Gérer les options d’affichage et d’envoi des formulaires

S’applique à

Smartsheet
  • Pro
  • Business
  • Enterprise

Fonctionnalités

Qui peut utiliser cette fonctionnalité ?

Le Propriétaire de la feuille et quiconque disposant des autorisations de partage de niveau Administrateur sur la feuille peut créer et modifier des formulaires.Quiconque ayant accès au formulaire peut l’utiliser pour envoyer des informations sur la feuille.

Vous pouvez personnaliser les formulaires dans Smartsheet. Vous pouvez modifier la disposition du formulaire, afficher ou masquer la marque Smartsheet et ajouter des paramètres de sécurité.

Pour gérer votre formulaire, suivez ces étapes :

  1. Sélectionnez Formulaire > Gérer les formulaires...
  2. Ouvrez le formulaire que vous voulez personnaliser.
  3. Une fois dans le créateur de formulaires, accédez à l’onglet Paramètres.

Voilà, c’est ici ! Dans Paramètres, vous pouvez :

  • Personnaliser la disposition de votre formulaire
  • Rendre visible un champ masqué dans votre formulaire
  • Afficher la marque Smartsheet dans le pied de page du formulaire
  • Configurer les paramètres de sécurité de votre formulaire
  • Configurer ce que l’expéditeur voit après avoir rempli le formulaire
  • Spécifier où les nouveaux envois doivent apparaître sur la feuille
  • Envoyer à l’utilisateur une copie de ses réponses au formulaire

Personnaliser la disposition de votre formulaire

  1. Dans l’onglet Paramètres, accédez à la section Thème et marque.
  2. Sélectionnez une disposition parmi ces options :
    • Verticale : choisissez cette disposition si vous souhaitez que votre logo, votre intitulé, votre description et votre formulaire soient alignés au centre.
    • Côte à côte : utilisez cette disposition si la description de votre formulaire est longue ou si vous souhaitez qu’elle reste visible lorsque vous le faites défiler.
    • Standard : utilisez cette option pour intégrer votre ou vos formulaire(s) dans un site Web. Cette disposition supprime les logos, les couleurs et la mise en forme du formulaire.

Dans le formulaire Paramètres de couleur et de logomodifiez la couleur et le logo de votre formulaire.

Rendre un champ visible dans votre formulaire

Si votre formulaire comporte des champs masqués, vous pouvez modifier les paramètres des champs pour les afficher dans le formulaire. 

  1. En haut de votre feuille, sélectionnez Formulaires > Gérer les formulaires.
  2. Dans la boîte de dialogue Formulaires, sélectionnez le formulaire que vous devez modifier. 
  3. Une fois que vous êtes dans le créateur de formulaires, sélectionnez le champ que vous devez vérifier. 

    Dans cet exemple, le champ Client est sélectionné pour ouvrir le volet Paramètres du champ.
    Un écran montrant les champs dans le créateur de formulaires
    Remarquez le champ E-mail du client dans l’image. Si un champ est grisé, il est masqué. Vous n’avez pas à sélectionner chaque champ pour vérifier s’il est masqué ou non. 
     
  4. Si le bouton bascule Masqué est activé, désactivez-le.
    Un champ dont le bouton Masqué est activé

Afficher la marque Smartsheet dans le pied de page du formulaire

Smartsheet active cette option par défaut. Pour supprimer la marque Smartsheet, désactivez le bouton bascule Afficher la marque Smartsheet dans le pied de page du formulaire.

Cela supprime la marque Smartsheet du :

  • Pied de page du formulaire
  • Pied de page de confirmation du formulaire
  • Formulaire en ligne mobile

Seuls les abonnés aux forfaits Affaire et Entreprise peuvent désactiver cette option.

Pour appliquer des paramètres de sécurité à votre formulaire

  1. Dans l’onglet Paramètres du créateur de formulaires, accédez à la section Sécurité.
  2. Activez les paramètres de sécurité que vous souhaitez utiliser pour le formulaire.


Votre administrateur système a peut-être défini des paramètres de sécurité minimale pour votre compte. Tous les utilisateurs ne verront pas toutes les options répertoriées ici.

Détails des paramètres de sécurité

Par défaut, tous les formulaires sont disponibles à quiconque disposant du lien.

Lorsque vous utilisez Obliger les personnes à se connecter à Smartsheet pour accéder à ce formulaire :

  • les utilisateurs qui accèdent à votre ou vos formulaire(s) devront se connecter avec leur compte Smartsheet ;
  • les utilisateurs n’ont pas besoin d’une licence Smartsheet, un nom d’utilisateur et un mot de passe valides suffisent ;
  • les utilisateurs qui n’ont pas de compte Smartsheet peuvent créer un compte gratuit pour se connecter et accéder à votre ou vos formulaire(s).

L’option Restreindre l’accès aux formulaires aux personnes de mon compte Smartsheet via la liste de partage sécurisé est uniquement disponible pour les forfaits Entreprise.

Lorsque vous utilisez cette option :

  • Ce qui précède s’applique
  • Le domaine de connexion de l’utilisateur doit correspondre à un domaine approuvé dans votre Liste de partage sécurisé du Centre d’administration. En savoir plus sur le partage sécurisé.

Réduire les courriers indésirables avec CAPTCHA

reCAPTCHA détecte toute activité suspecte et défie les robots suspects. Vous pouvez activer reCAPTCHA pour inviter les utilisateurs à prouver qu’ils ne sont pas des robots. Lorsqu’un utilisateur choisit de recevoir une copie de ses réponses, Smartsheet active automatiquement reCAPTCHA sur tous les formulaires.

Si vous ne souhaitez pas envoyer de copies du formulaire, désactivez cette option dans la section Envoyer un e-mail avec la copie des formulaires envoyés du créateur de formulaires.

La Chine a bloqué le reCAPTCHA invisible sur ses plateformes Internet. Les expéditeurs de formulaires en Chine peuvent rencontrer des problèmes si vous avez activé cette option ou s’ils ont sélectionné M’envoyer une copie de mes réponses.

Configurer ce que l’expéditeur voit après avoir rempli le formulaire

  1. Dans l’onglet Paramètres du créateur de formulaires, accédez à la section Que se passe-t-il après l’envoi du formulaire ?
  2. Dans la liste déroulante, sélectionnez l’action que vous souhaitez appliquer.
    • Afficher ce message de confirmation :choisissez cette option si vous voulez que l’utilisateur voie uniquement un message confirmant la réception de sa réponse.
      • Le message de confirmation par défaut est Réussi ! Nous avons recueilli votre réponse. Vous pouvez la modifier, si nécessaire.

    • Recharger le même formulaire pour un autre contenu : choisissez cette option si vous prévoyez que le ou les utilisateurs envoient plusieurs réponses.

    • Envoyer l’utilisateur au lien : utilisez cette fonctionnalité si vous souhaitez que l’utilisateur accède à un site Web après avoir envoyé ses réponses au formulaire.
      Lorsque vous choisissez cette option, vous devez saisir l’URL vers laquelle vous souhaitez que l’utilisateur arrive.

Spécifier où les nouveaux envois doivent apparaître sur la feuille

Vous pouvez ajouter les nouvelles entrées du formulaire en haut ou en bas de la feuille.

  1. Dans l’onglet Paramètres du créateur de formulaires, accédez à la section Les nouveaux envois doivent apparaître sur la.
  2. Sélectionnez l’endroit où vous voulez ajouter les nouvelles réponses au formulaire.

Si les envois apparaissent après plusieurs lignes vides, supprimez ces dernières.

Smartsheet n’ajoute pas de nouveaux envois sous une ligne parent ou une cellule spécifiée.

Envoyer à l’utilisateur une copie de ses réponses au formulaire

  1. Dans l’onglet Paramètres du créateur de formulaires, accédez à la section Envoyer un e-mail avec la copie des formulaires envoyés.
  2. Sélectionnez Autoriser l’expéditeur à envoyer un e-mail de la copie de l’envoi du formulaire.
  3. Écrasez le texte par défaut si vous souhaitez personnaliser le message.

Confidentialité de l’adresse e-mail de l’expéditeur d’un formulaire

L’adresse e-mail de l’utilisateur est anonyme. S’il existe une colonne Créée par, la valeur que les propriétaires de formulaires y verront est web-form@smartsheet.com. Toutefois, si le formulaire n’autorise que les utilisateurs Smartsheet à envoyer les réponses, l’adresse e-mail de l’expéditeur sera indiquée.

Utilisation d’une chaîne de requête dans l’URL pour la fonctionnalité d’envoi d’e-mail

Lorsque vous utilisez une chaîne de requête dans l’URL de votre lien unique, l’option M’envoyer une copie de mes réponses sera activée par défaut pour les utilisateurs. Ils auront toujours la possibilité de la désélectionner s’ils le souhaitent.

Avec un lien de requête dans l’URL, ils n’auront pas à remplir le champ Adresse e-mail.

Cependant, les chaînes de requête dans l’URL ne peuvent pas vous aider à automatiser les e-mails de confirmation des formulaires destinés aux propriétaires et aux collaborateurs de feuilles. Si vous voulez recevoir des alertes par e-mail lorsque de nouvelles entrées arrivent, utilisez les flux de travail automatisés.