Utilisez une chaîne de requête dans une URL pour préremplir différentes valeurs par défaut pour le même formulaire

Après avoir créé un formulaire, vous pouvez utiliser une chaîne de requête pour donner à plusieurs personnes différents liens vers le même formulaire : cela permettra de préremplir le formulaire différemment selon le lien utilisé.

Les champs du formulaire se préremplissent selon les informations de l’URL lorsqu’un utilisateur accède au formulaire en utilisant le lien personnalisé. Les formulaires préremplis utilisant des liens uniques sont très utiles lorsque vous souhaitez utiliser le même formulaire pour différents scénarios communs : vous créez un lien unique pour chaque scénario.

Vous pouvez masquer les champs de votre formulaire si vous ne souhaitez pas que l’utilisateur puisse voir les valeurs préremplies, mais les valeurs apparaîtront toujours dans l’URL. 

Par exemple, vous pouvez créer différentes URL pour le même formulaire, puis partager le formulaire personnalisé avec différentes personnes de votre équipe.

Supposons qu’un responsable commercial souhaite que son équipe consigne tous les appels téléphoniques des clients dans une feuille centrale facilement accessible et que chaque appel comporte le nom du représentant commercial qui l’a enregistré. Il crée un formulaire basique, puis donne à chaque membre de l’équipe une URL différente vers ce formulaire avec une chaîne de requête qui préremplit leur nom. Chaque membre de l’équipe peut facilement enregistrer des informations sans avoir à saisir les mêmes détails basiques à chaque fois, en plus de voir toutes les informations regroupées à un seul endroit.

Votre équipe renseigne-t-elle toujours les mêmes données ? Ils peuvent utiliser le bouton « Retour » du navigateur pour recharger le formulaire avec les dernières valeurs saisies, y compris les valeurs préremplies. Ils peuvent ensuite écraser tout ce qui doit être modifié et soumettre à nouveau le formulaire.

Pensez à ajouter cette astuce dans un champ de description de votre formulaire afin que votre équipe sache qu’elle peut utiliser ce raccourci. 

Ajouter une chaîne de requête à l’URL d’un formulaire

Pour construire la chaîne de requête pour l’URL d’un formulaire :

1. Dans la barre de menu, sélectionnez Formulaires > Gérer les formulaires.
2. Passez la souris sur le formulaire que vous souhaitez distribuer avec des URL personnalisées.
3. Sélectionnez Copier l’URL du formulaire  .
4. Collez l’URL dans un tableur ou une application de traitement de texte.
5. Ajoutez un point d’interrogation (?) à la fin de l’URL.
   • Par exemple :
     https://app.smartsheet.com/b/form/6145a2c33c4e42e68bf53900e4a4845b?
     Les versions antérieures de Smartsheet permettaient l’utilisation de l’esperluette. Les versions actuelles exigent que vous utilisiez le point d’interrogation pour ajouter la première chaîne de requête à la fin d’une URL.
6. Entrez la valeur avec laquelle vous souhaitez remplir le champ du formulaire.
   • Par exemple, vous souhaitez remplir le champ Rep avec le nom de l’un de vos représentants commerciaux : https://app.smartsheet.com/b/form/6145a2c33c4e42e68bf53900e4a4845b?Rep 
     Les champs de formulaire sont sensibles à la casse.
7. Ajoutez un signe égal (=).
   • Par exemple : 
     https://app.smartsheet.com/b/form/6145a2c33c4e42e68bf53900e4a4845b?Rep=
8. Entrez la valeur que vous souhaitez définir comme valeur par défaut.
   • Par exemple, vous souhaitez définir le nom du représentant comme étant Sally Smart : https://app.smartsheet.com/b/form/6145a2c33c4e42e68bf53900e4a4845b?Rep=Sally%20Smart
     Si vous avez activé l’option Autoriser l’expéditeur à envoyer par e-mail une copie du formulaire soumis dans les paramètres de votre formulaire, vous pouvez utiliser des chaînes de requête pour sélectionner automatiquement cette option dans votre formulaire et saisir une adresse électronique par défaut. Utilisez ECA pour compléter ce champ. Par exemple :
     https://app.smartsheet.com/b/form/6145a2c33c4e42e68bf53900e4a4845b?ECA=sally.smart@smartsheet.com.
9. Envoyez l’URL personnalisée aux personnes qui doivent l’utiliser. 
   • Par exemple, vous envoyez le lien à Sally. Lorsqu’elle cliquera sur ce lien, son nom apparaîtra dans le champ Rep, si bien qu’elle n’aura pas à le saisir manuellement.

Pour ajouter plusieurs champs à l’URL, reliez-les à l’aide d’une esperluette. Utilisez par exemple :
https://app.smartsheet.com/b/form/6145a2c33c4e42e68bf53900e4a4845b?Rep=Sally%20Smart&ECA=sallysmart@smartsheet.com.

Ajouter des caractères spéciaux dans la chaîne de requête

Vous pouvez voir la liste complète des caractères spéciaux (également appelés caractères d’échappement) ici.

Les URL ne doivent pas comporter d’espaces. Pour ajouter une espace ou un autre caractère spécial en utilisant la méthode décrite dans cet article, vous devez utiliser le codage à l’aide du signe de pourcentage. Le tableau suivant comprend quelques caractères spéciaux courants et leur valeur de codage en pourcentage. Utilisez-les dans la chaîne de requête pour remplir le formulaire avec leurs valeurs ASCII.

Scénarios avancés

Il existe de nombreuses manières d’utiliser les chaînes de requête. Pensez aux idées suivantes :

• Créez un tableau de bord comportant différents liens vers le même formulaire. Chaque lien dispose de chaînes de requête qui utilisent des champs contrôlant la logique conditionnelle dans le formulaire pour créer des liens rapides pour différents types de demandes qui sont toutes traitées de manière centralisée. 
• Utilisez des formules pour créer automatiquement un formulaire prérempli et générer des éléments de suivi, comme une alerte automatique pour envoyer l’URL au demandeur initial.
• Créez différents codes QR qui utilisent le même formulaire basique, mais dont les chaînes de requête URL sont différentes, et imprimez ces codes QR sur des autocollants apposés sur différentes pièces d’équipement. Demandez aux gens de scanner le code QR et de saisir leurs coordonnées pour créer un journal d’utilisation de l’équipement en toute simplicité.