自動化されたワークフロー
自動化されたワークフローを活用すれば、一連のアクションにて膨大な量の作業とプロセスを自動化でき (たとえば承認プロセスなど)、さらにそれを 1 つの画面にて視覚的に確認できます。 以下に、1 つのワークフローで実現できる、便利な自動化の例をご紹介します。...
Smartsheet を使用すると、ワークフローを簡単に作成して、時間の取られる反復的な手作業を自動化することができます。 ガイド付きのワークフロー テンプレートを使用すれば、初めてでも簡単に自動化を設定して、更新情報の収集や期日の確認などを自動化することができます。...
定期的なワークフローをスケジュールして、条件に一致する行に対してワークフローが定期的に実行されるようにすることができます。 たとえば、割り当てられたチームメンバーに期限切れのタスクの毎日の更新を要求します。...
行レベルのリマインダーを使用すると、シート内の特定のタスクについて自分自身または他のユーザーにアラートを送信することができます。 たとえば、特定のタスクの開始予定日についてリマインダーを設定すれば、プロジェクトを順調に進めることができます。...
変更ベースワークフローの頻度を、毎時、毎日、または毎週に設定することができます。
はじめに
ワークフローの頻度を設定する前に知っておきたいことをいくつかご紹介します。...
関係者に承認をリクエストし、一括ではなく順番に送信されるアクションを設定する場合は、単一のパスに複数の承認リクエストを設定できます。 承認リクエストは、リクエストが承認または却下されるまでワークフローを一時停止します。...
ユーザーにシートの一部を最新の情報で更新するよう自動的に依頼するアクションがトリガーされるように設定できます。...
カスタマイズされたメッセージやプレースホルダーを含めることで、アラートやリクエストの意図を理解してもらいやすくなります。 また、送信する情報を限定することで、受信者の画面には必要な情報が表示されるようにすることができます。...
自動化されたワークフローにおけるトリガー ブロックとアクション ブロックの間で条件を定義し、結果として生じるアラートやアクションに含まれる行をフィルターできます。...
アクション ブロックでは、トリガー時にワークフローが実行する自動化タイプを選択できます。 異なるアクション タイプについては、次の表を参考にしてください。...
自動化されたワークフローのトリガー ブロックでは、(シートの「日付」列から) 日付フィールドを指定するか、手動で日付を選択することにより、指定の日付の前、後、または当日にアクションをトリガーできます。...
自動化されたワークフローを作成する際には、ワークフローをトリガーする条件を定義できます。...
以下の表は、権限レベルとライセンスに応じて、自動化されたワークフローで何ができるかを示しています。...
自動化されたワークフローの構築は、フローチャートの構築に似ています。 トリガー、条件、アクションを開始ブロックから 1 つ以上の終了ブロックまで一緒に配置します。
ワークフロー ビルダー内で、以下を実施します。
[追加] ボタンを選択します。...
通知センターを使用すると、Smartsheet で作業する際に、重要なタスクや更新情報を常に把握し、対応することができます。
通知センターでは、Smartsheet での作業中に他のアイテム (更新リクエスト、承認リクエスト、通知) にすばやく対応できます。...
自動通知は、ワークフローでトリガーできるアクションの 1 つです。たとえば、自分が所有するシートを他のユーザーが編集したときにアラートがトリガーされるワークフローを作成したとします。...
Smartsheet の「通知」機能を利用すると、電子メール、通知センター、およびモバイル プッシュ機能経由でメール通知を受け取り、どこにいても重要な更新やタスクに関する情報を入手して、アクションを起こすことができます。...
行の移動アクションを実行する場合に、知っておくと便利な操作とベストプラクティスがあります。
特定のトリガーを使用し、条件付きパスを定義して、各ワークフローの効率を高めます。
特定の変更が行われた場合、ある日付に達した場合、または定期的に、行を別のシートに移動できます。...
自分の組織/団体に対するユーザーの関係性、および、アラートまたはリクエストの元となるシートへのアクセス権がユーザーにあるかどうかを基準にして、アラートまたはリクエストを受信できるユーザーを制御できます。 この操作は、アカウントおよびシート レベルの両方で実行できます。...
承認リクエストでは、シート上のアイテムへの承認または却下をほかのユーザーに自動的に依頼することができます。 たとえば、承認リクエストを設定すると、発注書が上限金額を超えた場合に自動的に財務チームの担当者に承認のリクエストを送信することができます。...
アクティブなワークフローはいつでも実行できます。これはワークフローを実行して、変更した結果を確認したい場合や、新しいデータがあり、スケジュールされた実行時間の前に更新内容を組み込む必要がある場合に役立ちます。
ワークフローは、シート全体または選択行のみに対して実行できます。...
Smartsheet の自動化を使用すると、特定の条件が満たされた際に自動的にドキュメントを生成することができます。 この機能を利用して、発注書、問診票、契約書など、業務プロセスで標準的に使用されるドキュメントを作成することができます。...
ワークフローがトリガーされたときに選択したフィールドの内容を削除するには、[セル値をクリア] アクションを使用します。
新しい [セル値をクリア] ワークフローを作成するには、[自動化] ボタンをクリックし、次に [ワークフローの作成] をクリックします。...
自動化されたワークフローの [セル値を変更] アクションを使用すると、文字列/数値、単一選択用ドロップダウン、複数選択用ドロップダウン、およびチェックボックス列にデータを入力できます。...
自動化されたワークフローの [ユーザーを割り当て] アクションを使用すると、特定のトリガーを使用して、シートの「連絡先リスト」列にメール アドレスまたは連絡先を追加できます。...
ワークフローがトリガーされたときに選択したフィールドに現在の日付を設定するには、[日付を記録] アクションを使用します。 日付のタイムゾーンは、シート所有者のタイムゾーンに基づきます。 詳細は、「個人アカウントの設定の調整」をご覧ください。...
作業プロセスが進んでいくと、自動化されたワークフローの調整、コピー、無効化、削除、登録解除、登録が必要になることがあります。...