シート サマリー レポート

 

シート サマリー レポートを使用すると、複数のシートから必要なサマリー フィールドのみを簡単にまとめることができるため、重要な情報やデータをポートフォリオ レベルのビューで迅速に確認することができます。

これはチームのレポーティング ニーズへの強力な応援となるもので、1 つまたは複数のシートのシート サマリー フィールドをまとめて 1 つのレポートに仕上げることで、レポートの条件に基づいて主要な指標を明確化することができます。レポートは、ダッシュボードに直接追加したり、グラフにて視覚化したりすることができるため、関係者と進捗状況についてリアルタイムでコミュニケーションをとれます。

 

シート サマリー レポートからポートフォリオ ビューを作成する

シート サマリー レポートを使用すると、複数のシートのサマリー データを統合してポートフォリオ レベルのビューを作成できます。 シート サマリー レポート作成の目的:

  • 複数シートの主要なサマリー フィールドを表示して概要を確認する
  • ポートフォリオ サマリーや進捗メトリックをエグゼクティブ ダッシュボードで伝達する
  • チャート/グラフを使ってポートフォリオ レベルの統計情報を強調表示する

この機能を使用できるユーザー

権限要件 シート サマリーを含むシートにアクセスできる Smartsheet のライセンス ユーザーであれば誰でも、ポートフォリオ レポートを作成できます。 レポートおよびレポート作成に使用されたシートが共有されているユーザーであれば誰でも、レポートの情報を閲覧できます。
プラン タイプの要件 ビジネス、エンタープライズ、およびプレミアム プラン。

はじめに

  • サマリー フィールドの名前が、すべてのシートで統一されていることを確認します。 文字間のスペースや大文字/小文字といった小さな違いでさえも、情報がレポートから除外されてしまう原因となります。
  • レポート内の列の重複を防ぐため、同じ種類のデータの収集に使用するサマリー フィールドには、必ずすべて同じフィールド タイプを使用します。

ポートフォリオ ビューを作成する

ポートフォリオ ビューを作成するには、シート サマリー レポートを作成し、収集する情報を定義する必要があります。

シート サマリー レポートを作成する

  1. 左パネルのプラス アイコン > [作成] > [レポート] をクリックします。
  2. レポート名を入力します。
  3. [シート サマリー レポート] オプションを選択します。
  4. [OK] をクリックします。

レポートに表示するデータを定義します。

  1. レポート ビルダー アイコン レポート ビルダー アイコン をクリックして、レポート ビルダーを開きます。
  2. [元のシート] をクリックし、レポートに含めるシートとシート サマリーを指定します。
  3. [表示する列] をクリックし、レポートに表示するサマリー フィールドを選択します。
  4. [フィルター条件] をクリックし、レポートに表示するサマリー情報のパラメーターを定義します。

    レポート ビルダー フィルター条件画像
     
  5. [並べ替え] をクリックし、レポート上でサマリー情報を並べ替える方法を定義します。
  6. [保存] をクリックして選択内容を確定します。すると、定義した条件に一致するサマリー データがレポートに表示されます。

カスタム シート サマリー フィールドを編集する

  1. 修正する行の左側のセルの矢印をクリックし、[編集] を選択します。 または、[シート名] のセル を右クリックし、[行のアクション...] > 編集
  2. 元のシートにカスタム フィールドがある場合は、「シート サマリー」ウィンドウが開きます。 または、「このシートには定義されたカスタム サマリー フィールドがありません」というメッセージが表示されます。
  3. 変更を完了したら、[保存] をクリックして終了します。

サマリー シートの数式で主要プロジェクトの指標を計算する

シート サマリー フィールドに数式を入力し、予算概要の計算、プロジェクト ステータスやプロジェクト状況の集約などを自動で行います。

この機能を使用できるユーザー

権限要件アイコン シートの所有者および管理者 (ライセンス ユーザーである必要もあります) は、新しいシートにサマリー フィールドを追加したり、フィールド プロパティを編集したり、既存のフィールド (ロックされているかどうかにかかわらず) に入力したりすることができます。所有者、管理者、および編集者は、ロックされていない既存のフィールドに入力が可能です。シートを共有されているユーザーであれば誰でも、シート サマリーを表示できます。
プラン タイプ アイコン ビジネス、エンタープライズ、およびプレミア プラン。

シート サマリーの数式を作成する

サマリーを開いて、次を実行します。シート サマリー フィールドに、等号 (=) と必要な関数を入力します (「チェックボックス」フィールドに数式を入力することはできません)。

  • シート サマリーの数式で他のシート サマリー フィールドを参照する場合は、以下の表をご覧ください。
  • Smartsheet で使用できる関数の一覧は、こちらでご覧いただけます。

シート サマリー数式参照先

シート サマリーの数式を作る場合、ほかのフィールドを参照する際の参考としてこの表を使用してください。

参照目的

使用する構文

 数式例
その他のサマリー フィールド (同じシート) [フィールド名]# =SUM([2016年予算]#, [2017年予算]#)
シートのセル [列名]<行番号> =SUM(支出額1:支出額3)
別のシートからのセル {シート間参照名} =COUNT({倉庫 B 在庫})

シート サマリーの凡例で記号を解説する

サマリー シートでは、シートの各アイコンや記号の意味を説明する凡例を作ります。

この機能を使用できるユーザー

権限要件アイコン シートの所有者および管理者 (ライセンス ユーザーである必要もあります) は、新しいシートにサマリー フィールドを追加したり、フィールド プロパティを編集したり、既存のフィールド (ロックされているかどうかにかかわらず) に入力したりすることができます。所有者、管理者、および編集者は、ロックされていない既存のフィールドに入力できます。シートが共有されているユーザーであれば誰でも、シート サマリーを表示できます。
使用可能プラン アイコン ビジネス、エンタープライズ、およびプレミア プラン。

シート サマリーの凡例を作成する

シート サマリー上にて、以下を実行します。

  1. シート サマリー上部に「文字列/数値」フィールドを追加し、凡例の説明を記入します。
  2. 各記号に対する「記号」フィールドをシート サマリーに追加します。フィールドの [名前] に記号の目的を入力します。フィールドごとに、シートで使用されている記号のグループを選択するようにしてください。
  3. 各「記号」フィールドに、説明と一致するアイコンを設定します。

これらのフィールドをロックして、編集者が変更できないようにすることも可能です。フィールドをロックするには、フィールドの右側にあるメニュー アイコンをクリックし、[ロック] を選択します。