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アラートとリクエストの通知を受信するユーザーを制御する

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自分の組織/団体に対するユーザーの関係性、および、アラートまたはリクエストの元となるシートへのアクセス権がユーザーにあるかどうかを基準にして、アラートまたはリクエストを受信できるユーザーを制御できます。この操作は、アカウントおよびシート レベルの両方で実行できます。

チャット統合 (Slack、Google ハングアウト、Microsoft Teams) でアラートおよびリクエストを受信できるようにするには、自動化設定がアカウントレベルとシートレベルの両方で [制限なし] になっていることを確認してください。

アカウントレベルの自動化制御

  • [アカウント] > [アカウント管理] > [アカウント設定] > [自動化の権限] の順に選択します。システム管理者のみがこの設定にアクセスできます。 


詳細は、グローバル アカウント設定に関する記事をご覧ください。

シートレベルの自動化制御

シートの所有者または管理者である場合、シートのアラートとリクエストを受信できるユーザーを制御できます。

シートレベルの通知設定を変更するには、

  1. シートの左上で、[自動化] > [ワークフローの管理] をクリックします。
  2. [自動化] ウィンドウの右上にある設定アイコンを選択します。 
  3. 表示される [自動化の権限] ウィンドウから、このシートから通知を受信できるユーザーについて、希望する設定を選択します。
    • 制限 - 高」(既定) - シートを表示でき、以前に Smartsheet にログインしたことのあるユーザーのみ通知を受信します。
    • 制限 - 中」 - Smartsheet アカウント内のユーザー、および、Smartsheet 内からシートを表示できるユーザーが通知を受信します。
    • 制限なし」 - すべてのユーザー (シートが共有されていない場合も含む) が通知を受信します。

      アカウントレベルの権限が「制限 - 中」または「制限 - 高」に設定されていると、一部の設定が利用できない場合があります。シートレベルのアラートおよびアクション設定が希望通りに行えない場合は、システム管理者に連絡し、アカウントレベルで調整してください。

「ワークフロー通知はすべての受信者に送信されません」というアラートを受信した

「1 人または複数のユーザーが通知を受信できません」というアラートが Smartsheet から届いた場合は、次の操作をお試しください。

対象とする受信者をシートの共有先にする

シートが共有されているユーザーに送信する目的でアラートを設定したにもかかわらず、1 人または複数の受信者に送信できないことを示す電子メールを受信した場合、まだシートを共有していないユーザーに対して、シートを共有してください。

  1. シートを開き、画面右上の [共有] ボタンをクリックします。[シートの共有] ウィンドウが表示されます。
  2. [共同作業者の招待] フィールドに、シートを共有するユーザーのメール アドレスを入力します。
  3. そのユーザーに対して希望する共有権限を設定します。(詳細は、共有権限のレベルに関する記事をご覧ください。)

    招待の詳細」セクションでユーザーに対するメッセージを入力できますので、シートの補足も可能です。
     
  4. [シートの共有] ボタンをクリックします。

設定を低い制限レベルに変更する

シートが共有されていないユーザーに送信する目的でアラートを設定した場合、アラートおよびアクション設定を低い制限レベルになるよう編集する必要があります。シート共有者リストからユーザーを削除しても、当該ユーザーが引き続きアラートを受信できるようにする場合も、同じ操作が必要です。

  1. シートを開き、[自動化] > [ワークフローの管理] の順にクリックします。
  2. [ワークフローの管理] 右上の設定アイコンをクリックします。
  3. 低い制限レベル設定 (「制限なし」など) を選択します。

通知受信者リストを編集する

アラート付きのシートをコピーし、この新しいコピー シートを共有されていない特定のユーザーに対して当該アラートを送信するよう設定されている場合、これらのユーザーがアラートを受信しないようにするには、ワークフロー受信者リストを更新してこれらのユーザーを削除する必要があります。

  1. シートを開き、[自動化] > [ワークフローの管理] の順にクリックします。
  2. 該当するルールをダブルクリックします (ダブルクリックすると赤文字で受信者が削除されたことが表示されます)。
  3. 必要に応じてワークフロー ビルダーの受信者リストを変更します。

許可リストのメール アドレスを確認する

対象となるすべてのメール アドレスが組織/団体の許可リストに掲載されていることを、アカウントのシステム管理者に確認します。

システム管理者のメール アドレスは、Smartsheet 画面右上のプロファイル アイコンをクリックし、[アカウント管理] を選択すると表示されます。

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