Smartsheet 経由で送信される自動通知

ワークフローを作成するには、シートの所有者、管理者、または編集者レベルの権限を持っている必要があります。編集者レベルの権限を持つユーザーが実行できるのは、自分自身が受信者であるアラートまたはリマインダーの作成、編集、削除のみです。ワークフローの権限に関する記事をご確認ください。

たとえば、自分が所有するシートを他のユーザーが編集したときにアラートがトリガーされるワークフローを作成できるとします。そのシートが他のユーザーによって編集されるたびに、Smartsheet から電子メールで通知が届きます。 

電子メールで届く通知の種類は次のとおりです。

• 更新リクエスト
• 承認リクエスト
• リマインダー

通知メッセージ フィールド

受け取った電子メール通知には、以下のフィールドがあります。

• [送信者名]: アラートをトリガーしたユーザーまたはホストです。ただし、ここに表示されるメール アドレスは automation@app.smartsheet.com です。
• [返信先名]: アラートをトリガーしたユーザーの名前と、そのユーザーのメール アドレスです。
• [返信先メール アドレス]: そのユーザーのメール アドレスです。

メッセージには通常、アラートをトリガーしたユーザーの名前が表示されますが、シート所有者の名前が送信者として表示されることがあります。これは、以下のいずれかが電子メール通知として送信される場合に発生します。

• 複数ユーザーの変更によりトリガーされたアラート
• リマインダー (時間ベースのアラート)
• 更新リクエスト
• 承認リクエスト

アラートの受信方法を設定できます。

シート所有者を確認するには、Smartsheet でシートを開き、[ファイル] > [プロパティ] の順に選択します。

必要なアクセス権を持たないアカウントから送信された電子メールでは、外部 URL は削除され、代わりに「外部リンクが削除されました」というメッセージが表示されます。

通知に関するベスト プラクティス

シート所有者を適切な状態に維持する

電子メール通知を受け取る人が、あなたの作業に関連していることを確認してください。シート所有者の役割が変わったり、チームを離れたりする際には、後任のユーザーに所有者権限を移行できます。 

サービス アカウントを使用する

シートの所有者として複数の人が必要な場合や、匿名性が重要な場合は、サービス アカウントを使用します。IT 部門にサービス アカウントを設定してもらうことでシートを所有できます。

電子メール通知の受信トレイ ルールを作成する

ルールを作成して、すべての Smartsheet 通知を 1 つのフォルダーにまとめることを検討してください。更新や承認リクエスト、その他の自動アラートを見つけやすくなります。 

通知センターを使用する

通知センターを使用すると、Smartsheet アプリから電子メールの受信トレイに切り替えなくても、通知を確認できるようになります。