Blocos de ação: Especifica que tipo de automação é acionado

Aplica-se a

Smartsheet
  • Pro
  • Business
  • Enterprise

Com um bloco de ação, você poderá escolher que tipo de automação deseja que seu fluxo de trabalho execute ao ser acionado. Use a tabela a seguir como referência para os diferentes tipos de ações.

Use este tipo de alerta ou ação Nesta situação
Enviar alerta para alguém

Para alertar as pessoas sobre alterações importantes em campos específicos
Para alertar alguém quando uma nova tarefa lhe for atribuída
Para saber quando os campos são definidos com um valor específico (por exemplo, quando um campo suspenso de Status é definido como “Bloqueado”)

Nota: Os anexos e os comentários não são enviados com fluxos de trabalho baseados no tempo. Os anexos e os comentários são enviados apenas se forem adicionados ou atualizados ao mesmo tempo que o acionador do fluxo de trabalho.

Definir um lembrete Para alertar as pessoas (seja com base em um campo de contato ou inserindo-as manualmente) em datas específicas ou antes/depois delas (seja com base em um campo de data ou especificando manualmente)
Atribuir pessoas Atribua uma ou mais pessoas a um item de trabalho quando uma data for alcançada ou quando uma linha for adicionada ou alterada.
Alterar valor da célula Insira dados em colunas de texto/número, de lista suspensa com seleção única, de lista suspensa com seleção múltipla e de caixa de seleção.
Registrar uma data Para definir a data atual no campo escolhido quando um fluxo de trabalho for disparado.
Solicitar uma atualização Para obter detalhes do proprietário de um item de trabalho quando o item estiver atrasado (a data de vencimento estiver no passado e o status não for Concluído)
Para buscar automaticamente as informações mais recentes do responsável por um item de trabalho assim que um valor for alterado em um campo específico (por exemplo, quando o status de uma linha mudar para “Em andamento”, solicite que o responsável atualize a data de início)
Configurar um fluxo de trabalho de aprovação Para obter a aprovação de uma tarefa específica por uma parte interessada importante
Para alguém aprovar ou recusar um item (por exemplo, aprovação de uma proposta de projeto pela Diretoria para avançar seu status para Aprovado ou Recusado, respectivamente)
Para aprovação de um item que atenda a um determinado critério (por exemplo, aprovação financeira quando o custo de um item excede determinado montante)
Mover ou copiar linhas para outra planilha Para mover ou copiar uma linha para outra planilha quando ela for marcada como concluída.
Para rotear automaticamente os itens de trabalho recebidos para planilhas diferentes com base nas características (por exemplo, quando o Departamento Responsável estiver designado, mova a tarefa para a planilha de registro de entrada desse departamento).
Bloquear linhas Para evitar novas edições após a aprovação ou conclusão de um item
Para evitar edições adicionais após um determinado momento
Desbloquear linhas Forneça consistência de processo permitindo que os itens sejam editados somente quando as etapas de pré-requisito forem concluídas

Ao adicionar um bloco de ação, você escolherá o tipo de ação que deseja usar. Se você selecionar um tipo de ação e quiser alterá-lo, selecione o ícone Menu, no canto superior direito do bloco, para alterar a ação.

Para evitar ciclos de aprovação infinitos, as células que contêm fórmulas entre planilhas ou links de células não acionarão automações que alteram a planilha automaticamente (como Mover Linha, Copiar Linha, Bloquear Linha, Desbloquear Linha e Solicitação de Aprovação). Para contornar isso, considere a possibilidade de usar a automação baseada no tempo ou fluxos de trabalho de recorrência.

Selecione seus destinatários

Configure o bloco de ação para garantir que os alertas e as solicitações sejam enviados às pessoas envolvidas com um item de trabalho específico. Você poderá configurá-los para serem enviados para:

  • Pessoas em um campo de contato para aquela linha (por exemplo: o responsável)
  • Todos os usuários com quem a planilha está compartilhada
  • Indivíduos que você especifica manualmente
  • Membros de um canal em um aplicativo de terceiros, como o Slack ou o Microsoft Teams

Se você configurar um alerta tendo você mesmo como destinatário, mas não for notificado ao editar a planilha, deverá ativar as notificações para as alterações que fizer. Consulte Ajuste das configurações pessoais para obter mais informações sobre como alterar as preferências de notificação e outras configurações na sua conta.

Modifique a visibilidade do campo e crie uma mensagem personalizada

Você poderá controlar quais campos são exibidos e criar um assunto e um corpo personalizados para as mensagens entregues por ações do tipo de alerta e do tipo de solicitação, a fim de garantir que o destinatário tenha todas as informações e o contexto necessários para se manter totalmente informado ou executar as ações apropriadas. Para obter mais informações sobre conteúdos de alerta e mensagens personalizadas, consultePersonalizar o conteúdo dos alertas e das solicitações.

Caso deseje incluir informações de linha diretamente em suas mensagens personalizadas, consulte Adicionar dados de célula dinamicamente no assunto e no corpo das mensagens de alerta e de solicitação a fim de tornar suas mensagens personalizadas ainda mais poderosas.