Mover e copiar linhas

Quando um projeto abrange várias planilhas, mover linhas e copiar fluxos de trabalho de linhas usando automação pode ajudá-lo a evitar a demora de mover manualmente itens de uma planilha para outra:

  • Distribua imediatamente novas solicitações, pedidos e muito mais à medida que chegarem.

  • Faça a transição perfeita dos itens para a próxima fase ou equipe do projeto nos momentos certos.

  • Arquive automaticamente o trabalho concluído.

A linha Mover simplifica suas planilhas, permitindo que sua equipe se concentre nos itens de trabalho mais relevantes. As linhas movidas serão adicionadas à sua planilha de destino e removidas da sua planilha de origem.

Quando você precisa manter um registro de itens de trabalho em várias planilhas, a linha de cópia adiciona duplicatas à planilha de destino sem remover as linhas da planilha de origem.

Mover ou copiar linhas automaticamente entre planilhas

Com as ações Mover linha e Copiar linha, você poderá mover ou copiar automaticamente uma linha para outra planilha quando determinadas condições forem atendidas. Aqui está um exemplo:

  1. Uma solicitação de compra é enviada à sua planilha por meio de um formulário.
  2. Depois de adicionar detalhes à solicitação, você a atribui à sua equipe de TI.
  3. O gerente de TI aprova a solicitação.
  4. A linha que contém a solicitação de compra é automaticamente movida para uma planilha de projeto de TI ativa para ações adicionais.

Para criar um fluxo de trabalho que mova ou copie linhas automaticamente, você e o proprietário da planilha de origem devem ter permissões de compartilhamento de proprietário ou administrador sobre a planilha de destino.


Configure uma ação automatizada para mover ou copiar linhas

Na sua planilha de origem:

NOTA: Para que uma planilha apareça na janela Selecionar planilha, você e o proprietário da planilha de origem devem ter permissões de compartilhamento de Proprietário ou Admin sobre a planilha de destino.

  1. Crie um novo fluxo de trabalho selecionando Automação > Criar fluxo de trabalho. (Para obter mais informações sobre a criação de fluxos de trabalho, confira Poupe tempo e trabalhe mais rápido com fluxos de trabalho automatizados.)
  2. Em Selecionar uma ação, selecione Mover linhas.

    Imagem do bloco de ação do fluxo de trabalho
  3. Em Mover linhas ou Copiar linhas, escolha Selecionar uma planilha.

    A janela Selecionar uma planilha será exibida.

    Selecionar uma imagem de planilha
    NOTA: Para que uma planilha apareça na janela Selecionar planilha, tanto você quanto o proprietário da planilha de origem devem ter permissões de compartilhamento de Proprietário ou Admin sobre a planilha de destino.
  4. Escolha sua planilha de destino e clique em OK.

Agora que você adicionou as ações Mover linhas ou Copiar linhas ao seu fluxo de trabalho, você poderá salvá-lo. Você também pode adicionar condições, alterar o acionador do fluxo de trabalho e fazer mais alterações em outros aspectos do fluxo de trabalho, se necessário.
 


 

Comportamento para Mover ou Copiar linhas

Lembre-se do seguinte ao mover ou copiar linhas entre planilhas:

  • Quando uma linha for movida, ela será excluída da planilha de origem e adicionada à planilha de destino. Quando copiada, ela será mantida na planilha de origem e adicionada à planilha de destino.
  • A linha será colocada no final da planilha de destino e poderá ser arrastada para um local diferente, acima ou abaixo.
  • Todos os anexos ou comentários da linha serão movidos automaticamente para a planilha de destino.
  • Ao mover linhas entre planilhas, o histórico das células da linha ainda estará disponível (clique com o botão direito do mouse em uma célula e selecione Exibir histórico da célula, onde você verá “A linha foi movida de outra planilha”).
  • O histórico da célula não é mantido ao copiar linhas entre planilhas.
  • Eventuais fórmulas da linha serão substituídas por valores estáticos na planilha de destino.
  • Se a planilha de origem contiver colunas que não existem na planilha de destino, essas colunas serão criadas na planilha de destino quando a linha for movida ou copiada.
  • Se a coluna existir na planilha de destino, mas não existir na planilha de origem, então a coluna Criada terá a data / hora em que a linha foi movida ou copiada.
  • A coluna Criada por mostrará o usuário que moveu ou copiou a linha. Se a linha foi movida ou copiada por automação, ela mostrará automação@smartsheet.com
  • Se a coluna existir na planilha de destino e na planilha de origem, o valor da planilha de origem será transferido para a planilha de destino. Ao contrário dos outros tipos de coluna, os nomes das colunas não precisam corresponder.

Para evitar ciclos de aprovação infinitos, as células que contêm fórmulas entre planilhas ou links de células não acionarão automações que alteram a planilha automaticamente (como Mover Linha, Copiar Linha, Bloquear Linha, Desbloquear Linha e Solicitação de Aprovação). Para contornar isso, considere a possibilidade de usar a automação baseada no tempo ou fluxos de trabalho de recorrência.

Se uma de suas planilhas contiver uma coluna de sistema com um nome que corresponda a outra coluna com um tipo diferente (por exemplo, lista suspensa, texto/número, etc.), você poderá encontrar os seguintes erros:

  • As linhas não podem ser adicionadas à planilha de destino porque uma coluna tem o mesmo nome de uma coluna de sistema da planilha de origem.
  • As linhas não podem ser adicionadas à planilha de destino porque uma coluna da planilha de origem tem o mesmo nome de uma coluna de sistema.

Para solucionar isso, você pode renomear uma das colunas ou alterar o tipo de coluna para que corresponda à planilha de origem. (Para obter mais informações sobre as colunas de sistema, confira o artigo Colunas de sistema.)