Personalize o conteúdo dos alertas e das solicitações

Aplica-se a

Smartsheet
  • Pro
  • Business
  • Enterprise

É possível facilitar o entendimento de alertas e solicitações que incluem mensagens e espaços reservados personalizados. Você também pode limitar as informações enviadas para que o destinatário veja apenas o que precisa.

Para usar espaços reservados dinâmicos em um fluxo de trabalho com base em alterações, você deve definir o Bloco de acionador como Quando acionado.

É possível definir a frequência de execução dos fluxos de trabalho como semanal, diária ou para horários específicos do dia. Consulte Poupar tempo e trabalhar mais rapidamente com fluxos de trabalho automatizados para obter mais informações sobre como criar fluxos de trabalho.

  • Para iniciar um novo fluxo de trabalho, selecione Automação na parte superior da planilha e selecione Novo fluxo de trabalho ou selecione Gerenciar fluxos de trabalho para personalizar um fluxo de trabalho existente.

Personalização de uma mensagem em um fluxo de trabalho

Selecione Personalizar mensagem e digite sua mensagem nos campos exibidos.

Lembre-se do seguinte ao redigir mensagens personalizadas:

  • Você pode usar chaves para criar espaços reservados (por exemplo, {{Task Name}}) para dar um aspecto ainda mais personalizado à mensagem.
  • A caixa Personalizar mensagem tem um limite de 2.000 caracteres.
  • Quando você seleciona Somente mensagem, é necessária uma mensagem personalizada. Caso contrário, o corpo da mensagem é opcional.

Seleção de o que deve ser incluído em um alerta ou solicitação

Na seção A mensagem inclui

Selecione o que você deseja incluir com o alerta:

  • Links para a planilha e todos os campos - Incluir todos os campos na planilha
  • Links para planilhas e campos específicos - Escolha apenas os campos que o(s) usuário(s) precisa(m) ver
  • Somente mensagem - Use esse recurso se precisar apenas adicionar uma mensagem no alerta

Se você estiver trabalhando com pessoas que não usam o Smartsheet, a opção Links para planilha e todos os campos pode ser uma escolha útil.

Comentários e anexos em alertas

Para ações de alerta em fluxos de trabalho com base em tempo, comentários e anexos nunca serão incluídos. Para ações de alerta em fluxos de trabalho com base em alterações, elas só aparecerão quando o anexo ou o comentário for modificado no momento do evento de disparo. Os anexos e os comentários que existiam antes do evento acionador não são incluídos.

Para ações de solicitação de atualização e solicitação de aprovação, todos os anexos e comentários novos e existentes são incluídos.

Dicas para trabalhar com espaços reservados

Quando você usa espaços reservados (ou seja, nomes de campos entre chaves), o Smartsheet adiciona os dados de células exclusivos para eles à mensagem de alerta da linha. Em vez de enviar uma mensagem de alerta com várias linhas, o Smartsheet enviará alertas separados para cada linha.

Lembre-se do seguinte ao trabalhar com espaços reservados:

  • Ao usar espaços reservados com o alerta Solicitações de aprovação, o Smartsheet gera uma notificação separada para cada linha.
  • Ao usar espaços reservados com ações de Alertar alguém ou Solicitação de Atualização em fluxos de trabalho baseados em mudanças, os espaços reservados gerarão notificações separadas se até seis linhas forem disparadas simultaneamente. Se sete linhas ou mais forem acionadas de uma vez, o assunto e o corpo personalizados serão removidos.
  • Ao usar o tipo de alerta Somente mensagem, todas as linhas acionadas simultaneamente serão combinadas em uma única notificação.
  • Os espaços reservados não se aplicam ao assunto de ações de Alertar alguém baseadas no tempo.
  • Os espaços reservados não se aplicam a ações de Solicitações de atualização baseadas em tempo.
  • Os espaços reservados não podem ser usados ​​quando a definição de Executar fluxo de trabalho é Por hora, Diariamente ou Semanalmente.