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Recursos

Quem pode usar esse recurso?

É preciso ser um usuário do Smartsheet licenciado com permissão de nível de proprietário, administrador ou editor na planilha para criar fluxos de trabalho. Os usuários com permissões de nível de editor só podem criar, editar ou excluir alertas ou lembretes que tenham eles mesmos como destinatários. Saiba mais sobre permissões de fluxo de trabalho.

Personalizar o conteúdo dos alertas e das solicitações

Torne alertas e solicitações mais fáceis para destinatários incluindo mensagens e recursos temporários personalizados ou limite as informações para que eles vejam apenas o que precisam.

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Permissões

É preciso ser um usuário do Smartsheet licenciado com permissão de nível de proprietário, administrador ou editor na planilha para criar fluxos de trabalho. Os usuários com permissões de nível de editor só podem criar, editar ou excluir alertas ou lembretes que tenham eles mesmos como destinatários. Saiba mais sobre permissões de fluxo de trabalho.

Você pode configurar fluxos de trabalho para serem executados semanalmente, diariamente ou em horários específicos do dia. 

Para editar um fluxo de trabalho existente 

  1. Na área superior esquerda da planilha, selecione Automação > Gerenciar fluxos de trabalho.
  2. Passe o cursor sobre o fluxo de trabalho que deseja editar e selecione Editar
  3. Edite o conteúdo da mensagem de alerta no gerador de fluxo de trabalho.

Para usar recursos temporários dinâmicos em um fluxo de trabalho baseado em mudança, você deve definir o bloco de Acionador para Quando acionado.


Personalizar uma mensagem em um fluxo de trabalho

Selecione Personalizar mensagem e digite sua mensagem no campo correspondente. 

Lembre-se disso ao redigir mensagens personalizadas:

  • Para criar recursos temporários e personalizar ainda mais a mensagem, use chaves: {{nome da tarefa}}.
  • A caixa Personalizar mensagem tem um limite de 2.000 caracteres. 
  • Quando você seleciona Apenas mensagem, é necessário adicionar uma mensagem personalizada. Caso contrário, o corpo da mensagem é opcional.
  • Use o menu suspenso Enviar de para definir o que aparece na linha De da mensagem. 

Exibição do menu suspenso para personalizar o campo


Personalizar o nome do remetente

O menu suspensoEnviar de permite que você selecione de quem deseja que o alerta ou a mensagem venha. 

A opção Enviar da minha organização só está disponível para usuários com planos Empresa e superiores.

A tabela exibe o nome Enviar de e os endereços de resposta para cada tipo de alerta. 

Opção "Do nome" (remetente) selecionada
E-mail de notificação do remetente (Do nome) Endereço de resposta de e-mail (Responder para)
Enviar de automação do Smartsheet Do nome é automação do Smartsheet Endereço de e-mail do proprietário da planilha
Enviar pelo nome da organização Do nome é o nome da sua organização definido pelo administrador de sistema. Endereço de e-mail do proprietário da planilha
Enviar pelo usuário acionador (para alertas) Se um alerta for acionado por alterações de um único usuário em sua planilha, o nome desse usuário acionador será o Do nome do e-mail de notificação. A opção "responder para" é o endereço de e-mail do usuário acionador
Enviar pelo usuário acionador (para alertas) Se um alerta for acionado por alterações de vários usuários em sua planilha ou se o alerta for baseado em tempo, ou seja, um lembrete, o nome do proprietário da planilha será o nome do remetente Do nome do e-mail de notificação. A opção “responder para” é o endereço de e-mail do proprietário da planilha
Proprietário da planilha “Enviar de” (para solicitações de atualização e aprovação) Do nome é o nome do proprietário da planilha. Endereço de e-mail do proprietário da planilha

Selecionar o que está incluído em um alerta ou em uma solicitação 

Seção “A mensagem inclui” 

A seção A mensagem inclui, na parte inferior da página, oferece três opções para escolher. Aqui está o que você precisa saber:

  • Links para a planilha e todos os campos: use essa opção para incluir todos os campos na planilha. 
  • Links para a planilha e campos específicos: escolha somente os campos que o usuário precisa ver. 
  • Somente mensagens: use essa opção se você só precisa adicionar uma mensagem ao alerta.

Se você estiver trabalhando com pessoas que não usam o Smartsheet, escolher a opção Links para a planilha e todos os campos pode ser útil.

Comentários e anexos nos alertas

  • As ações de alerta nos fluxos de trabalho baseados em tempo não incluem comentários e anexos.
  • As ações de alerta nos fluxos de trabalho baseados em alterações só são exibidas quando o anexo ou comentário é modificado no instante do evento de acionamento. O alerta não inclui anexos e comentários anteriores ao evento de acionamento. 
  • As ações de solicitação de atualização e aprovação incluem todos os anexos e comentários novos e existentes.

Dicas para trabalhar com espaços reservados

Quando você usa espaços reservados (nomes de campo entre chaves), o Smartsheet adiciona os dados exclusivos da célula correspondente à mensagem de alerta da linha.

  • Os espaços reservados no alerta Solicitações de aprovação geram uma notificação separada para cada linha.
  • Os espaços reservados nas ações Alertar alguém ou Solicitações de atualização em fluxos de trabalho baseados em alterações geram notificações separadas se até seis linhas forem acionadas simultaneamente. Se sete ou mais linhas forem acionadas de uma vez, o sistema removerá o assunto e o texto personalizados.
  • Com o tipo de alerta Somente mensagem, todas as linhas acionadas simultaneamente são combinadas em uma única notificação.
  • Se a mensagem personalizada de uma solicitação de atualização baseada em tempo tiver espaços reservados, nenhuma mensagem personalizada será enviada.
  • Os espaços reservados não podem ser usados quando a configuração Executar fluxo de trabalho é definida por hora, dia ou semana.
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