Foire aux questions : les formulaires Smartsheet

Les administrateurs ou propriétaires de feuilles sous licence peuvent créer des formulaires.

Vous pouvez également en créer pendant la période d’essai de Smartsheet, mais vous ne pouvez pas les partager.

Les forfaits Affaire et Entreprise disposent d’options de personnalisation et de sécurité supplémentaires. 

N’importe qui peut remplir un formulaire, selon ses paramètres de sécurité. Ces personnes n’ont pas besoin d’avoir une licence Smartsheet ou de se connecter. 
 
Certaines fonctionnalités, comme l’envoi hors ligne, la lecture de codes à barres et la géolocalisation, sont disponibles uniquement sur l’application mobile Smartsheet. Les utilisateurs ne sont pas obligés de posséder une licence, mais ils doivent créer un compte Smartsheet pour utiliser l’application.

Tous les collaborateurs bénéficiant d’un accès partagé à la feuille qui a permis de créer le formulaire peuvent accéder à l’onglet Formulaires. Cependant, seuls les administrateurs et les propriétaires sous licence peuvent apporter des modifications à vos formulaires. 
 
N’importe qui bénéficiant d’un accès partagé à la feuille peut obtenir le lien du formulaire et le donner aux autres.

• Organisez les champs de façon logique et supprimez ceux qui n’ont pas besoin de données. 

• Ajoutez des libellés de champ propres aux formulaires ou des indications pour que les personnes sachent quelles informations donner. 

• Incluez une validation pour aider les personnes à fournir les bonnes données.

• Pensez à utiliser des valeurs par défaut ou des paramètres de requête pour préremplir certains champs.

• Utilisez la logique conditionnelle pour afficher un champ au bon moment.

Si vous souhaitez que certaines valeurs d’une liste déroulante reprennent les valeurs d’un autre champ, créez une autre colonne pour chaque ensemble de valeurs de la liste déroulante.

• ​​​​Rendez un champ obligatoire, si vous ne voulez pas que le formulaire puisse être envoyé sans cette valeur.

• Assurez une certaine homogénéité de la collecte de données en limitant les entrées d’un champ (liste déroulante, dates, cases à cocher) ou en ajoutant la validation de données.

• Vous pouvez avoir plusieurs formulaires dans une feuille. Cette approche est pratique si vous souhaitez personnaliser un message en fonction du public, mais que vous voulez regrouper les données en un seul endroit. 

• Utilisez la logique conditionnelle et/ou les paramètres de requête pour réutiliser le même formulaire dans d’autres scénarios. 

• Pour collecter des données sans que l’utilisateur du formulaire ne puisse les voir ou les modifier, ajoutez une valeur par défaut ou préremplissez le champ à l’aide des paramètres de requête, puis masquez-le.

Si vous disposez d’un forfait Affaire ou supérieur, vous pouvez utiliser votre logo, vos couleurs et vos visuels pour personnaliser le formulaire. Voir Personnaliser l’apparence d’un formulaire.

Ajoutez une colonne système Date de création à votre feuille pour saisir automatiquement la date à laquelle le formulaire a été rempli et celle à laquelle une ligne a été créée.

Par défaut, l’envoi d’un formulaire est anonyme. Pour connaître l’identité de la personne qui remplit votre formulaire, créez une colonne Contact (sans valeur préremplie), rendez le champ obligatoire et ajoutez la validation de données de l’adresse e-mail.
 
Autrement, pensez à ajouter une colonne système Créé par à votre feuille et à changer la sécurité du formulaire pour automatiquement collecter l’identité de la personne qui remplit le formulaire grâce à la demande de connexion à Smartsheet. Veuillez noter que vous ne pouvez pas connaître rétroactivement l’identité de la personne qui a rempli le formulaire, si vous n’avez pas modifié les paramètres de sécurité au préalable.
 

Pour rappel, les utilisateurs qui se connectent à Smartsheet pour remplir votre formulaire ne sont pas obligés de faire partie du forfait Smartsheet de votre organisation ni d’avoir une licence.

Même si vous leur demandez de se connecter pour remplir le formulaire, les collaborateurs n’ont pas accès aux données envoyées dans la feuille sous-jacente, à moins qu’ils bénéficient d’un accès partagé.
 

Les flux de travail automatisés peuvent envoyer des e-mails aux contacts présents dans votre feuille à des moments clés. Par exemple, lorsque l’envoi d’un formulaire crée une ligne dans la feuille ou lorsque des informations supplémentaires sont nécessaires en fonction de ce qui a déjà été envoyé. 
 
Pour utiliser un flux de travail de notification ou de demande conjointement avec un formulaire, l’adresse e-mail de la personne qui a rempli le formulaire doit être collectée comme valeur de contact lors de l’envoi. 
 
Pour collecter cette donnée, vous pouvez procéder de deux manières différentes :

1. Définissez une colonne Contact et demandez à l’utilisateur de fournir son adresse e-mail en ajoutant la validation d’e-mail.
2. Ajoutez une colonne système Créé par à votre feuille et modifiez la sécurité du formulaire pour que l’utilisateur se connecte. 

 
Si l’expéditeur du formulaire ne bénéficie pas de l’accès partagé à votre feuille, les autorisations d’automatisation doivent être définies sur « sans restriction ». 

Pour inclure un identifiant unique dans vos e-mails, ajoutez une colonne Numéro automatique à votre feuille et incluez-le aux e-mails automatisés.

 
Cela ne s’arrête pas aux e-mails !

Les lignes créées à la suite de l’envoi d’un formulaire peuvent déclencher des flux de travail automatisés pour immédiatement attribuer des tâches aux propriétaires, déplacer des lignes dans d’autres feuilles ou les copier, lancer un cycle approuvé, générer automatiquement un document, et plus encore. Voir Blocs d’actions : indiquent le type d’automatisation déclenché.
 

Les formules dans la feuille sous-jacente peuvent remplir la même ligne que celle d’un formulaire envoyé. Veuillez noter que le formulaire doit d’abord être envoyé. La formule peut ensuite calculer la ligne de la feuille. 
 
Par exemple, votre formulaire désigne des employés pour un concours. L’un de vos champs est une personne à nominer. Les utilisateurs qui envoient le formulaire peuvent ne pas connaître le responsable du nominé. Or, vous aurez besoin de cette information au moment de choisir un gagnant. 
 
Dans ce cas, vous pouvez avoir une autre feuille de référence contenant tous les employés répertoriés dans une colonne et leurs responsables dans une autre. Ensuite, vous pouvez utiliser la combinaison INDEX/MATCH comme formule de la colonne pour trouver automatiquement le responsable dans votre feuille. 

1. Depuis l’onglet des paramètres, choisissez l’ordre dans lequel les formulaires envoyés doivent être ajoutés (en partant du haut ou du bas). Voir Gérer les options d’affichage et d’envoi des formulaires. 

2. Créez un rapport de ligne en utilisant la feuille d’envoi de formulaires comme source. Vous pouvez travailler directement dans le rapport et utiliser la feuille comme référentiel de données.  
   
   Dans le rapport, vous pouvez soit regrouper les envois de formulaires similaires, soit utiliser la fonction tri afin que les nouvelles lignes apparaissent automatiquement dans le bon groupe ou le bon ordre. 

Aucun accès aux données
Régler les paramètres du formulaire : par défaut, le formulaire autorise l’expéditeur à se mettre en copie dans la réponse. Les utilisateurs peuvent cocher la case et ajouter leur e-mail pour recevoir une copie du formulaire avec les questions et leurs réponses. Néanmoins, le créateur du formulaire peut désactiver cette fonction. Voir Gérer les options d’affichage et d’envoi des formulaires. 

Accès lecture seule à certaines données
Publier un rapport de ligne : créez un rapport de ligne et limitez les colonnes et les lignes que les utilisateurs peuvent voir.
 
Accès éditeur à certaines données
Demandes d’actualisation : vous pouvez configurer un flux de travail de demande d’actualisation pour apporter des modifications à une ligne après l’envoi du formulaire initial. Cette méthode permet de collaborer avec des personnes qui ne bénéficient pas de l’accès partagé à la feuille. 
 
Affichage dynamique : si la visibilité des lignes ou des colonnes pose un problème de sécurité, configurez l’affichage dynamique. 
 
Rapport de ligne dans une WorkApp : vous pouvez inclure des rapports dans une WorkApp sans que les collaborateurs aient besoin d’accéder à la feuille sous-jacente. 
 
Accès à toutes les données
Partagez la feuille qui collecte les formulaires envoyés ou publiez-la pour les utilisateurs qui ne possèdent pas de compte Smartsheet.