アクション ブロック: トリガーされる自動化タイプを指定

アクション ブロックでは、トリガー時にワークフローが実行する自動化タイプを選択できます。 異なるアクション タイプについては、次の表を参考にしてください。

使用するアラートまたはアクションのタイプ 使用する状況
ユーザーにアラート送信

特定のフィールドにおける重要な変更についてユーザーに通知するため
新しいタスクに割り当てられた場合にユーザーに通知するため
フィールドが特定の値に設定されたことを把握するため (例: 「ステータス」ドロップダウン フィールドが「禁止」に設定された)

注: 添付ファイル/リンクとコメントは、時間ベースのワークフローとは一緒に送信されません。 添付ファイル/リンクとコメントは、ワークフローのトリガーと同時に追加または更新された場合にのみ送信されます。

リマインダーを設定 重要な日付の前、当日、または後で (日付フィールドに基づいて、または手動で指定)、ユーザー (連絡先フィールドに基づいて、または手動で入力) に通知するため
ユーザーを割り当て 日付に達した場合、または行が追加または変更された場合に、1 人以上のユーザーを作業アイテムに割り当てます。
日付を記録 ワークフローがトリガーされたときに、選択したフィールドに現在の日付を設定します。
更新をリクエスト アイテムが期日超過になった場合 (「期日」は過去の日付だが、「ステータス」が未完了の場合) に、作業アイテムの所有者から詳細を取得するため
特定のフィールドで値が変更されたときに、作業アイテム担当者からの最新情報を自動的に求めるため (例: 行のステータスが「進行中」に変更された場合、「開始日」を更新するよう担当者にリクエストする)
承認ワークフローを設定 特定のタスクに関する主要な関係者からの承認のため
特定のユーザーがアイテムを承認または却下するため (例: ステータスをそれぞれ「承認済み」または「却下済み」に設定するための、プロジェクト提案に対するディレクターの承認)
特定の条件を満たすアイテムに対する承認のため (例: アイテムのコストが一定金額を超えた場合に必要となる、財務部門による承認
別のシートに行を移動またはコピー 「完了」に設定された際に、行を別のシートに移動またはコピーするため
受信した作業アイテムを特性に基づいて別のシートへ自動的に転送するため (例: 「担当部門/部署」が割り当てられると、その部門/部署のデータ収集シートにタスクを移動する)
行をロック アイテムの承認後または完了後に編集できないようにするため
特定の時点後に編集できないようにするため
行ロックを解除 前提となるステップが完了した場合にのみアイテムを編集できるようにすることによって、プロセスに一貫性を持たせるため

アクション ブロックを追加する際には、使用するアクションのタイプを選択します。 アクション タイプを選択した後で変更する場合は、ブロックの右上にあるメニュー アイコンを選択してアクションを変更します。

無限の承認ループを防ぐために、シート間の数式またはセル リンクを含むセルは、シートを自動的に変更する自動化 (行の移動、行のコピー、行のロック、行ロックの解除、承認リクエスト) をトリガーしません。 これを回避するには、時間ベースの自動化または定期的なワークフローの使用を検討してください。

受信者の選択

特定の作業アイテムに関与しているユーザーへアラート/リクエストが送信されるようにアクション ブロックを設定します。 次のユーザーに送信されるよう設定できます。

  • 該当行の連絡先フィールドに含まれているユーザー (例: 担当者)
  • シートが共有されているユーザー全員
  • 手動で指定したユーザー
  • サード パーティ アプリ (Slack や Microsoft Teams など) のチャネルのメンバー

自分自身を受信者としてアラートを設定したにもかかわらず、シートを編集しても通知されない場合は、行った変更に対する通知をオンにする必要があります。 アカウントの通知設定やその他の設定の変更についての詳細は、「個人用の設定の調整」をご覧ください。

フィールド表示の変更とカスタム メッセージの作成

受信者が必要とする最も関連性の高い情報や状況を受け取り、十分な知識を得たり適切に対応したりすることができるように、表示されるフィールドを制御し、アラート/リクエスト タイプのアクションによって送信されるメッセージに対してカスタム件名および本文を作成できます。 カスタム メッセージとアラートの内容についての詳細は、 「アラートとリクエストの内容をカスタマイズ」をご覧ください。

行情報を直接カスタム メッセージに含めたい場合は、「アラート/リクエスト メッセージの件名や本文にセル データを動的に追加する」を参照して、カスタム メッセージをより効果的にします。