シート サマリー レポートを使用すると、1 つまたは複数のシートのサマリー フィールドを簡単に 1 つのレポートにまとめられるため、重要な情報を 1 つのポートフォリオ レベルのビューで素早く確認できます。
シート サマリーの情報は、レポートの条件に基づいて表示されます。 そのうえで、グループに分類され、関数を使って集計され、レポートの列に表示されます。
シート サマリー レポートはダッシュボードに直接追加したり、グラフ化したりして、関係者にリアルタイムで進捗状況を伝えることができます。
シート サマリー レポートでポートフォリオ ビューを作成する
ポートフォリオ ビューを使用すると、複数のシートのサマリーからデータを抽出できます。サマリー パネルでシート サマリーを作成してから、それらのサマリーを統合してポートフォリオ ビューを作成します。
シート サマリー レポートは行レポートとは異なります。行レポートではシートのセルのデータを使用します。シート サマリー レポートと行レポートの詳細についてはこちらをご覧ください。
ポートフォリオ ビューを作成するためのヒント
- 最初に、各シートのサマリーを作成します。
- フィールドの名前が、すべてのシートで統一されていることを確認します。
- 同じ種類のデータの収集に使用するサマリー フィールドには、必ずすべて同じフィールド タイプを使用します。たとえば、予算情報を集計する場合は、対象となるすべての列で予算が通貨として書式設定されていることを確認してください。 通貨の列と数値の列がある場合は、フィールド タイプごとに列が表示されます。
シート サマリー レポートは、プレミアム アプリではご利用いただけません。たとえば、Dynamic View のソースとして、シート サマリー タイプのレポートを使用することはできません。
ポートフォリオ ビューを作成する
ポートフォリオ ビューを作成するには、最初にシート サマリー レポートを作成してから、ポートフォリオに含める内容を決めます。
シート サマリー レポートを作成する
- 画面左のナビゲーション バーで、[Solution Center (ソリューション センター)](プラス アイコン) をクリックし、[レポート] を選択します。
- レポートの名前を入力し、[Sheet Summary Report (シート サマリー レポート)] を選択して、[OK] をクリックします。
レポートに表示するデータを定義する
レポート ツールバーの設定を使用してポートフォリオ ビューを調整します。
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使用するタブ |
手順 |
|---|---|
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ソース シート |
レポートに含めるシートとシート サマリーを指定します。 |
|
表示する列 |
レポートに表示するサマリー フィールドまたはシステム列を選択します。 |
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フィルター条件 |
レポートに表示するサマリー情報のパラメーターを定義します。 |
| グループ化 | 類似した値をグループにまとめることができるため、行を論理的なカテゴリにまとめたり分類したりして整理できます。 |
| 集計 | 完了済みのプロジェクトの 「Count (数)」 など、レポートから重要な情報を抽出します。 |
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並べ替え |
レポート上でサマリー情報を並べ替える方法を定義します。 |
各設定を構成したら、[保存] を選択して選択内容を確定します。 定義した条件に一致するサマリー データがレポートに表示されます。
レポートを構成するこれらのオプションの詳細については、「レポート ビルダーを使用して行レポートを作成する」を参照してください。
ポートフォリオ ビューのカスタム シート サマリー フィールドを編集する
ポートフォリオ ビュー レポートに含まれているフィールドのフォーマットは、レポート内で直接編集できます。基盤となるシートのサマリー フィールドに戻る必要はありません。
- 修正する行の左側のセルにある [More (その他)] アイコン
をクリックし、[編集]を選択します。
- ソース シートにカスタム フィールドがある場合は、「シート サマリー」フォームが開きます。そうでない場合は、「このシートには定義されたカスタム サマリー フィールドがありません」というメッセージが表示されます。
- 変更を入力して、[保存] をクリックします。
シート サマリー数式を使用して主要なプロジェクトメトリックを計算する
シート サマリー フィールドに数式を入力することで、予算の概要を自動的に計算したり、プロジェクトのステータスやプロジェクトの状態を集計したりすることができます。
シート サマリー数式の作成
シート サマリーで、次を実行します。シート サマリー フィールドに等号 (=) と使用したい関数を入力します。 (「チェックボックス」フィールドには数式を入力することはできません)
- シート サマリー数式で他のシート サマリー フィールドを参照する例を以下の表に示します。
- Smartsheet で使用できる関数の一覧はこちらをご覧ください。
シート サマリー数式の参照先
この表は、シート サマリー数式を作成するときにほかのフィールドを参照するためのガイドとして使用してください。
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参照目的 |
使用する構文 |
数式の例 |
|---|---|---|
| その他のサマリー フィールド (同じシート) | [フィールド名]# | =SUM([2016年予算]#, [2017年予算]#) |
| シートのセル | [列名] |
=SUM(支出額 1:支出額 3) |
| 別のシートのセル | {シート間参照名} | =COUNT({倉庫 B 在庫}) |
シート サマリー フィールドの参照 ([フィールド名]#) は、シート サマリー フィールドとシート セルの両方で使用できます。 詳細については、「基本的な数式」をご覧ください。
シート サマリーの凡例を使用して記号の意味を示す
シート サマリーに凡例を作成して、シート上の各アイコンまたは記号の意味を説明します。
シート サマリーの凡例の作成
シート サマリーで、次を実行します。
- 凡例の説明を含む文字列/数値フィールドをシート サマリーの上部に追加します。
- 記号ごとに 1 つずつ、記号フィールドをシート サマリーに追加します。 フィールドの名前に、記号の目的を入力します。 シートで使用されている記号のグループを、各フィールドごとに必ず選択してください。
- 各記号フィールドで、説明に一致するアイコンを設定します。
これらのフィールドをロックして、編集者が変更できないようにすることも可能です。 フィールドをロックするには、フィールドの右側にあるメニュー アイコンをクリックし、[ロック] を選択します。