Personalizar alertas e solicitações

Você pode configurar fluxos de trabalho para serem executados a cada dia ou semana ou em horários específicos. 

Um usuário com permissões em nível de editor só pode criar, editar ou excluir alertas ou lembretes cujo destinatário seja ele mesmo. Saiba mais sobre permissões de fluxo de trabalho.

Para editar um fluxo de trabalho existente 

1. Na área superior esquerda da planilha, selecione Automação > Gerenciar fluxos de trabalho de automação.
2. Passe o cursor sobre o fluxo de trabalho que deseja editar e selecione Editar. 
3. Edite o conteúdo da mensagem de alerta no gerador de fluxo de trabalho.

Para usar recursos temporários dinâmicos em um fluxo de trabalho baseado em mudança, defina o bloco de acionador para Quando acionado.

Personalizar uma mensagem em um fluxo de trabalho

Selecione Personalizar mensagem e digite sua mensagem no campo correspondente. 

Lembre-se disso ao redigir mensagens personalizadas:

• Para criar recursos temporários e personalizar a mensagem, use chaves: {{nome da tarefa}}.
• A caixa Personalizar mensagem tem um limite de 2.000 caracteres. 
• Quando você seleciona Apenas mensagem, é necessário adicionar uma mensagem personalizada. Caso contrário, o corpo da mensagem é opcional.
• Use o menu suspenso Enviar de para definir o que aparece na linha De da mensagem. 

Personalizar o nome do remetente

O menu suspenso Enviar de permite que você selecione de quem deseja que o alerta ou a mensagem venha. 

A opção Enviar da minha organização só está disponível para usuários com planos Empresa e superiores.

A tabela exibe o nome Enviar de e os endereços de resposta para cada tipo de alerta. 

Selecionar o que está incluído em um alerta ou em uma solicitação 

Seção A mensagem inclui 

A seção A mensagem inclui, na parte inferior da página, oferece três opções. Aqui está o que você precisa saber:

• Links para a planilha e todos os campos: use essa opção para incluir todos os campos na planilha. 
• Links para a planilha e campos específicos: escolha somente os campos que o usuário precisa ver. 
• Somente mensagem: use essa opção se você só precisar adicionar uma mensagem ao alerta.

Se você estiver trabalhando com pessoas que não usam o Smartsheet, talvez seja melhor escolher a opção Links para a planilha e todos os campos.

Comentários e anexos nos alertas

• As ações de alerta nos fluxos de trabalho baseados em tempo não incluem comentários e anexos.
• As ações de alerta nos fluxos de trabalho baseados em alterações só são exibidas quando o anexo ou comentário é modificado durante o evento de acionamento. O alerta não inclui anexos e comentários anteriores ao evento de acionamento. 
• As ações de solicitação de atualização e aprovação incluem todos os anexos e comentários novos e existentes.

Hierarquia de linhas nos alertas

Quando um alerta baseado em alteração é acionado para uma linha filho, a linha pai é incluída na notificação. Quando um alerta baseado em tempo é acionado para uma linha filho, a linha pai não é incluída na notificação.

Trabalhar com recursos temporários

Quando você usa recursos temporários (nomes de campo entre chaves), o Smartsheet adiciona os dados exclusivos da célula correspondente à mensagem de alerta da linha.

• Os recursos temporários no alerta Solicitações de aprovação geram uma notificação separada para cada linha.
• Os recursos temporários nas ações Alertar alguém ou Solicitações de atualização em fluxos de trabalho baseados em alterações geram notificações separadas se até seis linhas forem acionadas simultaneamente.  O sistema removerá o assunto e o texto personalizados se sete ou mais linhas forem acionadas de uma vez.
• Com o tipo de alerta Somente mensagem, todas as linhas acionadas simultaneamente são combinadas em uma única notificação.
• Se a mensagem personalizada de uma solicitação de atualização baseada em tempo tiver recursos temporários, nenhuma mensagem personalizada será enviada.
• Os recursos temporários não podem ser usados quando a configuração Executar fluxo de trabalho é definida por hora, dia ou semana.

Alertas baseados em tempo: comportamento com espaços reservados

Quando você configura um fluxo de trabalho de automação para acionar Quando uma data é alcançada e seleciona uma data no acionador, a notificação se comporta de maneira diferente, dependendo de quantas linhas atendem aos critérios:

1. Uma linha: os recursos temporários na linha de assunto exibirão os valores reais da linha. O corpo do e-mail incluirá a mensagem personalizada configurada, com espaços reservados preenchidos pelos dados da linha, seguidos pelas informações da linha.

   • Exemplo: um assunto com o recurso temporário {{Status}} mostra Tarefa concluída, se esse for o valor na coluna Status da linha.

2. Múltiplas linhas: todas as linhas serão agrupadas em uma notificação por e-mail.

   • Assunto: os recursos temporários no assunto serão substituídos por um assunto padrão, por exemplo: Lembrete: [Nome da planilha].

   • Corpo do e-mail: o e-mail conterá uma mensagem personalizada para cada linha, incluindo quaisquer recursos temporários usados. Após cada mensagem, os detalhes da linha (conforme configurado na seção de mensagens personalizadas) serão listados na parte inferior do e-mail.