S’applique à

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  • Enterprise

Fonctionnalités

Qui peut utiliser cette fonctionnalité ?

Vous devez être un utilisateur sous licence avec des droits de niveau Propriétaire, Administrateur ou Éditeur sur la feuille pour créer des flux de travail.

Les utilisateurs disposant des droits de niveau Éditeur ne peuvent créer, modifier ou supprimer que des alertes ou des rappels dont ils sont le destinataire.

En savoir plus sur les autorisations de flux de travail.

Blocs d’actions : précisez le type d’automatisation déclenché

Le bloc d’action vous permet de choisir le type d’automatisation que votre flux de travail exécute lorsqu’il est déclenché.

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Droits

Vous devez être un utilisateur sous licence avec des droits de niveau Propriétaire, Administrateur ou Éditeur sur la feuille pour créer des flux de travail.

Les utilisateurs disposant des droits de niveau Éditeur ne peuvent créer, modifier ou supprimer que des alertes ou des rappels dont ils sont le destinataire.

En savoir plus sur les autorisations de flux de travail.

Il existe quatre types de flux de travail, et chacun comprend différents types d’actions. Utilisez les tableaux suivants comme référence pour les différents types d’actions de flux de travail. 

Types d’actions liés aux notifications

Utiliser ce type d’alerte ou d’actionDans cette situationExemple(s)
Alerter quelqu’un
  • Alertez les personnes en cas de modifications majeures dans des champs spécifiques ou lorsqu’elles sont affectées à une nouvelle tâche
  • Sachez quand les champs sont définis sur une valeur spécifique 
Vous avez créé un flux de travail pour recevoir des alertes lorsqu’un champ Statut est défini sur Bloqué.
Alerter un canal de Microsoft Teams
  • Envoyez des mises à jour concernant les lignes d’une feuille à un canal Microsoft Teams
Vous avez créé un flux de travail pour envoyer des alertes au canal Microsoft Teams de votre équipe lorsqu’une nouvelle entrée de formulaire est ajoutée à votre feuille. 
Alerter un canal Slack
  • Envoyez des mises à jour concernant les champs ou les lignes d’une feuille à un canal Slack
Vous avez créé un flux de travail pour envoyer des alertes au canal Slack de votre équipe lorsqu’une tâche apparaît comme Urgente.

Types d’actions liés aux demandes d’actualisation et d’approbation

Utiliser ce type d’alerte ou d’actionDans cette situationExemple(s)
Demande d’actualisation
  • Interrogez le propriétaire de la tâche au sujet d’un élément de travail lorsque celui n’est pas encore marqué comme terminé alors que la date butoir est passée
  • Interrogez le responsable d’un élément de travail au sujet des dernières mises à jour le concernant lorsqu’une valeur change dans un champ désigné 
Votre responsable a créé un flux de travail pour demander aux responsables des tâches d’actualiser la colonne Start Date (Date de début) lorsque le statut d’une ligne passe à In Progress (En cours).
Demande d’approbation
  • Demandez à un réviseur ou à un responsable de vérifier et d’approuver un élément de travail lorsqu’un champ répond à un certain critère

Vous avez créé un flux de travail pour demander au réviseur de contenu d’approuver ou de refuser un brouillon lorsqu’il apparaît comme Terminé. 

L’équipe marketing a créé un flux de travail pour demander à l’équipe financière d’examiner et d’approuver ou de refuser la demande lorsque le coût d’un élément de travail dépasse le montant prévu. 
 

Types d’actions liés aux modifications de feuille

Utiliser ce type d’alerte ou d’actionDans cette situationExemple(s)
Affecter des personnesAffectez une ou plusieurs personnes à un élément de travail lorsqu’une date est atteinte ou qu’une ligne est ajoutée ou modifiée.Vous avez créé un flux de travail pour affecter des tâches à l’équipe chargée des remontées lorsqu’un élément de travail apparaît comme Urgent.
Modifier la valeur d’une cellule

Modifiez les données dans ces colonnes lorsque certaines conditions sont remplies :

  • Texte/nombre 
  • Liste déroulante (Sélection unique)
  • Liste déroulante (Sélection multiple) 
  • Case à cocher
Vous paramétrez la feuille de façon à ce que la colonne Complete (Terminé) soit cochée lorsqu’un utilisateur définit la colonne Approval Status (Statut d’approbation) sur Approved (Approuvé).  
Enregistrer une dateEnregistrez la date du jour dans le champ sélectionné lorsqu’un flux de travail est déclenché.Vous paramétrez la feuille pour enregistrer la date du jour lorsqu’une tâche apparaît comme Complete (Terminée).
Effacer la valeur d’une celluleSupprimez le contenu d’un champ lorsque certaines conditions sont remplies.Vous avez créé un flux de travail pour vous aider à supprimer le contenu.
Verrouiller les lignesCette action interdit toute modification ultérieure une fois qu’un élément a été approuvé ou terminé, ou à un moment défini.Vous paramétrez la feuille de façon à verrouiller une ligne lorsque la valeur de la colonne Review Status (État de la vérification) est définie sur In progress (En cours).
Déverrouiller les lignesAutorisez les utilisateurs à modifier les lignes uniquement lorsque les étapes préalables sont terminées.Vous paramétrez la feuille de façon à déverrouiller une ligne lorsque la valeur de la colonne Review Status (État de la vérification) est définie sur Complete (Terminée).

Types d’actions liés aux flux de travail feuille à feuille

Utiliser ce type d’alerte ou d’actionDans cette situationExemple(s)
Déplacer les lignes
  • Déplacez une ligne dans une autre feuille lorsqu’elle est indiquée comme étant terminée
  • Acheminez automatiquement les éléments de travail entrants vers différentes feuilles en fonction de leurs caractéristiques 
L’équipe e-learning a créé un flux de travail pour supprimer les demandes qui ne devraient pas figurer sur la feuille de prise en charge de leur équipe. Si elle reçoit des demandes adressées à l’équipe marketing, le flux de travail déplace la tâche vers la feuille de prise en charge de ce service.
Copier des lignes
  • Créez une copie d’une ligne dans une autre feuille lorsqu’un champ répond à un certain critère. 
Vous avez une feuille où toutes les tâches terminées sont enregistrées. Pour réduire le travail manuel, vous avez créé un flux de travail pour copier des lignes sur cette feuille lorsque les lignes de votre fichier parent apparaissent comme Terminées.

Vous pouvez modifier l’action sélectionnée : il vous suffit d’accéder à l’icône Menu en haut à droite du bloc.

Pour éviter des boucles d’approbation infinies, les cellules qui contiennent des formules de feuilles croisées ou des liens de cellule ne déclenchent pas d’automatisation modifiant automatiquement la feuille (Déplacer la ligne, Copier la ligne, Verrouiller la ligne, Déverrouiller la ligne, Demande d’approbation, Enregistrer une date, Affecter des personnes, Modifier une cellule, Effacer une cellule, Générer le document). Pour contourner cela, utilisez l’automatisation basée sur le temps ou les flux de travail récurrents.


Sélectionner vos destinataires

Configurez le bloc d’actions pour vous assurer que les alertes et les demandes sont bien envoyées aux personnes impliquées dans un élément de travail donné. Vous pouvez définir la configuration pour qu’elles soient envoyées :

  • aux personnes figurant dans un champ de contact pour cette ligne (exemple : la personne à laquelle l’élément est attribué),
  • à toute personne partagée sur la feuille,
  • aux personnes que vous indiquez manuellement,
  • aux membres d’un canal dans une application tierce, comme Slack ou Microsoft Teams.

Personnaliser le message d’alerte

Vous pouvez personnaliser le message d’alerte de façon à ce que les destinataires ne reçoivent que les informations qui les concernent. Dans la section Customize message (Personnaliser le message), vous pouvez contrôler les champs qui apparaissent ou modifier l’objet et le message. 

Je n’ai pas reçu les alertes que j’ai configurées pour moi-même

Vos notifications de feuille sont peut-être désactivées. Pour résoudre ce problème, activez les notifications en cas de modification apportée à la feuille. Vous ne savez pas comment procéder ? Lisez l’article Déclencher des flux de travail automatisés pour les modifications que vous apportez.

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