ステップバイステップの手順に従ってフォームを作成します。
Smartsheet のフォームを使うと、ユーザーからのデータの収集および処理がすばやく簡単になり、作業遂行速度のアップやイノベーションの促進に役立ちます。
使いやすいインターフェイスを使ってカスタム フォームを作成し、独自のリンクで共有すると、同僚や請負会社、顧客などがデスクトップ パソコンやモバイル端末を使ってどこからでも簡単に情報やファイルを送信できるようになります。
フォームは、一貫したエラーのないデータを組織の内外から収集して直接にシートに保存するため、ユーザーは簡単にステータスを追跡して対応できます。現場データの収集、イベント登録者の管理、カスタマー 顧客フィードバックの収集などにはフォームの使用が最適です。
Smartsheet のフォームの使用
Smartsheet でのフォームの作成方法をご覧ください。
Smartsheet では、簡単にフォームの作成やカスタマイズができます。各種データを簡単に収集できます。
フォームを Smartsheet の強力なプラットフォームに統合し、迅速な対応や共同作業、追跡、および収集したデータを管理することが可能です。
フォームを使用して情報を収集する
フォームを作成して共有することで、あらゆる種類の情報 (例: アンケートの回答、購入の問い合わせ、製品注文) を収集して、シート内に整理して保存することができます。フォームを作成すると、ほかのユーザーと共有できます。フォームのデータが送信されるたびに、その内容が新しい行としてシートの一番上または一番下に追加されます。
フォームにアクセスできるユーザーなら誰でも、フォームを使ってシートに情報を送ることができます。
モバイル アプリにてフォームを開いて情報を入力し、そのまま送信できるため、たいへん便利です。 詳細は、以下のヘルプ記事をご覧ください。
既存の行を編集してもらいたい場合は、更新リクエストを送信します (詳細は、「更新リクエスト」をご覧ください)。
本記事の内容:
必要な権限
フォームへのリンクを作成、修正、設定、または生成するには、以下が必要です。
- ライセンス ユーザーであること (ライセンスの有無が不明な場合は、「Smartsheet のプランとユーザー タイプを特定する」をご覧ください)
- そのシートの所有者、または管理者権限でシートを共有されていること
30 日間の無料お試し期間中も、フォームを作成、プレビュー、およびテストすることは可能ですが、公開 URL や組み込みコードを生成することはできません。これらのオプションは、ライセンス ユーザーのみ利用可能です。
新しいフォームの作成
- フォームを添付するシートを開きます。
- Smartsheet 上部のメニュー バーの [フォーム] > [フォームの作成] をクリックします。
フォーム エディターでは、一番上にフォームのタイトルが、その下にフォームの全フィールドが表示されます。既定では、フォームのタイトルにはシート名が、各フィールドには対応するシートの列名が表示されます。
各フィールドは、それに対応した列のタイプと同様の特徴を有します。各列タイプの詳細については、「データに合った列タイプを使用する」をご覧ください。
- 左から要素をクリックすると、右にプロパティが表示され、編集できるようになります。
- フォームの設定が完了したら、[保存してプレビュー] をクリックして変更を保存します。
- フォームのプレビュー後、フォームのブラウザーのウィンドウを閉じます。
- [フォーム エディター] の右上の [x] をクリックしてウィンドウを閉じると、[フォーム] ウィンドウに戻ります。
フォーム ウィンドウには、作成したフォームの名前とその URL が表示されます。フォームが公開されるとすぐに、フォームへの入力とシートへの送信が可能になります。送信されると、そのたびに新しい行としてその内容がシートに表示されます
(URL は、ライセンス ユーザーが所有するフォームにのみ表示されます)。
フォームの配布
フォームが作成できたら、次は他の人たちがそのフォームにアクセスできるようにします。
リンクまたは電子メール
共有できる URL (ほかのユーザーがフォームにアクセスする際に使用) を取得するには
- メニュー バーの [フォーム] > [フォームの管理] をクリックして、[フォーム] ウィンドウを開きます。
- フォームウィンドウにて、以下のいずれかを実行します。
- URL をコピーして、他のプログラムや電子メールに貼り付ける。
-または- - URL の右横にある [封筒] アイコンを使って、URL を電子メールで送信する。
- URL をコピーして、他のプログラムや電子メールに貼り付ける。
Smartsheet を使用してフォームの URL をカスタマイズまたは短縮する方法はありません。
埋め込みコード
埋め込みコードを作成し、それを使って HTML を使った Web ページにフォームを埋め込むには
- メニュー バーの [フォーム] > [フォームの管理] をクリックして、[フォーム] ウィンドウを開きます。
- [その他] の隣の矢印をクリックし、[埋め込みコードの取得] をクリックします。
フォームの管理や配布を行うその他の方法
基本的なフォームの設定が完了したら、さらにそれをカスタマイズすることができます。以下のオプション一覧表を参考にしてください。
| オプション | オプションの使用目的 |
|---|---|
| 新しいフォームの作成 (ボタン) | シートに新しいフォームを関連付けます。 シートに対し複数のフォームを作成してさまざまな情報を収集したり、人によって異なるフォーマットを表示したりすることができます。 |
| プレビュー | フォームをプレビュー表示します。 注: プレビュー モードから送信した内容は、新しい行としてシートに表示されます。 |
| 編集 | フォームを開き、フォーム エディターで編集します。 |
| その他 > 埋め込みコードの取得 | 埋め込みコードを取得して、フォームを Web サイトに埋め込みます。 この機能を使用できるのはライセンス ユーザーのみになります (ライセンスの有無が不明な場合は、こちらの記事をご覧ください)。 |
| その他 > 複製 | 新しい URL にて、フォームの完全な複製を作成します。 |
| その他 > プロパティ | フォームのステータス、エントリ数、最初のエントリのタイムスタンプ、最後のエントリのタイムスタンプ、フォーム作成者のメール アドレス、フォームの作成日時を確認します。 |
| その他 > 非アクティブ化 | URL を無効化します (その URL にアクセスするとエラー メッセージが表示されます)。ただし、URL とフォームは保存されるので、後で使用することができます。 |
| その他 > 削除 | フォームとそこに関連付けられた URL を Smartsheet から削除します。URL は復元できません。 フォームを削除する際はご注意ください。 |
フォームのフィールドやその他のアイテムの編集または削除
- メニュー バーの [フォーム] > [フォームの管理] をクリックして、[フォーム] ウィンドウを開きます。
- 修正するフォームで [編集] をクリックします。
フォームから要素を削除するには、削除する要素を選択して [フォームから削除します] (右側の [x]) をクリックします。なお、これを行ってもシートからその列が削除されることはありません。 要素は、フィールドの追加セクションからいつでも元に戻すことが可能です。
フィールドをドラッグ アンド ドロップして上下に移動することで、フォーム内でのフィールドの配置を変更できます。これらの変更は、シート内の列の順序には影響しません。
フォーム エディターの右側で各フォーム要素のプロパティを編集すると、左側でフォームに表示される基本レイアウトが更新されます。
一番下のプレビューボタンを押すと、いつでも実際のフォームを見ることができます。
フォームのフィールドに設定できるさまざまなプロパティの概要は以下の通りです。
| 使用するプロパティ | オプションの使用目的 |
|---|---|
| ラベル | フォーム フィールドに列の名前とカスタム ラベルのどちらを使用するかを選択します。 |
| ヘルプ テキスト | フォーム フィールドの下に表示される説明または指示を追加します。 |
| 表示タイプ | 列のタイプがチェックボックス、ドロップダウン リスト、および記号の場合のみ。 ここでフォームでの表示方法を指定します。 注: フィールド タイプと値を変更するには、シート内の関連する列を設定する必要があります。つまり、これらのプロパティは、フォーム エディターからは設定できません。 これらの設定を変更するには、フォーム エディターを閉じてシートの列のプロパティを編集します。 |
| テキスト ボックスの高さ | 1 行または複数の空白の行として表示されるよう、フォーム フィールドを設定します。 |
| 必須フィールド | フォームを送信するためには、必須フィールドを入力する必要があります。必須フィールドを空白のままにすると、送信者にエラーが表示されます。 |
| 非表示フィールド | 非表示フィールドはフォームに表示されませんが、シート内には表示されます。 フォームの送信者に入力させることなく、シートの列に初期値を表示させたい場合に使用します。たとえば、送信元フィールドがある場合、初期値を「フォーム」として非表示に設定できます。こうすることで、自分および共同作業者がシートに追加した行と、送信者がフォーム経由で送信した行とを区別することができます。 |
| 既定値 | フィールドの既定値を指定する場合に使用します。 |
システム列およびロックされている列をフィールドとしてフォームに含めることはできません。ただし、フォーム経由で行が送信された際に日付と時刻を自動追跡するよう、システム列をシートに追加することはできます。
フォームへの要素の追加
- フォーム下部にある [フィールドの追加] をクリックします。
要素は、フォームの一番上にある説明より下の好きな場所に配置できます。要素をフォームの左側へドラッグすると、点線が表示されます。この点線は、要素が挿入される場所を示しています。
- 必要に応じてフォームをカスタマイズできるよう、以下の通りさまざまなオプションが用意されています。
- [ファイルのアップロード] フィールドを追加すると、フォームの送信者はフォームに添付ファイルをアップロードできるようになります (ファイルあたり最大 30MB、フォーム送信ごとに最大 10 ファイル)。
- セクション区切り線の追加セクションでは、ヘッダーおよび水平線を追加して、フォーム フィールドを論理的にセクション分けすることが可能です。
フォームの表示と送信オプションの管理
フォームの表示および送信オプションを管理するには、フォーム エディターでフォームを開き、エディターの下部にある [フォーム オプション] をクリックします。
以下のオプションを選択できます。
| オプション | オプションの使用目的 |
|---|---|
| 確認オプション | フォーム送信後、送信者の画面に表示する内容を管理します。確認メッセージを表示するか、再度送信できるようにフォームを再読み込みするか、または送信者を別の URL へ誘導できます (この URL ページは同じブラウザー タブにて開きます。フォームが Web ページに埋め込まれている場合は、その埋め込まれたウィンドウ内で URL ページが開きます)。 |
| 確認メールを有効にする | フォームの下部にフォームのエントリのコピーを受け取るのチェックボックスが追加されます。フォームの送信者がボックスにチェックマークを付け、メール アドレスを入力すると、フォーム送信が承認されたことを示す確認の電子メールを自動で受信できるようになります。電子メールには、送信した実際のデータが表示されます。 ヒント: シートの所有者または共同作業者に確認の電子メールを送信する方法はありませんが、新しいエントリが送信されたときに電子メール アラートを受信するよう、シートにてアラートを設定することは可能です (詳細は、「自動化されたワークフローで時間の節約と作業の高速化を実現」をご覧ください)。 |
| 新しいエントリが追加される場所 | フォームから挿入した行を、シートの一番上またはシートの一番下のどちらに表示するかを選択します (特定の親行の下など、ほかの場所に行を挿入する方法はありません)。 |
| スタイル | シートに表示されたブランド設定を継承するのか、まはた背景の色やロゴのないプレーンスタイルにするのかを指定します。 |
| アクセス可能ユーザー | フォームの表示や送信が可能なユーザーが、リンクを持つすべてのユーザーなのか Smartsheet 登録ユーザーのみなのかを指定します。Smartsheet 登録ユーザーのみを選択すると、フォームの URL にアクセスした人は、フォームの表示や送信をする前に (まだログインしていない場合) Smartsheet にログインするよう指示されます。確認メールを有効にするを選択している場合、フォームの送信者がフォームのエントリのコピーを受け取るのチェックボックスをオンにすると、自動的にメール アドレスが入力されます。 |
| 追加セキュリティのためにチャレンジ/レスポンスを有効にする | このオプションをチェックすると、ユーザーはフォームの送信前に CAPTCHA (キャプチャ) 認証を行い、人間であることを証明する必要があります。これによりスパム削減の一環として、フォームの自動送信が防止されます。 |
シートに [作成者] のシステム列があり、Smartsheet 登録ユーザーのみがフォームを送信できる場合、列にはフォームを送信したユーザーのメール アドレスが反映されます。リンクを持つすべてユーザーがフォームにアクセスできる場合、[作成者] 列には [email protected] と表示されます (システム列については、「システム列」をご覧ください)。
ヒント: フォームの下部や確認ページに「Powered by Smartsheet (フォーム)」という文字列が表示されないようにするには、[Web フォーム オプション] をクリックした後、右側にある [Web フォームの詳細オプション] をクリックして、該当するチェックボックスをオンにしてください (このオプションはシングル ユーザーのプランでは利用できません。ご利用のプランのタイプが不明な場合は、「Smartsheet のプランとユーザー タイプを特定する」を参照してください)。