Publier une feuille, un rapport ou un tableau de bord

La publication d’une feuille, d’un rapport ou d’un tableau de bord génère une URL unique accessible à tous sans connexion à Smartsheet, ainsi qu’un code iframe que vous pouvez intégrer au code source d’un site Web pour afficher la feuille ou le rapport.

Les éléments que vous publiez sont dynamiques, les données affichées sont donc toujours actualisées. 

Vous pouvez arrêter la publication à tout moment. Dans ce cas, la version de la feuille, du rapport ou du tableau de bord publiés n’est plus accessible. 

Les propriétaires et les administrateurs peuvent publier une feuille, un rapport ou un tableau de bord. Les Administrateurs système des forfaits Affaire et Entreprise peuvent restreindre ou désactiver la publication pour tous les utilisateurs du compte. Pour en savoir plus, consultez l’article sur les paramètres globaux du compte. 

L’utilisation de cette fonctionnalité comporte le risque de divulguer des données sensibles à des personnes extérieures à votre entreprise. Pour partager un lien de manière plus limitée, utilisez le contrôle d’accès (voir ci-dessous) ou copiez et partagez le lien qui est disponible dans la fenêtre Propriétés de la feuille, du rapport ou du tableau de bord. Le lien de la fenêtre des propriétés est sécurisé et uniquement accessible aux collaborateurs du partage.

Lorsque vous publiez un élément Smartsheet, vous pouvez utiliser le contrôle d’accès pour limiter l’accès à l’élément. 

• Disponible à tous ceux qui possèdent le lien
  • Crée un lien qui permet à toute personne y ayant accès d’afficher ou de modifier le contenu de votre lien.
• Uniquement disponible pour les utilisateurs du même forfait Smartsheet que cet élément
  • Crée un lien sécurisé qui oblige l’utilisateur à se connecter à Smartsheet avant de consulter le contenu de votre lien. Seuls les utilisateurs que vous avez ajoutés à votre forfait Smartsheet peuvent consulter le contenu.
  • Cela n’inclut pas les utilisateurs sans compte avec lesquels l’élément Smartsheet est partagé ou un espace de travail dans lequel vous stockez votre élément. Pour en savoir plus, consultez la page Partage.

Les clients d’un forfait Entreprise et supérieur disposent d’une option supplémentaire de contrôle d’accès :

• Uniquement disponible pour les utilisateurs avec lesquels l’élément est partagé
  • Crée un lien sécurisé qui oblige l’utilisateur à se connecter à Smartsheet avant de consulter le contenu de votre lien. Seuls les utilisateurs avec lesquels vous partagez l’élément peuvent y accéder ; les autres voient une page d’erreur.

Votre forfait Smartsheet inclut les utilisateurs répertoriés comme actifs dans le centre d’administration de votre administrateur système. Pour en savoir plus, consultez la page Gestion des utilisateurs.

Enregistrez votre élément avant de le publier ; la dernière vue enregistrée est la vue publiée. 

Publier une feuille

Vous devez être en mode Grille, Gantt, Carte ou Agenda pour publier une feuille. 

1. Sélectionnez Publier  Brandfolder Image  dans la barre de fonctionnalités de droite.
    
2. Sélectionnez le curseur situé sous une ou plusieurs option(s) de publication et définissez-le sur ACTIVÉ. 
   
   Si vous définissez le curseur sur ACTIVÉ, un lien vers la feuille s’affiche et vous pouvez personnaliser davantage l’expérience publiée. 
   Brandfolder Image
   Voici les différentes options pour publier une feuille :
    
   • Lecture seule - HTML : Meilleure option si vous souhaitez une vue légère, au chargement rapide, des données de votre feuille. Elle fournit une vue simple, en lecture seule, des données de la feuille, sans possibilité de passer en mode Agenda ou Gantt. Les pièces jointes et les commentaires ne sont pas disponibles et vous ne pouvez pas réduire ou développer les lignes en retrait.
   • Lecture seule - Version complète : cette option possède une interface utilisateur plus enrichie que l’option Lecture seule - HTML, permettant aux spectateurs d’ouvrir des pièces jointes et des commentaires de la ligne, ainsi que de réduire ou développer les hiérarchies.
     
     Utilisez les options de contrôle d’accès pour rendre le lien accessible à quiconque ou uniquement aux utilisateurs sélectionnés avec lesquels l’élément est partagé.
     
     Utilisez les options des paramètres de publication pour définir l’affichage par défaut en Mode Grille (Gantt) ou Agenda.
   • Modifiable par tous : cette option permet à quiconque d’ouvrir la feuille et d’y apporter des modifications, comme s’il disposait des autorisations de partage de niveau Éditeur.
     
     Utilisez les options de contrôle d’accès pour rendre le lien accessible à quiconque ou aux utilisateurs du même forfait Smartsheet que l’élément.
     
     Utilisez les options des paramètres de publication pour définir l’affichage par défaut en Mode Grille (Gantt), Carte ou Agenda. Les visiteurs de la feuille publiée peuvent passer d’un mode d’affichage à l’autre comme ils le souhaitent.
   • iCal (Agenda) : cette option permet à quiconque d’ajouter des dates à son propre agenda non Smartsheet à partir de la feuille. 
      
3. Pour partager l’URL et le code d’intégration de la feuille, utilisez le clavier pour copier l’URL ou le code depuis la fenêtre et collez-le dans un message e-mail ou une page Web. 

Publier un rapport

Utilisez cette option de publication pour afficher un rapport en lecture seule, permettant aux spectateurs d’ouvrir les pièces jointes et les commentaires de la ligne, faire ressortir les modifications et imprimer le rapport.

Pour publier un rapport :

1. Sélectionnez Publier  Brandfolder Image  dans la barre de fonctionnalités de droite.
2. Sélectionnez le curseur pour ACTIVER la publication. La fenêtre Lecture seule – Version complète – Liens de publication apparaît.

Brandfolder Image

3. Choisissez les attributs souhaités :
   • Utilisez les options de contrôle d’accès pour rendre le lien accessible à quiconque ou aux utilisateurs du même forfait Smartsheet que l’élément.
   • Utilisez les options des paramètres de publication pour définir l’affichage par défaut en Mode Grille (Gantt), Agenda ou Carte. 
4. Pour partager l’URL et le code d’intégration de la feuille, utilisez le clavier pour copier l’URL ou le code depuis la fenêtre, puis collez le dans un message e-mail ou une page Web.

Le rapport publié affiche les mêmes résultats que ceux que la personne qui l’a publié voit dans Smartsheet. Si l’autorisation de partage de cette personne est supprimée du rapport, la publication est désactivée et le propriétaire du rapport en est informé.

Publier un tableau de bord

L’option Publier affiche un tableau de bord en lecture seule. Les spectateurs du tableau de bord publié peuvent utiliser des raccourcis et toutes les interactions de widget configurées pour le tableau de bord.

Pour publier un tableau de bord :

1. Dans le menu supérieur, sélectionnez Fichier > Publier.
2. Sélectionnez le curseur pour ACTIVER la publication.

Brandfolder Image

3. Utilisez les options de contrôle d’accès pour rendre le lien accessible à quiconque ou uniquement aux utilisateurs du même forfait Smartsheet que le tableau de bord.
4. Pour partager l’URL et le code d’intégration de la feuille, utilisez le clavier pour copier l’URL ou le code depuis la fenêtre, puis collez l’élément dans un message e-mail ou une page Web. 

Un tableau de bord publié est automatiquement actualisé toutes les 10 minutes. Vous ne pouvez pas personnaliser ou désactiver ce comportement.

Arrêter la publication ou modifier les options de publication

1. Pour les feuilles et les rapports, sélectionnez Publier  Brandfolder Image  dans la barre de fonctionnalités de droite. Pour les tableaux de bord, sélectionnez Fichier > Publier.
2. Suivez l’une des deux étapes suivantes :
   • Pour désactiver la publication et bloquer l’accès à la feuille à partir des liens publiés ou du code iframe, sélectionnez le curseur sous chaque option de publication activée pour le régler sur DÉSACTIVÉ.
   • Pour effectuer une modification, sélectionnez Obtenir le lien à côté de l’option de publication que vous souhaitez modifier.