Mova automaticamente uma linha para outra planilha quando as condições forem atendidas.
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Para criar um fluxo de trabalho para mover linhas:
- Acesse Automação > Criar a partir de um modelo….
- Na seção Planilha para planilha, selecione Mover uma linha para outra planilha quando os critérios especificados forem atendidos > Usar modelo.
- Insira um nome para o fluxo de trabalho.
- Configure o que aciona o fluxo de trabalho.
Selecione a planilha para a qual quer mover a linha.
Para que a planilha de destino apareça na lista suspensa, você precisa ter permissões de administrador para ela.
Saiba mais sobre permissões do fluxo de trabalho.
Deixe os seus fluxos de trabalho de automação mais inteligentes
Defina acionadores precisos
Talvez você queira que as linhas sejam movidas para outra planilha quando uma alteração específica for feita, quando uma data for atingida ou de forma recorrente. Consulte Blocos de acionamento: quando o fluxo de trabalho é executado para saber como controlar esses critérios.
Controle quais ações acontecem com caminhos condicionais
Quando o fluxo de trabalho for acionado, talvez você queira que a linha seja movida para planilhas diferentes com base nas condições definidas. Por exemplo, quando você marca uma tarefa como pronta para ação, o fluxo de trabalho move automaticamente a tarefa para uma planilha de projeto diferente com base no departamento ao qual você a atribuiu.
Você pode adicionar blocos de condição para controlar para onde uma linha se move com base nas condições atendidas.
Tenha em mente o seguinte
As linhas movidas adicionaram colunas à planilha de destino
As colunas na planilha de origem que não estiverem presentes na planilha de destino serão exibidas automaticamente. Para evitar isso, verifique se os nomes e as propriedades das colunas são consistentes entre as planilhas de origem e de destino.
Novas colunas aparecem no lado direito da planilha de destino.
As colunas do sistema devem ser do mesmo tipo
Se uma coluna do sistema em uma planilha tiver o mesmo nome de uma coluna que não é do sistema na outra planilha, o fluxo de trabalho será desativado e você receberá a seguinte mensagem:
Se o seu fluxo de trabalho for desativado com a mensagem acima, você precisará renomear a coluna de sistema afetada.
Se houver colunas do sistema nas planilhas de origem e destino, o nome delas não precisará ser igual. Os valores são transferidos para a planilha de destino com base no tipo de coluna em vez do nome da coluna.
As planilhas têm limitações de tamanho
Se um movimento de linhas fizer com que a planilha de destino ultrapasse o tamanho máximo, nenhuma linha será movida para essa planilha. Para ver as limitações de tamanho do Smartsheet, consulte Requisitos do sistema e diretrizes para usar o Smartsheet.
Quando a planilha atinge o limite de linhas, o fluxo de trabalho é desativado e você recebe a seguinte mensagem:
Antes de reativar o fluxo de trabalho, talvez seja necessário alterar a planilha de destino, excluir linhas ou mover manualmente as linhas da planilha de destino para outra planilha.
As linhas são movidas em nome do proprietário da planilha
No registro de atividade, as linhas movidas automaticamente indicam que a automação do Smartsheet, em nome de [inserir o nome do proprietário da planilha], realizou a ação.
Você pode ver os dados da célula movida, mas não pode ver de/para qual planilha a linha foi movida. Revise a configuração da ação Mover linhas no fluxo de trabalho para saber para qual planilha a linha foi movida.
Consulte Ver as alterações feitas nos itens do Smartsheet para saber mais sobre o histórico da célula e o registro de atividade.
Para evitar a criação de loops intermináveis, o Smartsheet não inicia a ação Mover linha quando a célula de acionamento inclui fórmulas entre planilhas ou está vinculada a outras células. Para resolver isso, use automação baseada em tempo ou fluxos de trabalho de recorrência.