Com um bloco de ação, escolha que tipo de automação seu fluxo de trabalho executa ao ser acionado.
Há quatro tipos de fluxos de trabalho, e cada tipo tem diferentes tipos de ação. Use as tabelas a seguir como referências para os tipos de ação de fluxo de trabalho.
Os usuários com permissões em nível de editor só podem criar, editar ou excluir alertas ou lembretes que tenham eles mesmos como destinatários. Saiba mais sobre permissões do fluxo de trabalho.
Tipos de ação de notificação
Use este tipo de alerta ou ação | Nesta situação | Exemplo(s) |
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Use este tipo de alerta ou ação Alertar alguém | Nesta situação
| Exemplo(s) Você criou um fluxo de trabalho para receber alertas quando um campo Status for definido como Bloqueado. |
Use este tipo de alerta ou ação Alertar um canal do Microsoft Teams | Nesta situação
| Exemplo(s) Você criou um fluxo de trabalho para enviar alertas para o canal do Microsoft Teams da sua equipe quando uma nova entrada de formulário for adicionada à sua planilha. |
Use este tipo de alerta ou ação Alertar um canal do Slack | Nesta situação
| Exemplo(s) Você criou um fluxo de trabalho para enviar alertas ao canal do Slack da sua equipe quando uma tarefa for marcada como Urgente. |
Tipos de ação de solicitação de atualização e aprovação
Use este tipo de alerta ou ação | Nesta situação | Exemplo(s) |
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Use este tipo de alerta ou ação Solicitação de atualização | Nesta situação
| Exemplo(s) Seu gerente criou um fluxo de trabalho para solicitar que os responsáveis pela tarefa atualizem a coluna Data de início quando o status de uma linha mudar para Em andamento. |
Use este tipo de alerta ou ação Solicitação de aprovação | Nesta situação
| Exemplo(s) Você criou um fluxo de trabalho para pedir ao revisor de conteúdo que aprove ou recuse o rascunho quando ele estiver marcado como Concluído. A equipe de marketing criou um fluxo de trabalho para pedir à equipe financeira para revisar e aprovar ou recusar a solicitação quando o custo de um item de trabalho exceder o valor projetado. |
Tipos de ação de alterações da planilha
Use este tipo de alerta ou ação | Nesta situação | Exemplo(s) |
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Use este tipo de alerta ou ação Atribuir pessoas | Nesta situação Atribua uma ou mais pessoas a um item de trabalho quando uma data for alcançada ou quando uma linha for adicionada ou alterada. | Exemplo(s) Você criou um fluxo de trabalho para atribuir tarefas à equipe de encaminhamento quando um item de trabalho estiver marcado como Urgente. |
Use este tipo de alerta ou ação Alterar o valor da célula | Nesta situação Altere os dados nestas colunas quando determinadas condições forem atendidas:
| Exemplo(s) Você define a planilha para marcar a coluna de caixa de seleção Concluir quando um usuário definir a coluna Status de aprovação como Aprovado. |
Use este tipo de alerta ou ação Registrar uma data | Nesta situação Registre a data atual no campo escolhido quando um fluxo de trabalho for acionado. | Exemplo(s) Você configura a planilha para registrar a data atual quando uma tarefa é marcada como Concluída. |
Use este tipo de alerta ou ação Limpar valor de célula | Nesta situação Remova o conteúdo de um campo quando determinadas condições forem atendidas. | Exemplo(s) Você criou um fluxo de trabalho para ajudar a remover conteúdo. |
Use este tipo de alerta ou ação Bloquear linhas | Nesta situação Evite novas edições após a aprovação ou conclusão de um item ou após um determinado momento. | Exemplo(s) Você configurou a planilha para bloquear uma linha quando o valor na coluna Status da revisão for definido como Em andamento. |
Use este tipo de alerta ou ação Desbloquear linhas | Nesta situação Permita que os usuários editem linhas somente quando as etapas de pré-requisito forem concluídas. | Exemplo(s) Você configurou a planilha para bloquear uma linha quando o valor na coluna Status da revisão for definido como Concluído. |
Tipos de ação de fluxos de trabalho entre planilhas
Use este tipo de alerta ou ação | Nesta situação | Exemplo(s) |
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Use este tipo de alerta ou ação Mover linhas | Nesta situação
| Exemplo(s) A equipe de e-learning criou um fluxo de trabalho para remover solicitações que não deveriam estar na planilha de entrada da equipe. Se eles receberem solicitações para a equipe de marketing, o fluxo de trabalho moverá a tarefa para a planilha de entrada desse departamento. |
Use este tipo de alerta ou ação Copiar linhas | Nesta situação
| Exemplo(s) Você tem uma planilha onde todas as tarefas concluídas são registradas. Para reduzir o trabalho manual, você criou um fluxo de trabalho para copiar linhas nessa planilha quando as linhas em seu arquivo pai forem marcadas como Concluídas. |
Você pode alterar a ação selecionada acessando o ícone de Menu no canto superior direito do bloco.
Lembre-se de que as seguintes ações alteram a planilha automaticamente:
- Mover linha
- Copiar linha
- Bloquear linha
- Desbloquear linha
- Solicitação de aprovação
- Registrar uma data
- Atribuir pessoas
- Alterar célula
- Limpar célula
- Gerar documento
Selecionar seus destinatários
Configure o bloco de ação para garantir que os alertas e as solicitações sejam enviados às pessoas envolvidas com um item de trabalho específico. Você poderá configurá-los para serem enviados para:
- Pessoas em um campo de contato para aquela linha (por exemplo: o destinatário)
- Todos os usuários com quem a planilha está compartilhada
- Pessoas que você especifica manualmente
- Membros de um canal em um aplicativo de terceiros, como o Slack ou o Microsoft Teams
Personalizar a mensagem de alerta
Você pode personalizar a mensagem de alerta para que os destinatários recebam apenas as informações de que precisam. Na seção Personalizar mensagem, você pode controlar quais campos serão exibidos e editar o assunto e a mensagem.
Não recebi os alertas que configurei para mim
As notificações da sua planilha podem estar desativadas. Para corrigir isso, ative as notificações relacionadas a alterações na planilha. Não tem certeza de como fazer isso? Leia o artigo Acionar fluxos de trabalho automatizados nas alterações que você fizer