フォーム

Smartsheet フォームは、あらゆるユーザーからデータをすばやく簡単に収集して処理できるようにすることで、実行を加速し、イノベーションを促進するのを支援します。

ユーザーフレンドリーなインターフェイスでカスタム フォームを作成し、条件付きロジックを追加することで、回答する各ユーザーに関連する質問を作成します。 次に、フォームを共有して、同僚、請負業者、クライアントなどが、どこにいてもデスクトップやモバイル デバイスから情報やファイルを簡単に送信できるようにします。

社内外の関係者から一貫性のある、エラーのないデータを収集し、シートに直接保存して行動に移すことができます。 フォームは、現場データの収集、リクエスト管理、イベント登録者の管理、カスタマー フィードバックのリクエスト管理、収集などに最適です。

 

フォームを使用して情報を収集する

フォームを作成して共有することで、Smartsheet 内で情報を収集し整理することができます。 フォームを作成して共有すると、フォームのデータが送信されるたびに、その内容が新しい行としてシートの一番上または一番下に追加されます。

フォームを使用して、アンケートの回答やプロジェクトへのリクエストの収集、または製品注文の受け付けなどを行うことができます。

フォームにアクセスできるユーザーなら誰でも、フォームを使ってシートに情報を送ることができます。

フォームのエントリが送信されると、シートに新しい行が作成されます。 既存の行を編集してもらいたい場合は、更新リクエストを送信します。 詳細は、自動化されたワークフローを使った時間の節約と迅速な作業に関する記事をご覧ください。

モバイル デバイスからフォームを送信する際には、モバイル アプリ (iOS または Android) でフォームを開いてください。


新しいフォームを作成する

  1. フォームを添付するシートを開きます。
  2. Smartsheet 画面上部のメニュー バーにて [フォーム] > [フォームの作成] をクリックします。

    [フォーム] が表示されない場合は、Smartsheet 画面右上の下向き矢印アイコンをクリックします。

    メニュー バー矢印

    新しいフォームを作成すると、シートのすべての列 (システム列を除く) が自動的にフォームに追加されます。 各フィールドは、それに対応した列のタイプと同様の機能を果たします。

    連絡先リストとドロップダウン リストの場合、これには [リスト値のみに制限] チェックボックスが含まれます。 このチェックボックスをオンにすると、フォームで送信するユーザーは、列の値にリストされている値からのみ選択できます。

    列タイプの詳細については、「データに最適な列タイプを使用する」を参照してください。

    既定では、フォームのタイトルにはシート名が、各フィールドには対応するシートの列名が表示されます。

    フォーム ビルダー

  3. 中央のフォーム プレビューで要素を選択し、右パネルに表示される設定を編集します。 フィールドの設定の詳細については、「フォームのフィールドを編集または削除する」をご覧ください。
  4. フォーム ビルダーの上部にある [設定] を使用して、フォームレベルの設定を調整します。 詳細については、「フォームの表示と送信オプションを管理する」をご覧ください。
  5. フォームの設定が完了したら、右上の [保存] を選択して変更を保存します。

フォームの共有方法をプレビューして確認する

  1. [フォームを開く] を選択してフォームをプレビューし、適切に設定されていることを確認します。
    フォームのプレビュー後、フォームが表示されているブラウザー タブを閉じます。
  2. [フォームの共有] を選択して、フォームを直接 Smartsheet からメールで送信するか、フォーム リンクをコピーするか、ダッシュボードや Web ページに埋め込みます。
  3. フォーム エディターの左上にある左向き矢印を選択してウィンドウを閉じると、シートに戻ります。

作成したフォームの名前がフォーム マネージャーに表示されます。フォーム マネージャーでは、フォームの配布、フォームのプロパティの表示などを実行できます。

フォームを共有すると、他のユーザーがそのフォームを使用してシートに情報を追加できるようになります。 フォームのエントリは、送信されると、それぞれ新しい行としてシートに表示されます。

フォームを編集しても、フォームへのリンクは変わりません。 行った変更は、保存するとフォームに表示されます。

条件付きロジックを使用してフォーム送信を合理化する

フォームに条件付きロジックがある場合、そのフォームを使用するユーザーが質問に回答した内容に基づいて特定のフィールドが表示されるので、回答内容に対応する質問のみに答えてもらうことができます。 例:

  1. IT ヘルプ デスク リクエストを管理するフォームを作成しました。
  2. このフォームを使用するユーザーが、リクエスト タイプとして IT 機器を選択しました。
  3. フォームには、IT 機器リクエストに関するフィールドが複数表示されますが、IT サポート リクエストに関するフィールドは無関係のため、表示されません。

ロジック

この機能を使用できるユーザー

役割タイプのアイコン シート所有者とシート管理者はフォームを作成し編集することができます。 フォームへのアクセス権があるユーザーはフォームのエントリを送信できます。

プラン タイプのアイコン すべてのプラン。 フォームの作成および編集にはライセンスが必要です。 お試し版ユーザーはフォームを作成できますが、そのフォームは共有できません。 ライセンスの有無が不明な場合は、 「Smartsheet のプランとユーザー タイプを特定する」をご覧ください。


フォームを作成し、条件付きでフィールドを表示する

新しいフォームを作成し、条件付きでフィールドを表示するルールを追加するには:

  1. フォームを添付するシートを開きます。
  2. Smartsheet 画面左上のメニュー バーにて [フォーム] > [フォームの作成] をクリックします。
  3. 値に基づいてその他のどのフィールドが表示されるようにするかを決定するフィールドを選択します。 これは、ルールのソース フィールドとなります。
  4. 右の [フィールド設定] で [ロジック] タブを選択し、[ロジックの追加] を選択します。
  5. ルールの条件 (「次の場合:」で開始) で、演算子 (フィールド タイプによって異なる) と、ターゲット フィールドが表示される場合を決定するソース フィールドの値を定義します。

    ロジック ビルダーの演算子
  6. ルールのアクション (次のフィールドを表示) を設定するには、条件を満たすと表示されるようにするフィールドを選択します。 これらは、ルールのターゲット フィールドとなります。
  7. ルールの右下にある [追加] をクリックして、ルールをソース フィールドに追加します。
  8. このソース フィールドに別のルールを追加する場合は、[+ ルールの追加] リンクをクリックします。
  9. すべてのフィールドとルールをフォームに追加したら、フォーム ビルダーの右上にある [フォームを開く] を選択することで、フォームを保存してプレビューできます。

フォームのロジックを表示する

条件付きロジックを含むフィールドには、フィールド名の横に「ロジック」アイコンが表示されます。

ソース フィールドには アイコンが表示されます。 このアイコンをクリックすると、そのフィールドの [ロジック] タブが開きます。

ターゲット フィールドには アイコンが表示されます。 ターゲット フィールド アイコンにマウスオーバーすると、そのフィールドに適用される条件がすべて表示されます。

ロジックにマウスオーバーした状態


条件付きロジックの動作

フォームで条件付きロジックを使用する際には、以下の動作に注意してください。

  • ターゲット フィールドは既定では表示されませんが、ソース フィールドの条件を少なくとも 1 つ満たすと表示されます。
  • 回答者がフォームを送信する際にターゲット フィールドが表示されている場合にのみ、そのフィールドのデータがシートに追加されます。
  • 必須のターゲット フィールドは、回答者に表示される場合にのみ必須となります。
  • 条件付きロジックで使用されるフィールドの列タイプまたは値を編集すると、既存のルールに影響する場合があります。
  • フォームからフィールドを削除すると、関連付けられているロジックも削除されることがあります。
  • 複数のロジック ルールがターゲット フィールドに影響する場合、いずれかのルールを満たすとそのフィールドが表示されます。
  • [フィールド設定] で [非表示] トグルをオンにしてフィールドを非表示にすると、そのフィールドに関連付けられているルールはすべてオーバーライドされます。

条件付きロジックを使用するためのヒント

条件付きロジックで多様なルールを作成するには、以下のヒントを参考にしてください。

  • ルールの条件に対して青色のドロップダウン リスト値から適切な演算子を選択すると、ルールを短くしたり、複数のルールを使用する必要性を減らしたりすることができます。
    • 例 1: ドロップダウン リスト形式のソース フィールドにおける複数の値によって同じターゲット フィールドがフォームで表示されるようにする場合、このソース フィールドでは回答ごとに異なるルールを作成する必要はありません。 代わりに、条件に is any of (=次のいずれかである:) 演算子を含むルールを 1 つ使用します。
      ロジック例 1
    • 例 2: より多くのケースでターゲット フィールドが表示されるようにする場合、すべてのケースをリストするのは効率的ではない可能性があります。 代わりに、is not (≠) のような逆演算子を使用して、短い条件で同じ結果を導きます。 たとえば、フィールド 1 で値 A が選択された場合以外のすべてのケースでフィールド 2 を表示するようにする場合、次のルールを使用できます。
      ロジック例 2
  • ターゲット フィールドをソース フィールドにして、ネストされたロジックを作成することもできます。 たとえば、質問 1 の回答によってフォームで質問 2 が表示されるようにし、質問 2 の回答によってフォームで質問 3 が表示されるようにすることが可能です。 質問 1 の回答が変われば、質問 2 は表示されなくなり、質問 3 も表示されなくなります。
  • 数値的条件に類似するドロップダウン リストを使用すると、フォームの回答を標準化できます。 たとえば、フォームのユーザーがテキスト形式のフィールドに予算値を入力できるようにする代わりに、ドロップダウン リスト形式のフィールドを作成して、「1 万ドル以上」のような値を選択肢として指定できるようにします。 そして、条件付きロジックのルールを追加して、ユーザーが特定の選択肢を指定した場合にターゲット フィールドが表示されるようにします。