Utilisez une chaîne de requête dans une URL pour préremplir des valeurs par défaut dans un formulaire

Lorsqu’une personne accède au formulaire en utilisant un lien personnalisé, les informations de l’URL préremplissent les champs du formulaire.

Scénario

Imaginons qu’un responsable commercial souhaite que son équipe consigne tous les appels téléphoniques des clients dans une feuille centrale facilement accessible et que chaque appel comporte le nom du représentant commercial qui l’a enregistré. Il crée un formulaire basique, puis donne à chaque membre de l’équipe une URL différente avec une chaîne de requête qui préremplit leur nom. Chaque membre de l’équipe peut facilement enregistrer des informations sans avoir à saisir les mêmes détails basiques à chaque fois et voit toutes les informations regroupées à un seul endroit.

Ajouter une chaîne de requête à l’URL d’un formulaire

Pour construire la chaîne de requête pour l’URL d’un formulaire :

1. Dans la barre de menu, sélectionnez Formulaires > Gérer les formulaires.
2. Passez le curseur sur le formulaire que vous souhaitez distribuer avec des URL personnalisées.
3. Depuis l’icône de menu, sélectionnez Copier l’URL du formulaire .
4. Collez l’URL dans un tableur ou une application de traitement de texte.
5. À la fin de l’URL, procédez comme suit :
   1. Saisissez un point d’interrogation (?)
   2. Saisissez la valeur avec laquelle vous souhaitez remplir le champ du formulaire (par exemple : Rep).
   3. Ajoutez un signe égal ((=)).

   4. Saisissez la valeur que vous souhaitez définir comme valeur par défaut (par exemple : Sally Smart).

      Par exemple : https://app.smartsheet.com/b/form/6145a2c33c4e42e68bf53900e4a4845b?Rep=Sally%20Smart

6. Pour ajouter plusieurs champs à l’URL, reliez-les à l’aide d’une esperluette (&).
    

   Par exemple : https://app.smartsheet.com/b/form/6145a2c33c4e42e68bf53900e4a4845b? Rep=Sally%20Smart&ECA=sallysmart@smartsheet.com

Pour remplir une liste déroulante à sélection multiple avec plusieurs valeurs à l’aide de la chaîne de requête, incluez une & et répétez le champ pour chaque valeur supplémentaire :
?Multi=Pomme&Multi=Orange

Pour plus de deux valeurs, continuez à répertorier le champ à chaque fois :
?Multi=Pomme&Multi=Orange&Multi=Banane

Éléments à prendre en compte

• Les chaînes préremplies ne fonctionnent pas lorsque vous demandez aux utilisateurs de se connecter pour utiliser le formulaire. L’authentification efface toute personnalisation de l’URL.
• Les champs des formulaires sont sensibles à la casse. Gardez ce point à l’esprit lorsque vous ajoutez des valeurs à la chaîne d’URL.
• Les URL ne doivent pas comporter d’espaces. Pour inclure un espace, utilisez %20. Pour les autres caractères, reportez-vous à la liste des caractères spéciaux en bas de cette page.

• Si vous avez activé l’option Autoriser l’expéditeur à envoyer par e-mail une copie du formulaire soumis dans les paramètres de votre formulaire, vous pouvez utiliser des chaînes de requête pour sélectionner automatiquement cette option dans votre formulaire et saisir une adresse électronique par défaut. Utilisez ECA pour transmettre l’information à ce champ. 

  Par exemple :
  https://app.smartsheet.com/b/form/6145a2c33c4e42e68bf53900e4a4845b?ECA=sallysmart@smartsheet.com

• Les valeurs sont modifiables, mais pas privées. Vous pouvez masquer des champs pour qu’ils n’apparaissent pas dans le formulaire, mais les valeurs apparaissent toujours dans l’URL, et toute personne disposant du lien peut voir l’URL et les données des valeurs préremplies.

   

  Si votre équipe doit soumettre à nouveau les mêmes données, ils peuvent utiliser le bouton « Retour » du navigateur pour recharger le formulaire avec les dernières valeurs saisies, y compris les valeurs préremplies. Ils peuvent ensuite écraser tout ce qui doit être modifié et soumettre à nouveau le formulaire. Pensez à ajouter cette astuce dans un champ de description de votre formulaire pour que votre équipe apprenne ce raccourci.

   

Ajouter des caractères spéciaux dans la chaîne de requête

Si vous souhaitez inclure un espace ou un autre caractère spécial dans votre URL, vous devez utiliser l’encodage-pourcent dans l’URL. Le tableau suivant comprend quelques caractères spéciaux courants que vous pouvez utiliser et leur valeur de codage en pourcentage. Ces caractères sont également appelés caractères d’échappement.

Scénarios avancés

Il existe de nombreuses manières d’utiliser les chaînes de requête. La liste suivante fournit une série d’idées pour lesquelles vous pouvez utiliser des chaînes de requête. 

• Tableaux de bord : créez un tableau de bord comportant différents liens vers le même formulaire. Chaque lien dispose de chaînes de requête qui utilisent des champs contrôlant la logique conditionnelle dans le formulaire pour créer des liens rapides pour différents types de demandes qui sont toutes traitées de manière centralisée. 
• Formules : utilisez des formules pour créer automatiquement un formulaire prérempli et générer des éléments de suivi, comme une alerte automatique pour envoyer l’URL au demandeur initial.
• Codes QR : créez différents codes QR qui utilisent le même formulaire basique, mais dont les chaînes de requête URL sont différentes, et imprimez ces codes QR sur des autocollants apposés sur différentes pièces d’équipement. Demandez aux personnes de scanner le code QR et de saisir leurs coordonnées pour créer facilement un journal d’utilisation de l’équipement.