Smartsheet 経由で送信される自動通知

自動化された通知を使用して、指定のアクションによってワークフローがトリガーされるたびに、更新リクエスト、承認リクエスト、リマインダーを電子メールで受信できます。

プラン:

権限:

Find out if this capability is included in Smartsheet Regions or Smartsheet Gov.

ワークフローを作成するには、シートの所有者、管理者、または編集者レベルの権限を持っている必要があります。編集者レベルの権限を持つユーザーが実行できるのは、自分自身が受信者であるアラートまたはリマインダーの作成、編集、削除のみです。ワークフローの権限に関する詳細情報をご確認ください。

たとえば、自分が所有するシートを他のユーザーが編集したときにアラートがトリガーされるワークフローを作成できるとします。これで、そのシートが他のユーザーによって編集されるたびに、Smartsheet から電子メール通知が届きます。

電子メールで届く通知の種類は次のとおりです。

受け取った電子メール通知には、以下のフィールドがあります。

送信者名: アラートをトリガーしたユーザーまたはホストです。ただし、ここに表示されるメールアドレスは automation@app.smartsheet.com です。
[返信先名]: アラートをトリガーしたユーザーの名前と、そのユーザーのメールアドレスです。
[返信先メールアドレス]: そのユーザーのメールアドレスです。

メッセージには通常、アラートをトリガーしたユーザーの名前が表示されますが、シート所有者の名前が送信者として表示されることがあります。これは、以下のいずれかが電子メール通知として送信される場合に発生します。

シート所有者を確認するには、Smartsheet でシートを開き、[ファイル] > [プロパティ] の順に選択します。

必要なアクセス権を持たないアカウントから送信された電子メールでは、外部 URL は削除され、代わりに「外部リンクが削除されました」というメッセージが表示されます。

電子メール通知を受け取る人が、あなたの作業に関連していることを確認してください。シート所有者の役割が変わったり、チームを離れたりする際には、後任のユーザーに所有者権限を移行できます。

複数の人がシートを所有する必要がある場合や、匿名性が重要な場合は、サービスアカウントを使用します。IT 部門にサービスアカウントを設定してもらうことでシートを所有できます。

ルールを作成して、すべての Smartsheet 通知を 1 つのフォルダーにまとめることを検討してください。更新や承認リクエスト、その他の自動アラートを見つけやすくなります。

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