Foire aux questions : les formulaires Smartsheet

Les articles suivants peuvent vous aider à mieux comprendre comment configurer un formulaire à partir de zéro :

1. Créer et modifier un formulaire
2. Configurer les paramètres et les options de mise en forme
3. Vérifier votre formulaire et le partager
4. Gérer les réponses aux formulaires et présenter des informations aux parties prenantes

Vous pouvez trouver votre formulaire de trois manières :

1. Gestionnaire de formulaires

Ouvrez votre feuille de prise en charge et sélectionnez Formulaires > Gérer les formulaires pour trouver tous les formulaires actifs et inactifs liés à cette feuille.

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2. Espaces de travail

1. Accédez à Accueil > Tous les espaces de travail et recherchez l’espace de travail dans lequel se trouve votre formulaire actif.

2. Une fois que le panneau de l’espace de travail s’ouvre, sélectionnez la feuille liée au formulaire pour afficher le formulaire en dessous.

3. Recherchez, sélectionnez et chargez le formulaire

À partir du menu Formulaire à trois points du panneau de l’espace de travail, vous pouvez :

• Ouvrir le formulaire dans un nouvel onglet avec l’URL du formulaire publié
• Copier l’URL du formulaire publié directement à partir de l’espace de travail
• Modifier le formulaire

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3. Rechercher

Ouvrez l’icône Rechercher  Brandfolder Image dans la barre de gauche et recherchez le nom de votre formulaire actif.

• Les propriétaires et les administrateurs de la feuille peuvent créer/modifier des formulaires.

• Les collaborateurs disposant d’un accès Administrateur à la feuille peuvent modifier les formulaires partagés.

• Les utilisateurs de la version d’essai de Smartsheet peuvent créer des formulaires, mais ne peuvent pas les partager.

Les utilisateurs des forfaits Affaire et Entreprise bénéficient de fonctionnalités de personnalisation et de sécurité.

• Organisez vos champs de manière logique.
• Ajoutez des étiquettes de champs ou des instructions claires spécifiques au formulaire.
• Utilisez la validation des champs pour aider les personnes à fournir des données correctes.
• Préremplissez les champs à l’aide des valeurs par défaut ou des paramètres de requête.

Utilisez la logique conditionnelle pour afficher un champ au bon moment.

Par défaut : ne fournissez aucun accès à vos données

Par défaut, les expéditeurs peuvent s’envoyer une copie de leurs réponses et des questions par e-mail en cochant la case M’envoyer une copie de mes réponses. Néanmoins, le créateur du formulaire peut désactiver cette fonction.

Pour ce faire, ouvrez l’onglet Paramètres dans l’outil de création de formulaires et décochez l’option Autoriser l’expéditeur à envoyer un e-mail de la copie de l’envoi du formulaire.

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Pour plus d’informations, consultez l’article Gérer les options d’affichage et d’envoi des formulaires.

Fournissez un accès en lecture seule à des données spécifiques.

Créez un rapport de ligne et limitez les colonnes et les lignes que vos utilisateurs peuvent voir. Lorsque vous êtes prêt à le partager, vous pouvez le publier en procédant comme suit :

1. Sélectionnez Fichier > Menu ou sélectionnez le bouton Partager en haut à droite de l’écran.

Vous devez être propriétaire ou administrateur pour voir le bouton Partager. Sinon, les options de votre bouton varient.

2. Sélectionnez Rapport.
3. Dans le champ Inviter des personnes et des groupes, saisissez l’adresse e-mail d’un utilisateur ou d’un groupe.
4. Sélectionnez le niveau d’autorisation de partage à affecter à chaque personne ou groupe.
5. Facultatif : sélectionnez Personnaliser le message pour personnaliser l’invitation.
6. Sélectionnez Partager.

Fournir un accès Éditeur à des données spécifiques

Il existe plusieurs façons de partager des données tout en limitant l’accès.

1. Demandes d’actualisation

Après l’envoi initial du formulaire, vous pouvez configurer un flux de travail de demande d’actualisation pour demander des modifications sur une ligne. Cette méthode permet de collaborer avec des personnes qui n’ont pas besoin d’avoir accès à la feuille.

Pour automatiser les demandes d’actualisation, procédez comme suit :

1. Dans la barre de menus, sélectionnez Automatisation > Créer à partir d’un modèle.
2. Sélectionnez Demander une actualisation chaque semaine.
3. Sélectionnez Utiliser un modèle.
4. Personnalisez le modèle en fonction de vos besoins.

2. Dynamic View

Si vous souhaitez que les utilisateurs ne voient pas d’autres lignes ou colonnes pour des raisons de sécurité, créez une Dynamic View pour partager des sections de votre feuille ou de votre rapport sans partager la feuille source sous-jacente.

3. Rapport de ligne dans une WorkApp

Lorsque vous créez une WorkApp, vous pouvez inclure des rapports. De cette façon, vous pouvez partager des données avec des collaborateurs sans qu’ils aient besoin d’accéder à la feuille sous-jacente.

Fournir l’accès à toutes les données

Partagez la feuille où vous recueillez les formulaires envoyés. Si certaines des personnes avec lesquelles vous souhaitez partager les données ne possèdent pas de compte Smartsheet, vous pouvez :publier la feuille pour qu’elles puissent y accéder.

• ​​​​Rendez un champ obligatoire, si vous ne voulez pas qu’une personne puisse envoyer le formulaire sans cette valeur.
• Assurez une certaine homogénéité de la collecte de données en limitant les entrées d’un champ (liste déroulante, dates, cases à cocher) ou en ajoutant la validation de données.
• Vous pouvez avoir plusieurs formulaires dans une feuille. Cette approche est pratique si vous souhaitez envoyer un message différent en fonction du public, mais que vous voulez regrouper les données en un seul endroit.
• Utilisez la logique conditionnelle et/ou les paramètres de requête pour réutiliser le même formulaire dans différents scénarios.

Pour collecter des données sans que l’utilisateur du formulaire ne les voie ou ne les modifie, ajoutez une valeur par défaut ou préremplissez le champ à l’aide d’un paramètre de requête, puis masquez-le.

Les envois de formulaires sont anonymes par défaut et les expéditeurs n’ont pas accès aux données incluses dans la feuille sous-jacente, à moins de les partager avec d’autres personnes.

Vous pouvez collecter des informations sur les personnes qui remplissent votre formulaire et sur le moment où elles l’ont fait de deux manières.

1. Ajoutez une colonne système Créé par à votre feuille et modifiez la sécurité du formulaire pour demander la connexion à Smartsheet. Cela permet de recueillir des informations sur les personnes qui remplissent le formulaire.
2. Si vous souhaitez savoir quand un expéditeur a rempli votre formulaire, ajoutez une colonne Date de création à votre feuille. Cette colonne indique à quel moment le formulaire a été rempli et à quel moment une nouvelle ligne a été créée.

Vous ne pouvez pas collecter rétroactivement des informations sur les personnes qui ont rempli le formulaire avant de configurer ce paramètre de sécurité.

3. Créez une colonne Contact (sans valeur préremplie), rendez le champ obligatoire et ajoutez la validation de données de l’adresse e-mail.

Si vous demandez à une personne de se connecter pour remplir votre formulaire, celle-ci n’a pas besoin de faire partie de votre forfait Smartsheet pour y accéder. 

Toute personne disposant du lien du formulaire peut envoyer un formulaire. Aucune connexion n’est requise.

N’importe qui peut remplir un formulaire sans avoir à se connecter à Smartsheet. Toutefois, vous pouvez définir des paramètres de sécurité supplémentaires et limiter les personnes pouvant accéder à votre formulaire en leur demandant de se connecter à leur compte Smartsheet. L’administrateur système définit la sécurité supplémentaire dans l’outil de création de formulaires.

Certaines fonctionnalités du formulaire, comme l’envoi hors ligne, la lecture de codes-barres et la géolocalisation ne sont disponibles que sur l’application mobile Smartsheet. Les expéditeurs doivent créer un identifiant Smartsheet pour utiliser l’application.

Pour limiter davantage les personnes autorisées à remplir un formulaire, vous pouvez essayer l’une des options suivantes :

• Ajoutez un mot de passe pour accéder au formulaire. Incluez une colonne Mot de passe du formulaire dans votre feuille et faites de ce champ le premier champ de votre formulaire. Ensuite, ajoutez une logique conditionnelle au formulaire afin de pouvoir saisir le mot de passe correct pour voir le reste des questions dans le formulaire.
• Intégrez le formulaire à un tableau de bord. Utilisez un widget de contenu Web pour ajouter l’URL du formulaire et partager ce tableau de bord avec les collaborateurs de votre choix.
• Intégrez le formulaire à votre site Web. Collaborez avec votre service informatique pour intégrer le formulaire à une page Web qui restreint déjà l’accès.

Les formulaires ont des paramètres de sécurité définis par le propriétaire de ce formulaire. Vous pouvez identifier si votre envoi est anonyme ou non lorsque vous accédez à un formulaire :

• Si le formulaire vous demande de vous connecter pour y accéder, votre adresse e-mail apparaît dans la feuille de prise en charge à laquelle le formulaire est connecté. 

• Si le fait d’accéder au formulaire via son URL vous redirige directement vers celui-ci, alors votre envoi est confidentiel et le propriétaire ne peut pas remonter jusqu’à vous. 

Les réponses sont ajoutées sous forme de nouvelles lignes à votre feuille sous-jacente. Ces réponses sont alors prêtes à être vérifiées, automatisées, rapportées ou partagées de manière personnalisée avec Dynamic View.

Vous pouvez stocker les envois de formulaires dans une feuille. 

Toute personne ayant accès à la feuille peut voir les envois d’un formulaire directement sur la feuille, trouver le formulaire dans les résultats de recherche ou copier et partager le lien du formulaire.

1. Utilisez l’onglet Paramètres pour définir si vous souhaitez que les nouveaux envois de formulaires apparaissent en haut ou en bas de votre feuille. 
   
   Pour plus d’informations, consultez cet article sur la gestion des options d’affichage et d’envoi des formulaires.
2. Créer un rapport de lignes en utilisant la feuille d’envoi du formulaire comme source. Vous pouvez travailler directement dans le rapport et utiliser la feuille comme référentiel de données.  
   
   Dans le rapport, vous pouvez soit regrouper les envois de formulaires connexes, soit utiliser la fonction de tri pour vous assurer que les nouvelles lignes apparaissent automatiquement dans le bon ordre de regroupement ou de tri. 

Les lignes créées à la suite de l’envoi d’un formulaire peuvent déclencher des flux de travail automatisés pour immédiatement attribuer des tâches aux propriétaires, déplacer des lignes dans d’autres feuilles ou les copier, lancer un cycle d’approbation, générer automatiquement un document, et plus encore.

Voir Blocs d’actions : indiquent le type d’automatisation déclenché pour plus d’informations.

Flux de travail des demandes d’actualisation et d’approbation

Vous pouvez utiliser des flux de travail automatisés pour envoyer des demandes d’actualisation et d’approbation, ainsi que des e-mails une fois que le formulaire dispose d’un nouvel envoi.

Vous pouvez définir des flux de travail automatisés pour envoyer des e-mails aux contacts de votre feuille lorsqu’ils sont déclenchés par des événements clés, tels qu’un nouvel envoi ou une demande de plus amples informations en fonction des réponses au formulaire.

Flux de travail de notification ou de demande

Pour utiliser un flux de travail de notification ou de demande conjointement avec un formulaire, l’adresse e-mail de la personne qui a rempli le formulaire doit être collectée. Demandez-lui de l’inclure comme valeur de contact lors de l’envoi.

Pour collecter cette donnée, vous pouvez procéder de deux manières différentes :

1. Définissez une colonne Contact et demandez à l’utilisateur de fournir son adresse e-mail en ajoutant la validation d’e-mail.
2. Ajoutez une colonne système Créé par à votre feuille et modifiez la sécurité du formulaire pour que l’utilisateur se connecte.

Tenez également compte de ce qui suit :

• Si vous ne voulez pas que l’expéditeur bénéficie de l’accès partagé à votre feuille, définissez les autorisations d’automatisation sur sans restriction.
• Pour inclure un identifiant unique dans vos e-mails, ajoutez une colonne Numéro automatique à votre feuille et incluez-le aux e-mails automatisés.

Les formules dans la feuille sous-jacente peuvent remplir la même ligne que celle d’un formulaire envoyé. Commencez par soumettre le formulaire afin que la formule puisse s’exécuter dans la ligne sélectionnée de la feuille.

Par exemple, vous pouvez créer un formulaire pour que des personnes nomment d’autres employés pour une récompense. L’un de vos champs est une personne à nominer. Les utilisateurs qui envoient le formulaire peuvent ne pas connaître le responsable du nominé. Or, vous avez besoin de cette information au moment de choisir un gagnant.

Dans ce cas, vous pouvez avoir une autre feuille de référence contenant tous les employés répertoriés dans une colonne et leurs responsables dans une autre. Vous pouvez utiliser la combinaison INDEX/MATCH comme formule de la colonne pour montrer automatiquement le responsable dans votre feuille.

Les données (y compris les pièces jointes) envoyées par le biais des formulaires Smartsheet sont chiffrées de bout en bout. Smartsheet utilise des protections standard contre l’injection XSS et SQL et empêche les utilisateurs de charger des fichiers exécutables.

Une fois que les données sont dans la feuille, elles sont liées par les autorisations de partage de votre feuille et les politiques de sortie des données de votre organisation.

Ne collectez pas (ou ne fournissez pas) via un formulaire Smartsheet des informations que vos collaborateurs ne devraient pas avoir ou partager, comme des mots de passe, des numéros de sécurité sociale ou des informations de carte de crédit.

Faites preuve de discernement avant d’ouvrir une URL fournie via un formulaire.

Envisagez d’utiliser une Dynamic View si votre feuille contient des colonnes qui ne doivent pas être visibles par tous les collaborateurs.

Si vous disposez de la propriété d’une feuille avec un formulaire et que vous cessez d’être un utilisateur payant, la logique conditionnelle cesse de fonctionner.

Si une feuille se retrouve dans un état selon lequel personne au sein de votre organisation n’en détient la propriété, elle devient complètement inaccessible. Une bonne pratique pour éviter que cela ne se produise consiste à partager la feuille avec un membre de votre organisation et à le définir comme propriétaire. 

Si vous disposez de la propriété d’une feuille avec un formulaire et que vous cessez d’être un utilisateur payant, la logique conditionnelle cesse de fonctionner. 

Si une feuille se retrouve dans un état selon lequel personne au sein de votre organisation n’en détient la propriété, elle devient complètement inaccessible.

1. Ouvrez la feuille connectée à votre formulaire.
2. Dans le menu supérieur, sélectionnez Formulaires > Gérer les formulaires.
3. Recherchez le formulaire que vous souhaitez supprimer et utilisez le menu à trois points pour sélectionner Supprimer.