Quando um projeto abrange várias planilhas, mover linhas e copiar fluxos de trabalho de linhas usando automação pode ajudá-lo a evitar a demora de mover manualmente itens de uma planilha para outra:
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Distribua imediatamente novas solicitações, pedidos e muito mais à medida que chegarem.
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Faça a transição perfeita dos itens para a próxima fase ou equipe do projeto nos momentos certos.
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Arquive automaticamente o trabalho concluído.
A linha Mover simplifica suas planilhas, permitindo que sua equipe se concentre nos itens de trabalho mais relevantes. As linhas movidas serão adicionadas à sua planilha de destino e removidas da sua planilha de origem.
Quando você precisa manter um registro de itens de trabalho em várias planilhas, a linha de cópia adiciona duplicatas à planilha de destino sem remover as linhas da planilha de origem.
Mover ou copiar linhas automaticamente entre planilhas
Com as ações Mover linhas e Copiar linhas, você poderá mover ou copiar automaticamente uma linha para outra planilha quando determinadas condições forem atendidas. Aqui está um exemplo:
- Uma solicitação de compra é enviada à sua planilha por meio de um formulário.
- Depois de adicionar detalhes à solicitação, você a atribui à sua equipe de TI.
- O gerente de TI aprova a solicitação.
- A linha que contém a solicitação de compra é automaticamente movida para uma planilha de projeto de TI ativa para ações adicionais.
Para criar um fluxo de trabalho que mova ou copie linhas automaticamente, você e o proprietário da planilha de origem devem ter permissões de compartilhamento de proprietário ou administrador sobre a planilha de destino.
Configure uma ação automatizada para mover ou copiar linhas
Na sua planilha de origem:
- Crie um novo fluxo de trabalho e configure os gatilhos e as condições dele.
- Na caixa Selecionar uma ação, selecione Mover linhas ou Copiar linhas.
- Em Mover linhas ou Copiar linhas, escolha Selecionar uma planilha.
- Na caixa de diálogo Selecionar uma planilha, escolha a planilha de destino e selecione OK.
Para evitar ciclos de aprovação infinitos, as células que contêm fórmulas entre planilhas ou links de células não podem acionar automações que alteram a planilha automaticamente, como Mover Linha, Copiar Linha, Bloquear Linha, Desbloquear Linha ou Solicitação de Aprovação. Para contornar isso, considere a possibilidade de usar a automação baseada no tempo ou fluxos de trabalho de recorrência .
O que você deve saber sobre mover e copiar linhas entre planilhas
Lembre-se do seguinte ao mover ou copiar linhas entre planilhas:
- Ao mover linhas entre planilhas:
- As linhas movidas serão excluídas da planilha de origem e adicionadas à planilha de destino; e
- O histórico das células nas linhas ainda estará disponível.
- Ao copiar linhas entre planilhas:
- As linhas copiadas serão mantidas na planilha de origem e adicionadas à planilha de destino; e
- O histórico da célula não será mantido na planilha de destino.
- As linhas movidas ou copiadas são alocadas na parte inferior da planilha de destino, e podem ser selecionadas e arrastadas para outro local, se você quiser.
- Todos os anexos ou comentários da linha serão movidos automaticamente para a planilha de destino.
- Eventuais fórmulas da linha serão substituídas por valores estáticos na planilha de destino.
- Se a planilha de origem contiver colunas que não existem na planilha de destino, essas colunas serão criadas na planilha de destino quando a linha for movida ou copiada.
Quando você move ou copia linhas com colunas de sistema ou de referência
- Se a coluna existir na planilha de destino, mas não na planilha de origem, a coluna Criada por anotará a data/hora em que a linha foi movida ou copiada.
- A coluna Criada por mostrará o usuário que moveu ou copiou a linha. Se a linha foi movida ou copiada por automação, essa coluna mostrará automation@smartsheet.com.
- Se a coluna existir em ambas as planilhas, de origem e de destino, o valor será transferido da planilha de origem para a planilha de destino. Ao contrário dos outros tipos de coluna, os nomes das colunas não precisam corresponder.
Se uma coluna do sistema ou uma coluna de referência tiver o mesmo nome que uma coluna de tipo diferente (lista suspensa, texto/número etc.), você poderá encontrar os seguintes erros:
- As linhas não podem ser adicionadas à planilha de destino porque uma coluna tem o mesmo nome de uma coluna de sistema da planilha de origem.
- As linhas não podem ser adicionadas à planilha de destino porque uma coluna da planilha de origem tem o mesmo nome de uma coluna de sistema.
Para solucionar isso, você pode renomear uma das colunas ou alterar o tipo de coluna para que corresponda à planilha de origem.