バーにて [フォーム] > [フォームの作成] をクリックします。
- 値に基づいてその他のどのフィールドが表示されるようにするかを決定するフィールドを選択します。 これは、ルールのソース フィールドとなります。
- 右の [フィールド設定] で [ロジック] タブを選択し、[ロジックの追加] を選択します。
- ルールの条件 (「次の場合:」で開始) で、演算子 (フィールド タイプによって異なる) と、ターゲット フィールドが表示される場合を決定するソース フィールドの値を定義します。
- ルールのアクション (次のフィールドを表示) を設定するには、条件を満たすと表示されるようにするフィールドを選択します。 これらは、ルールのターゲット フィールドとなります。
- ルールの右下にある [追加] をクリックして、ルールをソース フィールドに追加します。
- このソース フィールドに別のルールを追加する場合は、[+ ルールの追加] リンクをクリックします。
- すべてのフィールドとルールをフォームに追加したら、フォーム ビルダーの右上にある [フォームを開く] を選択することで、フォームを保存してプレビューできます。
フォームのロジックを表示する
条件付きロジックを含むフィールドには、フィールド名の横に「ロジック」アイコンが表示されます。
ソース フィールドには 
ターゲット フィールドには 
条件付きロジックの動作
フォームで条件付きロジックを使用する際には、以下の動作に注意してください。
- ターゲット フィールドは既定では表示されませんが、ソース フィールドの条件を少なくとも 1 つ満たすと表示されます。
- 回答者がフォームを送信する際にターゲット フィールドが表示されている場合にのみ、そのフィールドのデータがシートに追加されます。
- 必須のターゲット フィールドは、回答者に表示される場合にのみ必須となります。
- 条件付きロジックで使用されるフィールドの列タイプまたは値を編集すると、既存のルールに影響する場合があります。
- フォームからフィールドを削除すると、関連付けられているロジックも削除されることがあります。
- 複数のロジック ルールがターゲット フィールドに影響する場合、いずれかのルールを満たすとそのフィールドが表示されます。
- [フィールド設定] で [非表示] トグルをオンにしてフィールドを非表示にすると、そのフィールドに関連付けられているルールはすべてオーバーライドされます。
条件付きロジックを使用するためのヒント
条件付きロジックで多様なルールを作成するには、以下のヒントを参考にしてください。
- ルールの条件に対して青色のドロップダウン リスト値から適切な演算子を選択すると、ルールを短くしたり、複数のルールを使用する必要性を減らしたりすることができます。
- 例 1: ドロップダウン リスト形式のソース フィールドにおける複数の値によって同じターゲット フィールドがフォームで表示されるようにする場合、このソース フィールドでは回答ごとに異なるルールを作成する必要はありません。 代わりに、条件に is any of (＝次のいずれかである:) 演算子を含むルールを 1 つ使用します。
- 例 2: より多くのケースでターゲット フィールドが表示されるようにする場合、すべてのケースをリストするのは効率的ではない可能性があります。 代わりに、is not (≠) のような逆演算子を使用して、短い条件で同じ結果を導きます。 たとえば、フィールド 1 で値 A が選択された場合以外のすべてのケースでフィールド 2 を表示するようにする場合、次のルールを使用できます。
- 例 1: ドロップダウン リスト形式のソース フィールドにおける複数の値によって同じターゲット フィールドがフォームで表示されるようにする場合、このソース フィールドでは回答ごとに異なるルールを作成する必要はありません。 代わりに、条件に is any of (＝次のいずれかである:) 演算子を含むルールを 1 つ使用します。
- ターゲット フィールドをソース フィールドにして、ネストされたロジックを作成することもできます。 たとえば、質問 1 の回答によってフォームで質問 2 が表示されるようにし、質問 2 の回答によってフォームで質問 3 が表示されるようにすることが可能です。 質問 1 の回答が変われば、質問 2 は表示されなくなり、質問 3 も表示されなくなります。
- 数値的条件に類似するドロップダウン リストを使用すると、フォームの回答を標準化できます。 たとえば、フォームのユーザーがテキスト形式のフィールドに予算値を入力できるようにする代わりに、ドロップダウン リスト形式のフィールドを作成して、「1 万ドル以上」のような値を選択肢として指定できるようにします。 そして、条件付きロジックのルールを追加して、ユーザーが特定の選択肢を指定した場合にターゲット フィールドが表示されるようにします。