自動化されたワークフローでユーザーを割り当てる

適用対象

Smartsheet
  • Business
  • Enterprise

機能

この機能を使用できるユーザー

シート所有者と管理者は、[ユーザーを割り当て] アクションを追加できます。

自動化されたワークフローの [ユーザーを割り当て] アクションを使用すると、特定のトリガーを使用して、シートの「連絡先リスト」列にメール アドレスまたは連絡先を追加できます。

[ユーザーを割り当て] アクションを開始する

ワークフローがトリガーされたときにユーザーを割り当てるには:

 

  1. [自動化]メニューで [ユーザーを割り当て] アクションを追加するワークフローを編集または作成します。
  2. ワークフローで [+] を選択し、[+アクションの追加] を選択します。
  3. [ユーザーを割り当て] を選択します。
    ユーザーを割り当て
  4. ワークフローが行で実行されるときに、既存または新規の連絡先 (メール アドレスとして定義) を指定された列に追加するには、[ユーザーを割り当て] アクションの 「連絡先リスト」列を選択します。 単一選択または複数選択の「連絡先リスト」列を使用できます。
  5. オプションで、セル内の既存の連絡先を上書きするか、セルに別の連絡先を追加するかを選択できます (セルが複数の連絡先をサポートしている場合)。
    注: 既定では、「複数の連絡先リスト」列の既存の値を上書きするがチェックされています。 [ユーザーを割り当て] アクションの既定の動作は、「複数の連絡先リスト」列の連絡先を上書きすることです。
  6. 終了したら、[保存] を選択します。

以上です。 これで、ワークフローに [ユーザーを割り当て] アクションが追加されました。

注:

  • 「複数の連絡先リスト」列のセルに連絡先以外の文字列 (例: 「該当なし」または連絡先/メール アドレスではない他の文字列)がすでにあり、上書きが無効になっている場合、[ユーザーを割り当て] アクションではセルに連絡先は追加されません。
  • セルごとに 20 件の連絡先のみ追加できます。 ワークフローが常に既存のセルに連絡先を追加している場合、そのセルが上限に達し、その時点でワークフローが無効になる可能性があります。
  • 連絡先は、「連絡先リスト」列にのみ追加できます。
  • [ユーザーを割り当て] アクションでは、メール アドレスまたはメール アドレスを含む既存の連絡先のみを追加できます。 [ユーザーを割り当て] アクションは、現時点ではグループ、「作成者」、または「更新者」の連絡先の追加をサポートしていません。
  • [ユーザーを割り当て] は最終的なアクションです。 ワークフローにユーザーを割り当てた後は、条件やアクションを追加できなくなります。

よく寄せられる質問

ワークフローのエラー メッセージが表示されるのはなぜですか?

次のいずれかの問題が原因で、ワークフローでエラー メッセージが表示される場合があります。

  • [ユーザーを割り当て] アクションの「連絡先リスト」列が削除されるか、非連絡先タイプの列に変更されます。
  • [ユーザーを割り当て] アクションの「連絡先リスト」列が複数の連絡先から単一の連絡先に変更され、複数の連絡先が割り当てられるように選択されました。
  • [ユーザーを割り当て] アクションの「連絡先リスト」列に、実行中に追加される連絡先の数を加えたものが、連絡先の最大数 (20 件) を超えています。
  • [ユーザーを割り当て] アクションの列は書き込み可能ではなくなりました (例: 列の数式)