条件を満たしたときに、自動的に別のシートに行を移動します。
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[行を移動] ワークフローを作成するには、以下の手順を行います。
- [自動化] > [テンプレートから作成...] の順に移動します。
- [シート間ワークフロー] セクションで、[指定の条件に一致した場合に別のシートに行を移動] > [テンプレートの使用] を選択します。
- ワークフローの名前を入力します。
- ワークフローのトリガーを設定します。
行の移動先となるシートを選択します。
移動先シートをドロップダウンに表示させるには、そのシートに対する管理者権限が必要です。
ワークフローの権限に関する詳細情報をご確認ください。
自動化ワークフローを最適化する
トリガーを正確に設定する
特定の変更が行われたとき、ある日付に達したとき、または定期的に、行を別のシートに移動することができます。これらの基準を制御する方法については、「トリガー ブロック: ワークフローが実行されるタイミングを定義する」をご覧ください。
条件パスを使用して実行されるアクションを制御する
ワークフローがトリガーされたときに、設定した条件に基づいて行を別のシートに移動することができます。たとえば、あるタスクをアクション準備完了としてマークすると、ワークフローはタスクが割り当てられている部門に基づいて、そのタスクを別のプロジェクト シートに自動的に移動します。
条件ブロックを追加して、満たされた条件に基づいて行の移動先を制御することができます。
注意事項
行の移動による移動先シートへの列の自動追加
ソース シート内に、移動先シートに存在しない列がある場合、その列が自動的に表示されます。 これを回避するには、ソース シートと移動先シート間で列名とプロパティが一貫していることを確認します。
新しい列は移動先シートの右端に表示されます。
システム列は必ず同じタイプにする必要あり
あるシートのシステム列の名前が他のシートの非システム列の名前と同じ場合、ワークフローは非アクティブ化され、次のメッセージが表示されます。
上記のメッセージが表示されてワークフローが非アクティブ化された場合は、影響を受けるシステム列の名前を変更する必要があります。
ソース シートと移動先シートにシステム列が存在する場合、それらの名前が一致している必要はありません。値は、列名ではなく列タイプに基づいて移動先シートに転送されます。
シートのサイズ制限
[行を移動] アクションによって移動先シートが最大サイズを超える場合、そのシートに行は移動されません。Smartsheet のサイズ制限については、「Smartsheet を使用するためのシステム要件とガイドライン」をご覧ください。
シートが行制限に達すると、ワークフローは非アクティブ化され、次のメッセージが表示されます。
ワークフローを再アクティブ化する前に、移動先シートを変更したり、行を削除したり、移動先シートから別のシートに行を手動で移動したりしなければならない場合があります。
行はシート所有者に代わって自動的に移動する
アクティビティ ログで行が自動的に移動した場合、[シート所有者名を挿入] に代わって Smartsheet 自動化がそのアクションを実行したことを意味します。
移動したセルのデータは確認できますが、行の移動先または移動元のシートは確認できません。行がどのシートに移動したかを確認するには、ワークフロー内の [行を移動] アクションの設定を確認してください。
セルの履歴とアクティビティ ログの詳細は、「Smartsheet アイテムに加えられた変更を表示する」をご覧ください。
無限ループの発生を防ぐため、トリガー セルにシート間数式が含まれている場合や他のセルにリンクされている場合、Smartsheet では [行を移動] アクションは開始されません。これを回避するには、時間ベースの自動化または定期的なワークフローを使用してください。