Torne alertas e solicitações mais fáceis para destinatários incluindo mensagens e espaços reservados personalizados ou limite as informações para que eles vejam apenas o que precisam.
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Você pode configurar fluxos de trabalho para serem executados a cada dia ou semana ou em horários específicos.
Os usuários com permissões de nível de editor só podem criar, editar ou excluir alertas ou lembretes para si mesmos. Saiba mais sobre permissões do fluxo de trabalho.
Editar um fluxo de trabalho existente
- Na área superior esquerda da planilha, selecione Automação > Gerenciar fluxos de trabalho de automação.
- Passe o cursor sobre o fluxo de trabalho que deseja editar e selecione Editar.
Edite o fluxo de trabalho no gerador de fluxo de trabalho conforme necessário. Neste exemplo, o conteúdo da mensagem foi atualizado.
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Para usar recursos temporários dinâmicos em um fluxo de trabalho baseado em mudança, defina o bloco do acionador para Quando acionado.
Personalizar uma mensagem em um fluxo de trabalho
Selecione Personalizar mensagem e digite sua mensagem no campo correspondente.
Lembre-se disso ao redigir mensagens personalizadas:
- Para criar recursos temporários e personalizar a mensagem, use chaves: {{nome da tarefa}}.
- A caixa Personalizar mensagem tem um limite de 2.000 caracteres.
- Quando você seleciona Apenas mensagem, é necessário adicionar uma mensagem personalizada. Caso contrário, o corpo da mensagem é opcional.
- Use o menu suspenso Enviar de para definir o que aparece na linha De da mensagem.
Personalizar o nome do remetente
O menu suspenso Enviar de permite selecionar de quem o alerta ou a mensagem deve ser.
A opção Enviar da minha organização está disponível apenas para usuários com planos Empresa ou superiores.
A tabela mostra o nome Enviar de e os endereços de resposta para cada tipo de alerta.
| Opção do nome selecionada | E-mail de notificação do nome | Endereço de e-mail de reposta |
|---|---|---|
| Enviar da automação do Smartsheet | O nome é Automação do Smartsheet. | Endereço de e-mail do proprietário da planilha |
| Enviar do nome da organização | O nome é o nome da sua organização, definido pelo administrador de sistema. | Endereço de e-mail do proprietário da planilha |
| Enviar do usuário acionador (para alertas) | Se um alerta for acionado por alterações de um único usuário em sua planilha, o nome desse usuário acionador será Do nome do e-mail de notificação. | A resposta é o endereço de e-mail do usuário acionador |
| Enviar do usuário acionador (para alertas) | Se um alerta for acionado por alterações de vários usuários em sua planilha ou se for baseado em tempo (ou seja, um lembrete), o nome do proprietário da planilha será Do nome do e-mail de notificação. | A resposta é o endereço de e-mail do proprietário da planilha |
| Enviar do proprietário da planilha (para solicitações de atualização e aprovação) | O nome é o nome do proprietário da planilha. | Endereço de e-mail do proprietário da planilha |
O que está incluído em um alerta ou solicitação?
Seção “A mensagem inclui”
A seção A mensagem inclui, na parte inferior da página, oferece três opções. Aqui está o que você precisa saber:
- Links para a planilha e todos os campos: use essa opção para incluir todos os campos na planilha.
- Links para a planilha e campos específicos: escolha somente os campos que o usuário precisa ver.
- Somente mensagem: use essa opção se você só precisar adicionar uma mensagem ao alerta.
Se você estiver trabalhando com pessoas que não usam o Smartsheet, talvez seja melhor escolher a opção Links para a planilha e todos os campos.
Comentários e anexos nos alertas
- As ações de alerta nos fluxos de trabalho baseados em tempo não incluem comentários e anexos.
- As ações de alerta nos fluxos de trabalho baseados em alterações só são exibidas quando o anexo ou comentário é modificado durante o evento de acionamento. O alerta não inclui anexos e comentários anteriores ao evento de acionamento.
- As ações de solicitação de atualização e aprovação incluem todos os anexos e comentários novos e existentes.
Hierarquia de linhas nos alertas
Quando um alerta baseado em alteração é acionado para uma linha filho, a linha pai é incluída na notificação. Quando um alerta baseado em tempo é acionado para uma linha filho, a linha pai não é incluída na notificação.
Trabalhar com recursos temporários
Quando você usa recursos temporários (nomes de campo entre chaves), o Smartsheet adiciona os dados exclusivos da célula correspondente à mensagem de alerta da linha.
- Os recursos temporários no assunto do alerta Solicitações de aprovação geram uma notificação separada para cada linha.
- Os recursos temporários nas ações Alertar alguém ou Solicitações de atualização em fluxos de trabalho baseados em alterações geram notificações separadas se até seis linhas forem acionadas simultaneamente. O sistema removerá o assunto e o texto personalizados se sete ou mais linhas forem acionadas de uma vez.
- Com o tipo de alerta Somente mensagem, todas as linhas acionadas simultaneamente são combinadas em uma única notificação.
- Se a mensagem personalizada de uma solicitação de atualização baseada em tempo tiver recursos temporários, nenhuma mensagem personalizada será enviada.
- Não é possível usar os recursos temporários quando a configuração Executar fluxo de trabalho é definida por hora, dia ou semana.
Alertas baseados em tempo: comportamento com recursos temporários
Quando você configura um fluxo de trabalho de automação para acionar Quando uma data é alcançada e seleciona uma data no acionador, a notificação se comporta de maneira diferente, dependendo de quantas linhas atendem aos critérios:
Uma linha: os recursos temporários na linha de assunto exibem os valores reais da linha. O corpo do e-mail inclui a mensagem personalizada que você configurou, com recursos temporários preenchidos pelos dados da linha, seguidos pelas informações da linha.
Exemplo: um assunto com o recurso temporário {{Status}} mostrará Tarefa concluída se a coluna Status da linha contiver esse valor.
Várias linhas: todas as linhas são agrupadas em uma notificação por e-mail.
Assunto: os recursos temporários no assunto são substituídos por um assunto padrão, como Lembrete: [Nome da planilha].
Corpo do e-mail: o e-mail contém uma mensagem personalizada para cada linha, incluindo os recursos temporários usados. Após cada mensagem, os detalhes da linha (conforme configurado na seção de mensagem personalizada) são listados na parte inferior do e-mail.