アラートとリクエストをカスタマイズする

ワークフローを設定することにより、毎週、毎日、または特定の時間に実行することができます。 

編集者レベルの権限を持つユーザーが実行できるのは、自分自身が受信者であるアラートまたはリマインダーの作成、編集、削除のみです。ワークフローの権限に関する記事をご確認ください。

既存のワークフローを編集するには 

1. シートの左上で、[自動化] > [自動化ワークフローの管理] を選択します。
2. 編集したいワークフローにカーソルを合わせ、[編集] を選択します。 
3. ワークフロー ビルダーでアラート メッセージの内容を編集します。

変更ベースのワークフローで動的なプレースホルダーを使用するには、トリガー ブロックを [トリガー時] に設定する必要があります。

ワークフロー内のメッセージをカスタマイズする

[メッセージをカスタマイズ] を選択し、対応するフィールドにメッセージを入力します。 

カスタム メッセージを作成する際は、以下の点に留意してください。

• プレースホルダーを作成し、メッセージをカスタマイズするには、波括弧を使用します: {{Task Name}}。
• [メッセージをカスタマイズ] ボックスの文字数制限は 2,000 字までです。 
• [メッセージのみ] を選択した場合は、カスタム メッセージを追加する必要があります。それ以外の場合、メッセージは任意です。
• [送信元] ドロップダウンを使用して、メッセージの「送信元」行に表示する内容を設定します。 

送信者名をカスタマイズする

[送信元] ドロップダウン メニューを使用すると、アラートやメッセージの送信元を選択できます。 

[自分の所属組織/団体から送信] のオプションは、エンタープライズ プラン以上のユーザーのみが利用できます。

以下の表で、各アラート タイプの送信元の名前と返信先アドレスを確認してください。 

アラートまたはリクエストに含める内容を選択する 

[メッセージに次を含める] セクション 

ページ下部の [メッセージに次を含める] セクションには、3 つのオプションがあります。ここでは、知っておくべきことを紹介します。

• シートへのリンクとすべてのフィールド: シートにすべてのフィールドを含める場合は、このオプションを使用します。 
• シートへのリンクと特定のフィールド: ユーザーに表示する必要があるフィールドのみを選択します。 
• メッセージのみ: アラートにメッセージを追加するだけでよい場合に使用します。

Smartsheet を使用していないユーザーと作業している場合は、[シートへのリンクとすべてのフィールド] オプションが便利です。

アラートのコメントと添付ファイル/リンク

• 時間ベースのワークフローでのアラート アクションには、コメントや添付ファイル/リンクは含まれません。
• 変更ベースのワークフローでのアラート アクションは、トリガー イベント発生中に添付ファイル/リンクまたはコメントが変更された場合にのみ表示されます。アラートには、トリガー イベントの前に存在していた添付ファイル/リンクとコメントは含まれません。 
• 更新リクエストと承認リクエストのアクションには、新規および既存のすべての添付ファイル/リンクとコメントが含まれます。

アラートの行階層

子行に対して変更ベースのアラートがトリガーされると、親行が通知に含まれます。子行に対して時間ベースのアラートがトリガーされると、親行は通知に含まれません。

プレースホルダーを操作する

プレースホルダー (波括弧内のフィールド名) を使用すると、対応する一意のセル データが、Smartsheet によってその行のアラート メッセージに追加されます。

• 承認リクエストでプレースホルダーを使用する場合、独立した通知が行ごとに生成されます。
• 変更ベースのワークフローにおいて、[ユーザーにアラート送信] または [更新をリクエスト] アクションでプレースホルダーを使用する場合、プレースホルダーは同時にトリガーされた行が 6 行以下の場合に独立した通知を生成します。 一度にトリガーされた行が 7 行以上の場合、システムによってカスタム件名と本文が削除されます。
• [メッセージのみ] のアラート タイプでは、同時にトリガーされた行はすべて単一の通知に結合されます。
• 時間ベースの更新リクエストのカスタム メッセージにプレースホルダーが入力されている場合、カスタム メッセージは送信されません。
• [ワークフローを実行] が [毎時]、[毎日]、または [毎週] に設定されている場合、プレースホルダーは使用できません。

時間ベースのアラート: プレースホルダーの動作

自動化ワークフローのトリガーを [日付に達した場合] に設定し、トリガーで日付を選択すると、条件を満たす行の数に応じて通知の動作が異なります。

1. 1 行: 件名のプレースホルダーには、その行の実際の値が表示されます。電子メールの本文には、設定したカスタム メッセージと、行データが入力されたプレースホルダーが含まれ、その後に行情報が続きます。

   • 例: プレースホルダー {{Status}} を含む件名には、行の「ステータス」列の値が「タスク完了」の場合、その値が表示されます。

2. 複数行: すべての行が 1 つの電子メール通知にグループ化されます。

   • 件名: 件名のプレースホルダーはデフォルトの件名に置き換えられます。例: リマインダー: [シート名]。

   • メール本文: 電子メールには、使用されているプレースホルダーを含め、行ごとに 1 つのカスタム メッセージが含まれます。各メッセージの後に、行の詳細 (カスタム メッセージ ボックスで設定したもの) が電子メールの下部に一覧表示されます。