アラートとリクエストの内容をカスタマイズ

カスタマイズされたメッセージやプレースホルダーを含めることで、アラートやリクエストの意図を理解してもらいやすくなります。 また、送信する情報を限定することで、受信者の画面には必要な情報が表示されるようにすることができます。

変更ベースのワークフローで動的プレースホルダーを使用するには、トリガー ブロックを [トリガー時] として設定する必要があります。

ワークフローは、毎週、毎日、または 1 日のうちの特定の時間に実行されるように設定できます。 ワークフローの作成についての詳細は、「自動化されたワークフローで時間の節約と作業の高速化を実現」をご覧ください。

• 新しいワークフローを開始するには、シートの上部にある [自動化] を選択してから [ワークフローの作成] を選択するか、[ワークフローの管理] を選択して既存のワークフローをカスタマイズします。

ワークフロー内のメッセージをカスタマイズする

[メッセージをカスタマイズ] を選択し、表示されるフィールドにメッセージを入力します。

カスタム メッセージを作成するときは、次の点に留意してください。

• 二重の波括弧を使用してプレースホルダー (例: {{タスク名}}) を作成すると、メッセージをさらにカスタマイズできます。
• [メッセージをカスタマイズ] ボックスに入力できる文字数は 2,000 文字までです。
• [メッセージのみ] を選択した場合は、カスタム メッセージが必要です。 それ以外の場合、メッセージを入力するかどうかは任意です。

アラートやリクエストに含める内容の選択

[メッセージに次を含める] セクションで

アラートに含める内容を選択します。

• シートへのリンクとすべてのフィールド - シートのすべてのフィールドを含めます
• シートへのリンクと特定のフィールド - ユーザーが見る必要のあるフィールドのみを選択します
• メッセージのみ - アラートにメッセージの表示のみが必要な場合に使用します

Smartsheet を使用していない人と作業をする場合は、シートへのリンクとすべてのフィールド オプションを選択すると便利です。

アラート内のコメントや添付ファイル/リンク

時間ベースのワークフローでのアラート アクションには、コメントと添付ファイル/リンクは含まれません。 変更ベースのワークフローでのアラート アクションでは、トリガー イベント時に添付ファイル/リンクやコメントが変更された場合にのみ表示されます。 トリガー イベントの前に存在していた添付ファイル/リンクやコメントは含まれません。

更新リクエストおよび承認リクエストのアクションでは、既存か新規かを問わず、すべての添付ファイル/リンクおよびコメントが含まれます。

プレースホルダーを使用する際のヒント

プレースホルダー ( 二重の波括弧で囲まれたフィールド名) を使用すると、アラート メッセージには、その行の該当するセルの値が表示されます。 Smartsheet では、複数の行で 1 件のアラート メッセージを送信するのではなく、各行に対して個別にアラートを送信します。

プレースホルダーを使って作業する際には、以下のことに留意してください。

• 承認リクエストでプレースホルダーを使用する場合、Smartsheet はすべての行に対して個別に通知を生成します。
• 変更ベースのワークフローにおいて [ユーザーにアラート送信] または [更新をリクエスト] アクションでプレースホルダーを使用する場合、プレースホルダーは同時にトリガーされた行が 6 行以下の場合に独立した通知を生成します。 一度にトリガーされた行が 7 行以上の場合、カスタム件名と本文は削除されます。
• [メッセージのみ] のアラート タイプを使用すると、同時にトリガーされた行は 1 つの通知にまとめられます。
• プレースホルダーは、時間ベースの [ユーザーにアラート送信] アクションの件名には適用されません。
• プレースホルダーは、時間ベースの [更新をリクエスト] アクションには適用されません。
• [ワークフローを実行] 設定が [毎時]、[毎日]、または [毎週] の場合、プレースホルダーは使用できません。