適用対象

Smartsheet
  • Business
  • Enterprise

機能

この機能を使用できるユーザー

ワークフローを作成するには、シートの所有者、管理者、または編集者レベルの権限を持つ、Smartsheet ライセンス ユーザーであることが必要です。編集者レベルの権限を持つユーザーが実行できるのは、自分自身が受信者であるアラートまたはリマインダーの作成、編集、削除のみです。ワークフローの権限についての詳細をご覧ください。

シート所有者 と管理者 は、[ユーザーを割り当て] アクションを追加できます。

自動化されたワークフローでユーザーを割り当てる

特定のトリガーを使用して、シートの「連絡先リスト」列にメール アドレスまたは連絡先を追加できます。

PLANS

  • Smartsheet
  • Business
  • Enterprise

権限

ワークフローを作成するには、シートの所有者、管理者、または編集者レベルの権限を持つ、Smartsheet ライセンス ユーザーであることが必要です。編集者レベルの権限を持つユーザーが実行できるのは、自分自身が受信者であるアラートまたはリマインダーの作成、編集、削除のみです。ワークフローの権限についての詳細をご覧ください。

シート所有者 と管理者 は、[ユーザーを割り当て] アクションを追加できます。

自動化されたワークフローでユーザーを割り当てるには、次の手順に従ってください。

  1. [自動化] > [テンプレートからワークフローを作成...] へと進みます。
  2. シート変更セクションで、[指定の条件に一致した場合にユーザーを割り当てる] > [テンプレートの使用]を選択します。
  3. ワークフローの名前を入力します。 
  4. ワークフローをトリガーするものを構成します。 
  5. 既存の連絡先または新しい連絡先 (メール アドレスとして定義) を追加する「連絡先リスト」列を選択します。単一選択または複数選択の「連絡先リスト」列を使用できます。
  6. [保存] を選択します。

ユーザーを割り当てる際の注意点

  • 「複数の連絡先リスト」列のセルに連絡先以外の文字列 (例: 該当なしまたは連絡先/メール アドレスではない他の文字列) がすでにあり、上書きが無効になっている場合、[ユーザーを割り当て] アクションではセルに連絡先は追加されません。
  • セルごとに追加できる連絡先は 20 件のみです。ワークフローが常に既存のセルに連絡先を追加している場合、そのセルが上限に達し、その時点でワークフローが無効になる可能性があります。
  • 連絡先は、「連絡先リスト」列にのみ追加できます。 
  • [ユーザーを割り当て] アクションでは、メール アドレスまたはメール アドレスを含む既存の連絡先のみを追加できます。[ユーザーを割り当て] アクションは、現時点ではグループ、「作成者」、または「更新者」の連絡先の追加をサポートしていません。
  • [ユーザーを割り当て] は最終的なアクションです。ユーザーの割り当て後は、条件やアクションを追加できなくなります
  • 無限の承認ループを防ぐために、シート間の数式またはセル リンクを含むセルは、シートを自動的に変更する自動化 (行を移動、行をコピー、行をロック、行ロックを解除、承認リクエスト、日付を記録、人の割り当て、セルを変更、セルをクリア、文書を生成) をトリガーしません。これを回避するには、時間ベースの自動化または定期的なワークフローの使用を検討してください。 
  • [セルを更新] アクションでは、特に複数のワークフローがある場合は、シートを更新する時間が必要になります。 

よく寄せられる質問

ワークフローからエラー メッセージが送信されてくるのはなぜですか?

次のいずれかの問題が原因で、ワークフローでエラー メッセージが表示される場合があります。

  • [ユーザーを割り当て] アクションの「連絡先リスト」列が削除されているか、連絡先以外のタイプの列に変更されている。
  • [ユーザーを割り当て] アクションの「連絡先リスト」列が複数の連絡先から単一の連絡先に変更され、複数の連絡先が割り当てられるように選択されている。 
  • [ユーザーを割り当て] アクションの「連絡先リスト」列に、実行中に追加される連絡先の数を加えたものが、連絡先の最大数 (20 件) を超えている。
  • [ユーザーを割り当て] アクションの列は書き込み可能ではなくなっている (例: 列の数式)。
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