条件ブロック: 自動化されたワークフローの送信内容をフィルターする

ワークフローを作成するには、シートの所有者、管理者、または編集者レベルの権限を持つ、ライセンス ユーザーであることが必要です。編集者レベルの権限を持つユーザーが実行できるのは、自分自身が受信者であるアラートまたはリマインダーの作成、編集、削除のみです。ワークフローの権限の詳細をご確認ください。

結果となるアラートまたはアクションに含める行をフィルターする条件は、トリガー ブロックとアクション ブロックの間で定義できます。また条件パスを追加すれば、指定した条件に基づいて、1 つのワークフロー内に異なる自動化されたアクションを定義することも可能です。

[and] をクリックして次の 2 つの状態を切り替えることにより、条件ブロックに条件付きロジックを作成します。

• 1 つの条件のみ満たす必要がある場合 (or)
• 後続のアクションを実行する際にすべての条件を満たす必要がある場合 (and)

たとえば、新しい IT リクエスト チケットがフォーム経由でシートに追加されたときに、そのチケットに示されている部門、優先度、およびリクエストのタイプに基づいて、特定の受信者ごとに異なるアラートおよびリクエストを送信することもできます。

条件パスで and ロジックまたは or ロジックを使用する

and ロジック条件と or ロジック条件を組み合わせる場合は、同じ条件パス上に複数の条件ブロックを追加します。たとえば、1 つが and 条件のブロックで、もう 1 つが or 条件のブロックであるとします。

この例では、システムは [条件 (2)] の基準を評価する前に、[条件 (1)] を満たす必要があります。  

重複する条件パスを設定する

類似した条件または同じ条件が含まれる場合、重複する条件パスを設定できます。このような場合、Smartsheet は左から右の順で条件を評価し、一番左の条件パスのアクションを実行します。Smartsheet では、条件を満たしていないすべての並行パスのアクションがすべて実行されるわけではありません。

たとえば、条件 (1) と条件 (2) という 2 つの条件パスが設定された自動化されたワークフローがあるとします。

• 条件 (1) が一番左のパスで、その条件は価格が 100 以下であることです。この条件は、財務マネージャーに直接通知されるアラートをトリガーします。
• 条件 (2) は条件パス A の右側にあり、その条件は価格が 50 ～ 250 の間であることです。この条件は、シートの連絡先セルに入力されている主要な関係者に対する承認リクエストをトリガーします。

価格が 100 以下の行でワークフローがトリガーされると、条件 (1) のアクションが実行されます。これは、条件 (1) がすべての条件を満たし、かつ重複する 2 つの条件の中で一番左にあるためです。価格が 101 ～ 250 の間でない限り、条件 (2) のアクションは実行されません。