Publier une feuille, un rapport ou un tableau de bord

La publication d’une feuille, d’un rapport ou d’un tableau de bord génère une URL unique à laquelle quiconque peut accéder sans avoir à se connecter à Smartsheet, ainsi qu’un code iframe que vous pouvez intégrer dans le code source d’un site Web pour afficher la feuille ou le rapport.

Les éléments que vous publiez sont dynamiques, les données affichées sont donc toujours actualisées. 

Vous pouvez arrêter la publication à tout moment. Dans ce cas, la version publiée de la feuille, du rapport ou du tableau de bord n’est plus accessible. 

Les propriétaires et les administrateurs peuvent publier une feuille, un rapport ou un tableau de bord. Les administrateurs système des forfaits Affaire et Entreprise peuvent limiter ou désactiver la publication pour tous les utilisateurs du compte. Pour en savoir plus, consultez l’article sur les paramètres du compte global. 

L’utilisation de cette fonctionnalité comporte le risque de divulguer des données sensibles à des personnes extérieures à votre entreprise. Pour partager un lien de manière plus limitée, utilisez le contrôle d’accès (voir ci-dessous) ou copiez et partagez le lien qui est disponible dans la fenêtre Propriétés de la feuille, du rapport ou du tableau de bord. Le lien disponible dans cette fenêtre des propriétés est sécurisé et uniquement accessible aux collaborateurs avec lesquels des éléments sont partagés.

Lorsque vous publiez un élément Smartsheet, vous pouvez utiliser le contrôle d’accès pour limiter l’accès à l’élément. 

• Disponible à tous ceux qui possèdent le lien
  • Crée un lien qui permet à quiconque de visualiser et modifier le contenu ou le lien.
• Uniquement disponible pour les utilisateurs du même forfait Smartsheet que cet élément
  • Crée un lien sécurisé qui oblige l’utilisateur à se connecter à Smartsheet avant de pouvoir visualiser le contenu de votre lien. Seuls les utilisateurs qui ont été ajoutés à votre forfait Smartsheet peuvent visualiser le contenu.
  • Cela n’inclut pas les utilisateurs ne disposant pas de compte et avec lesquels est partagé votre élément Smartsheet ou un espace de travail sur lequel votre élément est stocké. Pour en savoir plus, consultez la page Partage.

Les clients d’un forfait Entreprise et supérieur disposent d’une option supplémentaire de contrôle d’accès :

• Uniquement disponible pour les utilisateurs avec lesquels l’élément est partagé
  • Crée un lien sécurisé qui oblige l’utilisateur à se connecter à Smartsheet avant de pouvoir visualiser le contenu de votre lien. Seuls les utilisateurs avec lesquels l’élément est partagé peuvent y accéder, les autres voient une page d’erreur.

Les utilisateurs de votre forfait Smartsheet incluent les utilisateurs répertoriés comme actifs dans le centre d’administration de votre administrateur système. Pour en savoir plus, consultez la page Gestion des utilisateurs.

Enregistrez votre élément avant de le publier. Le dernier mode enregistré sera celui publié. 

Publier une feuille

1. Sélectionnez Publier dans la barre de fonctionnalités de droite.
    
2. Sélectionnez le curseur situé sous une ou plusieurs option(s) de publication et définissez-le sur ACTIVÉ. 
   
   Lorsque vous définissez le curseur sur ACTIVÉ, un lien vers la feuille est créé et une fenêtre s’affiche, dans laquelle vous pouvez affiner les paramètres de publication. 
   
   Voici les différentes options pour publier une feuille :
    
   • Lecture seule – HTML : option la plus appropriée si vous souhaitez une vue légère et au chargement rapide des données de votre feuille. Elle fournit une vue simple, en lecture seule, des données de la feuille, sans possibilité de passer en mode Agenda ou Gantt. Les pièces jointes et les commentaires ne sont pas disponibles et vous ne pouvez pas réduire ou développer les lignes en retrait positif.
   • Lecture seule – Version complète : cette option possède une interface utilisateur plus enrichie que l’option Lecture seule – HTML, permettant aux spectateurs d’ouvrir des pièces jointes et des commentaires de la ligne, ainsi que de réduire ou développer les hiérarchies.
     
     Utilisez les options de contrôle d’accès pour rendre le lien accessible à quiconque ou uniquement aux utilisateurs sélectionnés avec lesquels l’élément est partagé.
     
     Utilisez les options des paramètres de publication pour définir l’affichage par défaut en Mode Grille (Gantt) ou Agenda. Les visiteurs de la feuille publiée peuvent passer d’un mode d’affichage à l’autre comme ils le souhaitent.
   • Modifiable par tous : cette option permet à quiconque d’ouvrir la feuille et d’y apporter des modifications, comme s’il disposait des autorisations de partage de niveau Éditeur.
     
     Utilisez les options de contrôle d’accès pour rendre le lien accessible à quiconque ou aux utilisateurs du même forfait Smartsheet que l’élément.
     
     Utilisez les options des paramètres de publication pour définir l’affichage par défaut en Mode Grille (Gantt), Carte ou Agenda. Les visiteurs de la feuille publiée peuvent passer d’un mode d’affichage à l’autre comme ils le souhaitent.
   • iCal (Agenda) : cette option permet à quiconque d’ajouter des dates à son propre calendrier non-Smartsheet à partir de la feuille. 
      
3. Pour partager l’URL et le code d’intégration de la feuille, utilisez le clavier pour copier l’URL ou le code depuis la fenêtre, puis collez l’élément dans un message e-mail ou une page Web. 

Publier un rapport

Utilisez cette option de publication pour afficher un rapport en lecture seule, permettant aux spectateurs d’ouvrir les pièces jointes et les commentaires de la ligne, faire ressortir les modifications et imprimer le rapport.

Pour publier un rapport :

1. Sélectionnez Publier dans la barre de fonctionnalités de droite.
2. Sélectionnez le curseur pour ACTIVER la publication. La fenêtre Lecture seule – Version complète – Liens de publication apparaît.
3. Choisissez les attributs souhaités :
   • Utilisez les options de contrôle d’accès pour rendre le lien accessible à quiconque ou aux utilisateurs du même forfait Smartsheet que l’élément.
   • Utilisez les options des paramètres de publication pour définir l’affichage par défaut en Mode Grille (Gantt), Agenda ou Carte. Les visiteurs de la feuille publiée peuvent passer d’un mode d’affichage à l’autre comme ils le souhaitent.
4. Pour partager l’URL et le code d’intégration de la feuille, utilisez le clavier pour copier l’URL ou le code depuis la fenêtre, puis collez l’élément dans un message e-mail ou une page Web.

Le rapport publié affiche les mêmes résultats que ceux que la personne qui l’a publié voit dans Smartsheet. Si l’autorisation de partage de cette personne est supprimée du rapport, la publication est désactivée et le propriétaire du rapport en est informé.

Publier un tableau de bord

L’option Publier affiche un tableau de bord en lecture seule. Les spectateurs du tableau de bord publié peuvent utiliser des raccourcis dans le tableau de bord et utiliser toutes les interactions de widget configurées pour le tableau de bord.

Pour publier un tableau de bord :

1. En haut à gauche du tableau de bord, accédez à Fichier > Publier.
2. Sélectionnez le curseur pour ACTIVER la publication.
3. Utilisez les options de contrôle d’accès pour rendre le lien accessible à quiconque ou uniquement aux utilisateurs du même forfait Smartsheet que le tableau de bord.
4. Pour partager l’URL et le code d’intégration de la feuille, utilisez le clavier pour copier l’URL ou le code depuis la fenêtre, puis collez l’élément dans un message e-mail ou une page Web. 

Un tableau de bord publié est automatiquement actualisé toutes les 10 minutes. Vous ne pouvez pas personnaliser ou désactiver cette fonctionnalité.

Arrêter la publication ou modifier les options de publication

1. Pour les feuilles et les rapports, sélectionnez Publier dans la barre de fonctionnalités de droite. Pour les tableaux de bord, sélectionnez Fichier > Publier.
2. Suivez l’une des deux étapes suivantes :
   • Pour désactiver la publication et bloquer l’accès à la feuille à partir des liens ou du code iframe publiés, sélectionnez le curseur sous chaque option de publication et définissez-le sur DÉSACTIVÉ.
   • Pour effectuer une modification, sélectionnez Obtenir le lien à côté de l’option de publication que vous souhaitez modifier.