視覚的なワークフローでプロセス全体を自動化

自動化されたワークフローを活用すれば、一連のアクションにて膨大な量の作業とプロセスを自動化でき (たとえば承認プロセスなど)、さらにそれを 1 つの画面にて視覚的に確認できます。 以下に、1 つのワークフローで実現できる、便利な自動化の例をご紹介します。

  1. テクニカル ライターがドラフトを作成し終えたら、Smartsheet で自分のタスクを「完了済み」としてマークします。
  2. これにより承認リクエストがトリガーされ、記事のトピックに基づいて適切なテクニカル レビュー担当者へ送信されます。
  3. テクニカル レビュー担当者がドラフトを承認すると、新しい記事を公開するためのレビューと承認を目的とした別の承認リクエストが自動的に Web チームへ送信されます。
  4. 記事が公開されると、新しいコンテンツが公開されたことを通知する自動化されたアラートがコンテンツ ディレクターへ送信されます。

ワークフローの作成および編集に必要な権限

このページで紹介されている機能を利用するには、以下が必要です。

  • 個人、ビジネス、またはエンタープライズ プランのライセンス
  • 所有者権限または当該シートの管理者レベルの共有権限 (詳しくは、「共有権限レベル」をご覧ください)

注:

  • 管理者レベルの共有権限はあるものの、個人、ビジネス、またはエンタープライズ プランのライセンスがない場合は、アラートタイプのアクションのあるワークフローのみ、その作成および編集が可能です。 ご利用中のプラン タイプがわからない場合は、 「Smartsheet プランとユーザー タイプを特定する」をご覧ください。
  • 編集者または閲覧者レベルの共有権限にてシートを共有されている場合、自分自身を受信者とした単一条件のブロックおよびアラートタイプのアクション ブロックを持つワークフローのみ、作成することができます。

ワークフローを設定する

ワークフローを作成するには:

  1. シートの左上にある [アラートとアクション] を選択します。
  2. [アラートとアクションの管理] を選択します。

    [アラートとアクションの管理] ウィンドウが表示されます。
     
  3. [新しいルールを作成] ドロップダウン リストから [ワークフローの作成] を選択します。

    ワークフロー エディターが表示されます。

    アクション ブロック

ワークフロー エディターが開いたら、「トリガー」ブロック、「条件」パス/ブロック、および「アクション」ブロックを設定してワークフローを構築します。

  • ワークフローにおいてブロックとは、ワークフロー エディターの特定のスペースを占めている何らかのオブジェクトを意味します。
  • ブロック同士はパスで接続され、パスは矢印の付いた線で示されます。 1 つのワークフローに複数の条件パスを設定することができます。こうしたパスでは、それぞれのパスの条件に基づいて、異なる結果やアクションが導かれることになります。

条件ブロックとアクション ブロックにパスを設定してワークフローを構築

追加ボタン 追加ボタン を選択し、必要に応じて新しいパスとブロックをワークフローに挿入します。

  • 条件の追加—ワークフローの現在のパスに含める行をフィルターします。
  • 新しい条件パスを追加—最初の条件に合致しなかった場合に選択する別のルートを定義します。
  • アクションの追加—ワークフローの各パスの終端にて、条件に合致しなかった場合のワークフローの動作を定義します。

ヒント:

  • パスが複数ある場合、各パスの始端にある条件ブロックが左から右に順番に評価されます。 行の一致および不一致を決定する一番左の条件ブロックでは、そのワークフローにて行がどのパスを通るのかが定義され、そのあとすぐに、選択されたパス上にある後続の条件ブロックおよびアクション ブロックが評価されます。
  • 各パスの終端にはアクション ブロックを少なくとも 1 つは置く必要があります。 アクション ブロックの後、必要に応じてさらに条件およびパスを追加することができますが、その後にも必ず別のアクション ブロックを置く必要があります。

トリガー ブロック: ワークフローをいつ実行するかを定義 

他のアラートとアクションと同様、ワークフローをトリガーするための条件を定義できます。 トリガーには以下が含まれます:

  • 行が追加または変更された場合
  • 行が変更された場合
  • 行が追加された場合 (これは、既存の行での変更に対してはトリガーされません)

選択した列で特定の変更が発生した場合のみワークフローがトリガーされるようにするには、[変更内容を指定] を選択します。 たとえば、「ステータス」列が「完了」になった場合にのみトリガーされるワークフローを作成することが可能です。

[ワークフローを実行] ドロップダウンでは、トリガーされた場合にワークフローをすぐに実行するか、時間単位、日単位、または週単位で実行するかを指定することができます。 毎日実行するように設定されたワークフローの場合、シートに対する変更の評価および実行は、シート所有者のタイム ゾーンで午前 12:00 から午前 4:00 に実施されます。 (週単位の場合は、金曜日の午前 12:00 から午前 4:00 に実行されます)

選択した頻度の期間内に複数の行が変更されてシートが保存された場合は、トリガー条件に一致する各行に対してワークフローが実行されます。

トリガー ブロック

アクション ブロック: トリガーされる自動化タイプを指定

アクション ブロックでは、トリガー時にワークフローが実行する、アラート、リクエスト、またはその他の自動化のタイプを選択できます。 実行されるアクションのタイプについては、次の表を参考にしてください。

使用するアラートまたはアクションのタイプ 使用する状況
アラート

特定の列での重要な変更を通知するため

新しいタスクを割り当てられた際に人物に通知するため

列が特定の値に設定されたことを把握するため (例: 「ステータス」ドロップダウン列に「禁止」が設定された)

承認リクエスト

特定のタスクに関する主要な関係者からの承認のため

特定のユーザーがアイテムを承認または却下するため (例: プロジェクトの提案に対するディレクターの承認)

特定の条件を満たすアイテムに対する承認のため (例: アイテムのコストが一定金額を超えた場合に必要となる、財務部門による承認)

更新リクエスト

特定の列で値が変更されたときに、自動的に作業アイテムに関する最新情報の入力を促すため (例: 行のステータスが「進行中」に変更された場合に、「開始日」を更新するよう担当者にリクエストする)

行の複数のセルに対する最新情報の入力を自動的にリクエストするため
注: 更新リクエストの受信者がシートの所有者または管理者レベルの共有権限を持っている場合、ロックされた行や列を更新リクエストから編集できます。

自動行ロック

アイテムの承認後に編集できないようにするため

タスクの完了または終了後に編集できないようにするため

自動行ロック解除

前提条件が完了するまでアイテムを編集できないようにすることで、プロセスにてミスが発生しにくいようにするため

アクション ブロックを追加する際には、使用するアクションのタイプを選択します。 アクション タイプを選択した後で変更する場合は、ブロックの右上にあるメニュー アイコンをクリックしてアクションを変更します。

メニュー アイコンをクリックすると、[詳細オプション] をクリックして、アラートまたはリクエストに表示される行を設定できるようになります。

アクション ブロック

関係者に承認を順番にリクエストする

関係者に承認をリクエストし、一括ではなく順番に送信されるアクションを設定する場合は、単一のパスに複数の承認リクエストを設定できます。 承認リクエストは、リクエストが承認または却下されるまでワークフローを一時停止します。 承認ステータスが更新されると、フローは、承認リクエストの結果を受けたパス上にある、後続の条件およびアクションへと進みます。

承認リクエストの結果を受けたアクションは、承認リクエストのステータスに「承認」または「却下」を入力するものであり、承認リクエストの前に定義された条件は一切考慮されません。 誰かがシートの承認ステータス列を手動で変更すると、ワークフローのトリガーと、トリガーおよび承認リクエストの間の後続の条件ブロックをスキップできるため、元のシートの承認ステータス列をロックするか、承認が必要な人とシートを共有しないことをお勧めします。

承認パス

条件ブロック: 送信内容をフィルターする

結果となるアラートまたはアクションに含める行をフィルターする条件は、トリガー ブロックとアクション ブロックの間で定義できます。 また条件パスを追加すれば、指定した条件に基づいて、ワークフローに異なるアラートおよびアクションを定義することも可能です。 たとえば、新しい IT リクエスト チケットがフォーム経由でシートに追加されたときに、そのチケットに示されている部門、優先度、およびリクエストのタイプに基づいて、特定の受信者ごとに異なるアラートおよびリクエストを送信することもできます。

条件ブロック

条件ブロックでは、条件間の青色のテキストをクリックすることで、アラートやリクエストに行を含めるために満たすべき条件は 1 つのみでよいのか (or)、 またはすべての条件を満たす必要があるのか (and) を定義することができます。 and 条件と or 条件を合わせて使用したい場合は、同じパス上に条件ブロックを複数作成します。


ワークフロー作成のベスト プラクティス

ワークフローに名前を付け、保存する

ワークフローのトリガー、条件、パス、アラート、およびアクションを定義したら、そのワークフローを保存しましょう。 ワークフロー エディター右上のテキスト フィールドにワークフロー名を入力すれば、そのワークフローの目的も一目でわかります。

ワークフローの編集、複製、完全削除

保存したワークフローは、[アラートとアクションの管理] ウィンドウにあるリストから確認できます (このウィンドウを表示するには、[アラートとアクション] > [アラートとアクションの管理] の順にクリックします)。 このウィンドウ右上のドロップダウンにて、ワークフローの無効化 (または有効化)、編集、複製、削除を選択できます。

ワークフローを複製する場合は、すべての承認リクエストを変更して、承認または却下されたときに承認リクエストが新しい列に保存されるか、新しい値を使用するようにすることを推奨します。 こうした変更を実施しないと、元のワークフローにて承認が発生したときに、複製したワークフローの承認リクエストが実行されてしまう可能性があります。