シート サマリー レポートを使用すると、1 つまたは複数のシートのサマリー フィールドを簡単に 1 つのレポートにまとめられるため、重要な情報を 1 つのポートフォリオ レベルのビューで素早く確認できます。
シート サマリーの情報は、レポートの条件に基づいて表示されます。 そのうえで、グループに分類され、関数を使って集計され、レポートの列に表示されます。
シート サマリー レポートはダッシュボードに直接追加したり、グラフ化したりして、関係者にリアルタイムで進捗状況を伝えることができます。
シート サマリー レポートからポートフォリオ ビューを作成する
シート サマリー レポートを使用すると、複数のシートのサマリー データを統合してポートフォリオ レベルのビューを作成できます。
シート サマリー レポート作成の目的:
- 複数シートの主要なサマリー フィールドを表示することで、すべてのプロジェクトで割り当てられた作業項目、全体的な予算の懸念事項、優先度の高い項目などの概要を確認できます。
- ポートフォリオ サマリーや進捗メトリックをエグゼクティブ ダッシュボードで伝達します。
- チャート/グラフを使ってポートフォリオ レベルの統計情報を強調表示します。
はじめに
- サマリー フィールドの名前が、すべてのシートで統一されていることを確認します。 文字間のスペースや大文字/小文字といった小さな違いでさえも、情報がレポートから除外されてしまう原因となります。
- レポート内の列の重複を防ぐため、同じ種類のデータの収集に使用するサマリー フィールドには、必ずすべて同じフィールド タイプを使用します。 たとえば、予算情報を集計する場合は、含めるすべての列で予算が通貨として書式設定されていることを確認してください。 通貨の列と数値の列がある場合は、フィールド タイプごとに列が表示されます。
シート サマリー レポートは、プレミアム アプリではご利用いただけません。
ポートフォリオ ビューを作成する
ポートフォリオ ビューを作成するには、最初にシート サマリー レポートを作成してから、何を含めるかを定義します。
シート サマリー レポートを作成する
- ナビゲーション バーで、[ソリューション センター] (プラス アイコン) をクリックし、[レポート] を選択します。
- レポートの名前を入力し、[シート サマリー レポート] を選択して、[OK] をクリックします。
レポートに表示するデータを定義します。
レポートを作成したら、レポート ツールバーの設定を使用してポートフォリオ ビューを調整します。
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使用するタブ |
手順 |
|---|---|
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元のシート |
レポートに含めるシートとシート サマリーを指定します。 |
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表示する列 |
レポートに表示するサマリー フィールドを選択します。 |
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フィルター条件 |
レポートに表示するサマリー情報のパラメーターを定義します。 |
| グループ | 類似した値をグループにまとめることができるため、行を論理的なカテゴリや分類に整理できます。 |
| 集計 | 完了済みのプロジェクトの Count (数) など、レポートから重要な情報を抽出します。 |
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並べ替え |
レポート上でサマリー情報を並べ替える方法を定義します。 |
各設定を構成したら、[保存] を選択して選択を確認します。 定義した条件に一致するサマリー データがレポートに表示されます。
これらの各構成オプションの動作の詳細については、「レポート ビルダーを使用して行レポートを作成する」を参照してください。
カスタム シート サマリー フィールドを編集する
- 修正する行の左側のセルにある [その他] アイコン
をクリックし、[編集] を選択します。 または、[シート名] のセルを右クリックし、[行のアクション...] > 編集
- 元のシートにカスタム フィールドがある場合は、「シート サマリー」ウィンドウが開きます。 または、「このシートには定義されたカスタム サマリー フィールドがありません」というメッセージが表示されます。
- 変更を入力して、[保存] をクリックします。
シート サマリー数式を使用して主要なプロジェクトメトリックを計算する
シート サマリー フィールドに数式を入力することで、予算の概要を自動的に計算したり、プロジェクトのステータスやプロジェクトの状態を集計したりすることができます。
シート サマリー数式の作成
シート サマリーで、次を実行します。シート サマリー フィールドに等号 (=) と使用したい関数を入力します。 (「チェックボックス」フィールドには数式を入力することはできません)
- シート サマリー数式で他のシート サマリー フィールドを参照する例を以下の表に示します。
- Smartsheet で使用できる関数の一覧はこちらをご覧ください。
シート サマリー数式の参照先
この表は、シート サマリー数式を作成するときにほかのフィールドを参照するためのガイドとして使用してください。
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参照目的 |
使用する構文 |
数式の例 |
|---|---|---|
| その他のサマリー フィールド (同じシート) | [フィールド名]# | =SUM([2016年予算]#, [2017年予算]#) |
| シートのセル | [列名] |
=SUM(支出額 1:支出額 3) |
| 別のシートのセル | {シート間参照名} | =COUNT({倉庫 B 在庫}) |
シート サマリー フィールドの参照 ([フィールド名]#) は、シート サマリー フィールドとシート セルの両方で使用できます。 詳細については、「基本的な数式」をご覧ください。
シート サマリーの凡例を使用して記号の意味を示す
シート サマリーに凡例を作成して、シート上の各アイコンまたは記号の意味を説明します。
シート サマリーの凡例の作成
シート サマリーで、次を実行します。
- 凡例の説明を含む文字列/数値フィールドをシート サマリーの上部に追加します。
- 記号ごとに 1 つずつ、記号フィールドをシート サマリーに追加します。 フィールドの名前に、記号の目的を入力します。 シートで使用されている記号のグループを、各フィールドごとに必ず選択してください。
- 各記号フィールドで、説明に一致するアイコンを設定します。
これらのフィールドをロックして、編集者が変更できないようにすることも可能です。 フィールドをロックするには、フィールドの右側にあるメニュー アイコンをクリックし、[ロック] を選択します。