Partager des feuilles, des rapports et des tableaux de bord

Commencez à collaborer avec d'autres utilisateurs en partageant un élément Smartsheet (feuille, rapport ou tableau de bord) ou en confirmant la demande de partage d'un membre de votre équipe.

La méthode de partage optimale dépend du nombre d'éléments que vous souhaitez partager et du nombre de personnes que vous souhaitez inviter au partage :

Pour un guide visuel sur le partage dans Smartsheet, consultez Infographie : explication des types d'utilisateurs et autorisations de partage.

Dans cet article :

ASTUCE : Une fois que vos éléments sont partagés, vous pouvez vous informer sur les bonnes pratiques ici : Travailler simultanément avec plusieurs collaborateurs sur une feuille.


Présentation des niveaux d'autorisation et partage

Lorsque vous partagez un élément avec quelqu'un, cette personne doit se connecter à Smartsheet pour y accéder. Vous contrôlez le niveau d'accès d'une personne au moyen de niveaux d'autorisation de partage que vous choisissez (Spectateur, Éditeur ou Administrateur). Vous pouvez arrêter de partager un élément ou modifier le niveau d'autorisation d'un collaborateur à tout moment.

Partager des rapports : vous devez également partager les feuilles sources 

Si vous constatez qu'un rapport que vous avez partagé avec un utilisateur est différent du vôtre (renseignements manquants ou vides), il se peut que vous n'ayez pas partagé toutes les feuilles sources avec cette personne.  

Pour des questions de sécurité, un rapport ne donne pas accès aux feuilles qui n’ont pas encore été partagées avec un utilisateur. Par exemple, vous pouvez partager un rapport permettant de consulter trois feuilles avec un collaborateur n'ayant accès qu'à l'une d'entre elles. Lorsque le collaborateur ouvre le rapport, il ne voit que les lignes insérées à partir de la feuille partagée avec lui. Si aucune feuille n'est partagée avec le collaborateur, sa version du rapport est vide.

ASTUCES :

Contrôles de partage de l'administrateur système et de l'administrateur de groupe

Un administrateur système peut empêcher un utilisateur de partager les éléments détenus par des utilisateurs sous licence du compte. Pour plus d'informations, consultez Gérer les utilisateurs dans un forfait multi-utilisateur.

Un administrateur de groupe peut supprimer un membre d'un groupe pour le supprimer de tous les éléments partagés avec ce groupe. Pour plus d'informations, consultez Gérer et utiliser les groupes de contacts Smartsheet.


Partager un élément Smartsheet

Les personnes disposant des autorisations de partage Propriétaire, Administrateur ou Éditeur peuvent partager des éléments Smartsheet.

REMARQUE : si l'élément est situé dans un espace de travail, vous pouvez soit le partager individuellement, soit partager l'intégralité de l'espace de travail. Pour plus d'informations, consultez la section Partager un élément à partir d'un espace de travail plus loin dans cet article.

  1. Cliquez sur le bouton Partager en haut de l'élément.

    bouton-partager
    Si vous ne voyez pas le bouton Partager, cliquez sur l'icône représentant une flèche vers le bas dans le coin supérieur droit de la fenêtre Smartsheet.
    show-menu-bar-sharing
    Le formulaire de partage apparaît. Si l'élément n'est pas partagé avec tout le monde, le message Inviter - Détails s'affiche.
    Formulaire Partage de feuille

    S'il existe actuellement d'autres partages, la liste des collaborateurs existants apparaît par défaut (vous pouvez toujours cliquer sur Inviter - Détails si vous souhaitez les voir à la place.)
    Partage de fenêtre

    ASTUCE : tous les collaborateurs partagés peuvent utiliser le lien de feuille sécurisé pour l'ouvrir directement. Ajoutez ce lien à vos signets pour accéder rapidement à l'élément. Lorsque vous utilisez le lien, vous êtes invité à vous connecter à Smartsheet (si vous n'êtes pas déjà connecté) afin de pouvoir accéder à la feuille.

  2. Dans le champ Inviter des collaborateurs dans la partie supérieure, saisissez les adresses électroniques des personnes ou des groupes avec lesquels vous souhaitez partager l'élément. Séparez les adresses électroniques par une virgule ou un point-virgule.
  3. Sélectionnez un niveau d’autorisation. Pour obtenir des informations détaillées quant aux fonctions disponibles à chaque niveau d'autorisation, lisez l'article Niveaux d'autorisation de partage.
  4. Cliquez sur Partager.

Les collaborateurs seront invités au partage de l'élément et recevront une notification si vous avez choisi d'en envoyer une. Le formulaire Partage sera actualisé pour afficher une liste des collaborateurs partagés, en plus de ceux que vous venez juste d'ajouter.

ASTUCE : vous pouvez envoyer l'URL d'un élément à partir de la barre d'adresse de votre navigateur à un collaborateur afin qu'il le voie dans le même mode et avec les mêmes filtres. (En savoir plus sur les modes)

Autres possibilités de partage

Si vous voulez collaborer ou partager des données avec d'autres personnes sans qu'elles ne partagent directement vos éléments Smartsheet, vous pouvez utiliser l'une des possibilités suivantes :

  • Publier : si vous voulez partager des éléments Smartsheet avec des personnes qui n'ont pas de compte Smartsheet, vous pouvez leur envoyer un lien de publication. Les éléments de Smartsheet publiés sont dynamiques, les données sont donc toujours à jour. Reportez-vous à Publier une feuille, un rapport ou un tableau de bord afin d'obtenir de plus amples informations sur la publication.
  • Envoyer en tant que pièce jointe : si vous voulez partager le fichier Excel ou PDF statique d'un élément Smartsheet, vous pouvez l'envoyer en tant que pièce jointe à un e-mail. Vous pouvez également envoyer certaines lignes de données à d'autres personnes si elles ont besoin d'informations sur une tâche ou un groupe de lignes donnés. Pour en savoir plus, reportez-vous à Partager les informations d'une feuille dans un courrier électronique.
  • Utiliser un formulaire : utilisez un formulaire si vous souhaitez recueillir des informations auprès d'autres personnes. Les formulaires leur permettent d'ajouter de nouvelles lignes à votre feuille à partir sans partage direct. Pour plus d'informations, reportez-vous à Recueillir des informations avec un formulaire.
  • Utilisez Alertes et actions : utilisez Alertes et actions si vous souhaitez informer automatiquement les personnes des modifications sur les feuilles, leur envoyer des notifications sur les échéances ou demander automatiquement des actualisations ou des demandes d'approbation. Reportez-vous à notre article d'aide Automatiser votre processus de travail avec les Alertes et Actions afin d'obtenir des informations.

Partager un élément d'un espace de travail

Si une feuille, un rapport ou un tableau de bord est inclus dans un espace de travail, il sera accessible à toute personne disposant des autorisations de partage pour l'espace de travail. Même s’il se trouve dans un espace de travail, l'élément peut être partagé en tant que tel afin que les personnes n'ayant pas accès à l'espace de travail puissent toujours y accéder.

Vous devez disposer des autorisations de partage Propriétaire, Administrateur ou Éditeur pour l'élément afin de le partager (de même, pour partager un espace de travail, vous aurez besoin de l'autorisation de partage Propriétaire, Administrateur ou Éditeur pour l'espace de travail).

Voici comment accorder à une personne l'accès à un élément situé dans un espace de travail :

  1. Cliquez sur l'icône Menu qui se trouve en haut à gauche de la fenêtre de Smartsheet afin d'ouvrir le panneau gauche.
  2. Dans Accueil > Espaces de travail, cliquez sur l'espace de travail où se trouve l'élément.
  3. Faites un clic droit sur le nom de l'élément et cliquez sur Partager pour ouvrir le formulaire Partage.
  4. Cochez la case Inviter des collaborateurs et saisissez ou sélectionnez des contacts.

    Le texte Cette feuille, ce rapport ou ce tableau de bord se trouve dans un espace de travail . Si vous disposez d'autorisations pour l'espace de travail, le nom de l'espace de travail sera également affiché.

    Formulaire Partage de feuille, cette feuille se trouve dans un espace de travail entouré
     
  5. Pour partager uniquement l'élément, cliquez sur Partager. Pour partager l'espace de travail, cliquez sur Partager l'espace de travail.

Lorsque les éléments et les espaces de travail sont partagés, l'icône Partagé avec la feuille, le rapport ou le tableau de bord dans l'espace de travailImage Partage de l'espace de travail et l'icône Partagé avec la feuille, le rapport ou le tableau de bord uniquementIcône Partagé avec la feuille uniquement apparaissent à côté des niveaux d'autorisation dans la section Collaborateurs du formulaire de partage. Ces icônes peuvent vous aider à distinguer la manière dont un élément a été partagé avec les différents collaborateurs.


Définir une vue de partage par défaut

Si vous être propriétaire ou disposez des autorisations de partage de niveau Administrateur, vous pouvez faire en sorte que les personnes avec lesquelles votre feuille est partagée l'affichent telle que vous l'avez prévu en appliquant un mode et un filtre par défaut. Définissez une vue par défaut, pour les nouveaux collaborateurs partagés par exemple, afin qu'une feuille s'ouvre directement en mode Carte avec un filtre appliqué pour afficher uniquement les tâches prioritaires.

REMARQUE : vous devez créer un filtre enregistré avant de définir un filtre par défaut. Pour plus d'informations sur la création de filtres, consultez notre article Utilisation de filtres pour afficher ou masquer les données de la feuille.

Pour définir une vue par défaut sur votre feuille :

  1. Cliquez sur le bouton Partager en haut de l'élément, pour afficher la fenêtre Partage.
    Partage de fenêtre
  2. Sélectionnez Collaborateurs pour afficher la liste des utilisateurs actuels de Smartsheet partagés sur la feuille.
     
  3. À droite de Vue par défaut, sélectionnez Modifier.

    Le formulaire Vue par défaut apparaît.

    vue par défaut
     
  4. Sous Vue, sélectionnez Mode Grille, mode Carte ou mode Diagramme de Gantt ou Mode Agenda. Si vous le souhaitez, vous pouvez également sélectionner un filtre par défaut et indiquer des couloirs de mode Carte.

    REMARQUE : vous devrez créer un filtre partagé avant de pouvoir définir un filtre par défaut. Pour plus d'informations sur la création de filtres, consultez notre article Utilisation de filtres pour afficher ou masquer les données de la feuille.
     
  5. Cliquez sur Enregistrer.

ASTUCE : vous pouvez envoyer l'URL d'un élément à partir de la barre d'adresse de votre navigateur à un collaborateur afin qu'il le voie dans le même mode et avec les mêmes filtres. (En savoir plus sur les modes)


Supprimer un collaborateur ou modifier les niveaux d'autorisation

Le propriétaire de l'élément et les collaborateurs dotés d'un accès Administrateur ont la possibilité de supprimer d'autres utilisateurs ou de modifier leurs niveaux d'autorisation. Les éditeurs ont également cette possibilité s'ils ont obtenu l'autorisation de partager l'élément lorsqu'ils ont été invités.

  1. Cliquez sur le bouton Partager en haut de l'élément.

    Si vous ne voyez pas le bouton Partager, cliquez sur l'icône représentant une flèche vers le bas dans le coin supérieur droit de la fenêtre Smartsheet.
    show-menu-bar-sharing

  2. Dans le formulaire Partage, survolez le nom du collaborateur à supprimer ou à modifier à l'aide du curseur pour faire ressortir la ligne et choisissez l'une des options suivantes :
    • Modifier les autorisations : sélectionnez un nouveau niveau d'autorisation dans la liste déroulante. Vous ne pouvez pas accorder à un autre collaborateur un niveau d'accès supérieur au vôtre (par exemple, une personne disposant d'autorisations de niveau Éditeur ne peut pas accorder à un autre éditeur un accès de niveau administrateur).
    • Retirer du partage : cliquez sur X à droite de la ligne du niveau d'autorisation.

      La personne n'aura plus accès à l'élément. Si vous arrêtez le partage d'un élément avec une personne alors qu'elle le visualise, elle recevra un message d'erreur lors de la prochaine sauvegarde ou actualisation.

      REMARQUE : si l'icône Partagé via l'espace de travail Image Partage de l'espace de travail s'affiche en regard du niveau d'autorisation d'un collaborateur, cela signifie que le collaborateur a accès à la feuille via un espace de travail. Un clic sur X entraîne la suppression des autorisations du collaborateur de l'espace de travail. Pour plus d'informations concernant le partage d'un espace de travail, consultez la section Partage d'un espace de travail.

      Dans la section Collaborateurs, notez la présence d'une icône Partagé via l'espace de travail Image Partage de l'espace de travail ou Partagé avec ... uniquementIcône Partagé avec la feuille uniquementen regard des niveaux d'autorisation. Celles-ci peuvent vous aider à distinguer la manière dont un élément a été partagé avec les différents collaborateurs.

Demande de partage

Dans certains cas, le message « Vous ne pouvez pas ouvrir ..., car il/elle n'est pas partagé(e) avec vous » s'affiche.



Les causes les plus fréquentes de ce message sont les suivantes :

  • Un lien de partage vous a été transféré, mais votre adresse électronique n'est pas partagée avec l'élément
  • Vous vous êtes connecté à Smartsheet avec une adresse électronique autre que celle à laquelle vous avez reçu le courrier électronique
  • Le propriétaire de l'élément ou un autre collaborateur vous a supprimé du partage
  • L'élément a été supprimé depuis lors

Si vous souhaitez accéder à une feuille, un rapport, un tableau de bord ou à un espace de travail qui n'est pas partagé avec votre adresse électronique, cliquez sur le bouton Demander l'accès au propriétaire dans le message. Le propriétaire de l'élément ou de l'espace de travail recevra un courrier électronique de confirmation avec un lien lui permettant de sélectionner un niveau d'autorisation de partage pour votre adresse électronique. Une fois que le propriétaire de l'élément ou de l'espace de travail aura terminé ce processus, vous pourrez accéder à l'élément (à partir du lien que vous avez reçu ou dans la feuille Smartsheet directement).

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