Affichage dynamique

L’affichage dynamique de Smartsheet permet aux propriétaires d’entreprise de partager les informations avec les bonnes personnes au bon moment afin qu’elles puissent les consulter ou les modifier. L’affichage dynamique vous permet de conserver la confidentialité des processus, en empêchant les utilisateurs ou les fournisseurs d’accéder à toute la feuille sans empêcher la collaboration pour travailler rapidement, que vous travailliez avec des fournisseurs, des équipes comportant des collaborateurs internes et externes ou des organisations.

Application Dynamic View : Créer et gérer les affichages

Améliorez la collaboration grâce aux fonctionnalités de partage de feuille granulaires de l’application Premium Dynamic View. Partagez les sections de votre feuille ou de votre rapport que vous choisissez, sans avoir à partager l’élément source. Partagez certaines informations d’une ligne avec le fournisseur approprié, afin qu’il puisse uniquement afficher et modifier les données qui le concernent, par exemple.

Cet article se concentre sur la création ou la modification d’un affichage en tant qu’administrateur de Dynamic View. Reportez-vous à Interagir avec un affichage si vous recherchez des informations sur l’interaction avec un affichage.

Il s’agit d’un module complémentaire Premium qu’il est possible d’acheter. Veuillez contacter le Service commercial de Smartsheet si vous souhaitez de plus amples informations sur l’achat des applications Premium de Smartsheet.

Principales fonctions de l’application Dynamic View

Avant de commencer à créer des affichages dans l’application, vous devez créer les feuilles sources et les rapports qui constitueront la base de votre processus ainsi que définir les autorisations des créateurs d’affichages. Veuillez vérifier Gérer les processus de manière évolutive à l’aide de Dynamic View afin de vous assurer que vous disposez de tous les éléments nécessaires au préalable.

Accéder à l’application

Cliquez sur le Lanceur pour accéder à l’application.

Lanceur dans la barre de navigation de gauche

 

Si vous rencontrez des problèmes pour accéder à l’application à partir du Lanceur, reportez-vous à Accéder aux applications Premium et aux modèles avec le Lanceur.

Qui peut créer des affichages ?

Les utilisateurs Smartsheet membres d’une organisation ayant souscrit à Dynamic View peuvent créer des affichages. Les utilisateurs doivent avoir les autorisations Administrateur sur au moins une feuille ou un rapport source pour créer un affichage à partir de cette source.

REMARQUE : bien qu’une licence ne soit pas requise pour créer des affichages dans Dynamic View, n’oubliez pas qu’elle est nécessaire pour être propriétaire des éléments Smartsheet qui seront utilisés comme source. Reportez-vous à l’article Types d’utilisateurs et autorisations pour plus d’informations.

Créer un nouvel affichage

Configurez les données de la feuille source ou du rapport source à partager et par qui doit commencer la création d’une vue.

Avant de créer un nouvel affichage, vous devez configurer les feuilles sources et les rapports qui constituent la base de votre processus dans Smartsheet. Reportez-vous à Gérer les processus de manière évolutive à l’aide de Dynamic View pour plus d’informations sur ce dont vous aurez besoin avant de créer un nouvel affichage.

Pour créer un nouvel affichage :

  1. connectez-vous à l’application Dynamic View en utilisant vos identifiants Smartsheet.
  2. Dans le panneau gauche, cliquez sur l’icône de menu (en haut à gauche) et sélectionnez Nouvel affichage.

    Votre répertoire Smartsheet est affiché avec les feuilles et les rapports disponibles, à partir desquels vous pouvez créer des affichages.

    REMARQUE : si vous ne voyez pas une feuille ou un rapport donnés dans le répertoire, il se peut que vous ne soyez pas leur propriétaire ou que vous ne disposiez pas des autorisations de partage de niveau Administrateur pour cet élément.
     
  3. Sélectionnez l’élément à partir duquel vous voulez créer votre affichage et cliquez sur le bouton Créer.

    REMARQUE : si vous avez sélectionné un élément source erroné, vous devrez créer un nouvel affichage. (Vous ne pouvez pas revenir en arrière et sélectionner un autre élément source.)

Les pages Paramètres de l’affichage s’ouvrent (la première étant la page Général). Utilisez le panneau de navigation en haut pour naviguer entre les pages lorsque vous définissez la configuration, du nom aux autorisations de partage détaillées.

Reportez-vous à Configurer les conditions d’affichage et la logique de partage ci-dessous pour obtenir des informations et les bonnes pratiques concernant chaque page.

Modifier un affichage existant

  1. Dans l’application Dynamic View, cliquez sur l’icône de menu dans l’angle supérieur à gauche pour afficher les affichages disponibles.
  2. Sélectionnez l’affichage que vous voulez modifier, il chargera toutes les données pertinentes.
  3. Lorsque l’affichage est chargé, cliquez sur Paramètres en haut à gauche (sous votre image profil).

Les pages Paramètres de l’affichage s’ouvrent (la première étant la page Général). Utilisez le panneau de navigation en haut pour naviguer entre les pages lorsque vous définissez la configuration, du nom aux autorisations de partage détaillées.

Reportez-vous à Configurer les conditions d’affichage et la logique de partage ci-dessous pour obtenir des informations et les bonnes pratiques concernant chaque page.

Configurer les conditions d’affichage et la logique de partage

La puissance des affichages de Dynamic View réside dans la définition d’options de partage très précises et la création d’une logique conditionnelle qui affiche les nouvelles données en fonction de certaines modifications (que vous définissez) qui sont apportées à l’élément source.

Vous définissez toutes ces options dans les pages Paramètres d’affichage. Reportez-vous aux sections ci-dessous afin d’obtenir des informations et les bonnes pratiques pour chaque page.

navigation de page Dynamic View

Général : donner un nom à votre affichage et définir les autorisations générales

Sur la page Général, vous donnerez un nom à votre affichage et définirez les autorisations générales concernant les éléments que les personnes peuvent voir, ainsi que le droit d’ajouter de nouveaux éléments à une feuille source.

  • Utilisez le paramètre Restreindre l’affichage par feuille pour préciser rapidement les données qui apparaissent dans l’affichage. (Plus d’informations sur les filtres de feuilles.)
  • Utilisez le paramètre Restreindre l’affichage par l’utilisateur actuel afin de filtrer l’affichage pour une personne et ne conserver que les lignes qui lui sont attribuées dans une colonne Liste des contacts. (Les colonnes Liste des contacts prenant en charge plusieurs contacts sont limitées à 20 contacts par cellule. Pour plus d’informations, reportez-vous à Attribuer des personnes à une tâche.)
  • Activez Envoi de nouveaux éléments pour permettre aux personnes de renvoyer de nouveaux éléments à une feuille source.
  • Si vous activez Envoi de nouveaux éléments lorsque votre source est un rapport, vous devez également sélectionner une feuille source unique (à laquelle le rapport fait référence) vers laquelle les nouveaux éléments doivent être envoyés.
  • Saisissez une Description de l’affichage pour décrire brièvement l’objectif de cet affichage et indiquer son auteur. Cliquez sur le bouton d’information à côté du nom de l’affichage pour lire la Description de l’affichage.

Afficher l’affichage : choisissez les champs à afficher

Sur la page Afficher l’affichage, indiquez les champs de la source que vous souhaitez voir apparaître dans l’affichage. À cette fin, cliquez sur le nom de l’un des champs disponibles, il s’affiche alors instantanément en tant que champ visible.

Ces champs seront toujours visibles. Si vous voulez afficher les champs uniquement lorsque certaines conditions sont remplies, ne les ajoutez pas dans la section Champs visibles. Vous pouvez afficher les champs de manière conditionnelle dans la page Panneau des détails.


champs affichés

  • Dans la section Filtre d’affichage, vous pouvez sélectionner une colonne Liste déroulante ou Symboles pour permettre à toutes les personnes ayant accès à l’affichage d’appliquer un filtre rapide basé sur cette colonne.
  • Cochez les cases sous les sections Pièces jointes et Commentaires si vous voulez que d’autres personnes puissent afficher et ajouter des commentaires.

Ces champs sont affichés dans l’affichage sous la forme de colonnes et de lignes.

Remarque : le champ doit être un champ visible si vous voulez créer un filtre à l’aide d’une liste déroulante ou d’un symbole.

colonnes de l’affichage

Panneau des détails : partage automatique des données lorsque les conditions sont remplies

Dans la page Panneau des détails, vous disposez des possibilités suivantes :

  • ajuster la taille des champs (ligne simple, lignes multiples)
  • créer une étiquette personnalisée pour le champ (cliquez sur l’icône de la flèche bleue à droite d’Étiquette personnalisée)
  • définir le niveau d’accès et l’importance de chaque champ (obligatoire, en lecture seule, masqué)

    Notez que si toutes les options sont désactivées, il sera possible de modifier le champ, mais celui-ci ne sera pas obligatoire.

    statuts-champs
     
  • Définir la logique des champs qui affichera conditionnellement les champs lorsque d’autres modifications seront apportées à l’élément source (soit par l’application Dynamic View, soit directement par Smartsheet)

Cliquez sur l’icône Logique des champs dans le panneau droit pour créer des règles qui définissent des actions d’affichage ou de masquage des champs selon certaines conditions.

La logique des champs se base sur les colonnes Liste déroulante et Symboles : pour pouvoir donner un nom et enregistrer les règles de votre logique des champs, vous devez avoir l’une d’entre elles dans votre feuille source.(Plus d’informations sur les colonnes.)

REMARQUE : si votre source est un rapport comportant plusieurs feuilles, assurez-vous que les valeurs de la liste déroulante d’une colonne donnée sont cohérentes dans toutes les feuilles du rapport. S’il manque une valeur à une feuille dans les propriétés de la colonne pour cette liste déroulante, il se peut que vous ne puissiez pas utiliser cette valeur dans votre logique des champs.

panneau droit de logique de formulaire

Voici un exemple de définition d’une règle de logique des champs qui affiche un champ de manière conditionnelle :

nœud de logique de formulaire

Dans l’exemple ci-dessus : lorsque la valeur Non commencé a été définie pour tout champ Statut, celui-ci est alors affiché en tant que champ obligatoire dans l’affichage.

Il est possible de créer des règles avec des actions conflictuelles. Dynamic View ignorera toujours la règle qui accorde plus d’autorisations au profit de celle qui accorde le moins d’autorisations.Si vous créez une règle qui affiche un champ et une autre qui le masque (les deux règles ayant les mêmes conditions de déclenchement), seule la règle qui le masque sera déclenchée.

Les autorisations de visibilité que vous définissez ici se reflètent dans le panneau des détails (du côté droit) de l’affichage, qui est accessible lorsque quelqu’un clique sur une ligne donnée de l’affichage.

formulaire panneau droit

Partage : définir les personnes qui ont accès

Sur la page Partage, vous pouvez :

  • indiquer les administrateurs qui peuvent non seulement voir et modifier les données source à partir de l’affichage, mais également modifier les paramètres de ce dernier (ils doivent également disposer des autorisations de partage de niveau Administrateur pour l’élément source, reportez-vous à Partager des feuilles et des rapports).
  • Partager l’affichage avec des personnes. Ce qu’elles peuvent voir et modifier dépend des paramètres choisis dans les pages Général, Afficher l’affichage et Panneau des détails, selon la description des sections ci-dessus. (Elles n’ont pas besoin d’être partagées sur le contenu source.)
  • Autoriser l’accès à tout un domaine. Ce qu’elles peuvent voir et modifier dépend des paramètres choisis dans les pages Général, Afficher l’affichage et Panneau des détails, selon la description des sections ci-dessus. (Elles n’ont pas besoin d’être partagées sur le contenu source.)

Les administrateurs de Dynamic View disposent du niveau d’accès maximal pour l’affichage. Ils peuvent modifier tous les paramètres de l’affichage, y compris ceux que les autres personnes peuvent voir et ceux auxquelles elles peuvent accéder. Il est recommandé de limiter votre nombre d’administrateurs d’un affichage aux personnes qui sont responsables de modifier votre processus.

Les affichages qui ont été partagés sont disponibles dans le panneau latéral de Dynamic View lorsque les utilisateurs se connectent. Vous pouvez également fournir l’URL de l’affichage à partir de la barre d’adresse pour diriger directement les utilisateurs vers un affichage spécifique. Consultez Application Dynamic View : interagir avec un affichage pour plus d’informations.

REMARQUE : en accédant à un affichage comportant des filtres privés, les utilisateurs peuvent obtenir un affichage vide avec l’erreur suivante : « Le filtre de la feuille a été supprimé ». Pour plus éviter ce problème, consultez Transférer la propriété d’un affichage avec un filtre privé.

Transfert de propriété d’un affichage

Le propriétaire d’un affichage peut demander le transfert de sa propriété à n’importe quel utilisateur sous licence, pour autant que cet utilisateur dispose des autorisations de partage de niveau administrateur sur la feuille source de l’affichage. Voici comment procéder :

  1. Dans l’affichage, cliquez sur dans l’angle supérieur droit de la fenêtre.
  2. Sélectionnez Partage.
  3. Cliquez sur Transférer la propriété.
    Transférer la propriété
  4. Dans la liste, sélectionnez la personne à qui vous souhaitez transférer la propriété.
    Remarque : si cette liste déroulante est vide, cela signifie qu’aucun utilisateur partagé avec l’affichage ne remplit les conditions pour devenir propriétaire.

L’utilisateur que vous sélectionnez recevra une demande dans Dynamic View pour prendre en charge le projet. Après avoir accepté cette demande, il deviendra le propriétaire de l’affichage. L’utilisateur recevra uniquement cette notification : il ne recevra pas de notification via e-mail.

Pour vous assurer que l’utilisateur accepte l’invitation à devenir propriétaire, vous pouvez le contacter par e-mail (ou tout autre service de messagerie) et vérifier qu’il sait comment se connecter à Dynamic View pour accepter la demande de transfert.

Vérifier les demandes de transfert en attente

Vous pouvez ouvrir la fenêtre Demandes de transfert de propriété en sélectionnant l’icône de transfert dans l’angle supérieur droit.

Demande de transfert de propriété en attente

Sélectionnez l’onglet Reçues pour vérifier, accepter ou refuser les demandes de transfert qui vous ont été envoyées, puis sélectionnez l’onglet Envoyées pour vérifier ou annuler les demandes de transfert que vous avez envoyées à d’autres personnes.

Transférer la propriété d’un affichage avec un filtre privé

Lorsque vous tentez de transférer la propriété d’un affichage basé sur un filtre privé, vous recevrez peut-être le message suivant :

Cet affichage est basé sur un filtre privé et ne sera pas valable pour les autres utilisateurs. Si vous choisissez de continuer, le nouveau propriétaire devra mettre à jour la configuration de l’affichage.

Les affichages basés sur une feuille ou un rapport filtré peuvent ne pas s’afficher correctement si le filtre est supprimé ou basculé entre privé et public.

Pour réinitialiser l’affichage, le propriétaire peut suivre les étapes suivantes :

  1. Accédez à la page Paramètres.

    Le filtre de la feuille a été supprimé
  2. Mettez à jour l’option « Restreindre l’affichage par filtre de feuille » en choisissant un filtre valide dans la liste, ou sélectionnez « Aucun filtre - toutes les lignes sont visibles pour tous les utilisateurs partagés »
  3. Sélectionnez Enregistrer pour mettre à jour l’affichage avec vos nouveaux paramètres

    Restreindre l’affichage filtre de feuille

Et voilà ! Vous avez maintenant mis à jour le filtre de votre affichage.

Intégrer un affichage à un tableau de bord Smartsheet

Créez une expérience très personnalisée en intégrant un affichage Dynamic View à un tableau de bord Smartsheet, à l’aide du widget de contenu Web.
(Plus d’informations sur l’intégration d’un affichage Dynamic View à un tableau de bord.)

Pourquoi un champ est-il en lecture seule ?

Il est possible que certains champs ne soient pas modifiables, selon leur type de données ou les informations de la cellule. Un champ est en lecture seule dans Dynamic View s’il remplit les conditions suivantes :

  • il provient d’une colonne système
  • il provient d’une colonne Date de fin d’un diagramme de Gantt
  • il est la « colonne de Date de fin » dans l’affichage de la plage de dates des paramètres du projet
  • il provient d’une colonne Prédécesseur d’un diagramme de Gantt
  • la cellule de la feuille source contient une formule
  • la cellule de la feuille source contient un lien de cellule entrant
  • la cellule de la feuille source contient un lien hypertexte