アラートとリクエストの通知を受信するユーザーを制御する

自分の組織/団体に対するユーザーの関係性、および、アラートまたはリクエストの元となるシートへのアクセス権がユーザーにあるかどうかを基準にして、アラートまたはリクエストを受信できるユーザーを制御できます。 この操作は、アカウントおよびシート レベルの両方で実行できます。

チャット統合 (Slack、Google ハングアウト、Microsoft Teams) でアラートおよびリクエストを受信できるようにするには、自動化設定がアカウントレベルとシートレベルの両方で [制限なし] になっていることを確認してください。

アカウントレベルの自動化制御

アカウントのシステム管理者は、アカウントレベルで通知を受信するユーザーに対して、希望通りの設定をすることができます。操作方法は、[アカウント] > [アカウント管理] > [アカウント設定][自動化の権限] の順に選択します。

詳細は、「グローバル アカウント設定」をご覧ください。

シートレベルの自動化制御

シート所有者であるか、管理者レベルの共有権限がある場合、シートのアラートとリクエストを受信できるユーザーを制御できます。

シートレベルの通知設定を変更するには、

  1. シート上部にある [自動化] > [自動化されたワークフローの管理] をクリックして、[自動化] ウィンドウを表示します。

    [自動化] が表示されない場合は、Smartsheet ウィンドウ右上の下向き矢印アイコンをクリックします。
    共有メニューバーの表示 
  2. [自動化] ウィンドウの右上にある [設定] アイコンを選択します。

    設定
  3. 表示される [自動化の権限] ウィンドウから、このシートから通知を受信できるユーザーに対して、希望する設定を選択します。
    • 制限 - 高」 (既定) Smartsheet 内からシートを表示できるユーザーのみ通知を受信する。
    • 制限 - 中」 Smartsheet アカウント内のユーザー、および、Smartsheet 内からシートを表示できるユーザーが通知を受信する。
    • 制限なし 」すべてのユーザー(シートが共有されていない場合でも)が通知を受信する。

      注: アカウントレベルの権限が「制限 - 中」または「制限 - 高」に設定されていると、一部の設定が利用できない場合があります。 シートレベルのアラートおよびアクション設定が希望通りに行えない場合は、システム管理者に連絡し、アカウントレベルで調整してください。

シートの自動化ルールに無効な受信者が含まれています」というアラートを受信した

「1 人または複数のユーザーが通知を受信できません」というアラートが Smartsheet から届いた場合は、 次の操作をお試しください。

対象とする受信者をシートの共有先にする

シートが共有されているユーザーに送信する目的でアラートを設定したにもかかわらず、1 人または複数の受信者に送信できないことを示す電子メールを受信した場合、まだシートを共有していないユーザーに対して、シートを共有してください。

  1. シートを開き、画面右上の [共有] ボタンをクリックします。 [シートの共有] ウィンドウが表示されます。
  2. [共同作業者の招待] フィールドに、シートを共有するユーザーのメール アドレスを入力します。
  3. そのユーザーに対して希望する共有権限を設定します。 (詳細は、「共有権限レベル」をご覧ください。)

    ヒント: 「招待の詳細」セクションでユーザーに対するメッセージを入力できますので、 シートの補足も可能です。
     
  4. [シートの共有] ボタンをクリックします。

シートが共有されると、ユーザーはアラートやリクエストを受信するようになります。

設定を低い制限レベルに変更する

シートが共有されていないユーザーに送信する目的でアラートを設定した場合、アラートおよびアクション設定を低い制限レベルになるよう編集する必要があります。 シート共有者リストからユーザーを削除しても、当該ユーザーが引き続きアラートを受信できるようにする場合も、同じ操作が必要です。

  1. シートを開き、[自動化] > [自動化されたワークフローの管理] の順にクリックします。
  2. [ワークフロー マネージャー] 右上の [設定] アイコンをクリックします。
  3. 低い制限レベルの設定 (たとえば、電子メールを持つすべてのユーザー) を選択します。

通知受信者リストを編集する

特定のユーザーにアラートを送信するよう設定したシートのコピーを保存した場合も、この操作が必要です。

  1. シートを開き、[自動化] > [自動化されたワークフローの管理] の順にクリックします。
  2. 該当するルールをダブルクリックします (ダブルクリックすると赤文字で受信者が削除されたことが表示されます)。
  3. 必要に応じてワークフロー ビルダーの受信者リストを変更します。

許可リストのメール アドレスを確認する

対象となるすべてのメール アドレスが組織/団体の許可リストに掲載されていることを、アカウントのシステム管理者に確認します。

システム管理者のメール アドレスは、Smartsheet 画面右上のプロファイル アイコンをクリックし、[システム管理者] を選択すると表示されます。