適用対象
- Pro
- Business
- Enterprise
機能
この機能を使用できるユーザー
シートにアクセスできるユーザーであれば、誰でも通知を受け取ることができます。
ワークフローを作成するには、シートの所有者、管理者、または編集者レベルの権限を持つ、ライセンス ユーザーであることが必要です。編集者レベルの権限を持つユーザーが実行できるのは、自分自身が受信者であるアラートまたはリマインダーの作成、編集、削除のみです。
ワークフローの許可についての詳細を確認してください。
アカウント レベルの自動化を制御できるのは、システム管理者のみです。
Smartsheet 経由で送信される自動化された通知
自動化された通知を使用して、指定のアクションによってワークフローがトリガーされるたびに、更新リクエスト、承認リクエスト、リマインダーを電子メールで受信できます。
たとえば、自分が所有するシートを他のユーザーが編集したときにアラートがトリガーされるワークフローを作成するとします。そのシートが他のユーザーによって編集されるたびに、Smartsheet から電子メールで通知が届きます。
電子メールで届く通知の種類は次のとおりです。
通知メッセージ フィールド
受け取った電子メール通知には、以下のフィールドがあります。
- [送信者名]: アラートをトリガーしたユーザーまたはホストです。ただし、表示される電子メールは、automation@org.smartsheet.com です。
- [返信先名]: アラートをトリガーしたユーザーの名前と、そのユーザーのメール アドレスです。
- [返信先メール アドレス]: そのユーザーのメール アドレスです。
メッセージには通常、アラートをトリガーしたユーザーの名前が表示されますが、シート所有者の名前が送信者として表示されることがあります。これは、以下のいずれかが電子メール通知として送信される場合に発生します。
- 複数ユーザーの変更によりトリガーされたアラート
- リマインダー (時間ベースのアラート)
- 更新リクエスト
- 承認リクエスト
アラートの受信方法を設定できます。
シート所有者を確認するには、Smartsheet でシートを開き、[ファイル] > [プロパティ] の順に選択します。
無料アカウント、ライセンスなしアカウント、お試しアカウントから送信された電子メールでは、外部 URL は削除され、代わりに「外部リンクが削除されました」というメッセージが表示されます。
通知に関するベスト プラクティス
シート所有者を適切な状態に維持する
電子メール通知を受け取る人が、あなたの作業に関連していることを確認します。シート所有者の役割が変わったり、チームを離れたりするときは、後任のユーザーに所有権を移行できます。
サービス アカウントを使用する
シートの所有者として複数の人が必要な場合や、匿名性が重要な場合は、サービス アカウントを使用します。サービス アカウントは、IT 部門が設定できます。このアカウントでシートを所有するには、Smartsheet ライセンスが必要です。
電子メール通知の受信トレイ ルールを作成する
ルールを作成して、すべての Smartsheet 通知を 1 つのフォルダーにまとめることを検討してください。更新や承認リクエスト、その他の自動アラートを見つけやすくなります。
通知センターを使用する
通知センターを使用すると、Smartsheet アプリから電子メールの受信トレイに切り替えなくても、通知を確認できるようになります。