アクション ブロック: トリガーされる自動化タイプを指定

アクション ブロックでは、トリガー時にワークフローが実行する自動化タイプを選択できます。 異なるアクション タイプについては、次の表を参考にしてください。

使用するアラートまたはアクションのタイプ 使用する状況
ユーザーにアラート送信

特定のフィールドにおける重要な変更についてユーザーに通知するため
新しいタスクに割り当てられた場合にユーザーへ通知するため
フィールドが特定の値に設定されたことを把握するため (例: 「ステータス」ドロップダウン リスト フィールドが「ブロック」に設定された)

注: アラートが設定された後に、添付ファイル/リンクが更新または行に追加された場合のみ、添付ファイル/リンクが送信されます。

リマインダーを設定 重要な日付の前、当日、または後でユーザー (連絡先フィールドに基づいて自動的に、または手動で指定することにより) に通知するため
更新をリクエスト アイテムが期日超過になった場合 (「期日」は過去の日付だが、「ステータス」が未完了の場合) に、その作業アイテムのオーナーから詳細を取得するため
特定のフィールドで値が変更されると、作業アイテムの担当者からの最新情報を自動的に求めるため (例: 行のステータスが「進行中」に変更された場合に、「開始日」の入力/更新を担当者へリクエストする)
承認ワークフローを設定 特定のタスクに関する主要な関係者からの承認のため
特定のユーザーがアイテムを承認または却下するため (例: ステータスを「承認済み」または「却下済み」に設定するための、プロジェクト提案に対するディレクターの承認または却下)
特定の条件を満たすアイテムに対する承認のため (例: アイテムのコストが一定金額を超えた場合に必要となる、財務部門による承認)
別のシートに行を移動またはコピー タスクのステータスが「完了」に設定されると、行を別のシートに移動またはコピーするため
受信した作業アイテムを特性に基づいて別のシートへ自動的に転送するため (例: 「担当部署」が割り当てられると、その部署の専用シートにタスクを移動する)
行をロック アイテムの承認後または完了後に編集できないようにするため
特定の時点後に編集できないようにするため
行ロックを解除 前提となるステップが完了した場合にのみアイテムを編集できるようにすることによってプロセスに一貫性を持たせるため

アクション ブロックを追加する際には、使用するアクションのタイプを選択します。 アクション タイプを選択した後で変更する場合は、ブロックの右上にあるメニュー アイコンを選択してアクションを変更します。

自動化されたワークフローのアクション ブロックでは、メニュー アイコン > [詳細オプション] を選択して、アラート/リクエストに表示されるフィールドの列や、承認リクエストのステータスとボタンのテキストを設定できます。

詳細オプション

受信者の選択

特定の作業アイテムに関与しているユーザーへアラート/リクエストが送信されるようにアクション ブロックを設定します。 次へ送信されるように設定できます:
該当行の連絡先フィールドに含まれているユーザー ( 担当者など)
シートが共有されているユーザー全員
手動で指定した特定のユーザー
サード パーティ アプリ (Slack や Microsoft Teams など) のチャンネルのメンバー

自分自身を受信者として指定し、自分がシートを編集しても通知されない場合は、自分が行った変更をシートの通知に含めるように設定できます。 アカウントの通知設定やその他の設定の変更についての詳細は、「個人用の設定の調整」をご覧ください。

カスタム メッセージの作成

受信者が必要な情報や状況をすべて把握し、十分な知識を得たり適切に対応したりすることができるように、アラート/リクエスト タイプのアクションによって送信されるメッセージに対してカスタムの件名と本文を作成できます。

カスタム メッセージをより効果的にするには、「アラート/リクエストのメッセージの件名や本文にセル データを動的に追加」をご覧ください。