Blocos acionadores: quando seu fluxo de trabalho é executado.

Ao criar fluxos de trabalho de automação, você pode selecionar os seguintes acionadores:

• Quando linhas são adicionadas ou alteradas;
• Quando linhas são alteradas.
• Quando linhas são adicionadas (isso não acionará alterações nas linhas existentes)
• Quando uma data for alcançada

Insira critérios para o acionador do fluxo de trabalho ao lado de Quando para garantir que apenas as alterações desejadas nos campos escolhidos acionem o fluxo de trabalho. Por exemplo, você pode criar um fluxo de trabalho acionado apenas quando o status de um item se torna Completo.
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Um usuário com permissões em nível de editor só pode criar, editar ou excluir alertas ou lembretes cujo destinatário seja ele mesmo.

Saiba mais sobre permissões de fluxo de trabalho.

Para evitar ciclos infinitos, o Smartsheet não aciona ações que alteram a planilha automaticamente por meio de vínculos de célula de entrada ou fórmulas entre planilhas. Isso inclui fórmulas que se referem a outra célula com um vínculo de célula de entrada ou fórmulas entre planilhas.

Por exemplo, se a célula de Status na linha estiver preenchida com uma fórmula que aponta para uma célula com vínculo de célula em outra planilha, as alterações desse valor por meio do vínculo de célula não acionarão um fluxo de trabalho que bloqueia a linha quando o status mudar para Concluído. 

Para resolver isso, considere usar automações baseadas em tempo ou fluxos de trabalho de recorrência.

Fluxos de trabalho automatizados operam em uma cadência de dois minutos. Os eventos que ocorrem em uma janela de dois minutos são agrupados e o fluxo de trabalho é executado uma vez para todo o lote, em vez de ser acionado imediatamente para cada alteração individual de célula.

Frequência dos fluxos de trabalho 

No menu suspenso Executar fluxo de trabalho, você pode definir se o fluxo de trabalho será executado imediatamente, A cada hora, Diariamente ou Semanalmente quando ele for acionado.

Os cronogramas de fluxos de trabalho e as mensagens de alerta dependem da frequência do fluxo de trabalho que você configurar:

Este é um exemplo de como funciona um fluxo de trabalho semanal:

Você criou um fluxo de trabalho semanal em 16 de março de 2022 (quarta-feira). Ele executa e avalia as alterações da planilha de 18 de março de 2022 (sexta-feira) até 24 de março de 2022 (quinta-feira). Depois de revisar as alterações de planilha, ele envia a mensagem de alerta sobre essas alterações em 25 de março de 2022 (sexta-feira).

Defina o acionador para ocorrer uma hora antes da ação. Isso garante que problemas técnicos não impeçam a ação de ocorrer a  tempo.

Para configurar a frequência do fluxo de trabalho

1. No bloco Acionador, verifique se o campo Acionador está definido com qualquer uma destas opções:
   • Quando linhas são adicionadas ou alteradas;
   • Quando linhas são adicionadas;
   • Quando linhas são alteradas.

Você não verá as opções A cada hora, Diariamente e Semanalmente se o acionador estiver definido como Quando uma data for alcançada. 

2. Selecione uma destas opções de Executar fluxo de trabalho:
   • A cada hora;
   • Diariamente
   • Semanalmente

Se você estiver usando fluxos de trabalho automatizados para enviar notificações e quiser usar {{Placeholders}}, o fluxo de trabalho só poderá enviar notificações Quando acionado. As opções A cada hora, Diariamente ou Semanalmente não estão disponíveis neste cenário. 

Programar um fluxo de trabalho recorrente

1.  No bloco acionador do fluxo de trabalho, selecione Quando uma data for alcançada.
2. Selecione Executar uma vez > Personalizado.
3. No formulário de recorrência personalizada, selecione a frequência desejada para acionar seus fluxos de trabalho.
4. Selecione Concluído.

O fluxo de trabalho também pode ser encerrado após uma determinada data ou uma quantidade específica de execuções. 

Pronto! Agora, o fluxo de trabalho será executado conforme a recorrência que você especificar. Para controlar quais linhas o fluxo de trabalho incluirá ao ser executado, consulte Blocos condicionais.

Tenha em mente o seguinte

• Você só pode agrupar fluxos de trabalho para executar A cada hora, Diariamente ou Semanalmente para os tipos de ação Notificações e Solicitações de atualização e aprovação que não têm as ações Se aprovada ou Se rejeitada.
• Fluxos de trabalho acionados por alterações por Qualquer valor incluem quando uma célula fica em branco.
• Quando você ou outros colaboradores da planilha salvam alterações em várias linhas dentro do intervalo de tempo da frequência do fluxo de trabalho, todos os usuários inscritos nesse fluxo recebem uma única notificação com até 100 linhas em formato de grade.
• Se o fluxo de trabalho estiver definido como A cada hora, Diariamente ou Semanalmente, você não poderá usar nenhum destes tipos de ação:
  • Limpar valor de célula
  • Atribuir pessoas
  • Registrar uma data 
  • Mover linhas 
  • Copiar linhas 
  • Bloquear linhas 
  • Desbloquear linhas 
  • Solicitar uma aprovação
  • Salvar o fluxo de trabalho com a configuração Quando acionado
  • Retornar à edição do fluxo de trabalho

Ao criar um fluxo de trabalho baseado em tempo, lembre-se do seguinte:

• Ao selecionar manualmente uma data, o fluxo de trabalho aciona, ao mesmo tempo, todas as linhas que atendem às condições definidas. Por exemplo, você pode usar um alerta para lembrar de adotar medidas em relação a todas as linhas que não tiverem um Responsável até uma data específica.
• Ao selecionar um campo de data para o fluxo de trabalho, a planilha verifica diariamente se há linhas a serem incluídas. Se nenhuma linha atender às condições do fluxo de trabalho, não haverá acionador.
• Você não pode incluir linhas que não tenham uma data.
• Você também pode ajustar a hora do dia para que o fluxo de trabalho seja executado.
• O fuso horário do acionador é sempre igual ao fuso horário do proprietário da planilha.
• A automação não envia mensagens quando a planilha está vazia.